采購流程管理與供應(yīng)商管理通用工具模板引言在企業(yè)經(jīng)營活動中，采購流程的高效規(guī)范與供應(yīng)商資源的優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定，直接影響成本控制、供應(yīng)鏈效率及產(chǎn)品質(zhì)量。本工具模板旨在為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化的采購管理框架與供應(yīng)商管理工具，幫助采購部門實現(xiàn)流程透明化、決策數(shù)據(jù)化、合作長期化，適用于制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等多行業(yè)企業(yè)的采購場景，尤其適合中小型企業(yè)快速搭建采購管理體系。一、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用主體本模板適用于企業(yè)內(nèi)部采購部門、供應(yīng)鏈管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部等），覆蓋從需求提報到供應(yīng)商全生命周期管理的各環(huán)節(jié)。（二）典型應(yīng)用場景新業(yè)務(wù)啟動采購：企業(yè)拓展新產(chǎn)品線或新項目時，需快速規(guī)范采購流程，保證供應(yīng)商選擇合規(guī)、成本可控?，F(xiàn)有采購流程優(yōu)化：針對采購效率低、供應(yīng)商合作不穩(wěn)定、成本波動大等問題，通過模板梳理流程漏洞，明確管理標(biāo)準(zhǔn)。多品類采購管理：同時涉及原材料、辦公用品、服務(wù)外包等多品類采購時，統(tǒng)一管理框架，避免流程碎片化。供應(yīng)商體系升級：需對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行分級、評估或引入新供應(yīng)商時，通過標(biāo)準(zhǔn)化工具篩選優(yōu)質(zhì)資源，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。二、采購全流程操作指南與供應(yīng)商管理步驟（一）采購流程操作步驟1.需求提報與審批操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、項目需求或日常運營需要，填寫《采購需求申請表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額等信息。需求部門負(fù)責(zé)人審核需求合理性（如數(shù)量是否匹配實際消耗、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)），提交至采購部門。采購部門對需求進(jìn)行復(fù)核：核查庫存（避免重復(fù)采購）、市場行情（初步判斷預(yù)算可行性），確認(rèn)無誤后報財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)（如采購總監(jiān)、總經(jīng)理）審批。審批通過后，正式進(jìn)入采購執(zhí)行階段。責(zé)任人：需求專員→需求部門負(fù)責(zé)人→采購主管→財務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)輸出成果：《采購需求申請表》（審批版）2.供應(yīng)商尋源與篩選操作內(nèi)容：信息收集：采購專員通過行業(yè)平臺（如招投標(biāo)網(wǎng)站、專業(yè)展會）、供應(yīng)商自薦、同行推薦、現(xiàn)有供應(yīng)商庫等方式，收集潛在供應(yīng)商名單，初步篩選出滿足基本資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、生產(chǎn)/經(jīng)營許可）的供應(yīng)商。資質(zhì)審核：要求供應(yīng)商提供《供應(yīng)商信息登記表》（含公司背景、產(chǎn)能、質(zhì)量體系認(rèn)證、過往合作案例等），采購部門聯(lián)合法務(wù)部、質(zhì)量部審核資質(zhì)真實性及合規(guī)性（如是否在經(jīng)營異常名錄、有無重大訴訟記錄）。樣品測試/現(xiàn)場考察：對關(guān)鍵物料或服務(wù)，需供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)量部進(jìn)行檢測（如功能、規(guī)格、合格率）；或組織跨部門小組（采購、質(zhì)量、技術(shù)）對供應(yīng)商生產(chǎn)基地、倉儲條件、工藝流程進(jìn)行現(xiàn)場考察，評估其履約能力。責(zé)任人：采購專員→采購主管→質(zhì)量部/技術(shù)部→法務(wù)部輸出成果：《潛在供應(yīng)商名單》《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》《樣品測試報告》或《現(xiàn)場考察記錄》3.采購執(zhí)行與合同簽訂操作內(nèi)容：詢價比價議價：對通過資質(zhì)審核的供應(yīng)商（至少3家，單一來源采購需說明理由），發(fā)出《詢價單》，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供報價單。采購專員對比價格、付款周期、交貨方式、售后服務(wù)等條款，組織議價，確定最終合作供應(yīng)商及價格。合同擬定：法務(wù)部根據(jù)談判結(jié)果，擬定《采購合同》，明確標(biāo)的物詳情、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與地點、驗收方式、付款條件、違約責(zé)任、保密條款等內(nèi)容。采購部門與供應(yīng)商溝通確認(rèn)合同條款，雙方簽字蓋章后生效。訂單下達(dá)：采購專員根據(jù)合同《采購訂單》，同步發(fā)送至供應(yīng)商及倉庫、財務(wù)部，作為后續(xù)交付、驗收、付款的依據(jù)。責(zé)任人：采購專員→采購主管→法務(wù)部→財務(wù)部→供應(yīng)商輸出成果：《詢價對比表》《采購合同》《采購訂單》4.交付驗收與問題處理操作內(nèi)容：交付跟蹤：供應(yīng)商按訂單約定發(fā)貨后，采購專員跟蹤物流信息，提前通知倉庫做好收貨準(zhǔn)備；若延遲交付，要求供應(yīng)商書面說明原因并承諾交付時間。入庫驗收：倉庫核對到貨物料名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，質(zhì)量部按《采購合同》約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)、行標(biāo)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行檢驗，填寫《驗收報告單》。驗收合格物料辦理入庫手續(xù)；不合格物料由采購專員聯(lián)系供應(yīng)商處理（如退貨、換貨、折價），并記錄《不合格品處理記錄》。異常反饋：若交付過程中出現(xiàn)數(shù)量短缺、損壞或質(zhì)量問題，采購部門需在24小時內(nèi)啟動問題處理流程，協(xié)調(diào)供應(yīng)商賠償或補貨，同時更新供應(yīng)商履約記錄。責(zé)任人：采購專員→倉庫→質(zhì)量部→采購主管輸出成果：《驗收報告單》《不合格品處理記錄》5.付款結(jié)算與歸檔操作內(nèi)容：對賬申請：供應(yīng)商按合同約定開具發(fā)票，采購專員核對發(fā)票信息與訂單、驗收報告是否一致，填寫《付款申請單》，附發(fā)票、合同、驗收報告等憑證，提交財務(wù)部。審批付款：財務(wù)部審核憑證無誤后，按合同約定的付款周期（如預(yù)付款、到付款、質(zhì)保金后付）辦理付款手續(xù)，付款完成后通知采購專員。資料歸檔：采購專員將本次采購全流程資料（需求申請、合同、訂單、驗收報告、付款憑證等）整理歸檔，電子版存入采購管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版按時間順序裝訂保存，保存期限不少于3年（或按企業(yè)檔案管理要求）。責(zé)任人：采購專員→財務(wù)部→采購主管輸出成果：《付款申請單》《采購檔案目錄》（二）供應(yīng)商管理步驟1.供應(yīng)商準(zhǔn)入操作內(nèi)容：供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、體系認(rèn)證）、樣品測試、現(xiàn)場考察等環(huán)節(jié)，評估其滿足企業(yè)采購需求的能力。審核通過后，供應(yīng)商錄入《供應(yīng)商信息登記表》，分配唯一供應(yīng)商編碼，納入《合格供應(yīng)商名錄》，方可參與后續(xù)采購項目。責(zé)任人：采購專員→采購主管→質(zhì)量部/技術(shù)部輸出成果：《合格供應(yīng)商名錄》2.供應(yīng)商績效評估操作內(nèi)容：評估周期：季度/半年度/年度評估，根據(jù)物料重要性及合作頻率確定（如關(guān)鍵物料供應(yīng)商季度評估，普通物料供應(yīng)商年度評估）。評估指標(biāo)：質(zhì)量指標(biāo)（權(quán)重40%）：來料批次合格率、質(zhì)量問題整改及時率、客訴次數(shù)；交付指標(biāo)（權(quán)重30%）：準(zhǔn)時交付率、訂單滿足率、交付提前/延遲天數(shù)；價格指標(biāo)（權(quán)重20%）：價格競爭力、成本降低貢獻(xiàn)、付款條件合理性；服務(wù)指標(biāo)（權(quán)重10%）：響應(yīng)速度（如問題處理時效）、配合度（如配合緊急訂單）、售后支持。評估流程：采購專員收集各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)（質(zhì)量部提供質(zhì)量指標(biāo)、倉庫提供交付指標(biāo)、財務(wù)部提供價格指標(biāo)），填寫《供應(yīng)商績效評估表》，采購部門組織評估會議，確定供應(yīng)商績效等級（A級：優(yōu)秀，B級：良好，C級：合格，D級：不合格）。責(zé)任人：采購專員→采購主管→質(zhì)量部/倉庫/財務(wù)部輸出成果：《供應(yīng)商績效評估表》《供應(yīng)商績效等級匯總表》3.供應(yīng)商分級與動態(tài)管理操作內(nèi)容：分級標(biāo)準(zhǔn)：A級（戰(zhàn)略供應(yīng)商）：合作穩(wěn)定、績效優(yōu)秀，可簽訂長期合作協(xié)議，優(yōu)先分配訂單，聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品；B級（重點供應(yīng)商）：績效良好，核心物料采購來源，定期優(yōu)化合作模式；C級（普通供應(yīng)商）：滿足基本需求，需持續(xù)關(guān)注績效，存在淘汰風(fēng)險；D級（淘汰供應(yīng)商）：績效不達(dá)標(biāo)或出現(xiàn)重大違約（如質(zhì)量、延遲交付導(dǎo)致停產(chǎn)），立即暫停合作，啟動清退流程。動態(tài)調(diào)整：根據(jù)評估結(jié)果，每半年更新供應(yīng)商等級，對A級供應(yīng)商提供資源傾斜（如預(yù)付款、縮短賬期），對C/D級供應(yīng)商制定改進(jìn)計劃，連續(xù)兩次D級直接移出《合格供應(yīng)商名錄》。責(zé)任人：采購主管→采購部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)輸出成果：《供應(yīng)商分級管理表》《供應(yīng)商改進(jìn)計劃》4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)操作內(nèi)容：定期溝通：每季度與核心供應(yīng)商召開業(yè)務(wù)溝通會，反饋合作問題、市場趨勢及需求變化，收集供應(yīng)商改進(jìn)建議。激勵與扶持：對年度績效優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰（如“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”稱號），或在下一年度采購訂單中給予5%-10%的份額傾斜；對有潛力的中小供應(yīng)商，提供技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求等培訓(xùn)，幫助其提升履約能力。風(fēng)險預(yù)警：關(guān)注供應(yīng)商經(jīng)營狀況（如財務(wù)報表、輿情信息），若出現(xiàn)破產(chǎn)、重大訴訟等風(fēng)險，及時啟動備選供應(yīng)商開發(fā)流程，保證供應(yīng)鏈連續(xù)性。責(zé)任人：采購主管→采購專員輸出成果：《供應(yīng)商溝通會議紀(jì)要》《供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警報告》三、核心工具模板清單及表格說明（一）采購需求申請表字段名稱填寫說明需求部門填寫申請采購的部門（如生產(chǎn)部、行政部）需求日期填寫提交申請的日期物料/服務(wù)名稱填寫具體名稱（如“A型號鋼材”“年度保潔服務(wù)”）規(guī)格型號/服務(wù)要求詳細(xì)描述規(guī)格參數(shù)或服務(wù)內(nèi)容（如“厚度5mm，抗拉強度≥400MPa”“每日8小時保潔”）需求數(shù)量申請采購的數(shù)量單位數(shù)量單位（如件、kg、次）期望交付日期要求物料/服務(wù)到場的日期（格式：YYYY-MM-DD）預(yù)算單價估算的單價（元）預(yù)算總價需求數(shù)量×預(yù)算單價用途說明說明采購原因（如“用于產(chǎn)品生產(chǎn)”“日常辦公使用”）需求部門負(fù)責(zé)人需求部門負(fù)責(zé)人簽字，確認(rèn)需求合理性采購部門審核意見采購主管填寫，審核需求可行性財務(wù)部審核意見財務(wù)負(fù)責(zé)人填寫，審核預(yù)算合理性分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，最終審批（二）供應(yīng)商信息登記表字段名稱填寫說明供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致的名稱統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼注冊地址供應(yīng)商注冊地址實際經(jīng)營地址供應(yīng)商主要生產(chǎn)經(jīng)營地址聯(lián)系人采購對接人姓名職務(wù)聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系電話聯(lián)系人電話（僅用于內(nèi)部溝通，不對外公開）經(jīng)營范圍營業(yè)執(zhí)照上的經(jīng)營范圍主要產(chǎn)品/服務(wù)供應(yīng)的主要物料或服務(wù)類型年產(chǎn)能/營業(yè)額近一年產(chǎn)能或營業(yè)額（如“年產(chǎn)能1000噸”“年營業(yè)額5000萬元”）質(zhì)量體系認(rèn)證是否通過ISO9001等質(zhì)量體系認(rèn)證，填寫證書編號及有效期過往合作案例提供3-5個合作企業(yè)名稱及合作項目（如“為汽車廠供應(yīng)零部件，2022-2023年”）附件清單需營業(yè)執(zhí)照、許可證、認(rèn)證證書等掃描件（三）供應(yīng)商績效評估表（季度）供應(yīng)商名稱評估周期評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（100分制）得分加權(quán)得分質(zhì)量指標(biāo)（40%）來料批次合格率≥98%得40分，每降1%扣2分；質(zhì)量問題整改及時率100%得10分，延遲1次扣2分交付指標(biāo)（30%）準(zhǔn)時交付率100%得30分，延遲1次扣3分；訂單滿足率≥95%得10分，每降1%扣1分價格指標(biāo)（20%）價格低于市場平均5%得20分，持平得10分，高于5%不得分；成本降低貢獻(xiàn)≥3%得10分，無貢獻(xiàn)0分服務(wù)指標(biāo)（10%）問題響應(yīng)≤24小時得5分，延遲1次扣1分；配合度高得5分，一般得2分，差得0分綜合得分等級評定□A級□B級□C級□D級A級：≥90分；B級：80-89分；C級：70-79分；D級：<70分改進(jìn)建議（如“提升來料批次合格率至99%”“優(yōu)化交付周期”）（四）采購合同模板（簡化版）合同編號：CG-[年份]-[序號]甲方（采購方）：[公司全稱]乙方（供應(yīng)商）：[供應(yīng)商全稱]簽訂日期：YYYY年MM月DD日第一條標(biāo)的物名稱規(guī)格型號數(shù)量單位單價（元）總價（元）交付日期交付地點[物料名稱][參數(shù)][數(shù)量][件][單價][總價]YYYY-MM-DD甲方倉庫第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方交付的標(biāo)的物需符合[國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/甲方提供的技術(shù)圖紙]，并提供質(zhì)量檢驗報告。第三條驗收：甲方應(yīng)在收到標(biāo)的物后[5]個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格簽字確認(rèn)；不合格的，乙方應(yīng)在[3]個工作日內(nèi)負(fù)責(zé)退換。第四條付款方式：甲方驗收合格后[30]日內(nèi)，乙方開具[13%]增值稅專用發(fā)票，甲方收到發(fā)票后[15]日內(nèi)支付全款。第五條違約責(zé)任：若乙方延遲交付，每延遲1日按逾期金額的[0.05%]支付違約金；若標(biāo)的物質(zhì)量不合格，乙方負(fù)責(zé)退換并賠償甲方損失。第六條爭議解決：本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________日期：_________乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：_________日期：_________（五）供應(yīng)商分級管理表供應(yīng)商名稱編碼分級主要合作物料績效得分上級評估結(jié)果管理策略負(fù)責(zé)人[供應(yīng)商A]S001A級關(guān)鍵零部件92戰(zhàn)略合作優(yōu)先訂單，聯(lián)合研發(fā)[供應(yīng)商B]S002B級輔助材料85重點維護(hù)穩(wěn)定份額，定期溝通[供應(yīng)商C]S003C級辦公用品75觀察改進(jìn)制定改進(jìn)計劃，評估后續(xù)合作[供應(yīng)商D]S004D級包裝材料65清退停止合作，啟動備選供應(yīng)商開發(fā)趙六四、使用過程中的關(guān)鍵要點與風(fēng)險規(guī)避（一）流程合規(guī)性保障嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限：需求審批、合同簽訂、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)需按企業(yè)內(nèi)控制度明確審批人，杜絕越權(quán)審批（如單筆金額超10萬元的采購需總經(jīng)理審批）。留存完整書面記錄：各環(huán)節(jié)輸出成果（申請表、合同、評估表等）需簽字蓋章，保證可追溯，避免口頭協(xié)議導(dǎo)致糾紛。（二）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性管理統(tǒng)一物料與供應(yīng)商編碼：建立標(biāo)準(zhǔn)化的物料編碼規(guī)則（如“類別-規(guī)格-流水號”）和供應(yīng)商編碼規(guī)則，避免重復(fù)錄入或信息混淆。定期核對數(shù)據(jù)：每月核對采購訂單、入庫單、發(fā)票信息，保證“三單匹配”，防止錯付、重付。（三）供應(yīng)商信息保密限制訪問權(quán)限：供應(yīng)商信息（如聯(lián)系方式、報價策略）僅采購部門相關(guān)人員可查看，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)人員，防止供應(yīng)商被惡意挖角或價格串通。簽訂保密協(xié)議：與核心供應(yīng)商簽訂《保密協(xié)議》，明確雙方信息保密義務(wù)及違約責(zé)任。（四）模板動態(tài)更新定期回顧優(yōu)化：每年度結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)變化（如新產(chǎn)品引入、采購策略調(diào)整）及使用反饋，更新模板內(nèi)容（如增加“ESG評估指標(biāo)”“數(shù)字化采購流程”等模塊）。參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：關(guān)注行業(yè)協(xié)會、標(biāo)桿企業(yè)的采購管理實踐，引入先進(jìn)工具（如供應(yīng)商風(fēng)險評估模型），提升模板適用性。