公司會議制度執(zhí)行記錄跟蹤模板一、適用場景與價值定位本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部會議的規(guī)范化管理，包括但不限于：周例會、月度總結(jié)會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會等。通過系統(tǒng)記錄會議全流程信息，可有效解決“議而不決、決而不行、行而不果”的常見問題，明確責任分工、跟蹤決議進展，提升會議執(zhí)行效率，為企業(yè)決策落地提供數(shù)據(jù)支撐，同時為后續(xù)復(fù)盤改進提供依據(jù)。二、模板使用全流程指南（一）會前籌備：保證會議目標明確、準備充分明確會議目的與主題根據(jù)工作需求確定會議核心目標（如“解決項目進度滯后問題”“明確Q3銷售策略”），并提煉簡潔清晰的會議主題，避免主題模糊導(dǎo)致討論偏離方向。示例：主題應(yīng)為“項目Q2進度延遲原因分析與對策”，而非“項目會議”。確定參會人員與分工明確主持人（通常為部門負責人或會議發(fā)起人）、記錄人（負責填寫本模板）、參會人員（直接相關(guān)責任人）、列席人員（提供支持但不參與決策）。提前3天向參會人員發(fā)送會議通知，包含主題、時間、地點（或會議）、議程及預(yù)閱材料（如項目報告、數(shù)據(jù)報表）。制定會議議程按邏輯順序梳理議題，優(yōu)先級排序（如“緊急事項→重要決策→信息同步→其他”），并預(yù)估每個議題的討論時長，避免會議超時。示例議程：上周任務(wù)完成情況匯報（15分鐘）當前項目進度延遲原因分析（30分鐘）調(diào)整方案與責任分工（20分鐘）下周工作計劃確認（10分鐘）（二）會中記錄：客觀詳實、重點突出記錄會議基本信息在模板“會議基本信息”模塊填寫：會議名稱（按“年份+季度+主題”格式，如“2024年Q2項目進度推進會”）、時間（起止時間，精確到分鐘）、地點（會議室名稱/線上會議平臺）、主持人（經(jīng)理）、記錄人（助理）、參會人員（主管、專員等）、缺席人員及原因（如*請假因客戶拜訪）。記錄討論內(nèi)容與關(guān)鍵意見按議程順序逐項記錄討論要點，突出“爭議點”“共識點”，避免流水賬，重點標注數(shù)據(jù)、案例等具體信息。示例：議題1：任務(wù)完成情況*主管：A任務(wù)完成80%，延遲原因是供應(yīng)鏈原材料到貨延遲（附供應(yīng)商延遲說明）；B任務(wù)完成100%，客戶反饋良好。*經(jīng)理：需供應(yīng)鏈部下周提供到貨時間表，保證后續(xù)任務(wù)不再延遲。明確決議事項與責任分工對每個議題的結(jié)論性意見進行“決議事項”固化，明確“負責人”“完成時限”“交付成果”，避免責任模糊。示例：決議事項負責人完成時限交付成果供應(yīng)鏈部提交原材料到貨時間表*主管2024年5月20日書面時間表（加蓋部門公章）調(diào)整項目任務(wù)計劃，優(yōu)先完成B模塊*專員2024年5月25日更新版項目甘特圖確認記錄準確性會議結(jié)束前，記錄人宣讀會議記錄，重點核對決議事項的負責人、時限、成果要求，參會人員無異議后簽字確認（或線上確認）。（三）會后跟蹤：閉環(huán)管理、保證落地整理與分發(fā)記錄會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人完成模板填寫，經(jīng)主持人審核無誤后，分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)方（如需執(zhí)行的部門），并通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送，郵件標題注明“【會議記錄】會議-日期”。建立決議跟蹤臺賬以“決議事項”為核心，在模板“決議落實跟蹤”模塊實時更新進展：“完成情況”：填寫“進行中”“已完成”“延期”等狀態(tài)，延期需注明原因；“存在問題”：記錄執(zhí)行中遇到的障礙（如資源不足、跨部門協(xié)調(diào)困難）；“反饋時間”：負責人定期更新進展的日期（如每周五反饋）。示例：決議事項負責人完成時限當前狀態(tài)完成情況存在問題反饋時間供應(yīng)鏈部提交原材料到貨時間表*主管5月20日已完成已提交時間表，顯示5月25日到貨無5月20日調(diào)整項目任務(wù)計劃*專員5月25日進行中B模塊計劃已完成80%開發(fā)人員臨時調(diào)配至緊急項目，需延遲1天5月24日定期跟進與預(yù)警主持人或指定督辦人（如行政部）每周檢查決議跟蹤臺賬，對“即將到期”（距截止日期不足3天）和“已延期”的事項發(fā)出預(yù)警，通過即時通訊工具或電話提醒負責人。對于跨部門決議，可組織專項協(xié)調(diào)會，推動資源調(diào)配與問題解決。歸檔與復(fù)盤會議記錄及跟蹤臺賬在決議完成后3個工作日內(nèi)歸檔至公司共享服務(wù)器（按“年份-月份-會議類型”分類保存），保存期限不少于2年。每季度召開會議復(fù)盤會，分析決議執(zhí)行率低的原因（如目標不明確、資源不足），優(yōu)化會議流程與模板內(nèi)容。三、標準化記錄表單模板公司會議制度執(zhí)行記錄跟蹤表（一）會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱2024年Q2項目進度推進會會議時間2024年5月15日14:00-16:30會議地點公司3樓第一會議室主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會人員主管（供應(yīng)鏈部）、專員（項目部）、*主管（銷售部）列席人員*（行政部）缺席人員及原因*（項目部）——因客戶現(xiàn)場需求調(diào)研，已提前報備（二）會議議程序號議題預(yù)估時長實際時長1上周任務(wù)完成情況匯報15分鐘20分鐘2當前項目進度延遲原因分析30分鐘35分鐘3調(diào)整方案與責任分工20分鐘20分鐘4下周工作計劃確認10分鐘10分鐘（三）會議討論與決議序號議題討論要點決議事項1上周任務(wù)完成情況主管：A任務(wù)延遲（供應(yīng)鏈原材料未到貨）；B任務(wù)完成100%。經(jīng)理：供應(yīng)鏈部需說明原因并提交到貨時間表。1.供應(yīng)鏈部于5月20日前提交原材料到貨時間表（負責人：主管）；2.項目部調(diào)整任務(wù)計劃，優(yōu)先完成B模塊（負責人：專員）。2項目進度延遲原因分析專員：關(guān)鍵路徑上的C模塊開發(fā)延遲，因開發(fā)人員臨時支援其他項目。銷售部：客戶對進度高度關(guān)注，需保證5月30日前交付核心功能。1.項目部與人力資源部協(xié)調(diào)，5月17日前調(diào)配1名開發(fā)人員支持C模塊（負責人：專員、經(jīng)理）；2.5月18日向客戶提交進度調(diào)整說明（負責人：*主管）。（四）決議落實跟蹤決議事項負責人計劃完成時限當前狀態(tài)完成情況存在問題最新反饋時間供應(yīng)鏈部提交原材料到貨時間表*主管2024-05-20已完成已提交時間表，顯示5月25日到貨無2024-05-20調(diào)整項目任務(wù)計劃，優(yōu)先完成B模塊*專員2024-05-25進行中B模塊開發(fā)完成80%，測試進行中開發(fā)人員調(diào)配需人力資源部確認，預(yù)計5月17日到位2024-05-16調(diào)配開發(fā)人員支持C模塊專員、經(jīng)理2024-05-17進行中人力資源部已確認候選人，今日完成面試候選人需1天熟悉項目，實際支持時間可能延遲1天2024-05-17向客戶提交進度調(diào)整說明*主管2024-05-18未開始待開發(fā)人員到位后同步更新進度說明需等待C模塊人員調(diào)配結(jié)果未反饋（五）備注下次會議時間：2024年5月22日14:00，地點：3樓第一會議室，議題：項目進度復(fù)盤；本次會議記錄抄送公司總經(jīng)理辦公室，作為季度績效考核依據(jù)。四、關(guān)鍵使用要點與風險規(guī)避（一）記錄客觀性，避免主觀臆斷討論內(nèi)容需基于事實，記錄“誰說了什么”“達成了什么共識”，而非“我認為”“應(yīng)該怎樣”，尤其對爭議性意見，需標注不同觀點的提出人，如“主管建議方案A，專員提出方案B，最終主持人決定采用方案A”。（二）決議可執(zhí)行化，避免模糊表述決議事項需符合“SMART原則”：具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可實現(xiàn)（Achievable）、相關(guān)性（Relevant）、時限性（Time-bound）。例如“優(yōu)化客戶服務(wù)流程”需明確為“5月30日前完成客服話術(shù)更新并組織培訓(xùn)，客戶滿意度提升5%”。（三）跟蹤及時性，避免“重記錄、輕跟蹤”決議跟蹤臺賬需動態(tài)更新，負責人每周至少反饋1次進展，督辦人每月對未按時完成的決議進行原因分析，形成“未完成決議清單”，推動解決。（四）信息保密性