合同審批流程標準化工具及文檔管理指南一、適用場景與核心價值本工具及管理方案適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位的合同全生命周期管理場景，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同等標準化合同的審批流程規(guī)范。通過建立統(tǒng)一的審批節(jié)點、標準化的和清晰的權責劃分，可實現(xiàn)以下核心價值：提升效率：減少重復溝通，縮短審批周期，避免因流程混亂導致的延誤；控制風險：通過法務合規(guī)審核、權限分級等環(huán)節(jié)，降低合同條款漏洞、法律糾紛等風險；規(guī)范管理：實現(xiàn)合同文檔的集中存儲、版本追溯及快速檢索，保證合同管理的合規(guī)性與可追溯性；權責清晰：明確各部門在合同審批中的職責，避免推諉扯皮，保障合同執(zhí)行落地。二、標準化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與準備發(fā)起主體：由業(yè)務部門經(jīng)辦人（如采購部經(jīng)辦人、銷售部經(jīng)辦人）發(fā)起，需保證合同需求已明確（如標的、金額、履行期限等核心要素）。材料準備：填寫《合同審批單》（模板見第三章），明確合同基本信息、審批流程節(jié)點及所需附件；準備合同草案（需包含雙方主體信息、標的描述、權利義務、違約責任、爭議解決等核心條款）；附上與合同相關的支撐材料（如對方資質證明、報價單、技術協(xié)議、過往合作記錄等）。提交發(fā)起：將《合同審批單》及合同草案通過企業(yè)OA系統(tǒng)、郵件或線下流程提交至第一審批節(jié)點（通常為部門負責人）。（二）部門內部審核審核主體：業(yè)務部門負責人（如*采購部負責人**、銷售部負責人趙六*）。審核內容：合同需求的合理性（是否符合部門年度計劃、預算要求）；合同條款的業(yè)務可行性（如交付能力、付款方式是否符合公司慣例）；附件材料的完整性（如對方營業(yè)執(zhí)照、資質證書是否在有效期內）。審核結果：通過：流轉至下一審批節(jié)點（如法務部門或財務部門）；不通過：退回經(jīng)辦人修改，注明修改意見（如“需補充對方最新年度審計報告”“付款周期需調整為月結30天”）。（三）法務合規(guī)審核審核主體：法務部門專員（如法務部審核人孫七）。審核內容：合同主體合法性（對方是否為依法注冊、具備履約能力的法人/組織）；條款合規(guī)性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）；權責對等性（雙方權利義務是否明確，違約責任是否合理，是否存在“霸王條款”）；風險點提示（如不可抗力條款、知識產(chǎn)權歸屬、爭議解決方式等是否存在潛在風險）。審核結果：合規(guī)：流轉至財務部門或分管領導審批；需修改：出具《法務審核意見書》，列明具體修改條款及法律依據(jù)，經(jīng)辦人修改后重新提交；重大風險：直接退回并報上級領導決策（如對方主體存在訴訟風險、合同條款違反強制性規(guī)定）。（四）財務與風控審核（根據(jù)合同類型選擇性觸發(fā)）財務審核（涉及資金支付的合同）：審核主體：財務部門專員（如財務部審核人周八）；審核內容：付款方式、金額是否與預算匹配，資金安排是否影響公司現(xiàn)金流，稅務條款（如發(fā)票類型、稅率）是否合規(guī)；結果：通過后流轉至領導審批；不通過則注明調整建議（如“首付款比例不得超過30%”“需明確增值稅專用發(fā)票開具時間”）。風控審核（大額/重要合同，如金額超*萬元或涉及核心業(yè)務）：審核主體：風控部門或分管風控領導；審核內容：合同履約風險（如對方履約能力、市場環(huán)境變化對公司的影響）、應急預案設置等；結果：通過則進入下一環(huán)節(jié)；存在重大風險則要求補充擔保措施或調整合同條款。（五）領導審批審批層級：根據(jù)合同金額、重要性劃分審批權限（示例）：金額≤*萬元：由部門負責人+分管業(yè)務領導審批；萬元＜金額≤萬元：由分管業(yè)務領導+總經(jīng)理審批；金額＞*萬元：由總經(jīng)理+董事長/董事會審批。審批內容：重點審核合同的戰(zhàn)略符合性、成本效益及對公司整體運營的影響。結果：批準后進入用印與簽署環(huán)節(jié)；不批準則退回并說明理由（如“超出年度預算額度”“與公司戰(zhàn)略方向不符”）。（六）用印與簽署用印申請：經(jīng)辦人憑已審批通過的《合同審批單》及最終版合同，到行政/綜合管理部門申請用印，填寫《用印登記表》。用印審核：行政部門核對審批流程完整性、合同版本與審批單一致性，無誤后加蓋公司公章（或合同專用章）。合同簽署：雙方法定代表人或授權代表簽字，簽署日期需與用印日期一致；簽署后原件至少留存2份（公司執(zhí)1份，對方執(zhí)1份），電子版同步歸檔。（七）歸檔與執(zhí)行跟蹤歸檔管理：合同簽署后3個工作日內，經(jīng)辦人將合同原件、審批單、附件材料等移交至檔案管理部門（如行政部檔案管理員吳九）；檔案管理部門按“合同類型-簽訂年度-編號”規(guī)則分類歸檔，建立《合同歸檔登記表》（模板見第三章），記錄合同編號、名稱、簽訂日期、存放位置等信息。執(zhí)行跟蹤：業(yè)務部門負責合同履行跟蹤（如交付進度、付款節(jié)點），定期更新《合同履行跟蹤表》；到期前1個月提醒相關負責人續(xù)約或終止，保證合同閉環(huán)管理。三、核心模板與填寫指南模板1：合同審批單字段名稱填寫說明示例合同編號按規(guī)則編制（如“HT-年份-部門簡稱-序號”，如“HT-2023-CG-001”）HT-2023-CG-001合同名稱完整反映合同內容（如“辦公設備采購合同”）辦公設備采購合同甲方（我方）公司全稱有限公司乙方（對方）對方公司全稱及統(tǒng)一社會信用代碼科技有限公司（91110108）合同金額（元）大寫+小寫人民幣伍萬元整（￥50,000.00）合同類型采購/銷售/服務/勞動合同等采購合同履行期限起止時間2023年10月1日至2023年12月31日部門意見業(yè)務部門負責人填寫，對需求、條款的審核意見“需求合理，條款可行，同意提交法務審核”法務意見法務部門填寫，注明“合規(guī)”“需修改條款（具體說明）”或“存在重大風險，不建議簽署”“條款合規(guī)，但需補充‘不可抗力’定義”財務意見財務部門填寫，對資金安排的審核意見“付款方式與預算匹配，同意”領導審批按權限審批，簽字并注明日期（分管領導簽字）2023年9月15日附件清單列出所有支撐材料名稱1.對方營業(yè)執(zhí)照復印件；2.報價單模板2：合同歸檔登記表合同編號合同名稱簽訂日期乙方名稱存放位置歸檔人借閱記錄（借閱人、日期、事由）HT-2023-CG-001辦公設備采購合同2023-09-20科技有限公司檔案柜-01-02吳九-HT-2023-XS-005軟件服務合同2023-09-25信息技術有限公司檔案柜-01-03吳九**，2023-10-10（查閱履行進度）模板3：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段當前進度負責人下一步計劃風險預警HT-2023-CG-001辦公設備采購合同交付階段已交付80%**2023-10-31前完成交付無HT-2023-FW-002咨詢服務合同服務階段第一階段報告待提交**2023-10-15前提交報告對方反饋需求調整四、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）信息填寫規(guī)范合同編號需唯一，避免重復或遺漏；合同名稱、金額、主體信息等核心內容需與合同草案完全一致，嚴禁審批單與合同版本不符。附件材料需真實有效，如對方營業(yè)執(zhí)照、資質證書需在有效期內，復印件需加蓋“與原件一致”公章。（二）審批時限管理各環(huán)節(jié)審批原則上不超過2個工作日，緊急合同可標注“加急”，審批時限縮短至1個工作日；因審核方原因導致延誤的，需及時發(fā)起“流程催辦”并說明理由，超期3日未反饋的，可升級至上級領導協(xié)調。（三）文檔版本控制合同草案修改后，需重新標注版本號（如V1.0、V2.0），避免審批過時版本；最終簽署版本需為“審批通過版本”，并在文件名中注明“最終版”（如“采購合同_最終版_20230920”）。（四）保密與安全合同內容涉及商業(yè)秘密的，需在《合同審批單》中標注“保密”，僅限審批節(jié)點人員查閱；電子合同需存儲在加