采購申請單及審批流程標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與核心價(jià)值本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購需求場景，包括但不限于：日常辦公物資（文具、耗材等）采購、生產(chǎn)設(shè)備/工具采購、IT設(shè)備采購、市場推廣物料采購、行政后勤服務(wù)采購（如維修、清潔等）及項(xiàng)目專項(xiàng)采購等。通過標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單及審批流程，可實(shí)現(xiàn)以下核心價(jià)值：規(guī)范管理：明確采購需求提報(bào)、審核、審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，避免流程混亂；提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化表單與流程減少溝通成本，加速采購響應(yīng)；風(fēng)險(xiǎn)控制：通過多級審核保證采購必要性、預(yù)算合規(guī)性及成本合理性，降低采購風(fēng)險(xiǎn)；責(zé)任追溯：完整記錄采購申請全流程，便于后續(xù)查詢與責(zé)任界定。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購申請發(fā)起操作主體：采購需求部門申請人（如行政專員、項(xiàng)目主管等）。操作步驟：確認(rèn)采購需求：申請人根據(jù)部門工作需要，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等核心信息，保證需求真實(shí)、必要。填寫申請單：依據(jù)本模板“三、采購申請單模板”完整填寫信息，重點(diǎn)核實(shí)預(yù)估單價(jià)與總價(jià)（可參考?xì)v史采購價(jià)格或市場詢價(jià)），保證預(yù)算準(zhǔn)確。附支撐材料：若采購涉及特殊需求（如非標(biāo)設(shè)備、定制化服務(wù)），需附技術(shù)規(guī)格書、報(bào)價(jià)單（至少2家供應(yīng)商比價(jià)）等材料，作為審核依據(jù)。（二）部門負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管）。審核重點(diǎn)：采購需求是否符合部門年度工作計(jì)劃及預(yù)算范圍；采購數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在過度采購；支撐材料是否完整、有效。操作結(jié)果：審核通過：在申請單“部門負(fù)責(zé)人審核”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至采購部門；審核不通過：注明駁回理由（如“超預(yù)算”“需求不明確”），退回申請人修改后重新提報(bào)。（三）采購部門審核操作主體：采購部門專員/負(fù)責(zé)人。審核重點(diǎn)：采購物品/服務(wù)是否屬于企業(yè)集中采購目錄（若有），是否需通過招標(biāo)、比價(jià)等方式采購；預(yù)估單價(jià)是否偏離市場平均水平（可通過歷史數(shù)據(jù)、第三方平臺(tái)比價(jià)驗(yàn)證）；供應(yīng)商資質(zhì)是否符合要求（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)等，首次合作供應(yīng)商需提供資質(zhì)文件）。操作結(jié)果：審核通過：確認(rèn)采購方式（如直接采購、詢價(jià)采購、招標(biāo)采購），在“采購部門審核”欄簽字，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門；審核不通過：注明理由（如“預(yù)估價(jià)過高”“供應(yīng)商資質(zhì)不符”），退回需求部門調(diào)整或補(bǔ)充比價(jià)材料。（四）財(cái)務(wù)部門審核操作主體：財(cái)務(wù)部門專員/負(fù)責(zé)人。審核重點(diǎn)：采購預(yù)算是否在部門可用額度內(nèi)，是否涉及跨年度預(yù)算；預(yù)估總成本與財(cái)務(wù)系統(tǒng)預(yù)算數(shù)據(jù)是否一致，是否存在超預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)；付款方式、周期是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、結(jié)算節(jié)點(diǎn)）。操作結(jié)果：審核通過：確認(rèn)預(yù)算合規(guī)性，在“財(cái)務(wù)部門審核”欄簽字，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)；審核不通過：注明理由（如“預(yù)算不足”“付款方式不符”），退回需求部門調(diào)整預(yù)算或采購方案。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批操作主體：分管采購/財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理/總監(jiān)。審批重點(diǎn)：采購事項(xiàng)是否對部門業(yè)務(wù)目標(biāo)達(dá)成具有關(guān)鍵支撐作用；金額較大（如超過部門審批權(quán)限，具體金額根據(jù)企業(yè)制度確定）或特殊采購（如應(yīng)急采購、戰(zhàn)略采購）的必要性；是否符合企業(yè)成本控制目標(biāo)。操作結(jié)果：審批通過：在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字，根據(jù)金額大小決定是否需報(bào)總經(jīng)理審批；審批不通過：注明理由，退回采購部門或需求部門調(diào)整。（六）總經(jīng)理審批（如需）操作主體：總經(jīng)理。適用范圍：超過分管領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的采購（如單筆金額≥5萬元，或年度累計(jì)采購金額≥10萬元，具體金額根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）。審批重點(diǎn)：采購事項(xiàng)是否符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向；大額支出的投入產(chǎn)出比；是否存在更優(yōu)替代方案。操作結(jié)果：審批通過：在“總經(jīng)理審批”欄簽字，確認(rèn)采購執(zhí)行；審批不通過：注明理由，流程終止或退回重新規(guī)劃。（七）采購執(zhí)行與歸檔操作主體：采購部門、需求部門、檔案管理部門。操作步驟：采購執(zhí)行：審批通過后，采購部門根據(jù)采購方式（如詢價(jià)、招標(biāo)）確定供應(yīng)商，簽訂采購合同，下達(dá)采購訂單，跟蹤到貨進(jìn)度。驗(yàn)收確認(rèn)：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門與采購部門共同驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》（可作為附件），確認(rèn)數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求。付款結(jié)算：驗(yàn)收合格后，采購部門提交付款申請至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定安排付款。檔案歸檔：采購申請單、審批記錄、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等材料由采購部門整理后，移交檔案管理部門存檔（保存期限不少于3年，重要采購項(xiàng)目長期保存）。三、采購申請單模板（含填寫說明）采購申請單基本信息內(nèi)容申請單號(hào)由采購部門按規(guī)則自動(dòng)（如“CG-YYYY-MM-X”，YYYY為年份，MM為月份，X為流水號(hào)）申請部門需求部門全稱（如“行政部”“市場部”）申請人需求部門具體經(jīng)辦人（如“”）聯(lián)系方式申請人手機(jī)號(hào)/分機(jī)號(hào)（僅內(nèi)部使用，不對外公開）申請日期年月日（填寫申請單當(dāng)日日期）采購信息內(nèi)容物品/服務(wù)名稱需采購的具體物品或服務(wù)（如“聯(lián)想ThinkPad筆記本”“年度清潔服務(wù)”）規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)詳細(xì)描述物品規(guī)格或服務(wù)要求（如“CPU:i5-1135G7,內(nèi)存:16G,硬盤:512GSSD”或“每周一至周五18:00后辦公區(qū)域清潔，包含地面、桌面垃圾清理”）單位物品計(jì)量單位（如“臺(tái)”“套”“批”）或服務(wù)計(jì)價(jià)單位（如“年次”“次”）數(shù)量采購數(shù)量（需為阿拉伯?dāng)?shù)字，避免“一批”“若干”等模糊表述）預(yù)估單價(jià)（元）單位物品/服務(wù)的預(yù)估價(jià)格（保留兩位小數(shù)）預(yù)估總價(jià)（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)（自動(dòng)計(jì)算，需大寫：如“伍仟元整”）資金來源預(yù)算科目（如“行政辦公費(fèi)”“市場推廣費(fèi)”）或項(xiàng)目名稱（如“研發(fā)項(xiàng)目”）用途說明詳細(xì)說明采購原因及使用場景（如“因新員工入職，需配置辦公電腦”“用于季度客戶答謝活動(dòng)物料制作”）供應(yīng)商信息（可選）建議供應(yīng)商名稱（若有）、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（如無，可填寫“待詢價(jià)”）附件清單附支撐材料名稱（如“技術(shù)規(guī)格書”“3家供應(yīng)商比價(jià)表”）審批流程審核人/審批人職務(wù)審批意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人審核*部門經(jīng)理采購部門審核*采購主管財(cái)務(wù)部門審核*財(cái)務(wù)經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)審批*副總經(jīng)理總經(jīng)理審批（如需）*總經(jīng)理備注|1.如為緊急采購，需在“備注”欄注明“緊急”，并說明原因（如“生產(chǎn)設(shè)備故障需立即更換”），可啟動(dòng)綠色審批通道；2.采購?fù)瓿珊?，需憑本單及驗(yàn)收單至財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。|模板填寫說明申請單號(hào)：無需申請人填寫，由采購部門在接收申請單后自動(dòng)并反饋；規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)：非標(biāo)設(shè)備或定制化服務(wù)需詳細(xì)填寫，避免后續(xù)糾紛；預(yù)估單價(jià)：可參考?xì)v史采購記錄、電商平臺(tái)（如京東企業(yè)購、巴巴）或供應(yīng)商報(bào)價(jià)，保證合理性；用途說明：需簡明扼要，突出采購必要性，便于審批人判斷；審批意見：審核/審批人需明確填寫“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說明”，不得僅簽字不表態(tài)。四、使用中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息真實(shí)性要求申請人需對采購申請單所有信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)采購需求或偽造支撐材料，違者將按企業(yè)獎(jiǎng)懲制度處理。（二）審批時(shí)效管理各部門審核/審批需在2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購除外），逾期未反饋視為默認(rèn)通過；緊急采購流程：需求部門填寫申請單后，需同時(shí)通過OA系統(tǒng)、郵件或電話通知各審批人，并在“備注”欄標(biāo)注“緊急”，審批人需在4小時(shí)內(nèi)反饋意見。（三）特殊情況處理預(yù)算調(diào)整：若采購金額超部門預(yù)算，需提前向財(cái)務(wù)部門提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)審批通過后方可啟動(dòng)采購流程；重復(fù)采購：對于日常消耗品（如A4紙、筆），可按季度或半年度匯總提報(bào)，減少單次申請頻次，但需明確各批次采購時(shí)間與數(shù)量；供應(yīng)商變更：若最終供應(yīng)商與申請時(shí)建議供應(yīng)商不一致，需在采購執(zhí)行后3個(gè)工作日內(nèi)向采購部門書面說明原因（如“原供應(yīng)商報(bào)價(jià)超預(yù)算，選擇性價(jià)比更高供應(yīng)商”）。（四）合規(guī)性原則采購需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國采購法》（如適用企業(yè)）、企業(yè)《采購管理制度》及廉潔從業(yè)規(guī)定，禁止采購“三無”產(chǎn)品或與供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)的物品；單次采購金額達(dá)到招標(biāo)限額（如50萬元，具體按地方規(guī)定）的，必