2025年“國(guó)際檔案日”檔案知識(shí)問(wèn)答(題目及答案)一、檔案基礎(chǔ)知識(shí)類(lèi)1.問(wèn)：什么是檔案？答：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄，它真實(shí)地反映了人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的全過(guò)程。例如，政府部門(mén)的紅頭文件、企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表、個(gè)人的學(xué)歷證書(shū)等都可能成為檔案的一部分。2.問(wèn)：檔案有哪些種類(lèi)？答：檔案種類(lèi)繁多，常見(jiàn)的分類(lèi)方式有多種。從形成主體來(lái)看，可分為國(guó)家檔案、企業(yè)檔案、個(gè)人檔案等。國(guó)家檔案又可細(xì)分為行政檔案、軍事檔案、外交檔案等；企業(yè)檔案包括生產(chǎn)檔案、銷(xiāo)售檔案、財(cái)務(wù)檔案等；個(gè)人檔案有學(xué)籍檔案、人事檔案等。從載體形式劃分，有紙質(zhì)檔案、電子檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等。紙質(zhì)檔案是最傳統(tǒng)的形式，如紙質(zhì)文件、書(shū)籍等；電子檔案則以數(shù)字化形式存在，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等；音像檔案包含照片、錄音、錄像等；實(shí)物檔案有獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、紀(jì)念品等。3.問(wèn)：檔案的重要性體現(xiàn)在哪些方面？答：檔案具有極其重要的價(jià)值和意義。從歷史研究角度看，檔案是研究歷史的第一手資料，它能幫助歷史學(xué)家還原過(guò)去的社會(huì)風(fēng)貌、政治制度、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等情況。例如，通過(guò)研究古代的詔書(shū)、賬本等檔案，我們可以深入了解當(dāng)時(shí)的政治決策和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。在行政管理方面，檔案是政府部門(mén)進(jìn)行決策、制定政策的重要依據(jù)。政府在規(guī)劃城市建設(shè)、制定社會(huì)保障政策時(shí)，需要參考以往的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)研報(bào)告等檔案資料。對(duì)于企業(yè)而言，檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)和技術(shù)創(chuàng)新等信息，有助于企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)行科學(xué)管理和戰(zhàn)略規(guī)劃。同時(shí)，檔案也是維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的重要憑證，如個(gè)人的社保檔案、醫(yī)療檔案等可以在需要時(shí)證明個(gè)人的權(quán)益和經(jīng)歷。二、檔案管理類(lèi)1.問(wèn)：檔案管理的基本原則是什么？答：檔案管理應(yīng)遵循以下基本原則。一是集中統(tǒng)一管理原則，即一個(gè)單位的檔案要集中由檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，以保證檔案的完整和安全，便于利用。二是維護(hù)檔案的完整與安全原則，完整是指要全面收集和保存檔案，避免檔案的缺失；安全包括檔案的實(shí)體安全和信息安全，要采取必要的保管措施，防止檔案受到損壞、丟失和泄露。三是便于社會(huì)各方面利用原則，檔案管理的最終目的是為了提供利用，要通過(guò)科學(xué)的整理、編目等工作，方便社會(huì)各界對(duì)檔案的查詢(xún)和使用。2.問(wèn)：檔案的收集工作包括哪些內(nèi)容？答：檔案收集是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，主要包括以下內(nèi)容。首先是確定收集范圍，根據(jù)單位的性質(zhì)和職能，明確需要收集的檔案種類(lèi)和來(lái)源。例如，政府部門(mén)要收集本部門(mén)形成的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告等，同時(shí)還要收集下屬單位報(bào)送的重要檔案。其次是制定收集制度和流程，規(guī)定檔案收集的時(shí)間、方式和要求。一般來(lái)說(shuō)，檔案應(yīng)定期收集，如按月、按季度或按年度進(jìn)行。收集方式可以包括直接接收、郵寄、電子傳輸?shù)取Ｗ詈笫菍?shí)施收集工作，檔案管理人員要主動(dòng)與各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保應(yīng)收集的檔案及時(shí)、完整地收集到檔案管理部門(mén)。3.問(wèn)：檔案的整理工作有哪些步驟？答：檔案整理工作一般包括以下步驟。第一步是區(qū)分全宗，全宗是指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。區(qū)分全宗就是將不同單位的檔案分開(kāi)，以便進(jìn)行后續(xù)的整理和管理。第二步是分類(lèi)，根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等特征，將檔案分為不同的類(lèi)別。常見(jiàn)的分類(lèi)方法有年度分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法等。第三步是立卷或歸檔文件整理，立卷是將具有一定聯(lián)系的文件組合成案卷，歸檔文件整理則是將文件以件為單位進(jìn)行整理，現(xiàn)在大多數(shù)單位采用歸檔文件整理方法。第四步是編號(hào)和編目，為整理好的檔案編號(hào)，以便于查找和管理，并編制檔案目錄，記錄檔案的基本信息，如文件名稱(chēng)、日期、保管期限等。4.問(wèn)：檔案的保管有哪些要求？答：檔案保管有嚴(yán)格的要求。在硬件設(shè)施方面，要有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等條件。檔案庫(kù)房要安裝消防設(shè)備、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防蟲(chóng)藥物等。檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等，以保證檔案的安全存放。在管理方面，要建立嚴(yán)格的檔案出入庫(kù)管理制度，對(duì)檔案的借閱、歸還等進(jìn)行詳細(xì)記錄。同時(shí)，要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問(wèn)題，如檔案的破損、霉變等。三、電子檔案類(lèi)1.問(wèn)：什么是電子檔案？答：電子檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的檔案。它以數(shù)字化形式存在，具有存儲(chǔ)密度大、檢索速度快、便于共享等優(yōu)點(diǎn)。電子檔案可以包括電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄、電子表格、電子郵件、網(wǎng)頁(yè)等多種形式。例如，企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件生成的電子財(cái)務(wù)報(bào)表、科研機(jī)構(gòu)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄等都屬于電子檔案。2.問(wèn)：電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案管理有哪些不同？答：與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理有以下不同之處。在存儲(chǔ)方面，紙質(zhì)檔案主要存放在檔案柜、庫(kù)房等實(shí)體空間中，而電子檔案則存儲(chǔ)在磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等電子存儲(chǔ)介質(zhì)或服務(wù)器中。電子檔案的存儲(chǔ)需要考慮存儲(chǔ)設(shè)備的可靠性、容量和數(shù)據(jù)備份等問(wèn)題。在利用方面，電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速檢索和遠(yuǎn)程訪問(wèn)，而紙質(zhì)檔案的利用則需要到檔案庫(kù)房進(jìn)行查找和借閱。在安全管理方面，電子檔案面臨著網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)，需要采取加密、防火墻、身份認(rèn)證等技術(shù)手段來(lái)保障其安全；紙質(zhì)檔案則主要面臨實(shí)體損壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，需要加強(qiáng)庫(kù)房的安全管理。3.問(wèn)：如何確保電子檔案的長(zhǎng)期保存？答：確保電子檔案的長(zhǎng)期保存需要采取以下措施。一是選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，要選擇質(zhì)量可靠、壽命長(zhǎng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁帶、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，以防止存儲(chǔ)介質(zhì)老化導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。二是建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存放在不同的地點(diǎn)，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。三是采用標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，盡量使用通用的、開(kāi)放的文件格式，如PDF、XML等，以保證電子檔案在不同的軟件和系統(tǒng)中都能正常讀取和使用。四是進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，記錄電子檔案的基本信息、背景信息和管理信息等元數(shù)據(jù)，以便于對(duì)電子檔案進(jìn)行識(shí)別、檢索和利用。四、檔案利用類(lèi)1.問(wèn)：哪些人可以利用檔案？答：一般來(lái)說(shuō)，檔案的利用主體包括以下幾類(lèi)。一是檔案形成單位的內(nèi)部人員，他們可以根據(jù)工作需要，利用本單位的檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)查詢(xún)、決策參考等。二是相關(guān)的研究機(jī)構(gòu)和學(xué)者，他們可以利用檔案進(jìn)行學(xué)術(shù)研究，如歷史研究、社會(huì)科學(xué)研究等。三是公民個(gè)人，公民可以利用自己的檔案，如學(xué)籍檔案、人事檔案等，維護(hù)自己的合法權(quán)益。此外，司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法機(jī)關(guān)等在辦理案件和執(zhí)行公務(wù)時(shí)，也可以依法利用相關(guān)檔案。2.問(wèn)：檔案利用的方式有哪些？答：檔案利用的方式主要有以下幾種。一是查閱，利用者可以到檔案管理部門(mén)的查閱室，直接查閱檔案原件或復(fù)制件。查閱時(shí)，檔案管理人員會(huì)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并指導(dǎo)利用者進(jìn)行查閱。二是復(fù)制，利用者可以根據(jù)需要，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等。復(fù)制檔案要遵守檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和完整。三是咨詢(xún)，利用者可以通過(guò)電話(huà)、郵件、網(wǎng)絡(luò)等方式，向檔案管理部門(mén)咨詢(xún)有關(guān)檔案的信息，檔案管理人員會(huì)為利用者提供相關(guān)的解答和指導(dǎo)。四是展覽展示，檔案管理部門(mén)可以將一些具有代表性和教育意義的檔案進(jìn)行展覽展示，向社會(huì)公眾宣傳檔案文化和歷史知識(shí)。3.問(wèn)：利用檔案需要辦理哪些手續(xù)？答：不同的利用主體和利用方式，辦理的手續(xù)可能有所不同。一般來(lái)說(shuō)，內(nèi)部人員利用本單位檔案，需要填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。外部利用者利用檔案，需要持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，向檔案管理部門(mén)提出利用申請(qǐng)。檔案管理部門(mén)會(huì)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合利用條件的，會(huì)安排利用者查閱檔案。如果需要復(fù)制檔案，還需要簽訂復(fù)制協(xié)議，明確復(fù)制的范圍、用途和保密要求等。五、檔案法律法規(guī)類(lèi)1.問(wèn)：我國(guó)有哪些主要的檔案法律法規(guī)？答：我國(guó)主要的檔案法律法規(guī)有《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等。《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案工作的基本法律，它規(guī)定了檔案工作的基本原則、檔案管理的職責(zé)和權(quán)限、檔案的保護(hù)和利用等內(nèi)容，是我國(guó)檔案工作的根本依據(jù)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》則是對(duì)《檔案法》的具體細(xì)化和補(bǔ)充，進(jìn)一步明確了檔案工作的各項(xiàng)具體規(guī)定和操作程序。此外，各地方和各行業(yè)還根據(jù)自身實(shí)際情況，制定了相應(yīng)的檔案管理規(guī)章和制度。2.問(wèn)：違反檔案法律法規(guī)會(huì)有什么后果？答：違反檔案法律法規(guī)會(huì)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，有下列行為之一的，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）擅自出賣(mài)或者轉(zhuǎn)讓屬于國(guó)家所有的檔案的；（五）將檔案賣(mài)給、贈(zèng)送給外國(guó)人或者外國(guó)組織的；（六）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，被責(zé)令改正而拒不改正的；（七）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；（八）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。3.問(wèn)：如何增強(qiáng)全社會(huì)的檔案法治意識(shí)？答：增強(qiáng)全社會(huì)的檔案法治意識(shí)可以從以下幾個(gè)方面入手。一是加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳教育，通過(guò)多種渠道，如報(bào)紙、電視、網(wǎng)絡(luò)、舉辦講座等，向社會(huì)公眾宣傳檔案法律法規(guī)的