大型商超庫(kù)存管理及盤點(diǎn)制度一、庫(kù)存管理制度庫(kù)存管理的目標(biāo)在于確保商品在滿足銷售需求的前提下，保持合理的庫(kù)存水平，避免積壓與短缺，降低運(yùn)營(yíng)成本，提升資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率。（一）總則1.目的：規(guī)范庫(kù)存管理流程，保障商品安全與質(zhì)量，提高庫(kù)存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，支持銷售決策，提升整體運(yùn)營(yíng)效益。2.適用范圍：本制度適用于商超內(nèi)所有自營(yíng)商品的采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、養(yǎng)護(hù)、出庫(kù)、調(diào)撥及庫(kù)存信息管理等環(huán)節(jié)。聯(lián)營(yíng)、租賃專柜商品可參照?qǐng)?zhí)行或另行制定細(xì)則。3.基本原則：*先進(jìn)先出（FIFO）原則：對(duì)于有保質(zhì)期的商品，嚴(yán)格遵循先進(jìn)先出，防止商品過(guò)期。*準(zhǔn)確性原則：確保庫(kù)存數(shù)量與系統(tǒng)記錄相符，信息真實(shí)可靠。*安全性原則：保障商品在庫(kù)期間的質(zhì)量安全與數(shù)量完整，防止損壞、丟失、污染。*效率性原則：優(yōu)化庫(kù)存周轉(zhuǎn)，減少資金占用，提高倉(cāng)儲(chǔ)空間利用率。*合規(guī)性原則：所有庫(kù)存操作需符合公司財(cái)務(wù)制度及相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）組織與職責(zé)1.管理層：負(fù)責(zé)審批庫(kù)存管理制度，確定庫(kù)存管理策略，協(xié)調(diào)解決重大庫(kù)存問(wèn)題，對(duì)庫(kù)存管理效果負(fù)總責(zé)。2.采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存水平及市場(chǎng)趨勢(shì)，制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，控制采購(gòu)量與采購(gòu)周期，確保商品及時(shí)供應(yīng)，避免過(guò)量采購(gòu)造成積壓。3.營(yíng)運(yùn)部門（含各門店/樓層）：*負(fù)責(zé)所轄區(qū)域商品的日常陳列、銷售、補(bǔ)貨及庫(kù)存維護(hù)。*監(jiān)控商品銷售動(dòng)態(tài)，及時(shí)反饋臨期、破損、滯銷商品信息。*配合進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)及差異分析。4.倉(cāng)儲(chǔ)部門（若有）：*負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)商品的接收、存儲(chǔ)、保管、揀貨、發(fā)貨及庫(kù)位管理。*確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境符合商品存儲(chǔ)要求，做好防潮、防火、防盜、防蟲等工作。*執(zhí)行庫(kù)存周轉(zhuǎn)與庫(kù)齡分析，提出庫(kù)存優(yōu)化建議。5.財(cái)務(wù)部門：*負(fù)責(zé)庫(kù)存商品的價(jià)值核算，定期與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)。*參與庫(kù)存盤點(diǎn)工作，監(jiān)督盤點(diǎn)過(guò)程，審核盤點(diǎn)結(jié)果及差異處理。*對(duì)庫(kù)存減值、報(bào)損等事項(xiàng)進(jìn)行賬務(wù)處理與監(jiān)督。6.信息部門：*負(fù)責(zé)庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)與技術(shù)支持，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。*協(xié)助進(jìn)行庫(kù)存數(shù)據(jù)的查詢、分析與報(bào)表生成。（三）入庫(kù)管理1.商品驗(yàn)收：*采購(gòu)或收貨人員需根據(jù)訂單、送貨單等憑證，對(duì)到貨商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期/保質(zhì)期、外觀質(zhì)量、包裝完整性等進(jìn)行逐一核對(duì)與檢驗(yàn)。*對(duì)于生鮮商品，還需重點(diǎn)檢查其新鮮度、溫度等指標(biāo)。*驗(yàn)收合格后方可簽字確認(rèn)入庫(kù)；不合格商品應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商處理，嚴(yán)禁不合格商品入庫(kù)。2.信息錄入：*驗(yàn)收合格的商品應(yīng)立即通過(guò)庫(kù)存管理系統(tǒng)（如ERP、WMS）錄入入庫(kù)信息，包括供應(yīng)商、商品編碼、數(shù)量、批次、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、入庫(kù)日期、庫(kù)位（如有）等。*確保錄入信息準(zhǔn)確無(wú)誤，與實(shí)物及憑證一致。3.上架存儲(chǔ)：*商品應(yīng)根據(jù)其特性（如重量、體積、保質(zhì)期、銷售頻率等）進(jìn)行分類、分區(qū)、分庫(kù)位存放。*做到“先進(jìn)先出”、“重下輕上”、“大下小上”、“分區(qū)定位”，并粘貼清晰的貨位標(biāo)識(shí)。*對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的商品（如冷藏、冷凍、易碎品），必須按規(guī)定條件存儲(chǔ)。（四）在庫(kù)管理1.貨位管理：*實(shí)行貨位編碼管理，確保每一種商品都有明確的存放位置，便于查找與盤點(diǎn)。*定期檢查貨位使用情況，進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，提高空間利用率。2.商品養(yǎng)護(hù)：*定期對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行巡查，檢查商品有無(wú)霉變、蟲蛀、破損、過(guò)期、鼠咬等情況。*保持庫(kù)區(qū)清潔、干燥、通風(fēng)、適宜溫度與濕度。*對(duì)于臨期商品，應(yīng)有明顯標(biāo)識(shí)并重點(diǎn)關(guān)注，及時(shí)提報(bào)營(yíng)運(yùn)部門進(jìn)行促銷處理。3.庫(kù)存監(jiān)控：*各部門應(yīng)定期（如每日、每周）關(guān)注重點(diǎn)商品的庫(kù)存水平，特別是暢銷品、臨期品、高價(jià)值商品及促銷商品。*設(shè)定合理的安全庫(kù)存量與最高庫(kù)存量，當(dāng)庫(kù)存低于安全庫(kù)存或高于最高庫(kù)存時(shí)，及時(shí)預(yù)警并采取相應(yīng)措施（如補(bǔ)貨、促銷）。4.先進(jìn)先出（FIFO）執(zhí)行：*在商品存儲(chǔ)與補(bǔ)貨時(shí)，必須嚴(yán)格遵循“先進(jìn)先出”原則，優(yōu)先出庫(kù)較早入庫(kù)的商品。*可通過(guò)批次管理、不同庫(kù)位存放不同批次商品等方式確保FIFO的有效執(zhí)行。5.庫(kù)內(nèi)作業(yè)規(guī)范：*商品的移動(dòng)、揀選、補(bǔ)貨等操作應(yīng)輕拿輕放，避免損壞。*作業(yè)完成后，及時(shí)更新系統(tǒng)庫(kù)存信息，并保持庫(kù)位整潔有序。*嚴(yán)禁在庫(kù)區(qū)吸煙、飲食，嚴(yán)禁存放與商品無(wú)關(guān)的雜物。（五）出庫(kù)管理1.銷售出庫(kù)：*門店銷售商品時(shí)，通過(guò)POS系統(tǒng)掃描商品條碼，自動(dòng)扣減系統(tǒng)庫(kù)存。*對(duì)于需要從倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨至賣場(chǎng)的，應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)生成補(bǔ)貨單，憑單揀貨出庫(kù)，并更新系統(tǒng)庫(kù)存。2.報(bào)損出庫(kù)：*對(duì)于破損、過(guò)期、變質(zhì)、污損等無(wú)法正常銷售的商品，由相關(guān)部門提出報(bào)損申請(qǐng)，注明原因、數(shù)量、金額等，按審批權(quán)限報(bào)批后，進(jìn)行系統(tǒng)出庫(kù)處理，并妥善處置實(shí)物（如銷毀、回收）。*報(bào)損過(guò)程需有專人監(jiān)督，并保留相關(guān)記錄。3.調(diào)撥出庫(kù)：*不同門店或柜組之間的商品調(diào)撥，需通過(guò)系統(tǒng)生成調(diào)撥單，經(jīng)雙方確認(rèn)及相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行實(shí)物轉(zhuǎn)移與系統(tǒng)庫(kù)存調(diào)整。4.退貨出庫(kù)：*對(duì)于需退回供應(yīng)商的商品，由采購(gòu)部門發(fā)起退貨申請(qǐng)，經(jīng)審批后，按退貨單信息辦理出庫(kù)手續(xù)，并及時(shí)與供應(yīng)商確認(rèn)。（六）信息系統(tǒng)管理1.庫(kù)存管理信息系統(tǒng)是庫(kù)存管理的核心工具，所有商品的入庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)撥、盤點(diǎn)等操作均應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性與準(zhǔn)確性。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保障數(shù)據(jù)安全。3.相關(guān)人員需妥善保管系統(tǒng)賬號(hào)與密碼，嚴(yán)格按照操作權(quán)限進(jìn)行操作，嚴(yán)禁越權(quán)或違規(guī)操作。4.定期對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行檢查與維護(hù)，確保系統(tǒng)功能正常。二、盤點(diǎn)制度盤點(diǎn)是核實(shí)庫(kù)存數(shù)量、確保賬實(shí)相符的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題，保障資產(chǎn)安全。（一）總則1.目的：確認(rèn)實(shí)際庫(kù)存數(shù)量與系統(tǒng)賬面數(shù)量是否一致，查明差異原因，調(diào)整賬面數(shù)據(jù)，確保庫(kù)存信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，為經(jīng)營(yíng)決策提供可靠依據(jù)。2.范圍：商超內(nèi)所有自營(yíng)商品，包括賣場(chǎng)陳列商品、倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)商品、在途商品（視情況）、已售未提商品等。3.盤點(diǎn)周期：*月度盤點(diǎn)：每月末對(duì)重點(diǎn)商品或全品類進(jìn)行抽樣或全面盤點(diǎn)。*季度盤點(diǎn)：每季度末進(jìn)行一次較全面的盤點(diǎn)。*年度盤點(diǎn)：年末進(jìn)行一次全品類、全方位的徹底盤點(diǎn)，作為年度財(cái)務(wù)決算的依據(jù)。*不定期盤點(diǎn)：根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要、商品特性（如高價(jià)值、高損耗商品）或管理要求，可組織臨時(shí)性、專項(xiàng)性盤點(diǎn)。（二）盤點(diǎn)組織與職責(zé)1.盤點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組：由商超負(fù)責(zé)人牽頭，財(cái)務(wù)、營(yíng)運(yùn)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)等部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)盤點(diǎn)工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督及重大差異的審批。2.盤點(diǎn)工作小組：由各部門抽調(diào)人員組成，負(fù)責(zé)具體盤點(diǎn)任務(wù)的執(zhí)行，包括盤點(diǎn)表的分發(fā)、數(shù)據(jù)錄入、差異核對(duì)等。3.監(jiān)盤人員：由財(cái)務(wù)部門或領(lǐng)導(dǎo)小組指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)對(duì)盤點(diǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保盤點(diǎn)的公正性與準(zhǔn)確性。（三）盤點(diǎn)準(zhǔn)備工作1.制定盤點(diǎn)計(jì)劃：明確盤點(diǎn)日期、范圍、人員分工、方法、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及注意事項(xiàng)。2.清理庫(kù)存：*對(duì)賣場(chǎng)及倉(cāng)庫(kù)商品進(jìn)行整理，確保商品擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰。*處理臨期、破損、滯銷商品，清理雜物。*確保所有入庫(kù)、出庫(kù)業(yè)務(wù)在盤點(diǎn)開(kāi)始前處理完畢，或進(jìn)行特殊標(biāo)記與記錄。3.整理單據(jù)：收集并核對(duì)所有與庫(kù)存相關(guān)的出入庫(kù)單據(jù)、調(diào)撥單、報(bào)損單等，確保賬務(wù)處理完畢。4.準(zhǔn)備盤點(diǎn)資料與工具：如盤點(diǎn)表（或盤點(diǎn)機(jī)）、筆、計(jì)算器、條形碼掃描器等，并確保盤點(diǎn)系統(tǒng)（如PDA）電量充足、網(wǎng)絡(luò)通暢。5.人員培訓(xùn)：對(duì)參與盤點(diǎn)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉盤點(diǎn)流程、方法、商品知識(shí)及注意事項(xiàng)。6.發(fā)布盤點(diǎn)通知：提前通知各相關(guān)部門及員工盤點(diǎn)時(shí)間，暫?；蛞?guī)范盤點(diǎn)期間的商品移動(dòng)與銷售操作（如閉店盤點(diǎn)）。（四）盤點(diǎn)實(shí)施1.分區(qū)盤點(diǎn)：將盤點(diǎn)區(qū)域劃分為若干小組，每組由兩人或以上進(jìn)行交叉盤點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.實(shí)盤記錄：*盤點(diǎn)人員需根據(jù)商品實(shí)際數(shù)量進(jìn)行記錄，嚴(yán)禁憑空估算。*記錄商品編碼（或條碼）、品名、規(guī)格、單位、實(shí)盤數(shù)量、庫(kù)位等信息。*對(duì)盤盈、盤虧商品需單獨(dú)標(biāo)記，并注明原因（如可查明）。3.復(fù)盤與抽盤：*初盤完成后，由另一盤點(diǎn)小組或監(jiān)盤人員對(duì)部分商品進(jìn)行復(fù)盤，特別是差異較大、高價(jià)值、易出錯(cuò)的商品。*領(lǐng)導(dǎo)小組可根據(jù)情況進(jìn)行重點(diǎn)抽盤。4.數(shù)據(jù)錄入與核對(duì)：*盤點(diǎn)完成后，及時(shí)將實(shí)盤數(shù)據(jù)錄入至盤點(diǎn)系統(tǒng)或匯總至盤點(diǎn)表。*系統(tǒng)自動(dòng)與賬面數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，生成盤點(diǎn)差異表。（五）盤點(diǎn)差異處理1.差異分析：各部門對(duì)盤點(diǎn)差異進(jìn)行逐項(xiàng)核對(duì)與分析，查明差異原因，如：錄入錯(cuò)誤、串碼、破損未報(bào)、失竊、自然損耗、系統(tǒng)故障、前期差錯(cuò)等。2.差異上報(bào)：將盤點(diǎn)差異表及原因分析報(bào)告提交至盤點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組審核。3.審批調(diào)整：*經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，對(duì)于合理范圍內(nèi)的正常損耗，按規(guī)定程序進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。*對(duì)于重大差異或異常原因（如失竊、舞弊），應(yīng)立案調(diào)查，并追究相關(guān)人員責(zé)任。4.賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的盤點(diǎn)差異表，進(jìn)行庫(kù)存賬目的調(diào)整，確保賬實(shí)相符。（六）盤點(diǎn)報(bào)告與改進(jìn)1.編制盤點(diǎn)報(bào)告：盤點(diǎn)結(jié)束后，財(cái)務(wù)部門會(huì)同相關(guān)部門根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制《庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告》，內(nèi)容包括：盤點(diǎn)概況、盤盈盤虧匯總、差異原因分析、處理意見(jiàn)及改進(jìn)措施建議。2.報(bào)告審批：盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)盤點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，按公司審批流程報(bào)批。3.總結(jié)與改進(jìn)：組織召開(kāi)盤點(diǎn)總結(jié)會(huì)議，通報(bào)盤點(diǎn)結(jié)果，分析存在問(wèn)題，吸取教訓(xùn)，制定并落實(shí)