企業(yè)催款函公文范本及溝通技巧在商業(yè)往來(lái)中，應(yīng)收賬款的及時(shí)回收是維持企業(yè)現(xiàn)金流健康、保障持續(xù)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)善意的提醒未能奏效，規(guī)范的催款函便成為企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益、推動(dòng)款項(xiàng)回收的重要工具。本文將系統(tǒng)闡述企業(yè)催款函的撰寫(xiě)要點(diǎn)、提供實(shí)用范本，并結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)分享有效的溝通技巧，助力企業(yè)高效、專業(yè)地處理欠款問(wèn)題。一、企業(yè)催款函的核心要素與撰寫(xiě)原則催款函并非簡(jiǎn)單的通知，而是一份具有潛在法律意義的正式文件，其撰寫(xiě)需兼顧專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性與策略性。（一）催款函的核心要素一份規(guī)范的催款函應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地包含以下核心信息：1.首部信息：明確標(biāo)注發(fā)函企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系方式（地址、電話、郵箱），以及發(fā)函日期。若有必要，可注明函件編號(hào)，便于歸檔和追蹤。2.稱謂：準(zhǔn)確無(wú)誤地寫(xiě)明欠款單位全稱，避免使用簡(jiǎn)稱或俗稱，確保法律效力的指向性。3.欠款事實(shí)陳述：清晰列明雙方發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的合同編號(hào)（或訂單號(hào)）、合同名稱、商品/服務(wù)名稱、數(shù)量、單價(jià)、總金額，以及約定的付款日期。此部分是催款的事實(shí)基礎(chǔ)，務(wù)必準(zhǔn)確無(wú)誤。4.欠款詳情：明確指出截至發(fā)函日，對(duì)方尚欠的具體金額，包括本金、約定的利息（如有）、違約金（如有，需依據(jù)合同約定計(jì)算）。建議分項(xiàng)列明，一目了然。5.催款要求：明確、具體地提出還款要求，包括期望的還款期限、建議的還款方式（銀行賬戶信息等）。6.后續(xù)措施告知：在適當(dāng)時(shí)機(jī)（通常是在多次催款無(wú)效后），需明確告知對(duì)方若未能按期履行還款義務(wù)，我方將采取的進(jìn)一步措施，如暫停合作、委托律師處理、提起訴訟或仲裁等。此部分措辭需嚴(yán)謹(jǐn)，避免濫用威脅性語(yǔ)言，但態(tài)度應(yīng)堅(jiān)決。7.附件：如有必要，可附上相關(guān)合同復(fù)印件、送貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單等證明材料，增強(qiáng)催款函的說(shuō)服力。8.落款：發(fā)函企業(yè)加蓋公章，法定代表人或授權(quán)代表簽字（可選，但加蓋公章是必須的）。（二）催款函的撰寫(xiě)原則1.態(tài)度專業(yè)、語(yǔ)氣得體：始終保持專業(yè)的商業(yè)態(tài)度，避免使用攻擊性、情緒化或侮辱性語(yǔ)言。即使對(duì)方拖欠款項(xiàng)，也應(yīng)就事論事，以解決問(wèn)題為導(dǎo)向。2.事實(shí)清晰、依據(jù)充分：基于客觀事實(shí)和合同約定進(jìn)行陳述，引用準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和條款，讓對(duì)方無(wú)可辯駁。3.內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：確保函件包含所有必要信息，結(jié)構(gòu)清晰，邏輯順暢，從事實(shí)陳述到催款要求再到后續(xù)措施，層層遞進(jìn)。4.留有余地、避免極端：除非已決定采取最終法律手段，否則在函件中可適當(dāng)表達(dá)繼續(xù)合作的意愿，為對(duì)方保留一定的協(xié)商空間。5.法律合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控：函件內(nèi)容不得違反法律法規(guī)，措辭需避免構(gòu)成名譽(yù)侵權(quán)等法律風(fēng)險(xiǎn)。涉及違約金、利息計(jì)算等，務(wù)必依據(jù)合同約定。二、企業(yè)催款函公文范本根據(jù)欠款時(shí)間長(zhǎng)短、情節(jié)嚴(yán)重程度以及與客戶關(guān)系的不同，催款函的語(yǔ)氣和措辭應(yīng)有所區(qū)別。以下提供幾個(gè)不同階段的催款函范本，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整使用。（一）初次催款函（友好提醒）[發(fā)函企業(yè)全稱][企業(yè)地址][聯(lián)系電話][電子郵箱]函件編號(hào)：[XXXXXXX][發(fā)函日期：YYYY年MM月DD日]致：[欠款單位全稱][欠款單位地址]關(guān)于貴司拖欠[合同編號(hào)/項(xiàng)目名稱]款項(xiàng)的友好提醒函尊敬的[欠款單位全稱]：根據(jù)雙方于[YYYY年MM月DD日]簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[XXXXXXX]），我司已按約完成[商品/服務(wù)名稱]的交付/提供，貴司應(yīng)于[YYYY年MM月DD日]前向我司支付款項(xiàng)，金額為人民幣[具體金額]元（大寫(xiě)：[中文大寫(xiě)金額]）。截至本函發(fā)出之日，我司尚未收到上述款項(xiàng)?？紤]到可能存在款項(xiàng)在途或內(nèi)部流程延誤等情況，特此友好提醒貴司盡快安排付款事宜。煩請(qǐng)貴司在收到本函后[X]個(gè)工作日內(nèi)予以核實(shí)并支付。付款信息如下：開(kāi)戶名：[發(fā)函企業(yè)銀行賬戶名稱]開(kāi)戶行：[開(kāi)戶銀行全稱]賬號(hào)：[銀行賬號(hào)]如有任何疑問(wèn)或需協(xié)助，請(qǐng)隨時(shí)與我司[聯(lián)系人姓名，職務(wù)]聯(lián)系，電話：[聯(lián)系人電話]，郵箱：[聯(lián)系人郵箱]。感謝貴司的理解與配合，期待與貴司的長(zhǎng)期友好合作。順祝商祺！[發(fā)函企業(yè)全稱]（加蓋公章）[法定代表人或授權(quán)代表簽字（可選）]---（二）二次催款函（強(qiáng)調(diào)后果）[發(fā)函企業(yè)全稱][企業(yè)地址][聯(lián)系電話][電子郵箱]函件編號(hào)：[XXXXXXX][發(fā)函日期：YYYY年MM月DD日]致：[欠款單位全稱][欠款單位地址][負(fù)責(zé)人/相關(guān)部門(mén)收]關(guān)于貴司拖欠[合同編號(hào)/項(xiàng)目名稱]款項(xiàng)的再次催告函[欠款單位全稱]：就貴司拖欠我司[合同編號(hào)：XXXXXXX《合同名稱》]款項(xiàng)事宜，我司已于[YYYY年MM月DD日]向貴司發(fā)出催款函（函件編號(hào)：XXXXXXX），但截至本函發(fā)出之日，仍未收到貴司任何形式的回復(fù)或款項(xiàng)支付。該合同項(xiàng)下，我司已全面履行合同義務(wù)，貴司拖欠款項(xiàng)金額為人民幣[具體金額]元（大寫(xiě)：[中文大寫(xiě)金額]），約定付款日期為[YYYY年MM月DD日]，至今已逾期[X]天。此行為已構(gòu)成違約，嚴(yán)重影響了我司的正常資金周轉(zhuǎn)?，F(xiàn)再次鄭重催告貴司：請(qǐng)務(wù)必于本函發(fā)出后[X]個(gè)工作日內(nèi)（即YYYY年MM月DD日前）將上述全部欠款一次性支付至我司指定賬戶（賬戶信息同上）。若貴司仍未能按期支付，我司將不得不遺憾地考慮采取包括但不限于暫停后續(xù)合作、委托專業(yè)律師介入、通過(guò)法律訴訟/仲裁等一切必要措施維護(hù)自身合法權(quán)益。屆時(shí)，由此產(chǎn)生的一切額外費(fèi)用（包括但不限于律師費(fèi)、訴訟費(fèi)、保全費(fèi)、差旅費(fèi)等）及法律后果，均將由貴司承擔(dān)。我司仍希望通過(guò)友好協(xié)商解決此事宜，避免不必要的麻煩。請(qǐng)貴司予以高度重視，盡快給予明確答復(fù)并履行付款義務(wù)。特此函告！[發(fā)函企業(yè)全稱]（加蓋公章）[法定代表人或授權(quán)代表簽字（可選）]---（三）最后通牒式催款函（律師介入前）[發(fā)函企業(yè)全稱][企業(yè)地址][聯(lián)系電話][電子郵箱]函件編號(hào)：[XXXXXXX][發(fā)函日期：YYYY年MM月DD日]致：[欠款單位全稱][欠款單位法定代表人/負(fù)責(zé)人]先生/女士[欠款單位地址]關(guān)于貴司嚴(yán)重拖欠[合同編號(hào)/項(xiàng)目名稱]款項(xiàng)并立即采取補(bǔ)救措施的最后通牒函[欠款單位全稱]及[法定代表人/負(fù)責(zé)人姓名]先生/女士：鑒于貴司長(zhǎng)期拖欠我司款項(xiàng)且經(jīng)多次催告仍未支付，我司特發(fā)出本最后通牒函。一、欠款基本事實(shí)：1.合同依據(jù)：雙方于[YYYY年MM月DD日]簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[XXXXXXX]）。2.欠款金額：人民幣[具體金額]元（大寫(xiě)：[中文大寫(xiě)金額]）。3.逾期天數(shù)：自[YYYY年MM月DD日]約定付款日起，至本函發(fā)出日，已逾期[X]天。4.催款記錄：我司分別于[YYYY年MM月DD日]、[YYYY年MM月DD日]向貴司發(fā)出催款函，貴司[未予回復(fù)/曾承諾付款但未兌現(xiàn)，具體說(shuō)明]。二、我司最后要求：請(qǐng)貴司務(wù)必在收到本函后[3-5]個(gè)工作日內(nèi)，向我司支付全部拖欠款項(xiàng)人民幣[具體金額]元，并支付自[逾期之日]起至實(shí)際付清之日止，按[合同約定利率或中國(guó)人民銀行同期貸款利率/全國(guó)銀行間同業(yè)拆借中心公布的貸款市場(chǎng)報(bào)價(jià)利率（LPR）]計(jì)算的逾期付款違約金[暫計(jì)至YYYY年MM月DD日為XXXX元]。三、后續(xù)措施：若貴司在上述指定期限內(nèi)未能履行全部付款義務(wù)，我司將立即啟動(dòng)法律程序，正式委托[律師事務(wù)所名稱]律師團(tuán)隊(duì)處理此案，包括但不限于向法院提起訴訟/申請(qǐng)仲裁，要求貴司支付全部欠款、違約金、賠償金及我司為實(shí)現(xiàn)債權(quán)所支出的一切費(fèi)用。屆時(shí)，貴司不僅需要承擔(dān)上述經(jīng)濟(jì)責(zé)任，還將面臨賬戶被凍結(jié)、資產(chǎn)被查封等法律后果，并對(duì)貴司的商業(yè)信譽(yù)造成嚴(yán)重負(fù)面影響。我司已保存好所有相關(guān)合同、送貨憑證、對(duì)賬單、溝通記錄等證據(jù)，隨時(shí)準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)法律程序。望貴司權(quán)衡利弊，珍惜最后的協(xié)商機(jī)會(huì)，立即采取有效措施解決欠款問(wèn)題。否則，一切法律后果由貴司自行承擔(dān)。特此函告！[發(fā)函企業(yè)全稱]（加蓋公章）[法定代表人或授權(quán)代表簽字]---三、催款溝通技巧：提升效率與效果的關(guān)鍵催款函是書(shū)面溝通的重要工具，但結(jié)合有效的口頭溝通，往往能事半功倍。以下是一些實(shí)用的催款溝通技巧：（一）催款前的充分準(zhǔn)備1.梳理清晰賬目：對(duì)每一筆欠款的合同條款、履約情況、付款節(jié)點(diǎn)、過(guò)往溝通記錄等進(jìn)行全面梳理，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，心中有數(shù)。2.了解對(duì)方情況：盡可能了解欠款方的經(jīng)營(yíng)狀況、近期動(dòng)態(tài)、拖欠原因（是資金暫時(shí)困難、對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)有異議，還是惡意拖欠），以便采取針對(duì)性策略。3.設(shè)定溝通目標(biāo)與底線：明確本次溝通希望達(dá)成的目標(biāo)（如確定付款日期、獲得付款承諾、協(xié)商分期付款方案等），以及自身能夠接受的最低條件和必須堅(jiān)持的原則。（二）選擇合適的溝通方式與時(shí)機(jī)1.溝通方式：初次提醒可采用郵件、微信等非即時(shí)溝通方式，給對(duì)方留有余地；若對(duì)方無(wú)回應(yīng)或推諉，則應(yīng)升級(jí)為電話溝通，必要時(shí)進(jìn)行面談。重要的溝通內(nèi)容應(yīng)及時(shí)通過(guò)書(shū)面形式（如郵件、函件）進(jìn)行確認(rèn)。2.溝通時(shí)機(jī)：避免在對(duì)方財(cái)務(wù)部門(mén)忙碌的月初月末、節(jié)假日前后進(jìn)行催款?？蓢L試在上午10點(diǎn)左右或下午剛上班時(shí)聯(lián)系，此時(shí)對(duì)方精力相對(duì)集中。（三）溝通策略與話術(shù)1.保持專業(yè)與禮貌：無(wú)論對(duì)方態(tài)度如何，己方應(yīng)始終保持冷靜、專業(yè)的態(tài)度，以禮相待。避免使用指責(zé)、威脅的語(yǔ)言，以免激化矛盾?？梢哉f(shuō)：“[對(duì)方聯(lián)系人姓名]，您好，打擾您了，關(guān)于[合同號(hào)]的款項(xiàng)，想跟您了解一下最新進(jìn)展?！?.開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直奔主題：在確認(rèn)對(duì)方身份和方便通話后，直接說(shuō)明來(lái)意，避免過(guò)多寒暄導(dǎo)致主題模糊。3.傾聽(tīng)與核實(shí)：給對(duì)方解釋的機(jī)會(huì)，認(rèn)真傾聽(tīng)其陳述的理由。對(duì)于對(duì)方提出的異議或困難，要進(jìn)行核實(shí)和判斷。如果是對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)有異議，應(yīng)先解決爭(zhēng)議；如果是資金困難，可探討解決方案。4.強(qiáng)調(diào)合作與共贏：表達(dá)繼續(xù)合作的意愿，但前提是對(duì)方履行付款義務(wù)。例如：“我們非常重視與貴司的合作，也理解企業(yè)運(yùn)營(yíng)中可能遇到一些暫時(shí)的困難。希望我們能一起找到解決問(wèn)題的辦法，確保合作能夠持續(xù)健康地發(fā)展下去?！?.獲取明確承諾：如果對(duì)方表示會(huì)付款，務(wù)必爭(zhēng)取獲得具體、明確的付款時(shí)間和金額承諾，并記錄下來(lái)。例如：“那您看能否在本周五之前安排支付一部分，比如XX元？剩下的部分我們?cè)偕塘恳粋€(gè)明確的付款計(jì)劃？”6.適當(dāng)施加壓力：在必要時(shí)，要明確告知對(duì)方拖欠款項(xiàng)的后果，如影響后續(xù)訂單、暫停服務(wù)、法律途徑等，但需基于事實(shí)和合同約定，有理有據(jù)。7.靈活處理，尋求替代方案：對(duì)于確實(shí)遇到暫時(shí)困難但有還款意愿的客戶，可以考慮協(xié)商分期付款、延期付款（需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確新的付款期限和違約責(zé)任）、以物抵債等替代方案，以最大限度減少損失。（四）溝通后的跟進(jìn)與記錄1.及時(shí)確認(rèn)：每次溝通后，無(wú)論結(jié)果如何，都應(yīng)在當(dāng)天或次日將溝通要點(diǎn)、對(duì)方承諾（如付款日期、金額）以郵件或書(shū)面形式發(fā)送給對(duì)方進(jìn)行確認(rèn)，形成書(shū)面記錄。2.持續(xù)跟進(jìn)：對(duì)于獲得付款承諾的，要在承諾的付款日前1-2天進(jìn)行友好提醒；對(duì)于未達(dá)成一致的，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，調(diào)整策略。3.全程留痕：對(duì)所有與催款相關(guān)的郵件、函件、通話記錄、聊天記錄、合同文件、送貨單等資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和存檔，以備不時(shí)之需，尤其是在可能走向法律程序時(shí)，這些都是重要證據(jù)。四、總結(jié)與建議企業(yè)催款是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，既需要規(guī)范的流程和專業(yè)的函件作為支