辦公自動化流程管理手冊一、總則

辦公自動化（OA）流程管理是企業(yè)提升運營效率、規(guī)范工作流程的重要手段。本手冊旨在為員工提供標(biāo)準(zhǔn)化的OA流程操作指南，確保各項業(yè)務(wù)在高效、規(guī)范的框架內(nèi)完成。通過明確流程職責(zé)、操作步驟及異常處理機制，降低溝通成本，提高整體工作效率。

二、OA流程管理的基本原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則

1.所有業(yè)務(wù)流程需遵循公司統(tǒng)一制定的OA規(guī)范，確保操作的一致性。

2.流程模板應(yīng)清晰定義審批節(jié)點、表單填寫要求及流轉(zhuǎn)規(guī)則。

（二）高效化原則

1.優(yōu)化審批路徑，減少不必要的審批層級，例如：小額費用報銷可簡化為直接主管審批。

2.引入自動化工具，如自動催辦、自動歸檔功能，減少人工干預(yù)。

（三）透明化原則

1.流程執(zhí)行狀態(tài)實時可見，相關(guān)參與方可隨時查詢進度。

2.審批記錄完整保存，便于追溯與審計。

三、OA流程管理的操作流程

（一）流程創(chuàng)建與維護

1.需求提交：業(yè)務(wù)部門填寫《流程優(yōu)化建議表》，說明現(xiàn)有流程痛點及改進需求。

2.流程設(shè)計：IT部門根據(jù)需求設(shè)計流程圖，明確節(jié)點分工，例如：采購申請需包含“申請?zhí)峤弧块T審批→財務(wù)復(fù)核→采購執(zhí)行”等環(huán)節(jié)。

3.測試上線：新流程需在10個以內(nèi)部門進行試點，收集反饋后調(diào)整，正式上線前組織全員培訓(xùn)。

（二）流程執(zhí)行規(guī)范

1.表單填寫：

（1）必填項需完整填寫，如金額、部門、聯(lián)系方式等。

（2）附件上傳需符合格式要求（如PDF、圖片不超過5MB）。

2.審批流程：

（1）審批人需在24小時內(nèi)完成決策，逾期系統(tǒng)將自動發(fā)送提醒。

（2）特殊情況需延期審批時，需在系統(tǒng)中注明理由并指定代理人。

3.流程終止：

（1）若流程因故終止，需在系統(tǒng)中填寫終止說明，并歸檔相關(guān)記錄。

（2）異常流程（如審批超期）需由發(fā)起人聯(lián)系IT部門處理。

（三）流程監(jiān)控與優(yōu)化

1.定期審計：每月抽取5-10個典型流程進行抽查，檢查合規(guī)性及效率。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計：系統(tǒng)自動生成《流程運行報告》，顯示平均處理時長、駁回率等指標(biāo)，例如：某月報銷流程平均時長為3.5天，較上月縮短0.5天。

3.優(yōu)化建議：根據(jù)審計結(jié)果，每季度更新流程模板，淘汰冗余節(jié)點。

四、異常處理機制

（一）流程卡頓處理

1.若審批人長時間未處理，發(fā)起人可聯(lián)系流程管理員（如行政部張三）介入?yún)f(xié)調(diào)。

2.管理員需在2個工作日內(nèi)重新分配任務(wù)。

（二）信息錯誤修正

1.發(fā)起人發(fā)現(xiàn)表單填寫錯誤，需終止流程后重新提交。

2.已審批流程的修改需經(jīng)所有相關(guān)審批人重新確認(rèn)。

（三）技術(shù)故障應(yīng)對

1.系統(tǒng)出現(xiàn)無法登錄等故障，需立即聯(lián)系IT支持（電話：12345678）。

2.臨時切換至線下流程時，需通過郵件通知所有相關(guān)方，并標(biāo)注恢復(fù)時間。

五、附則

1.本手冊由行政部負(fù)責(zé)解釋，每年更新一次。

2.員工需通過OA系統(tǒng)內(nèi)培訓(xùn)模塊完成年度流程操作考核，合格后方可正式使用。

3.各部門負(fù)責(zé)人需確保本部門人員嚴(yán)格遵守流程規(guī)范，違者將納入績效考核。

一、總則

辦公自動化（OA）流程管理是企業(yè)提升運營效率、規(guī)范工作流程的重要手段。本手冊旨在為員工提供標(biāo)準(zhǔn)化的OA流程操作指南，確保各項業(yè)務(wù)在高效、規(guī)范的框架內(nèi)完成。通過明確流程職責(zé)、操作步驟及異常處理機制，降低溝通成本，提高整體工作效率。本手冊覆蓋公司內(nèi)部常見的行政、人事、財務(wù)、項目等模塊的流程操作，是員工日常工作的基本遵循。

二、OA流程管理的基本原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則

1.所有業(yè)務(wù)流程需遵循公司統(tǒng)一制定的OA規(guī)范，確保操作的一致性。例如，請假流程必須使用標(biāo)準(zhǔn)請假申請表單，并遵循“申請人提交→直接主管審批→部門負(fù)責(zé)人審批（如需）”的固定路徑。

2.流程模板應(yīng)清晰定義審批節(jié)點、表單填寫要求及流轉(zhuǎn)規(guī)則。例如，費用報銷流程需明確“提交報銷單→部門經(jīng)理審核金額及真實性→財務(wù)部審核票據(jù)合規(guī)性→財務(wù)部復(fù)核金額→出納付款”等節(jié)點，并規(guī)定每個節(jié)點的工作時限。

（二）高效化原則

1.優(yōu)化審批路徑，減少不必要的審批層級，例如：小額費用報銷（低于500元）可簡化為直接主管審批，無需部門負(fù)責(zé)人再次審核。

2.引入自動化工具，如自動催辦、自動歸檔功能，減少人工干預(yù)。例如，系統(tǒng)可設(shè)置在審批節(jié)點超時后自動向?qū)徟税l(fā)送郵件或短信提醒；流程完成后，相關(guān)文檔自動歸檔至指定電子文件夾。

（三）透明化原則

1.流程執(zhí)行狀態(tài)實時可見，相關(guān)參與方可隨時查詢進度。例如，員工可通過OA系統(tǒng)查看自己提交的請假申請當(dāng)前處于哪個審批環(huán)節(jié)，以及下一環(huán)節(jié)的審批人是誰。

2.審批記錄完整保存，便于追溯與審計。例如，所有審批意見、修改痕跡都會被系統(tǒng)記錄，形成不可篡改的審計軌跡，便于日后核查。

三、OA流程管理的操作流程

（一）流程創(chuàng)建與維護

1.需求提交：

（1）業(yè)務(wù)部門填寫《流程優(yōu)化建議表》，詳細(xì)說明現(xiàn)有流程的痛點（如審批周期長、信息傳遞不暢等）及改進需求（如增加線上審批、明確節(jié)點時限等）。表單需包含需求部門、聯(lián)系人與聯(lián)系方式、現(xiàn)有流程描述、問題分析、改進建議等字段。

（2）IT部門對《流程優(yōu)化建議表》進行初步評估，判斷需求是否合理、是否涉及系統(tǒng)改造。評估通過后，將需求納入后續(xù)的流程設(shè)計計劃。

2.流程設(shè)計：

（1）IT部門根據(jù)需求設(shè)計流程圖，使用標(biāo)準(zhǔn)流程圖符號（如矩形代表任務(wù)、菱形代表判斷、箭頭代表流向）清晰展示每個步驟的操作者、操作內(nèi)容、審批條件及流轉(zhuǎn)邏輯。例如，請假流程圖需明確“申請人填寫請假單→直接主管審批（≤1天批準(zhǔn)，>1天轉(zhuǎn)交部門負(fù)責(zé)人）→部門負(fù)責(zé)人審批（根據(jù)公司規(guī)定）→系統(tǒng)記錄并通知申請人”等步驟。

（2）明確節(jié)點分工，例如：采購申請需包含“采購申請人提交申請→部門負(fù)責(zé)人預(yù)算審核→采購部執(zhí)行采購→供應(yīng)商發(fā)票提交→財務(wù)部付款審批→出納執(zhí)行付款”等環(huán)節(jié)，并規(guī)定每個環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人和操作要求。

（3）設(shè)定合理的處理時限（SLA），例如：規(guī)定“部門負(fù)責(zé)人審批環(huán)節(jié)應(yīng)在收到申請后2個工作日內(nèi)完成”。

3.測試上線：

（1）IT部門將設(shè)計好的流程配置到OA系統(tǒng)中，并進行內(nèi)部測試，確保流程流轉(zhuǎn)、表單填寫、審批通知等功能正常。測試覆蓋主要場景和異常場景（如審批人缺崗時的替代方案）。

（2）新流程需在10個以內(nèi)部門進行試點，選擇具有代表性的業(yè)務(wù)場景進行實際操作。試點部門需指定流程聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)收集用戶反饋。反饋內(nèi)容應(yīng)包括流程易用性、操作便捷性、發(fā)現(xiàn)的問題等。

（3）根據(jù)試點反饋，IT部門與業(yè)務(wù)部門共同調(diào)整流程設(shè)計，優(yōu)化表單字段、簡化審批節(jié)點或補充說明。調(diào)整完成后，再次進行內(nèi)部測試。

（4）正式上線前，組織全員或相關(guān)崗位人員進行流程培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括流程概述、操作步驟、表單填寫規(guī)范、常見問題解答等。培訓(xùn)可采取線上視頻教程、線下集中講解、操作練習(xí)等多種形式。培訓(xùn)結(jié)束后進行考核，確保員工掌握基本操作。

（5）正式上線后，IT部門需在系統(tǒng)公告欄發(fā)布流程啟用通知，并保留流程版本記錄。

（二）流程執(zhí)行規(guī)范

1.表單填寫：

（1）必填項需完整填寫，如金額、部門、聯(lián)系方式、申請事由等。例如，報銷申請單的“報銷金額”、“報銷事由”、“附件名稱”等字段必須填寫，不得為空。

（2）附件上傳需符合格式要求（如PDF、JPG、PNG、Excel等），總大小不超過系統(tǒng)設(shè)定的上限（如5MB）。例如，費用報銷需上傳發(fā)票圖片（JPG/PNG格式，單張圖片不超過2MB），出差申請需上傳行程單（PDF格式，不超過3MB）。

（3）表單填寫應(yīng)規(guī)范、清晰，避免錯別字、涂改。例如，日期格式應(yīng)統(tǒng)一使用YYYY-MM-DD，簽字應(yīng)清晰可辨（電子簽名需符合公司規(guī)定）。

2.審批流程：

（1）審批人需在系統(tǒng)設(shè)定的處理時限內(nèi)完成決策。例如，系統(tǒng)可設(shè)置“部門主管審批環(huán)節(jié)”的SLA為“2個工作日”。超時后，系統(tǒng)會自動向?qū)徟税l(fā)送催辦提醒。審批人可進行“同意”、“拒絕”或“退回”操作，并需填寫明確的審批意見（如“同意，請財務(wù)復(fù)核”、“金額超預(yù)算，需補充說明”或“理由不充分，駁回”）。

（2）特殊情況需延期審批時，需在系統(tǒng)中注明理由（如“休假中”、“正在處理緊急事務(wù)”）并指定代理人（如“委托李四代為審批”）。系統(tǒng)會自動將審批任務(wù)轉(zhuǎn)移給代理人，并更新流程狀態(tài)。

（3）審批過程中，如需補充材料，發(fā)起人應(yīng)在收到退回通知后，及時補充完整并重新提交流程。審批人收到補充材料后，可重新進行審批。

3.流程終止：

（1）若流程因故終止（如申請人離職、項目取消），需在系統(tǒng)中選擇“終止流程”操作，并填寫終止原因。例如，選擇“申請人離職”，并填寫離職日期。系統(tǒng)會自動更新流程狀態(tài)，并通知相關(guān)已審批人員。

（2）異常流程（如審批超期未處理、審批意見不明確導(dǎo)致流程停滯）需由發(fā)起人聯(lián)系流程管理員（如行政部張三，聯(lián)系方式：內(nèi)部電話12345）或IT支持部門（如IT部王五，郵箱：support@）處理。管理員需登錄系統(tǒng)檢查流程狀態(tài)，協(xié)調(diào)相關(guān)人員進行處理。

（三）流程監(jiān)控與優(yōu)化

1.定期審計：

（1）行政部或指定部門每月抽取5-10個典型流程（如費用報銷、采購申請、員工入職、請假等）進行抽查，檢查流程執(zhí)行是否符合規(guī)范，是否存在超時審批、表單填寫不規(guī)范、審批意見缺失等問題。

（2）審計可采用隨機抽選流程記錄、查閱審批日志、與相關(guān)人員訪談等方式進行。審計結(jié)果需形成《流程審計報告》，列出發(fā)現(xiàn)的問題、問題發(fā)生次數(shù)、涉及人員等，并附改進建議。

2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計：

（1）系統(tǒng)自動生成《流程運行報告》，按月度或季度輸出關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)。例如，報告可包含各流程的平均處理時長、各審批節(jié)點的平均耗時、流程駁回率、流程發(fā)起數(shù)量、按時完成率等。

（2）以某月費用報銷流程為例，報告顯示：總發(fā)起量150單，平均處理時長3.5天，其中財務(wù)部復(fù)核環(huán)節(jié)平均耗時1.8天，駁回率3%（主要原因是發(fā)票不合規(guī)），按時完成率97%。這些數(shù)據(jù)可用于評估流程效率及識別瓶頸環(huán)節(jié)。

3.優(yōu)化建議：

（1）根據(jù)審計結(jié)果和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，每季度召開一次流程優(yōu)化會議，邀請流程涉及部門的關(guān)鍵用戶、IT部門人員參加。會議需討論審計發(fā)現(xiàn)的問題、數(shù)據(jù)反映的瓶頸以及用戶的改進建議。

（2）確定優(yōu)化方向，例如：簡化審批層級、調(diào)整審批順序、增加自動校驗功能（如報銷金額不能超過預(yù)算額度）、優(yōu)化表單設(shè)計等。

（3）對確定優(yōu)化的流程，按照“流程創(chuàng)建與維護”章節(jié)所述步驟進行修改、測試和上線，并持續(xù)跟蹤優(yōu)化效果。

（四）流程權(quán)限管理

1.角色定義：根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，在OA系統(tǒng)中定義不同的角色（如普通員工、部門主管、財務(wù)人員、行政專員、IT管理員等）。

2.權(quán)限分配：

（1）系統(tǒng)管理員根據(jù)角色定義，為每個角色分配相應(yīng)的流程操作權(quán)限。例如，“普通員工”通常擁有“流程發(fā)起”和“流程查詢”權(quán)限；“部門主管”擁有“流程審批”、“流程退回”、“流程轉(zhuǎn)交”權(quán)限；“財務(wù)人員”擁有特定財務(wù)類流程的審批和查詢權(quán)限。

（2）權(quán)限分配需遵循最小權(quán)限原則，即只授予角色完成其工作所必需的權(quán)限，避免過度授權(quán)。例如，普通員工不應(yīng)擁有“修改他人流程”、“刪除流程”等管理員權(quán)限。

（3）權(quán)限分配需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)，并定期（如每半年）進行一次權(quán)限梳理和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與實際工作需求保持一致。

3.權(quán)限變更：當(dāng)員工職位變動、部門調(diào)整或離職時，需及時在OA系統(tǒng)中變更其角色和權(quán)限。離職員工權(quán)限應(yīng)立即撤銷，在職員工權(quán)限根據(jù)新職位要求進行調(diào)整。

四、異常處理機制

（一）流程卡頓處理

1.若審批人長時間未處理（超過系統(tǒng)設(shè)定的SLA時限），發(fā)起人可通過OA系統(tǒng)內(nèi)的“催辦”功能（如填寫催辦理由并發(fā)送給當(dāng)前審批人）嘗試催促。若催辦無效，或?qū)徟嗣鞔_表示無法審批，發(fā)起人可聯(lián)系流程管理員介入?yún)f(xié)調(diào)。

2.管理員需在2個工作日內(nèi)登錄系統(tǒng)，查看流程狀態(tài)，了解卡頓原因。原因可能是審批人確實無法處理、審批意見不明確、流程設(shè)計不合理等。管理員需根據(jù)具體情況采取措施：例如，與審批人溝通解決障礙；明確審批意見；或與發(fā)起人、IT部門溝通，看是否需要調(diào)整流程設(shè)計。

（二）信息錯誤修正

1.發(fā)起人發(fā)現(xiàn)已提交的流程中表單填寫錯誤（如日期寫錯、金額輸錯），且流程尚未進入第一個審批節(jié)點，可以直接在系統(tǒng)中編輯修改，保存后重新提交。

2.若流程已進入審批環(huán)節(jié)，信息錯誤修正需遵循以下步驟：

（1）發(fā)起人需在系統(tǒng)中提交“流程終止”申請，說明需要修正錯誤的原因，并選擇“信息填寫錯誤”作為終止類型。

（2）流程終止后，發(fā)起人重新提交正確的流程申請。

（3）根據(jù)原流程的審批路徑，重新經(jīng)過所有相關(guān)審批節(jié)點的審批。例如，原流程需經(jīng)A審批、B審批，終止后重新提交的流程仍需經(jīng)A、B審批。

（4）若修正導(dǎo)致流程結(jié)果可能發(fā)生變化（如報銷金額減少導(dǎo)致原審批人意見作廢），需在重新提交時說明情況，并準(zhǔn)備好與相關(guān)審批人溝通。

（三）技術(shù)故障應(yīng)對

1.系統(tǒng)出現(xiàn)無法登錄、流程無法提交、審批通知無法發(fā)送等技術(shù)故障時，需立即聯(lián)系IT支持團隊。IT支持團隊的聯(lián)系方式應(yīng)在OA系統(tǒng)顯眼位置或公司內(nèi)部通訊錄中有明確標(biāo)注，例如：服務(wù)臺電話：12345678，服務(wù)郵箱：support@，或通過系統(tǒng)內(nèi)的“幫助”/“支持”入口提交工單。

2.IT支持團隊需盡快診斷故障原因，并告知預(yù)計解決時間。在故障解決前，可能需要采取臨時措施：

（1）對于關(guān)鍵流程（如費用報銷、合同審批），IT部門可能啟動備用方案，如臨時開放線下表單填寫和審批，并明確線下流程的辦理地點、聯(lián)系人及操作指引。例如，發(fā)布通知：“因系統(tǒng)故障，報銷流程臨時切換至線下，請前往財務(wù)部105室領(lǐng)取紙質(zhì)表單，填寫后簽字提交給李會計?！?/p>

（2）對于不影響核心業(yè)務(wù)的流程，可暫時等待系統(tǒng)恢復(fù)。

（3）系統(tǒng)恢復(fù)后，IT部門需對所有受影響的流程進行驗證，確保數(shù)據(jù)完整性和流程功能正常。

3.每次技術(shù)故障處理完畢后，IT部門應(yīng)進行復(fù)盤，分析故障原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并采取措施防止類似故障再次發(fā)生。

五、附