企業(yè)采購流程規(guī)范化及供應商管理工具模板一、適用范圍與應用場景本工具模板適用于各類有規(guī)范化采購需求的企業(yè)，尤其適合中小型制造企業(yè)、零售企業(yè)、服務型企業(yè)等采購流程分散、供應商管理缺乏標準化的場景。當企業(yè)面臨以下問題時，可通過本模板實現(xiàn)采購全流程管控：采購需求提報隨意，缺乏預算與必要性審核；供應商選擇依賴個人經(jīng)驗，存在質(zhì)量與合規(guī)風險；采購執(zhí)行過程不透明，訂單交付與驗收環(huán)節(jié)混亂；供應商績效無量化評估，長期合作缺乏優(yōu)化依據(jù)。模板覆蓋采購需求發(fā)起、供應商篩選、訂單執(zhí)行、交付驗收、績效評估等全流程，可由采購部門主導，協(xié)同財務、需求部門、法務等共同使用，保證采購活動“有章可循、有據(jù)可查、責任到人”。二、規(guī)范化操作流程詳解（一）采購需求確認：從“提需求”到“審必要性”目標：保證采購需求真實、合理，符合企業(yè)戰(zhàn)略與預算要求，避免盲目采購。操作步驟：需求部門發(fā)起申請需求部門填寫《采購申請表》（模板見第三章），明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估單價、用途、預算科目等信息，并附技術參數(shù)、圖紙等支撐材料。示例：生產(chǎn)部因新增生產(chǎn)線需采購“精密檢測儀10臺”，需提供設備參數(shù)表、項目立項批復文件。采購部門初審采購部門收到申請后，重點審核：需求是否明確、預估單價是否合理（參考歷史采購價或市場行情）、是否屬于企業(yè)采購目錄內(nèi)品類。對不明確的需求，需與需求部門溝通補充材料；對超預算需求，要求需求部門提交《預算調(diào)整申請》。跨部門會審涉及固定資產(chǎn)、大額采購（如金額超10萬元，標準企業(yè)可自定義）時，需組織財務部（審核預算與資金計劃）、法務部（審核合同條款風險）、使用部門（確認技術可行性）聯(lián)合會簽。會審通過后，由采購部門負責人審批，最終提交分管總經(jīng)理確認，進入“供應商尋源”環(huán)節(jié)。（二）供應商尋源與篩選：從“找供應商”到“選最優(yōu)”目標：建立合格供應商庫，通過多維度評估篩選出質(zhì)優(yōu)價廉、服務可靠的合作伙伴。操作步驟：供應商信息收集渠道1：主動尋源：通過行業(yè)展會、招標平臺、行業(yè)協(xié)會等渠道，收集潛在供應商信息，要求其提供《供應商信息表》（模板見第三章），包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)/經(jīng)營規(guī)模、主要客戶案例等。渠道2：現(xiàn)有庫擴容：梳理歷史合作供應商，評估其合作表現(xiàn)，對優(yōu)質(zhì)供應商納入“推薦名單”；同時鼓勵供應商主動報名，定期更新供應商庫。供應商資格預審采購部門根據(jù)采購品類要求，設置“準入門檻”，例如：原材料供應商：需提供ISO9001質(zhì)量體系認證、第三方檢測報告；服務類供應商：需具備相關行業(yè)資質(zhì)（如IT服務需ISO20000）、過往服務案例證明。不符合門檻的供應商直接淘汰，通過預審的進入“現(xiàn)場考察”或“樣品測試”環(huán)節(jié)。綜合評估與選定對通過預審的供應商，采用“評分表”量化評估（示例見表3-4），評估維度包括：價格：報價是否合理，是否提供批量折扣；質(zhì)量：樣品測試合格率、質(zhì)量率；交期：過往訂單交付準時率、應急響應能力；服務：售后響應速度、技術支持能力；合作配合度：溝通效率、合同履約記錄。評分得分最高的供應商作為“候選供應商”，若得分相近（如分差＜5分），可組織二次談判或小批量試用，最終確定合作方。（三）采購執(zhí)行與合同簽訂：從“談合作”到“立契約”目標：明確雙方權利義務，規(guī)避合同風險，保證采購訂單合法合規(guī)。操作步驟：擬定采購合同由采購部門根據(jù)選定供應商信息，擬定《采購合同》，核心條款包括：標的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標準（如國標、行標或雙方約定標準）；交付時間、地點、方式；付款條件（如預付款比例、到貨款、質(zhì)保金）；違約責任（如逾期交貨、質(zhì)量不達標的具體處理方式）；爭議解決方式（如協(xié)商、仲裁或訴訟）。合同審批與簽訂合同需經(jīng)法務部審核（重點排查法律風險條款）、財務部審核（付款條款與預算匹配）、總經(jīng)理審批后，由雙方授權代表簽字蓋章（電子合同需符合《電子簽名法》要求）。合同簽訂后，采購部門將原件歸檔，同步向供應商發(fā)送《采購訂單》（模板見第三章），明確訂單編號、交付時間、驗收標準等細節(jié)。（四）訂單跟蹤與交付驗收：從“下訂單”到“收好貨”目標：保證訂單按時、按質(zhì)交付，驗收環(huán)節(jié)嚴格把關，避免“貨不對板”或“數(shù)量短缺”。操作步驟：訂單跟蹤采購專員定期與供應商溝通生產(chǎn)/備貨進度，對大額訂單或長周期訂單（如交期＞30天），需提交《訂單進度跟蹤表》，記錄關鍵節(jié)點（如原材料采購、生產(chǎn)啟動、質(zhì)檢完成、發(fā)貨時間）。若供應商可能逾期交貨，需提前3天預警，組織需求部門、生產(chǎn)部門協(xié)商應對方案（如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應商）。交付驗收到貨核對：供應商送貨至指定地點后，收貨人（需求部門或倉庫）根據(jù)《采購訂單》核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量，核對無誤后簽收《送貨單》。質(zhì)量檢驗：簡易物品（如辦公用品）：由收貨人現(xiàn)場檢查外觀、數(shù)量；復雜物品（如設備、原材料）：需由質(zhì)檢部門或第三方機構出具《檢驗報告》，重點檢測功能參數(shù)、安全指標等。異常處理：若驗收不合格（如質(zhì)量不達標、數(shù)量短缺），需在24小時內(nèi)書面通知供應商，要求其在3個工作日內(nèi)補貨或退貨，同時記錄《采購異常處理表》，作為后續(xù)供應商評估依據(jù)。入庫與結算驗收合格的物品，由倉庫辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，并同步更新庫存系統(tǒng)；財務部門根據(jù)《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》等單據(jù)，審核無誤后安排付款（如約定“到貨后30天付款”，則需在驗收合格后啟動付款流程）。（五）供應商績效評估：從“管合作”到“促優(yōu)化”目標：量化供應商表現(xiàn)，識別優(yōu)質(zhì)供應商與風險供應商，為后續(xù)合作、淘汰或優(yōu)化提供依據(jù)。操作步驟：評估周期與數(shù)據(jù)收集周期：核心供應商（合作頻次高、金額大）每季度評估一次，普通供應商每半年評估一次；數(shù)據(jù)來源：采購訂單交付準時率、質(zhì)量合格率、售后響應記錄、異常處理情況、價格競爭力等數(shù)據(jù)，由采購部門、需求部門、倉庫、質(zhì)檢部門共同提供。評估與評級采用《供應商績效評估表》（模板見第三章），按“質(zhì)量（40%）、交期（30%）、價格（15%）、服務（10%）、配合度（5%）”維度評分（滿分100分），評級標準：優(yōu)秀（90分及以上）：優(yōu)先增加訂單量，提供長期合作優(yōu)惠；合格（70-89分）：維持現(xiàn)有合作，針對扣分項提出改進要求；待改進（60-69分）：限期1個月整改，整改后復評仍不合格則降級；不合格（＜60分）：暫停合作，啟動供應商淘汰流程。結果應用與反饋采購部門將評估結果反饋給供應商，優(yōu)秀供應商頒發(fā)“年度優(yōu)秀合作伙伴”證書，待改進/不合格供應商需提交《改進計劃》；每年根據(jù)評估結果更新《合格供應商名錄》，淘汰長期不合格供應商，補充新優(yōu)質(zhì)供應商，保證供應商庫動態(tài)優(yōu)化。三、核心模板表格清單表3-1采購申請表申請部門申請人申請日期采購類型□物料□服務□工程采購物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）預算科目用途說明附件清單（技術參數(shù)、圖紙、立項批復等）審批意見部門負責人：__________日期：__________采購經(jīng)理：__________日期：__________財務審核：__________日期：__________總經(jīng)理：__________日期：__________表3-2供應商信息表供應商編號供應商名稱所屬行業(yè)□生產(chǎn)□貿(mào)易□服務聯(lián)系人職務聯(lián)系方式（電話：138）地址成立時間注冊資本主營業(yè)務主要產(chǎn)品/服務資質(zhì)證書（營業(yè)執(zhí)照、ISO認證等，附復印件）合作歷史（合作次數(shù)、起始時間、主要合作內(nèi)容）備注（優(yōu)勢、風險等）表3-3采購訂單訂單編號供應商編號供應商名稱下單日期采購物品/服務名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）幣種□人民幣□外幣交貨日期交貨地點運輸方式□供應商送貨□自提付款方式□預付30%□到貨付款□月結30天收貨人聯(lián)系方式備注（特殊要求：如包裝、驗收標準等）確認簽字供應商：__________日期：__________采購部門：__________日期：__________表3-4供應商績效評估表供應商編號供應商名稱評估周期□202X年Q1□202X年上半年評估維度評分標準得分（滿分100）質(zhì)量（40%）質(zhì)量合格率≥99%得40分，每低1%扣2分交期（30%）準時交付率≥95%得30分，每低1%扣1.5分價格（15%）市場價格競爭力（對比3家供應商，最低價得15分）服務（10%）售后響應≤24小時得10分，每超6小時扣1分配合度（5%）溝通順暢、積極配合改進得5分，否則酌情扣分總分改進建議評估人評估部門日期四、使用要點與風險提示（一）數(shù)據(jù)真實性與完整性采購申請中的“預估單價”“用途說明”需真實可靠，避免虛報預算或虛構需求；供應商信息表中的“資質(zhì)證書”“合作歷史”需定期更新（建議每年復核），保證供應商持續(xù)具備合作資格。（二）流程合規(guī)性嚴禁“先采購后審批”，所有采購需求必須完成《采購申請表》審批流程后方可啟動供應商尋源；大額采購（如超50萬元）建議采用公開招標方式，保證過程透明，避免利益輸送。（三）供應商動態(tài)管理建立“供應商準入-評估-淘汰”閉環(huán)機制，避免“一選定終身”；對“待改進”供應商，需明確