銷售合同管理模板風險控制標準版第一章適用范圍與核心價值一、適用場景說明本模板適用于各類企業(yè)銷售部門、法務部門及合同管理人員，尤其適合中小型企業(yè)（年銷售額5000萬-10億元）在開展銷售業(yè)務過程中，對合同全生命周期進行標準化管理。具體場景包括但不限于：新產(chǎn)品/服務銷售合同的起草與審批；常規(guī)產(chǎn)品銷售合同的續(xù)簽與變更；跨區(qū)域銷售合同的統(tǒng)一規(guī)范管理；需要通過合同流程規(guī)避回款風險、交付爭議的復雜業(yè)務場景。二、核心價值解析通過標準化模板與風險控制流程，可實現(xiàn)三大核心價值：風險前置：在合同簽訂前識別潛在法律、財務及履約風險，避免“帶病簽約”；效率提升：統(tǒng)一合同格式與審批節(jié)點，減少跨部門溝通成本，縮短合同周期30%以上；合規(guī)保障：保證合同條款符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，降低企業(yè)合規(guī)風險。第二章合同管理全流程操作指引一、合同準備階段：需求明確與資料收集操作目標：保證合同基礎信息完整，業(yè)務需求清晰。責任部門：銷售部（主導）、產(chǎn)品/服務交付部（配合）。操作步驟：需求確認：銷售人員與客戶（客戶名稱）溝通，明確銷售標的（產(chǎn)品型號/服務內(nèi)容）、數(shù)量、單價、交付時間、付款方式等核心要素，填寫《銷售合同需求確認單》（附件1）。資料收集：收集客戶主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人身份證明），確認客戶簽約權限（需核對授權委托書，避免無權代理風險）；同時收集產(chǎn)品標準、技術參數(shù)等附件資料。模板選擇：根據(jù)業(yè)務類型（如標準產(chǎn)品銷售、定制化服務銷售）選擇對應合同模板，若模板無法覆蓋特殊需求，需發(fā)起“特殊條款審批流程”。輸出文檔：《銷售合同需求確認單》、客戶資質文件、特殊條款審批表（如有）。二、合同起草階段：條款規(guī)范與風險初篩操作目標：保證合同條款合法、明確，無重大疏漏。責任部門：銷售部（起草）、法務部（審核）。操作步驟：填寫模板核心條款：依據(jù)《銷售合同模板》（附件2），填寫合同主體信息（甲方：公司名稱，乙方：客戶名稱）、標的物詳情、價格與支付方式（明確賬戶信息、違約金計算標準）、交付與驗收（約定交付地點、驗收標準與期限）、違約責任（區(qū)分雙方違約情形及賠償上限）、爭議解決方式（優(yōu)先約定“甲方所在地法院管轄”）。附件整合：將技術參數(shù)、驗收標準、補充協(xié)議等附件作為合同組成部分，在中注明“附件為本合同有效組成部分，與本合同具有同等法律效力”。風險初篩：銷售部自查條款是否存在“模糊表述”（如“盡快交付”“驗收合格后付款”），重點檢查價格、付款、違約責任等核心條款是否與《銷售合同需求確認單》一致。輸出文檔：合同草案（含附件）、銷售部自查記錄。三、合同評審階段：多部門聯(lián)審與風險定級操作目標：通過跨部門評審，識別并控制法律、財務、履約風險。責任部門：法務部（主導）、財務部、銷售部、產(chǎn)品/服務交付部。操作步驟：發(fā)起評審：銷售部通過OA系統(tǒng)提交合同草案，附《銷售合同需求確認單》及自查記錄，明確評審節(jié)點（法律審核→財務審核→業(yè)務審核）。分部門審核：法務部：重點審核合同主體資格、條款合法性、違約責任合理性、爭議解決約定，出具《法律風險評估意見表》（附件3），標注“高風險”“中風險”“低風險”等級；財務部：審核付款方式、回款周期、發(fā)票開具條款、客戶信用額度（若客戶存在逾期記錄，需暫停簽約并啟動催收流程），出具《財務審核意見》；業(yè)務部門：審核交付可行性、技術參數(shù)匹配度、驗收標準可操作性，出具《業(yè)務審核意見》。評審意見整合：法務部匯總各部門意見，若存在重大分歧（如客戶要求降低違約金、延長付款期限），組織召開評審會議，由銷售部與客戶協(xié)商調(diào)整，直至達成一致。輸出文檔：《法律風險評估意見表》、財務/業(yè)務審核意見、評審會議紀要（如有）。四、合同簽署階段：用印管理與生效確認操作目標：保證合同簽署流程合規(guī)，避免“人情章”“空白章”風險。責任部門：法務部（監(jiān)督）、銷售部（執(zhí)行）、行政部（用印管理）。操作步驟：用印申請：銷售部填寫《合同用印申請表》，附最終版合同（評審通過稿）、評審意見匯總表，經(jīng)銷售總監(jiān)、法務總監(jiān)雙簽審批。用印監(jiān)督：行政部核對用印申請與合同文本一致性，保證合同關鍵頁（首頁、簽字頁、金額頁、違約條款頁）齊全，禁止在空白合同或未審批合同上用?。环▌詹楷F(xiàn)場監(jiān)督簽字過程，確認簽字人身份（需核對身份證與授權委托書）。合同分發(fā)：簽署后，行政部留存2份原件（1份歸檔，1份財務部備案），銷售部向客戶寄送1份原件，并保留郵寄憑證（如快遞單號）。輸出文檔：《合同用印申請表》、用印登記表、合同簽署原件、郵寄憑證。五、合同履行階段：履約跟蹤與異常處理操作目標：實時監(jiān)控合同履行進度，及時處理履約異常，降低違約損失。責任部門：銷售部（主導）、產(chǎn)品/服務交付部、財務部。操作步驟：履約計劃制定：合同生效后3個工作日內(nèi)，銷售部協(xié)同交付部制定《合同履約跟蹤表》（附件4），明確交付時間節(jié)點、回款節(jié)點、責任人，錄入合同管理系統(tǒng)。進度跟蹤：交付環(huán)節(jié)：交付部按計劃完成產(chǎn)品/服務交付后，提交《交付確認單》，銷售部及時通知客戶驗收；若客戶逾期驗收，需書面催告（郵件+函件），并保留催告證據(jù)；回款環(huán)節(jié)：財務部根據(jù)合同約定跟蹤回款，若客戶逾期付款，銷售部需在逾期第3個工作日啟動催收流程，填寫《逾期回款處理表》（附件5），明確催收措施（如電話催收、上門催收、發(fā)律師函）。異常處理：若客戶提出變更需求（如延遲交付、增減標的物），銷售部需與客戶簽訂《補充協(xié)議》，按原評審流程審批；若客戶違約（如拒不付款、擅自解除合同），法務部需在24小時內(nèi)啟動法律程序，收集證據(jù)（合同、履憑證、催告記錄）并委托律師處理。輸出文檔：《合同履約跟蹤表》、《交付確認單》、《逾期回款處理表》、補充協(xié)議（如有）、法律程序文件（如有）。六、合同歸檔階段：資料整理與數(shù)據(jù)統(tǒng)計操作目標：保證合同資料完整可查，支持后續(xù)審計與數(shù)據(jù)分析。責任部門：行政部（歸檔管理）、銷售部（資料移交）。操作步驟：資料整理：合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，銷售部將合同資料移交行政部，包括：合同原件、評審意見、簽署文件、履約憑證（交付單、驗收單、付款記錄）、補充協(xié)議、往來函件等，按“一合同一檔案”原則整理。歸檔登記：行政部對檔案編號（規(guī)則：年份-部門-合同序號，如2024-銷售-001），錄入《合同歸檔臺賬》（附件6），標注歸檔日期、保管期限（一般合同保管10年，重大/爭議合同保管20年）。數(shù)據(jù)統(tǒng)計：每季度末，行政部匯總合同數(shù)據(jù)（簽約金額、回款率、履約異常率等），形成《合同管理季度報表》，提交管理層分析決策。輸出文檔：合同檔案、《合同歸檔臺賬》、《合同管理季度報表》。第三章核心模板表格附件1：銷售合同需求確認單項目內(nèi)容責任部門確認人日期客戶名稱客戶名稱銷售部**2024-03-01銷售標的型號服務器（配置：CPUIntelXeonGold6248R，內(nèi)存32GBDDR4）銷售部**2024-03-01數(shù)量/服務時長10臺/3年質保銷售部**2024-03-01單價/總金額單價5萬元，總金額50萬元（含13%增值稅）銷售部**2024-03-01交付時間2024-04-30前交付至客戶指定地址（市區(qū)路）銷售部**2024-03-01付款方式簽約后3日內(nèi)支付30%預付款，交付驗收后7日內(nèi)支付65%，質保期滿后支付5%銷售部**2024-03-01特殊需求需提供原廠3年免費上門維修服務，故障響應時間≤4小時銷售部**2024-03-01產(chǎn)品部確認意見技術參數(shù)可滿足，原廠維修服務可協(xié)調(diào)產(chǎn)品部**2024-03-02財務部確認意見付款方式合理，預付款比例符合公司規(guī)定財務部**2024-03-03附件2：銷售合同模板（核心條款節(jié)選）甲方：公司名稱（統(tǒng)一社會信用代碼：）法定代表人：姓名地址：省市區(qū)路號聯(lián)系方式：電話（固話）、電子郵箱（公司域名后綴）乙方：客戶名稱（統(tǒng)一社會信用代碼：）法定代表人：姓名地址：省市區(qū)路號聯(lián)系方式：電話（固話）、電子郵箱第一條銷售標的1.1乙方向甲方購買以下產(chǎn)品/服務：產(chǎn)品/服務名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）備注服務器XG-6248R1050,000500,000含13%增值稅3年質保服務-1項--含上門維修第二條付款方式2.1本合同總價款為人民幣伍拾萬元整（￥500,000.00），乙方按以下方式支付：（1）預付款：本合同簽訂后3個工作日內(nèi)，乙方向甲方支付總價款的30%，即人民幣壹拾伍萬元整（￥150,000.00）；（2）到貨款：甲方交付產(chǎn)品后7個工作日內(nèi)，乙方向甲方支付總價款的65%，即人民幣叁拾貳萬伍仟元整（￥325,000.00）；（3）質保金：質保期滿后7個工作日內(nèi)，乙方向甲方支付總價款的5%，即人民幣貳萬伍仟元整（￥25,000.00）。2.2甲方賬戶信息：開戶名：公司名稱開戶行：銀行支行賬號：X第三條交付與驗收3.1甲方應于2024年4月30日前將產(chǎn)品交付至乙方指定地址（市區(qū)路號），運費由甲方承擔。3.2乙方應在收到產(chǎn)品后3個工作日內(nèi)進行驗收，驗收標準為：（1）產(chǎn)品型號、數(shù)量與合同約定一致；（2）產(chǎn)品包裝完好，附件齊全（電源線、保修卡、原廠說明書）；（3）產(chǎn)品通電測試正常運行，符合技術參數(shù)要求（附件1：服務器技術參數(shù)表）。3.3驗收合格后，乙方出具《產(chǎn)品驗收合格單》；若驗收不合格，甲方應在乙方書面通知后5個工作日內(nèi)更換或修復，相關費用由甲方承擔。第四條違約責任4.1甲方逾期交付的，每逾期1日，應按逾期交付部分總金額的0.05%向乙方支付違約金，累計不超過逾期交付部分總金額的5%；逾期超過15日的，乙方有權解除合同，甲方退還已付款項并賠償乙方損失。4.2乙方逾期付款的，每逾期1日，應按逾期付款金額的0.05%向甲方支付違約金，累計不超過逾期付款金額的5%；逾期超過30日的，甲方有權暫停交付，直至乙方付清款項及違約金。第五條爭議解決5.1本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向甲方所在地有管轄權的人民法院提起訴訟。附件3：法律風險評估意見表合同名稱客戶名稱-服務器銷售合同評審日期2024-03-05評審部門法務部評審人趙六風險等級□低風險□中風險■高風險風險描述1.乙方未約定“不可抗力”條款，若遇疫情、自然災害等可能導致履約障礙；2.質保金支付條件未明確“質保期滿無質量問題”，存在乙方拒付風險。修改建議1.增加“不可抗力”條款：因不可抗力導致無法履約的，雙方互不承擔違約責任，不可抗力結束后及時協(xié)商處理；2.質保金條款修改為“質保期滿且無質量問題的，乙方向甲方支付質保金”。銷售部反饋同意修改，已與客戶溝通，客戶接受補充協(xié)議形式增加上述條款。附件4：合同履約跟蹤表合同編號XS202403001客戶名稱客戶名稱履約階段計劃時間實際完成時間責任人預付款收取2024-03-042024-03-04**產(chǎn)品交付2024-04-302024-04-28**驗收2024-05-082024-05-07**到貨款收取2024-05-152024-05-16**質保金收取2027-05-07-**附件5：逾期回款處理表合同編號XS202403001客戶名稱客戶名稱逾期金額325,000元逾期天數(shù)1天逾期原因客戶財務流程延遲催收措施□電話催收□上門催收■發(fā)送催款函催收人**催收結果客戶承諾今日付款，附轉賬憑證后續(xù)跟蹤今日17:00前確認到賬情況，若未到賬啟動律師函流程附件6：合同歸檔臺賬檔案編號合同名稱客戶名稱合同金額（元）簽署日期歸檔日期保管期限經(jīng)手人2024-銷售-001客戶名稱-服務器銷售合同客戶名稱500,0002024-03-102024-05-1010年趙六2024-銷售-002客戶名稱B-軟件服務銷售合同客戶名稱B800,0002024-03-152024-03-2010年趙六第四章風險控制要點提示一、主體審查：嚴把“簽約關”，杜絕“假主體、無授權”客戶資質核查：簽約前必須核對客戶營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本）、法定代表人身份證明，若客戶為分公司，需提供總公司授權書；簽約權限確認：若客戶由非法定代表人簽約，需要求提供《授權委托書》（需載明授權范圍、授權期限，并由法定代表人簽字蓋章），避免“無權代理”導致合同無效。二、條款表述：明確“無歧義”，減少“解釋空間”金額條款：必須同時包含大小寫（如“人民幣伍拾萬元整（￥500,000.00）”），防止篡改；時間節(jié)點：避免使用“盡快”“合理期限內(nèi)”等模糊表述，明確具體日期（如“2024年4月30日前”“收到貨物后7日內(nèi)”）；違約責任：區(qū)分“一般違約”與“根本違約”，明確不同違約情形下的違約金計算標準（建議按日萬分之三至五，不超過LPR四倍）。三、印章管理：規(guī)范“用印流程”，禁止“帶病用印”用印前審核：行政部需核對《合同用印申請表》與合同文本一致性，重點檢查金額、日期、簽字頁等關鍵信息，無審批或審批不全的堅決不予用??；騎縫章要求：合同超過2頁的，必須加蓋騎縫章（保證合同文件無法被抽換、添加）；印章保管：合同章、公章由行政部專人保管，用印登記表需記錄用印時間、用印人、合同名稱、份數(shù)，定期歸檔備查。四、履約監(jiān)控：動態(tài)“跟蹤預警”，避免“履約失控”回款預警：財務部設置回款節(jié)點提醒，若客戶逾期付款超過3日，銷售部需啟動催收流程，并同步更新《逾期回款處理表》；交付留痕：交付時要求客戶簽署《交付確認單》（注明交付時間、數(shù)量、簽收人），避免“是否交付”爭議；證據(jù)留存：所有往來函件（催款函、變更通知等）建議采用“郵件+紙質函件”雙形式，保留發(fā)送憑證（如郵件已讀回執(zhí)、快遞簽收記錄），保證法律程序中能有效舉證。五、檔案管理：保證“完整可查”，支持“追溯審計”資料完整性：合