采購(gòu)流程管理與供應(yīng)商信息表通用工具模板一、適用范圍與工作場(chǎng)景本工具模板適用于各類企業(yè)（含制造、零售、服務(wù)等）的采購(gòu)部門日常管理工作，尤其適合需要規(guī)范采購(gòu)流程、系統(tǒng)化管理供應(yīng)商信息的企業(yè)場(chǎng)景。具體包括：新供應(yīng)商引入：企業(yè)首次與供應(yīng)商合作前，需完成資質(zhì)審核、信息建檔及初步評(píng)估；采購(gòu)需求執(zhí)行：從部門提報(bào)采購(gòu)需求到最終付款結(jié)算的全流程跟蹤；供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理：定期更新供應(yīng)商合作信息，評(píng)估績(jī)效表現(xiàn)，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)；采購(gòu)合規(guī)管控：保證采購(gòu)流程透明、可追溯，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購(gòu)需求管理階段步驟1：需求提報(bào)與初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）操作說(shuō)明：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨日期、預(yù)算金額及用途說(shuō)明；需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)需求合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（需部門負(fù)責(zé)人及*經(jīng)理簽字）。步驟2：需求復(fù)核與審批操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)操作說(shuō)明：采購(gòu)部核對(duì)需求是否符合采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)，必要時(shí)與技術(shù)部（如需）確認(rèn)規(guī)格參數(shù)；財(cái)務(wù)部審核預(yù)算匹配度，保證資金安排合理；預(yù)算內(nèi)需求由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批，預(yù)算外需求（或單筆超*萬(wàn)元）需提交分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。關(guān)鍵輸出：審批通過(guò)的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》。（二）供應(yīng)商全生命周期管理階段步驟1：供應(yīng)商尋源與初選操作主體：采購(gòu)專員操作說(shuō)明：根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)行業(yè)平臺(tái)、展會(huì)、供應(yīng)商自薦等渠道收集潛在供應(yīng)商名單；優(yōu)先選擇已合作供應(yīng)商或企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)中的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需初步評(píng)估其資質(zhì)、產(chǎn)能、口碑等；篩選出3-5家候選供應(yīng)商，進(jìn)入下一輪審核。關(guān)鍵輸出：《候選供應(yīng)商名單》。步驟2：供應(yīng)商資質(zhì)審核與現(xiàn)場(chǎng)考察操作主體：采購(gòu)部、技術(shù)部、質(zhì)量部操作說(shuō)明：供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、ISO認(rèn)證等）、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)資質(zhì)證明、法人身份證復(fù)印件（加蓋公章）；技術(shù)部評(píng)估供應(yīng)商產(chǎn)品/技術(shù)是否符合要求，質(zhì)量部審核其質(zhì)量管理體系（如有無(wú)質(zhì)檢報(bào)告、不合格品處理流程）；對(duì)關(guān)鍵物料供應(yīng)商，組織現(xiàn)場(chǎng)考察，核實(shí)生產(chǎn)設(shè)備、產(chǎn)能、倉(cāng)儲(chǔ)條件等實(shí)際情況。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》（需采購(gòu)部*經(jīng)理、技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字）。步驟3：供應(yīng)商信息建檔與分類操作主體：采購(gòu)數(shù)據(jù)管理員操作說(shuō)明：審核通過(guò)的供應(yīng)商，錄入《供應(yīng)商信息表》（詳見(jiàn)模板表格），分配唯一供應(yīng)商編碼，按物料類別（如原材料、辦公用品、服務(wù)類）或合作等級(jí)（戰(zhàn)略供應(yīng)商、核心供應(yīng)商、普通供應(yīng)商）分類管理；將供應(yīng)商信息同步至企業(yè)ERP或采購(gòu)管理系統(tǒng)，保證信息可共享。關(guān)鍵輸出：已建檔的《供應(yīng)商信息表》。步驟4：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)操作主體：采購(gòu)部、需求部門、質(zhì)量部操作說(shuō)明：每季度/半年對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，指標(biāo)包括：質(zhì)量合格率、交貨及時(shí)率、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、服務(wù)水平、配合度等；需求部門、質(zhì)量部分別提交評(píng)價(jià)反饋，采購(gòu)部匯總計(jì)算綜合得分，劃分等級(jí)（A類優(yōu)秀、B類良好、C類合格、D類不合格）；對(duì)D類供應(yīng)商啟動(dòng)淘汰機(jī)制，A類供應(yīng)商可優(yōu)先獲得大額訂單或長(zhǎng)期合作機(jī)會(huì)。關(guān)鍵輸出：《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)表》《供應(yīng)商等級(jí)調(diào)整通知》。（三）采購(gòu)執(zhí)行與監(jiān)控階段步驟1：詢比價(jià)與合同簽訂操作主體：采購(gòu)專員、法務(wù)部操作說(shuō)明：向候選供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》，明確需求、交貨期、付款方式等要求，要求在*個(gè)工作日內(nèi)報(bào)價(jià)；采購(gòu)部匯總報(bào)價(jià)，對(duì)比分析價(jià)格、質(zhì)量、交期等因素，形成《比價(jià)分析報(bào)告》，確定中標(biāo)供應(yīng)商；與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》，合同需明確雙方權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，法務(wù)部審核合同合規(guī)性。關(guān)鍵輸出：《詢價(jià)單》《比價(jià)分析報(bào)告》《采購(gòu)合同》（需采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人及供應(yīng)商代表簽字）。步驟2：訂單下達(dá)與交付跟蹤操作主體：采購(gòu)專員、倉(cāng)庫(kù)管理員操作說(shuō)明：根據(jù)合同簽訂情況，在系統(tǒng)中下達(dá)《采購(gòu)訂單》，同步發(fā)送給供應(yīng)商，要求確認(rèn)訂單信息；采購(gòu)專員跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付；若遇延遲風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)與需求部門溝通調(diào)整計(jì)劃。關(guān)鍵輸出：《采購(gòu)訂單》（供應(yīng)商蓋章確認(rèn)）。步驟3：到貨驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：倉(cāng)庫(kù)管理員、需求部門、質(zhì)量部操作說(shuō)明：供應(yīng)商送貨到指定地點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)管理員核對(duì)訂單信息（物料名稱、數(shù)量、規(guī)格），檢查外包裝是否完好；質(zhì)量部對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn)（或抽檢），出具《檢驗(yàn)報(bào)告》；需求部門參與試用驗(yàn)收（如需）；驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《入庫(kù)單》；不合格物料則通知采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。關(guān)鍵輸出：《檢驗(yàn)報(bào)告》《入庫(kù)單》（需倉(cāng)庫(kù)管理員、質(zhì)量員、需求部門代表簽字）。步驟4：付款結(jié)算與檔案歸檔操作主體：財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部操作說(shuō)明：采購(gòu)部收集《采購(gòu)合同》《入庫(kù)單》《檢驗(yàn)報(bào)告》《發(fā)票》等單據(jù)，提交財(cái)務(wù)部審核；財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)一致性，按合同約定付款方式（如電匯、承兌匯票）辦理付款；采購(gòu)部將本次采購(gòu)全流程單據(jù)（需求申請(qǐng)、審批、合同、訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于*年。關(guān)鍵輸出：《付款申請(qǐng)單》《采購(gòu)檔案目錄》。三、核心模板工具展示（一）供應(yīng)商信息表序號(hào)供應(yīng)商編碼供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址聯(lián)系人聯(lián)系電話（*）主營(yíng)產(chǎn)品/服務(wù)資質(zhì)文件（編號(hào)）首次合作時(shí)間最近合作時(shí)間合作次數(shù)質(zhì)量合格率（%）交貨及時(shí)率（%）綜合評(píng)價(jià)等級(jí)備注1GYS2024001科技有限公司91110108北京市區(qū)路號(hào)*經(jīng)理1385678電子元器件營(yíng)業(yè)執(zhí)照、ISO90012024-01-152024-06-2059896A戰(zhàn)略供應(yīng)商2GYS2024002YY辦公用品商行91310115上海市區(qū)大廈12層*主管139辦公用品營(yíng)業(yè)執(zhí)照、出版物經(jīng)營(yíng)許可證2024-03-102024-06-1839592B-（二）采購(gòu)流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)表流程節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)部門/人完成時(shí)限輸出文檔關(guān)鍵說(shuō)明需求提報(bào)需求部門每月25日前《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》需注明緊急程度（一般/緊急）需求審批采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)2個(gè)工作日內(nèi)審批通過(guò)的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》緊急需求需加急處理，1個(gè)工作日內(nèi)完成審批供應(yīng)商尋源采購(gòu)專員需求審批通過(guò)后3個(gè)工作日內(nèi)《候選供應(yīng)商名單》優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫(kù)中篩選資質(zhì)審核采購(gòu)部、技術(shù)部、質(zhì)量部收到資料后5個(gè)工作日內(nèi)《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》關(guān)鍵物料供應(yīng)商必須現(xiàn)場(chǎng)考察詢比價(jià)采購(gòu)專員確定供應(yīng)商后2個(gè)工作日內(nèi)《詢價(jià)單》《比價(jià)分析報(bào)告》單筆采購(gòu)金額超*萬(wàn)元需至少3家供應(yīng)商比價(jià)合同簽訂采購(gòu)專員、法務(wù)部合同評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后1個(gè)工作日內(nèi)《采購(gòu)合同》合同需經(jīng)法務(wù)部審核無(wú)誤后蓋章生效訂單下達(dá)采購(gòu)專員合同簽訂后1個(gè)工作日內(nèi)《采購(gòu)訂單》訂單信息需與合同一致，供應(yīng)商需書面確認(rèn)到貨驗(yàn)收倉(cāng)庫(kù)、需求部門、質(zhì)量部交付后1個(gè)工作日內(nèi)《檢驗(yàn)報(bào)告》《入庫(kù)單》檢驗(yàn)不合格需在24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商付款結(jié)算財(cái)務(wù)部收到合規(guī)單據(jù)后5個(gè)工作日內(nèi)《付款申請(qǐng)單》需核對(duì)發(fā)票與入庫(kù)單、合同信息一致供應(yīng)商評(píng)價(jià)采購(gòu)部、需求部門、質(zhì)量部每季度末月25日前《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)表》評(píng)價(jià)結(jié)果作為下季度合作依據(jù)四、使用中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示（一）信息動(dòng)態(tài)更新，保證準(zhǔn)確性供應(yīng)商信息（如聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)文件有效期）需每季度復(fù)核一次，若發(fā)生變更（如地址遷移、資質(zhì)升級(jí)），需在變更后*個(gè)工作日內(nèi)更新《供應(yīng)商信息表》，避免因信息滯后導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)。（二）流程留痕管理，保障合規(guī)性采購(gòu)全流程各環(huán)節(jié)需形成書面或電子文檔（如審批記錄、合同、驗(yàn)收單），保證“事事有記錄、步步可追溯”。涉及金額較大或關(guān)鍵物料的采購(gòu)，需保留會(huì)議紀(jì)要、比價(jià)記錄等輔助材料，以備審計(jì)核查。（三）績(jī)效評(píng)價(jià)量化，推動(dòng)持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)需量化（如質(zhì)量合格率≥95%為A類，＜90%為D類），避免主觀判斷。評(píng)價(jià)結(jié)果需及時(shí)反饋給供應(yīng)商，對(duì)D類供應(yīng)商要求提交整改報(bào)告，連續(xù)兩次評(píng)價(jià)為D類的，終止合作并從合格供應(yīng)商庫(kù)中移除。（四）數(shù)據(jù)安全與保密供應(yīng)商信息及采購(gòu)數(shù)據(jù)涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密，需設(shè)置訪問(wèn)