業(yè)主委員會(huì)會(huì)議記錄規(guī)范指南引言業(yè)主委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)委會(huì)”）作為代表業(yè)主行使共同管理權(quán)的自治性組織，其決策過程與工作成效直接關(guān)系到小區(qū)整體利益與業(yè)主的切身權(quán)益。會(huì)議記錄作為業(yè)委會(huì)會(huì)議過程與結(jié)果的書面載體，不僅是決策合法性的重要依據(jù)，也是保障業(yè)主知情權(quán)、規(guī)范業(yè)委會(huì)運(yùn)作、留存工作痕跡的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一份規(guī)范、詳實(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)議記錄，能夠有效提升業(yè)委會(huì)工作的透明度與公信力，促進(jìn)小區(qū)治理的規(guī)范化與精細(xì)化。為此，特制定本指南，旨在為各小區(qū)業(yè)委會(huì)提供會(huì)議記錄的規(guī)范化指引。一、會(huì)議記錄的核心價(jià)值與基本原則（一）核心價(jià)值會(huì)議記錄是業(yè)委會(huì)履職過程的原始憑證，其核心價(jià)值在于：1.決策追溯：清晰記錄各項(xiàng)決議的形成過程、依據(jù)及表決情況，便于日后追溯與核查。2.信息公開：保障業(yè)主對(duì)業(yè)委會(huì)工作的知情權(quán)，是業(yè)主監(jiān)督業(yè)委會(huì)履職的重要途徑。3.工作延續(xù)：為后續(xù)工作的開展提供明確指引，確保各項(xiàng)任務(wù)得到有效落實(shí)與跟進(jìn)。4.法律保障：在涉及爭(zhēng)議、投訴或法律糾紛時(shí)，規(guī)范的會(huì)議記錄可作為重要的書證材料。（二）基本原則1.客觀真實(shí)：如實(shí)反映會(huì)議的實(shí)際情況，不虛構(gòu)、不篡改、不夸大，避免加入記錄人個(gè)人觀點(diǎn)或主觀臆斷。2.準(zhǔn)確完整：確保會(huì)議信息的準(zhǔn)確性，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議題、發(fā)言要點(diǎn)、決議結(jié)果等關(guān)鍵要素?zé)o遺漏。3.清晰簡(jiǎn)潔：語言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、精煉、條理清晰，避免使用模糊、含混或過于口語化的表述，突出核心內(nèi)容。4.規(guī)范存檔：會(huì)議記錄形成后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理、審核、簽字、分發(fā)和存檔，確保其安全性與可查閱性。二、規(guī)范的會(huì)議記錄應(yīng)包含哪些要素？一份標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)委會(huì)會(huì)議記錄，應(yīng)至少包含以下核心要素：（一）會(huì)議基本信息1.會(huì)議名稱：應(yīng)明確會(huì)議的類型，如“XX小區(qū)業(yè)主委員會(huì)第X次（年度/季度/臨時(shí)）會(huì)議”。2.會(huì)議編號(hào)：（可選）如業(yè)委會(huì)有會(huì)議編號(hào)管理習(xí)慣，可在此注明。3.會(huì)議時(shí)間：精確到年、月、日、上/下午、具體起止時(shí)間。4.會(huì)議地點(diǎn)：明確具體的開會(huì)地點(diǎn)，如“小區(qū)物業(yè)服務(wù)中心會(huì)議室”、“業(yè)委會(huì)辦公室”等。5.主持人：記錄主持人姓名。6.記錄人：記錄記錄人姓名。7.應(yīng)到人數(shù)、實(shí)到人數(shù)、缺席人數(shù)及原因：明確業(yè)委會(huì)委員的出席情況，缺席委員需注明原因（如請(qǐng)假、無故缺席等）。8.列席人員：如有非業(yè)委會(huì)委員的人員列席（如物業(yè)負(fù)責(zé)人、居委會(huì)代表、業(yè)主代表等），應(yīng)注明其姓名及身份。（二）會(huì)議議題清晰列出本次會(huì)議討論的所有議題，議題應(yīng)具體、明確?？勺⒚髯h題提交人或來源。例如：*議題一：關(guān)于審議《XX小區(qū)物業(yè)服務(wù)合同（草案）》的議案*議題二：關(guān)于小區(qū)公共收益分配方案的討論*議題三：關(guān)于啟動(dòng)小區(qū)某公共設(shè)施維修項(xiàng)目的議案（三）會(huì)議過程與主要內(nèi)容這是會(huì)議記錄的核心部分，應(yīng)按照會(huì)議議程的順序，逐項(xiàng)記錄每個(gè)議題的討論情況。1.議題概述：簡(jiǎn)要介紹議題的背景、提出的原因或依據(jù)。2.討論情況：記錄與會(huì)人員圍繞議題發(fā)表的主要觀點(diǎn)、意見和建議。對(duì)于不同意見或爭(zhēng)論焦點(diǎn)，應(yīng)予以客觀呈現(xiàn)，避免只記錄多數(shù)意見或主導(dǎo)意見。記錄時(shí)應(yīng)突出要點(diǎn)，而非逐字逐句的對(duì)話實(shí)錄?？刹捎谩癤XX委員認(rèn)為……”、“XXX委員提出……”、“針對(duì)XX問題，與會(huì)委員進(jìn)行了討論，主要觀點(diǎn)包括……”等方式。3.決議與表決情況：*對(duì)于需要表決的議題，應(yīng)明確記錄表決方式（如口頭表決、舉手表決、無記名投票等）。*記錄贊成票、反對(duì)票、棄權(quán)票的數(shù)量（或人數(shù)），以及表決結(jié)果（通過、未通過、暫緩表決等）。*如形成決議，應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地記錄決議的具體內(nèi)容，包括但不限于：決定事項(xiàng)、實(shí)施要求、責(zé)任主體、完成時(shí)限等。*對(duì)于未形成決議的議題，應(yīng)記錄原因（如需進(jìn)一步調(diào)研、分歧較大等）及后續(xù)安排。（四）會(huì)議形成的決定、待辦事項(xiàng)與責(zé)任人將會(huì)議過程中形成的所有決定、需要跟進(jìn)落實(shí)的具體事項(xiàng)進(jìn)行匯總，明確每項(xiàng)任務(wù)的：*事項(xiàng)內(nèi)容*責(zé)任人（可為具體委員、業(yè)委會(huì)整體或其他相關(guān)方）*完成時(shí)限（如有）（五）會(huì)議小結(jié)由主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，或記錄人對(duì)本次會(huì)議的主要成果、待辦事項(xiàng)進(jìn)行概括性陳述。（六）會(huì)議結(jié)束時(shí)間（七）簽字*主持人簽字：*記錄人簽字：*（日期）（八）附件如有會(huì)議材料（如議案文本、合同草案、財(cái)務(wù)報(bào)表、相關(guān)通知等）作為會(huì)議討論的依據(jù)，可在記錄末尾注明附件名稱及份數(shù)，或?qū)⒏郊为?dú)整理歸檔，與會(huì)議記錄關(guān)聯(lián)。三、規(guī)范的會(huì)議記錄格式參考（以下為會(huì)議記錄正文格式示例）XX小區(qū)業(yè)主委員會(huì)第[]次會(huì)議記錄會(huì)議時(shí)間：[XXXX年XX月XX日][上/下午XX時(shí)XX分]會(huì)議地點(diǎn)：[小區(qū)XX會(huì)議室/業(yè)委會(huì)辦公室]主持人：[姓名]記錄人：[姓名]應(yīng)到委員人數(shù)：[數(shù)字]人實(shí)到委員人數(shù)：[數(shù)字]人（名單：[列出實(shí)到委員姓名，或注明“名單附后”]）缺席委員人數(shù)：[數(shù)字]人（缺席人員及原因：[姓名1]，原因[……]；[姓名2]，原因[……]）列席人員：（如有）[物業(yè)負(fù)責(zé)人XXX]、[居委會(huì)代表XXX]、[業(yè)主代表XXX]（注明身份）會(huì)議議題：1.[議題一：關(guān)于……的議案]2.[議題二：關(guān)于……的討論]3.[議題三：關(guān)于……的審議]會(huì)議過程與主要內(nèi)容：議題一：[議題一的完整表述]*議題概述：[簡(jiǎn)要介紹議題背景、來源等]*討論情況：[記錄與會(huì)委員的主要發(fā)言要點(diǎn)、不同意見等。例如：XXX委員就XX問題提出了XX看法；XXX委員認(rèn)為……，理由是……；針對(duì)XX方面，委員們普遍認(rèn)為……等。]*表決情況（如適用）：經(jīng)[表決方式]表決，贊成[數(shù)字]票，反對(duì)[數(shù)字]票，棄權(quán)[數(shù)字]票。*決議結(jié)果：[“通過”或“未通過”或“暫緩表決”]。決議內(nèi)容：[如通過，詳細(xì)記錄決議內(nèi)容；如未通過或暫緩，簡(jiǎn)要說明]。議題二：[議題二的完整表述]*議題概述：[……]*討論情況：[……]*決議/結(jié)論：[……]（如形成待辦事項(xiàng)，在此處記錄或在“待辦事項(xiàng)”部分匯總）(以此類推，直至所有議題記錄完畢)會(huì)議決定及待辦事項(xiàng)：1.事項(xiàng)：[具體待辦事項(xiàng)1]責(zé)任人：[姓名/部門]完成時(shí)限：[XXXX年XX月XX日前或待定]2.事項(xiàng)：[具體待辦事項(xiàng)2]責(zé)任人：[姓名/部門]完成時(shí)限：[XXXX年XX月XX日前或待定]會(huì)議小結(jié)：[主持人總結(jié)或記錄人概括本次會(huì)議主要成果、意義及后續(xù)工作方向等]會(huì)議結(jié)束時(shí)間：[XX時(shí)XX分]主持人（簽字）：______________記錄人（簽字）：______________日期：[XXXX年XX月XX日]附件：（如有）1.[附件1名稱]；2.[附件2名稱]四、會(huì)議記錄的成文、審核與分發(fā)1.及時(shí)成文：會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議記錄，一般應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X個(gè)工作日內(nèi)]完成初稿。2.認(rèn)真校對(duì)：記錄人完成初稿后，需仔細(xì)校對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、表述清晰、格式規(guī)范。3.審核簽字：會(huì)議記錄初稿應(yīng)提交會(huì)議主持人審核。主持人應(yīng)對(duì)記錄的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，如有修改意見，記錄人應(yīng)及時(shí)調(diào)整。審核無誤后，主持人與記錄人共同簽字確認(rèn)。4.規(guī)范分發(fā)與公開：*業(yè)委會(huì)內(nèi)部：會(huì)議記錄應(yīng)分發(fā)給所有業(yè)委會(huì)委員。*向業(yè)主公開：根據(jù)相關(guān)規(guī)定及會(huì)議內(nèi)容性質(zhì)，決定是否及如何向全體業(yè)主公開會(huì)議記錄（或其摘要）。公開時(shí)應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人隱私及商業(yè)秘密。*抄送相關(guān)方：如會(huì)議決議涉及物業(yè)服務(wù)企業(yè)、居委會(huì)等單位，應(yīng)將相關(guān)內(nèi)容抄送。5.存檔備查：簽字確認(rèn)后的會(huì)議記錄（含電子版和紙質(zhì)版）應(yīng)按照業(yè)委會(huì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、存檔，確保安全、完整、易查。五、會(huì)議記錄的存檔管理1.專人負(fù)責(zé)：業(yè)委會(huì)應(yīng)指定專人（通常為秘書或負(fù)責(zé)檔案管理的委員）負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的統(tǒng)一收集、整理、裝訂和歸檔。2.分類存放：可按年度、會(huì)議類型（如定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議）等方式進(jìn)行分類存放。3.保存介質(zhì)：建議同時(shí)保存紙質(zhì)版和電子版。紙質(zhì)版應(yīng)使用不易褪色的墨水書寫或打印，并妥善裝訂。電子版應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.保存期限：業(yè)委會(huì)會(huì)議記錄屬于小區(qū)重要檔案資料，應(yīng)長期保存。換屆選舉時(shí)，應(yīng)作為重要資料移交給新一屆業(yè)委會(huì)。六、撰寫會(huì)議記錄的注意事項(xiàng)與技巧1.會(huì)前準(zhǔn)備：記錄人應(yīng)提前了解會(huì)議議程，熟悉相關(guān)議題背景材料，準(zhǔn)備好記錄工具（如記錄本、筆、錄音設(shè)備——使用錄音設(shè)備需事先征得主持人同意，并僅作為輔助，不能替代現(xiàn)場(chǎng)記錄）。2.專注聆聽：會(huì)議過程中，記錄人應(yīng)集中精力，認(rèn)真聆聽每位發(fā)言人的觀點(diǎn)，特別是關(guān)鍵信息和分歧點(diǎn)。3.突出重點(diǎn)：學(xué)會(huì)提煉要點(diǎn)，抓住核心信息，避免冗余。對(duì)于復(fù)雜的討論，可以先記錄關(guān)鍵詞，會(huì)后再進(jìn)行梳理和補(bǔ)充。4.客觀中立：保持中立態(tài)度，不偏袒任何一方，不加入個(gè)人評(píng)論或情感色彩。5.使用規(guī)范用語：采用書面語，用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。避免使用網(wǎng)絡(luò)用語、方言或