魏橋集團(tuán)項(xiàng)目管理建議書

1.前言

建立起一整套行之有效的項(xiàng)目和風(fēng)險管理機(jī)制，時提高魏橋集團(tuán)公司的E即系統(tǒng)的實(shí)施

成功率至關(guān)重要。因此本著為用戶負(fù)責(zé)的態(tài)度，我們用友公司為魏橋集團(tuán)的項(xiàng)H管理提供如

下的建議，因?yàn)闆]有對魏橋集團(tuán)公司進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研，所以可能有些不當(dāng)之處。敬請海涵。

對ERP項(xiàng)目所有方面的計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控，是為了達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施后的預(yù)期成果

和目標(biāo)而采取的內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對時間、成本、產(chǎn)品、服務(wù)細(xì)節(jié)的

需求相互間可能發(fā)生矛盾進(jìn)行平衡的基本原則。

以下結(jié)合用友實(shí)施ERP項(xiàng)目的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，介紹ERP項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容、工具和方法。

一個完整的ERP項(xiàng)目通常包括三大階段：需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實(shí)施；在系統(tǒng)實(shí)

施階段又可細(xì)分為實(shí)施計(jì)劃、業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行、運(yùn)行后評估五

個主要步驟。

項(xiàng)目管理圍繞整個ERP項(xiàng)目的全過程，對項(xiàng)目的立項(xiàng)授權(quán)、需求分析、軟硬件的評估

選擇,以及系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)行全面的管理和控制。作為ERP的用戶一般關(guān)注的流程如下：

一個典型的ERP項(xiàng)目管理循環(huán)通常包括：項(xiàng)目開始、項(xiàng)目選型、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行、

項(xiàng)目評估及更新和項(xiàng)目完成六項(xiàng)主要內(nèi)容。

2.需求分析

項(xiàng)目的開始：

項(xiàng)H開始階段主要針對ERP項(xiàng)忖的需求、范圍和可行性進(jìn)行分析，制定項(xiàng)FI的總體安排計(jì)

劃。在項(xiàng)目開始階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理主要包括以下內(nèi)容：

1）項(xiàng)目小組的建設(shè)：

在項(xiàng)目確定初期,建議魏橋集團(tuán)公司成立ERP項(xiàng)目小組，項(xiàng)目主要角色如下表所示:

角色職責(zé)建議擔(dān)任人備注

項(xiàng)目組長重大事情的決策包括：項(xiàng)目范魏橋集團(tuán)的總經(jīng)理對細(xì)節(jié)不關(guān)

圍、資金投入，廠商的確定注，但重大決

策要把關(guān)

項(xiàng)目副組長具體負(fù)成整個項(xiàng)目，包括所有魏橋集團(tuán)的副總經(jīng)理最好專職

的過程，并對項(xiàng)目組長負(fù)責(zé)

組長助理具體負(fù)責(zé)廠家聯(lián)絡(luò)、資料整熟悉軟件公司的運(yùn)作專職

埋、活動安排、協(xié)調(diào)應(yīng)用選型流程和魏橋集團(tuán)運(yùn)營

和計(jì)算機(jī)技術(shù)選型人員的意流程的人

見等工作。對項(xiàng)目副組長負(fù)

責(zé)。

應(yīng)用組員負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)應(yīng)用的選型，把各部門經(jīng)理，工業(yè)園兼職

關(guān)總經(jīng)理

技術(shù)選型負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)技術(shù)的選型和把熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)、對專職

美數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)，

目前計(jì)算機(jī)的發(fā)展趨

勢比較了解。

2）項(xiàng)目范圍定義

在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上，定義ERP項(xiàng)目的整體范圍。在項(xiàng)目小組成立以后，第一

步的工作就是定義項(xiàng)目的范圍。

一般的企業(yè)信息化范圍主要包括：財務(wù)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造、人力資源、決策支持、辦公自

動化、電子商務(wù)等內(nèi)容。根據(jù)國家863項(xiàng)目小組提出的“總體規(guī)劃、分布實(shí)施”的原則，建

議魏橋集團(tuán)先從最容易見到效益的方面入手；取得階段性成果后，在從易到難，諸項(xiàng)突破。

一般企業(yè)信息化建設(shè)的順序是集中財務(wù)管理一一》供應(yīng)鏈管理一一生產(chǎn)管理一一》人力資

源一一》電子商務(wù)。以上順序只是一個--般性的順序，每個企業(yè)要根據(jù)自己的具體情況制定

總體規(guī)劃。

3）可行性分析

根據(jù)項(xiàng)H的期望和目標(biāo)以及預(yù)計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施范圍，對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面

作出評估，明確需要為配合項(xiàng)目而采取的措施和投資的資源。

4）項(xiàng)目的總體安排

對項(xiàng)目的時間、進(jìn)度、人員等作出總體安排，制定ERP項(xiàng)目的總體計(jì)劃。在這個階段，主要

是對項(xiàng)H何時上馬、階段里程碑、何時結(jié)束、每一階段的人員配合情況有一個大致的規(guī)劃，

以便以后和軟件公司的實(shí)施規(guī)劃有一個好的銜接。

5）項(xiàng)目授權(quán)

如果以上規(guī)劃企業(yè)無法獨(dú)立完成，可以請有經(jīng)驗(yàn)的咨詢公司或軟件供應(yīng)商協(xié)助完成。企業(yè)與

ERP項(xiàng)目咨詢公司簽訂ERP項(xiàng)目咨詢合同，明確雙方職責(zé)，并由企業(yè)根據(jù)項(xiàng)目的需要對咨

詢公司進(jìn)行項(xiàng)目管理授權(quán)，

3.項(xiàng)目選型

在明確了項(xiàng)目的期望和需求后，系統(tǒng)選擇階段的主:要工作就是為企業(yè)選擇合適的軟件系統(tǒng)和

硬件平臺。系統(tǒng)選型的一般過程為：

I）確定項(xiàng)目選型的基本原則：

項(xiàng)目的選型是一個比較復(fù)雜的工作，軟件、硬件、操作系統(tǒng)、開發(fā)語言、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等等

紛繁復(fù)雜，但是只要掌握準(zhǔn)原則，就會理順?biāo)械年P(guān)系，選型的基本原則是：應(yīng)用決定軟

件，軟件決定硬件。

無論是軟件還是硬件最終的目的只有兩個既：幫助用戶解決現(xiàn)在管理中的問題并且為用戶

的企業(yè)帶來利益。明確了這個問題之后，選型的思路就比較清楚了。

2）篩選軟件供應(yīng)商：

在第一步確定了應(yīng)用需求之后，就要看那些軟件供應(yīng)商能夠滿足企業(yè)的需求。手段主要是

ERP供應(yīng)商的應(yīng)用方案。

應(yīng)用方案是供應(yīng)商對企業(yè)應(yīng)用與軟件吻合度的一種描述.項(xiàng)目小組根據(jù)企業(yè)的期望和需求，

綜合分析評估可能的候選軟件供應(yīng)商的產(chǎn)品。

3）系統(tǒng)的演示

對上一步篩選出的供應(yīng)商，用戶會要求作系統(tǒng)的演示，一般來說大的ERP系統(tǒng)很難通過軟

件演示的手段來說明問題，但是好的ERP軟件供應(yīng)商，會站在用戶應(yīng)用的角度，闡述方案

對用戶需求的滿足度，更重要是，在這階段，供應(yīng)商會站在管理的角度結(jié)合自己的產(chǎn)品，對

客戶的管理提出改進(jìn)意見，從而為下一步的實(shí)施指明目標(biāo)和方向。

4）確定供應(yīng)商的實(shí)力

企業(yè)實(shí)施ERP是一個長期艱巨的任務(wù)，周期長，過程復(fù)雜。所以用戶更多是傾向于選擇有

實(shí)力的供應(yīng)商，作為長期的合作伙伴。對供應(yīng)商的持續(xù)開發(fā)能力、服務(wù)能力、實(shí)施培訓(xùn)能力，

經(jīng)濟(jì)實(shí)力都會做一個詳盡的考察。

5）系統(tǒng)的評估和選型

項(xiàng)目小組根據(jù)演示和考察結(jié)果對重點(diǎn)候選對象的優(yōu)勢和劣勢作出詳細(xì)分析，向企業(yè)決策者供

參考意見。企業(yè)決策者結(jié)合演示的結(jié)果和項(xiàng)目小組的參考意見，確定初步選型，在經(jīng)過商務(wù)

談判等工作后，最終決定入選系統(tǒng)。

6）硬件與網(wǎng)絡(luò)的選型

ERP供應(yīng)商確定以后，根據(jù)其軟件產(chǎn)品對硬件和網(wǎng)絡(luò)的要求，測定技術(shù)指標(biāo)，確定硬件和

數(shù)據(jù)庫供應(yīng)商

7）系統(tǒng)選型考慮的基本因素

1.適用性：在企業(yè)管理中，每個企業(yè)既有自己獨(dú)特的地方，也有更多和別的企業(yè)類似的地

方。方案和產(chǎn)品的適應(yīng)性，是首先要考慮的因素。

2.先進(jìn)性：計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異，體系結(jié)構(gòu)從F/S,C/S發(fā)展到了現(xiàn)在的B/S結(jié)構(gòu)，完全符

合現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)的潮流。所以在選型的過程中要充分注意不要選擇落后的技術(shù)。

3.易用性：考慮公司的實(shí)際情況，在產(chǎn)品選型的過程中要注意產(chǎn)品的易用性，只有被大家

都愿意接受的產(chǎn)品，才能最終發(fā)揮作用。

4.可靠性：大型的ERP系統(tǒng)必須采用大型關(guān)系型數(shù)據(jù)廢，有嚴(yán)格的安全控制和數(shù)據(jù)備份機(jī)

制，這樣才能確保數(shù)據(jù)安全可靠，同時考慮到公司的需要，最好在操作系統(tǒng)方面考慮大型

的措施來加以預(yù)防和控制，

4）制定項(xiàng)目的時間計(jì)劃

在確定詳細(xì)的項(xiàng)目范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計(jì)的主要風(fēng)險的基礎(chǔ)上，根據(jù)系統(tǒng)實(shí)

施的總體計(jì)劃，編制詳細(xì)的實(shí)施時間安排。

5）制定成本和預(yù)算計(jì)劃

根據(jù)項(xiàng)目總體的成本和預(yù)算計(jì)劃，結(jié)合實(shí)施時間安排，編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計(jì)劃。

6）制定人力資源計(jì)劃

確定實(shí)施過程中的人員安排，包括具體的軟件供應(yīng)商的實(shí)施咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關(guān)鍵業(yè)務(wù)

人員。對用戶方面參與實(shí)施的關(guān)犍人員，需要對其口常工作作出安排，以確保對實(shí)施項(xiàng)目的

時間投入。

5.項(xiàng)目執(zhí)行

項(xiàng)目執(zhí)行階段是實(shí)施過程中歷時最長的一個階段，貫穿ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開

發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行二個步驟中。實(shí)施的成敗與該階段項(xiàng)目管理進(jìn)行的好壞休戚相關(guān)。在

項(xiàng)目執(zhí)行階段進(jìn)行的項(xiàng)目管理的主要內(nèi)容包括：

1）實(shí)施計(jì)劃的執(zhí)行

根據(jù)預(yù)定的實(shí)施計(jì)劃開展FI常工作，及時解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種人力資源、部門協(xié)調(diào)、

人員溝通、技術(shù)支持問題3

2）時間和成本的控制

根據(jù)實(shí)施的實(shí)際進(jìn)度控制項(xiàng)目的時間和成本，并與計(jì)劃進(jìn)行比較，及時對超出時間或成本計(jì)

劃的情況采取措施。

3）實(shí)施文檔

對■實(shí)施過程進(jìn)行全面的文檔記錄和管理，對重要的文檔需要報送項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)委員會和所有

相關(guān)的實(shí)施人員。

4）項(xiàng)目進(jìn)度匯報

以項(xiàng)目進(jìn)度報告的形式定期向?qū)嵤╉?xiàng)目的所有人員通報項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)展情況、已經(jīng)開展的工

作和需要進(jìn)一步解決的問題。

5）項(xiàng)目例會

定期召開由企業(yè)的項(xiàng)FI領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)以及實(shí)施咨詢?nèi)藛T參加的項(xiàng)目實(shí)施例會，協(xié)

調(diào)解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題。

6）會議紀(jì)要

對所有的項(xiàng)目例會和專題討論會等編寫出會議紀(jì)要，對會議作出的各項(xiàng)決定或討論的結(jié)果進(jìn)

行文檔記錄，并分發(fā)給與會者和有關(guān)的項(xiàng)目實(shí)施人員。

6.項(xiàng)目評估及更新

項(xiàng)目評估及更新階段的核心是項(xiàng)目監(jiān)控，就是利用項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項(xiàng)目任

務(wù)。項(xiàng)目評估及更新同樣貫穿于ERP項(xiàng)目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行

三個步驟中。在項(xiàng)目評估及更新階段常用的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)有：

1）階段性評估

對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行階段性評估，小結(jié)實(shí)施是否按計(jì)劃進(jìn)行并達(dá)到所期望的階段性成果，如果

出現(xiàn)偏差，研究是否需要更新計(jì)劃及資源，同時落實(shí)所需的更新措施。

2）項(xiàng)目里程碑會議

在項(xiàng)目實(shí)施達(dá)到重要的里程碑階段，召開項(xiàng)目里程碑會議，對上一階段的工作作出小結(jié)和評

估實(shí)施進(jìn)度及成果，并動員部署下一階段的工作。

3）質(zhì)量保證體系

通過對參與實(shí)施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識傳授，編寫完善實(shí)施過程中的各種文檔，從而建

立起質(zhì)量保證體系，確保在實(shí)施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。

7.項(xiàng)目完成

項(xiàng)目完成階段是整個實(shí)施項(xiàng)目的最后一個階段。此時，工作接近尾聲，已經(jīng)取得了項(xiàng)目實(shí)施

成果。在這一最后階段，仍有重要的項(xiàng)目管理工作需要開展，切莫掉以輕心：

1）行政驗(yàn)收

結(jié)合項(xiàng)H最初對系統(tǒng)的期望和目標(biāo)，對項(xiàng)R實(shí)施成果進(jìn)行驗(yàn)收。

2）項(xiàng)目總結(jié)

對■項(xiàng)目實(shí)施過程和實(shí)施成果作出回顧和總結(jié)。

3）經(jīng)驗(yàn)交流

交流分享在實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

4）正式移交

系統(tǒng)正式運(yùn)轉(zhuǎn)及使用，由企業(yè)的計(jì)算機(jī)部門進(jìn)行日常維護(hù)和技術(shù)支援。

8.項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理

貫穿上述六個項(xiàng)目管理階段全過程的工作是：項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理。質(zhì)量管理是項(xiàng)目

管理的重要方面之一，建立和執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。

1）建立項(xiàng)目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)n表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)是項(xiàng)n計(jì)劃，通過項(xiàng)目忖標(biāo)和實(shí)施策略的具體內(nèi)容建立項(xiàng)目的

期望，作為項(xiàng)目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)和核心。具體的項(xiàng)目表現(xiàn)衡顯標(biāo)準(zhǔn)可以包括以下主要的

內(nèi)容：

?工作范圍和項(xiàng)目具體步驟

?基本時間估計(jì)和成本預(yù)算

?財務(wù)預(yù)測和資金計(jì)劃

?工作詳細(xì)安排

?質(zhì)量要求

■項(xiàng)目小組滿意程度

?最終用戶滿意程度

?企業(yè)管理層滿意程度。

2）觀察項(xiàng)目的實(shí)際表現(xiàn)情況

通過項(xiàng)目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道，收集項(xiàng)目實(shí)施的有關(guān)信息、，觀察項(xiàng)目實(shí)際的表現(xiàn)

情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有：

?正式渠道。如：項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目例會、項(xiàng)目里程碑會議、各種會議紀(jì)要等。

.非正式的渠道.如：與項(xiàng)目小組成員或最終用戶的交談和討論，與企業(yè)管理層非正式的交

流等。

3）比較實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)

比較項(xiàng)目實(shí)施的實(shí)際表現(xiàn)和預(yù)先制定的衡量標(biāo)準(zhǔn)主要是通過回答兩個問題：”項(xiàng)目進(jìn)展如

何?“和“如果發(fā)生了與項(xiàng)目計(jì)劃的偏離，是如何造成的?，

表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)為客觀評價項(xiàng)目狀況提供了依據(jù)，使決策人員能夠迅速、有效地對項(xiàng)目的實(shí)際

進(jìn)展情況作出客觀、公正的判斷，從而及時采取必要的措施。通過表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目的進(jìn)

展?fàn)顩r進(jìn)行評估，始終是項(xiàng)目小組和企業(yè)高級管理層的責(zé)任。

4）采取糾正措施

在比較項(xiàng)目實(shí)際表現(xiàn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)后，如果出現(xiàn)偏差，就需要采取糾正措施，及時將實(shí)施項(xiàng)目

拉回到正軌。糾正措施可以采取以下的形式：

?重新制定項(xiàng)目計(jì)劃

?重新安排項(xiàng)目步驟

?重新分配項(xiàng)目資源

?調(diào)整項(xiàng)目組織形式和項(xiàng)目管理方法。

9.項(xiàng)目風(fēng)險的管理控制

在對企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的風(fēng)險分析中，我們意識到，ERP項(xiàng)目潛在的風(fēng)險包括：軟件風(fēng)險

—如軟件功能風(fēng)險和軟件選擇風(fēng)險；實(shí)施風(fēng)險一如項(xiàng)目組織風(fēng)險、時間和進(jìn)度控制風(fēng)

險、成本控制風(fēng)險和實(shí)施質(zhì)量控制風(fēng)險；轉(zhuǎn)變風(fēng)險——管理觀念轉(zhuǎn)變的風(fēng)險、組織架構(gòu)調(diào)

整的風(fēng)險、業(yè)績考評體系改變的風(fēng)險等。對ERP項(xiàng)目過程中發(fā)生的或可能發(fā)生的各種風(fēng)險

進(jìn)行管理和控制，是項(xiàng)目管理貫穿ERP項(xiàng)目全過程的重要內(nèi)容。

以下是對項(xiàng)目風(fēng)險管理和控制的方面和工具作一介紹。

1）風(fēng)險管理模型

對于一個ERP實(shí)施項(xiàng)目的風(fēng)險管理，首先需要對項(xiàng)目本身有著深刻的認(rèn)識和理解，通過理

解項(xiàng)目去識別項(xiàng)目潛在的各種風(fēng)險。在對項(xiàng)目風(fēng)險識別的基礎(chǔ)上，評估進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險管理的

控制點(diǎn)。經(jīng)過識別項(xiàng)目風(fēng)險和測試風(fēng)險管理的控制點(diǎn)，篩選確定剩余的、需要著重注意的項(xiàng)

目風(fēng)險，并對這部分的剩余風(fēng)險作出進(jìn)一步的說明。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，針對這部分風(fēng)險

采取專門措施進(jìn)行風(fēng)險管理和控制，從而最大程度地降低風(fēng)險、控制風(fēng)險。

在上述風(fēng)險管理模型中，可以發(fā)現(xiàn)：在最初的理解項(xiàng)目階段，識別的潛在風(fēng)險可能數(shù)量很多，

經(jīng)過評估項(xiàng)目風(fēng)險管理的控制點(diǎn)，對■潛在風(fēng)險進(jìn)行篩選，去除那些可以運(yùn)用通常的項(xiàng)目管理

措施加以避免和克服的潛在風(fēng)險，從而使實(shí)施人員可以將精力集中于那些為數(shù)不多的剩余風(fēng)

險上；在確定了剩余風(fēng)險后，有的放矢地進(jìn)行相應(yīng)的管理和控制，最終使實(shí)施的整體風(fēng)險能

夠得到有效的控制。

可以看出，風(fēng)險管理的實(shí)質(zhì)就是：以別風(fēng)險、篩選風(fēng)險、控制重點(diǎn)風(fēng)險、最終降低風(fēng)險。

2）風(fēng)險管理的具體內(nèi)容

通常風(fēng)險管理可以分為四個步驟：識別風(fēng)險、衡量風(fēng)險'管理風(fēng)險、監(jiān)控項(xiàng)目表現(xiàn)。

識別風(fēng)險主要的