會計憑證的意義、種類、保管和傳遞1.會計憑證的意義會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責(zé)任、按一定格式編制的據(jù)以登記會計賬簿的書面證明。它在會計核算和經(jīng)濟管理中具有多方面重要意義。首先，會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生，都必須通過會計憑證記錄下來。比如企業(yè)購買原材料，會取得購貨發(fā)票，發(fā)票上詳細(xì)記錄了購貨的日期、數(shù)量、單價、金額等信息，這些信息能準(zhǔn)確反映該筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容。有了會計憑證，就能對企業(yè)的經(jīng)濟活動進(jìn)行全面、系統(tǒng)的記錄，使經(jīng)濟業(yè)務(wù)不會被遺漏或混淆。其次，會計憑證是明確經(jīng)濟責(zé)任的重要手段。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，相關(guān)人員需要在會計憑證上簽字或蓋章，以表明對該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)。例如，在差旅費報銷單上，出差人員要簽字確認(rèn)費用的真實性，部門負(fù)責(zé)人要簽字審批，財務(wù)人員要審核簽字。這樣一旦出現(xiàn)問題，就可以根據(jù)憑證上的簽字找到相應(yīng)的責(zé)任人，便于查明原因，落實責(zé)任。再者，會計憑證是登記賬簿的依據(jù)。會計人員根據(jù)審核無誤的會計憑證，將經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容分類、匯總后登記到相應(yīng)的賬簿中。沒有會計憑證，賬簿記錄就成了無源之水，無法準(zhǔn)確反映企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。只有依據(jù)真實、準(zhǔn)確的會計憑證登記賬簿，才能保證賬簿記錄的真實性和可靠性。最后，會計憑證有助于監(jiān)督和控制經(jīng)濟活動。通過對會計憑證的審核，可以檢查經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合國家法律法規(guī)、企業(yè)規(guī)章制度的要求，是否存在浪費、貪污、挪用等違法違紀(jì)行為。例如，審核費用報銷憑證時，可以檢查費用的開支是否合理，是否符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。如果發(fā)現(xiàn)問題，可以及時采取措施加以糾正，從而保證企業(yè)經(jīng)濟活動的合法性和合理性。2.會計憑證的種類會計憑證按照填制程序和用途不同，可分為原始憑證和記賬憑證兩大類。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)。原始憑證按取得的來源不同，可分為自制原始憑證和外來原始憑證。自制原始憑證是由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。比如企業(yè)倉庫保管人員在材料驗收入庫時填制的收料單，生產(chǎn)車間向倉庫領(lǐng)用材料時填制的領(lǐng)料單，以及企業(yè)內(nèi)部各部門之間進(jìn)行費用報銷時填制的費用報銷單等。自制原始憑證按其填制手續(xù)和內(nèi)容不同，又可分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。一次憑證是指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)且僅一次有效的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單等。累計憑證是指在一定時期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟業(yè)務(wù)且多次有效的原始憑證，最典型的是限額領(lǐng)料單。在限額領(lǐng)料單中，規(guī)定了某種材料在一定時期內(nèi)的領(lǐng)用限額，每次領(lǐng)料時，倉庫保管人員在限額領(lǐng)料單上記錄領(lǐng)用數(shù)量，當(dāng)領(lǐng)用數(shù)量達(dá)到限額時，就不能再領(lǐng)用該材料。匯總憑證是指對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張原始憑證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證，如發(fā)料憑證匯總表，它是根據(jù)一定時期內(nèi)的所有領(lǐng)料單匯總編制而成的。外來原始憑證是指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。比如企業(yè)購買貨物時從供貨單位取得的增值稅專用發(fā)票，職工出差取得的飛機票、火車票等。這些外來原始憑證是企業(yè)與外部單位發(fā)生經(jīng)濟往來的重要證明。記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證，它是登記賬簿的直接依據(jù)。記賬憑證按其反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。收款憑證是指用于記錄現(xiàn)金和銀行存款收款業(yè)務(wù)的會計憑證。當(dāng)企業(yè)收到現(xiàn)金或銀行存款時，會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證填制收款憑證。例如，企業(yè)銷售商品收到銀行存款，會計人員應(yīng)填制銀行存款收款憑證。付款憑證是指用于記錄現(xiàn)金和銀行存款付款業(yè)務(wù)的會計憑證。當(dāng)企業(yè)支付現(xiàn)金或銀行存款時，會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證填制付款憑證。比如企業(yè)用現(xiàn)金支付辦公用品費，會計人員應(yīng)填制現(xiàn)金付款憑證。需要注意的是，對于涉及現(xiàn)金和銀行存款之間的相互劃轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，如將現(xiàn)金存入銀行或從銀行提取現(xiàn)金，一般只編制付款憑證，不編制收款憑證，以避免重復(fù)記賬。轉(zhuǎn)賬憑證是指用于記錄不涉及現(xiàn)金和銀行存款業(yè)務(wù)的會計憑證。例如企業(yè)計提固定資產(chǎn)折舊、分配制造費用等業(yè)務(wù)，不涉及現(xiàn)金和銀行存款的收付，會計人員應(yīng)填制轉(zhuǎn)賬憑證。記賬憑證按其填列方式不同，可分為單式記賬憑證和復(fù)式記賬憑證。單式記賬憑證是指每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的一個會計科目及其金額的記賬憑證。而復(fù)式記賬憑證是將每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的全部會計科目及其發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證，它能全面反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬戶對應(yīng)關(guān)系，便于了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全貌。3.會計憑證的保管會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。妥善保管會計憑證，對于保證會計資料的安全完整，便于日后查閱和審計具有重要意義。會計憑證的整理工作是保管的基礎(chǔ)。會計部門在記賬后，應(yīng)定期（一般為每月）將各種會計憑證加以分類整理，將記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證一起，折疊整齊，剔除金屬物，防止憑證被損壞。對于一些數(shù)量較多、面積較大的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單等，可以單獨裝訂保管，但要在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查找。裝訂是將整理好的會計憑證進(jìn)行固定的重要步驟。一般采用線繩裝訂的方式，裝訂時要注意整齊、牢固。裝訂成冊的會計憑證應(yīng)加具封面和封底，封面上應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員和裝訂人員等有關(guān)事項，并由會計主管人員和保管人員在封面上簽章，以明確責(zé)任。會計憑證的歸檔和存查是保管的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。裝訂成冊的會計憑證應(yīng)及時歸檔，存放在專門的會計檔案柜中，并按照一定的順序排列，以便于查找。企業(yè)應(yīng)建立會計憑證查閱制度，嚴(yán)格查閱手續(xù)。本單位人員因工作需要查閱會計憑證時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員同意，并辦理登記手續(xù)。外部單位人員查閱會計憑證時，必須持有單位介紹信，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，同時要詳細(xì)登記查閱的日期、查閱人員姓名、單位、查閱憑證的名稱、編號等。查閱會計憑證時，不得在憑證上做任何標(biāo)記，不得抽換或攜帶外出。會計憑證的保管期限是有明確規(guī)定的。根據(jù)《會計檔案管理辦法》，原始憑證、記賬憑證的保管期限為30年。保管期滿的會計憑證，需要銷毀時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行。首先由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。然后單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計憑證時，應(yīng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計憑證前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計憑證；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。4.會計憑證的傳遞會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。合理組織會計憑證的傳遞，對于及時處理和登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任，實行會計監(jiān)督，具有重要作用。會計憑證傳遞的程序應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置和人員分工情況以及管理上的要求來確定。比如在企業(yè)采購業(yè)務(wù)中，采購人員取得購貨發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票傳遞給倉庫保管人員，倉庫保管人員根據(jù)發(fā)票驗收貨物，填寫收料單。收料單和發(fā)票一起傳遞給會計部門，會計部門根據(jù)審核無誤的收料單和發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。在這個過程中，明確了各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和責(zé)任，保證了采購業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。會計憑證傳遞的時間是指各種會計憑證在各經(jīng)辦部門、環(huán)節(jié)所停留的最長時間。確定會計憑證傳遞時間，要考慮各部門和人員的工作內(nèi)容和工作量，以及在正常情況下完成各項工作所需的時間。既要保證會計憑證的及時傳遞，以便及時進(jìn)行賬務(wù)處理，又要避免會計憑證在某個環(huán)節(jié)停留時間過長，導(dǎo)致工作效率低下。例如，規(guī)定差旅費報銷單在出差人員返回單位后3天內(nèi)必須交到財務(wù)部門，財務(wù)部門在收到差旅費報銷單后2天內(nèi)完成審核和報銷工作。會計憑證傳遞的手續(xù)是指在憑證傳遞過程中的銜接手續(xù)。在會計憑證傳遞過程中，要建立嚴(yán)格的簽收制度，各環(huán)節(jié)的經(jīng)辦人員在收到會計憑證時，要在憑證上簽名或蓋章，以明確責(zé)任。例如，倉庫保管人員收