人力資源行政培訓(xùn)助理人力資源行政培訓(xùn)助理

一、崗位概述

人力資源行政培訓(xùn)助理是公司人力資源部門中的重要支持角色，主要職責(zé)是協(xié)助人力資源管理人員完成日常行政事務(wù)和培訓(xùn)相關(guān)工作。該崗位需要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力和細致的工作態(tài)度，確保人力資源部門各項工作順利進行。

（一）工作目標

1.提供高效的人力資源行政支持

2.協(xié)助組織和管理培訓(xùn)活動

3.維護人力資源相關(guān)文件和資料

4.支持部門其他工作需求

二、主要工作職責(zé)

（一）行政事務(wù)管理

1.文件管理

(1)負責(zé)人力資源相關(guān)文件、合同、檔案的整理、歸檔和保管

(2)確保文件分類清晰，便于快速檢索

(3)定期檢查文件完整性，防止遺失

2.辦公用品管理

(1)負責(zé)辦公用品的采購申請、驗收和分發(fā)

(2)建立辦公用品庫存記錄，定期盤點

(3)根據(jù)部門需求制定采購計劃

3.會議支持

(1)協(xié)助安排會議場地、設(shè)備

(2)準備會議資料，發(fā)送會議通知

(3)跟蹤會議紀要整理和分發(fā)

（二）培訓(xùn)支持工作

1.培訓(xùn)計劃協(xié)助

(1)收集各部門培訓(xùn)需求

(2)協(xié)助制定年度/季度培訓(xùn)計劃

(3)跟蹤培訓(xùn)進度，及時調(diào)整安排

2.培訓(xùn)場地安排

(1)負責(zé)培訓(xùn)場地的預(yù)訂和布置

(2)檢查培訓(xùn)設(shè)備，確保正常運行

(3)協(xié)助準備培訓(xùn)材料

3.培訓(xùn)效果跟蹤

(1)收集培訓(xùn)反饋表

(2)整理培訓(xùn)數(shù)據(jù)，生成統(tǒng)計報告

(3)協(xié)助分析培訓(xùn)效果

（三）其他人力資源支持

1.員工入職/離職支持

(1)協(xié)助辦理新員工入職手續(xù)

(2)整理離職員工相關(guān)資料

(3)更新人力資源信息系統(tǒng)信息

2.活動組織支持

(1)協(xié)助組織員工活動、團隊建設(shè)

(2)負責(zé)活動場地預(yù)訂和物資準備

(3)活動后資料整理和總結(jié)

3.部門協(xié)調(diào)

(1)溝通各部門人力資源需求

(2)協(xié)調(diào)部門間工作安排

(3)提供行政支持，確保工作順暢

三、任職資格要求

（一）教育背景

1.大專及以上學(xué)歷，人力資源管理、行政管理或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先

2.具備一定的人力資源管理基礎(chǔ)知識

（二）工作經(jīng)驗

1.具有1-2年相關(guān)行政或人力資源工作經(jīng)驗

2.有培訓(xùn)活動組織經(jīng)驗者優(yōu)先

（三）能力要求

1.溝通能力

(1)能清晰表達工作內(nèi)容

(2)具備良好的跨部門溝通能力

(3)能有效協(xié)調(diào)各方需求

2.組織能力

(1)能合理安排工作優(yōu)先級

(2)具備多任務(wù)處理能力

(3)能有效組織培訓(xùn)等大型活動

3.細致程度

(1)工作認真負責(zé)，無遺漏

(2)數(shù)據(jù)處理準確無誤

(3)文件管理條理清晰

4.軟件技能

(1)熟練使用Office辦公軟件

(2)具備基本的數(shù)據(jù)分析能力

(3)有HRIS系統(tǒng)使用經(jīng)驗者優(yōu)先

（四）其他要求

1.具備良好的服務(wù)意識

2.能承受一定工作壓力

3.具備團隊合作精神

4.能適應(yīng)靈活的工作安排

四、工作流程示例

（一）培訓(xùn)活動組織流程

1.需求收集

(1)與各部門溝通，收集培訓(xùn)需求

(2)整理需求清單，確認培訓(xùn)目標

(3)初步評估培訓(xùn)預(yù)算和時間安排

2.計劃制定

(1)確定培訓(xùn)主題、形式和時長

(2)預(yù)訂培訓(xùn)場地和設(shè)備

(3)邀請講師或培訓(xùn)師

3.宣傳通知

(1)設(shè)計培訓(xùn)通知模板

(2)發(fā)送培訓(xùn)邀請，收集參訓(xùn)名單

(3)準備培訓(xùn)資料和物料

4.現(xiàn)場支持

(1)布置培訓(xùn)場地，檢查設(shè)備

(2)協(xié)助簽到，分發(fā)資料

(3)處理現(xiàn)場突發(fā)情況

5.效果評估

(1)收集培訓(xùn)反饋表

(2)整理培訓(xùn)數(shù)據(jù)，生成報告

(3)向部門反饋培訓(xùn)效果

（二）文件管理系統(tǒng)流程

1.文件接收

(1)驗收各部門提交的文件

(2)檢查文件完整性和清晰度

(3)確認文件編號和版本

2.分類歸檔

(1)根據(jù)文件類型分類

(2)建立電子和紙質(zhì)檔案系統(tǒng)

(3)添加標簽便于檢索

3.定期維護

(1)檢查文件保存狀況

(2)更新電子檔案系統(tǒng)

(3)處理過期或無用文件

4.借閱管理

(1)記錄文件借閱情況

(2)設(shè)置借閱期限

(3)跟蹤文件歸還情況

五、績效評估指標

1.工作效率

(1)完成任務(wù)及時率

(2)行政事務(wù)處理速度

(3)培訓(xùn)活動準備完整度

2.準確性

(1)文件管理錯誤率

(2)數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確度

(3)活動組織問題發(fā)生率

3.協(xié)作能力

(1)跨部門溝通效果

(2)協(xié)助其他部門情況

(3)團隊合作積極性

4.成本控制

(1)辦公用品使用效率

(2)培訓(xùn)活動成本節(jié)約

(3)預(yù)算執(zhí)行情況

5.學(xué)習(xí)成長

(1)新技能掌握速度

(2)工作方法改進次數(shù)

(3)對部門貢獻度提升

人力資源行政培訓(xùn)助理

一、崗位概述

人力資源行政培訓(xùn)助理是公司人力資源部門中的重要支持角色，主要職責(zé)是協(xié)助人力資源管理人員完成日常行政事務(wù)和培訓(xùn)相關(guān)工作。該崗位需要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力和細致的工作態(tài)度，確保人力資源部門各項工作順利進行。

（一）工作目標

1.提供高效的人力資源行政支持：確保所有人力資源相關(guān)的行政事務(wù)得到及時、準確的處理，為HR團隊提供順暢的后臺支持，使其能更專注于核心的人力資源管理工作。

2.協(xié)助組織和管理培訓(xùn)活動：有效支持各類培訓(xùn)活動的策劃、執(zhí)行與評估，提升培訓(xùn)效果，支持員工成長和公司人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。

3.維護人力資源相關(guān)文件和資料：建立并維護規(guī)范、安全的人力資源文件管理系統(tǒng)，確保信息的完整性、準確性和保密性。

4.支持部門其他工作需求：根據(jù)部門需要，靈活承擔(dān)其他臨時性或輔助性工作，保障人力資源部門整體運作的效率。

二、主要工作職責(zé)

（一）行政事務(wù)管理

1.文件管理

(1)文件接收與分類：

-嚴格按照規(guī)定的流程接收各部門提交的人力資源相關(guān)文件（如：勞動合同、入職登記表、績效評估表、培訓(xùn)記錄等）。

-根據(jù)文件類型（如：合同類、記錄類、報告類）和部門進行初步分類，確保后續(xù)處理有序。

(2)文件掃描與數(shù)字化：

-使用掃描儀將重要文件進行掃描，生成電子版。

-將電子版文件上傳至指定的電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）或共享云盤，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則（例如：“2024年01月-勞動合同-銷售部”）。

(3)紙質(zhì)文件歸檔：

-將掃描后的紙質(zhì)文件按照分類標準進行整理、排序。

-使用檔案盒進行裝訂（如需要），并填寫檔案標簽，注明文件名稱、所屬部門、日期等信息。

-將檔案盒放置在指定的檔案柜中，并更新實體檔案索引目錄。

(4)文件借閱與歸還：

-建立文件借閱登記簿，記錄借閱人、借閱時間、文件名稱、預(yù)計歸還時間等信息。

-定期跟進文件歸還情況，對于逾期未歸還的文件及時聯(lián)系借閱人。

-確保借閱文件在歸還時完好無損。

2.辦公用品管理

(1)需求評估與采購申請：

-定期（如每月/每季度）與HR部門溝通，評估各部門辦公用品（如：打印紙、筆、文件夾、標簽貼、文件柜等）的消耗情況。

-根據(jù)消耗情況和庫存量，制定辦公用品采購申請清單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量和預(yù)算。

-按照公司采購流程提交采購申請，跟進采購進度。

(2)供應(yīng)商管理與驗收：

-維護現(xiàn)有辦公用品供應(yīng)商信息，包括聯(lián)系方式、配送范圍、報價等。

-接收供應(yīng)商送來的辦公用品，按照采購清單逐一核對品名、規(guī)格、數(shù)量是否一致。

-檢查物品質(zhì)量，如有損壞或不符合要求，及時與供應(yīng)商溝通處理。

-驗收合格后，在采購訂單上簽字確認，并安排入庫或直接分發(fā)。

(3)庫存管理與分發(fā)：

-建立辦公用品庫存臺賬，記錄所有物品的入庫、出庫信息，實時更新庫存數(shù)量。

-定期（如每周）盤點庫存，確保賬實相符，對于低于安全庫存量的物品及時補充采購。

-根據(jù)各部門需求或申請，及時分發(fā)辦公用品，并做好分發(fā)記錄。

3.會議支持

(1)會議預(yù)訂與通知：

-接收會議預(yù)訂申請，確認會議室可用性。

-預(yù)訂會議室，并獲取預(yù)訂確認信息。

-提前向參會人員發(fā)送會議通知，包含會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。

(2)會議物料準備：

-根據(jù)會議需求準備會議物料，如：投影儀、幕布、麥克風(fēng)、白板、記號筆、紙筆、飲用水、會議資料等。

-提前將所需物料運至?xí)h室并擺放整齊。

(3)會議現(xiàn)場支持：

-會前檢查所有會議設(shè)備是否正常運行。

-協(xié)助參會人員簽到，引導(dǎo)參會人員入座。

-跟蹤會議進程，確保物料供應(yīng)充足。

-會后負責(zé)回收、整理和清潔會議室，清點回收物料。

（二）培訓(xùn)支持工作

1.培訓(xùn)計劃協(xié)助

(1)需求收集與整理：

-通過問卷調(diào)查、訪談或部門反饋等方式，收集各部門、各層級的培訓(xùn)需求。

-將收集到的需求進行整理、匯總，形成培訓(xùn)需求分析報告，識別關(guān)鍵培訓(xùn)領(lǐng)域和目標人群。

(2)培訓(xùn)計劃制定支持：

-協(xié)助人力資源管理人員將培訓(xùn)需求轉(zhuǎn)化為具體的培訓(xùn)計劃。

-參與制定年度/季度/月度培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)主題、目標、對象、時間、地點、講師、預(yù)算等要素。

-將最終確定的培訓(xùn)計劃錄入培訓(xùn)管理系統(tǒng)或更新到培訓(xùn)日歷中。

(3)培訓(xùn)資源協(xié)調(diào)：

-根據(jù)培訓(xùn)計劃，協(xié)助預(yù)訂培訓(xùn)場地、聯(lián)系外部培訓(xùn)機構(gòu)或內(nèi)部講師。

-協(xié)助準備培訓(xùn)預(yù)算，跟蹤預(yù)算使用情況。

2.培訓(xùn)場地安排

(1)場地選擇與預(yù)訂：

-根據(jù)培訓(xùn)規(guī)模、形式（如：會議室、實操室、戶外場地等）和預(yù)算，篩選合適的培訓(xùn)場地。

-與場地提供方溝通，確認場地規(guī)格、費用、預(yù)訂政策等。

-按照預(yù)訂流程完成場地預(yù)訂，并獲取預(yù)訂確認函。

(2)場地布置與準備：

-根據(jù)培訓(xùn)需求，設(shè)計場地布局方案（如：座位安排、設(shè)備擺放、物料區(qū)域劃分等）。

-提前與場地工作人員溝通布置方案，或親自參與場地布置工作。

-準備并布置培訓(xùn)所需設(shè)備（如：投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦、白板等）和物料（如：桌椅、講師臺、簽到臺、茶歇等）。

-在培訓(xùn)開始前進行最后檢查，確保所有設(shè)施正常運行，環(huán)境整潔。

3.培訓(xùn)效果跟蹤

(1)培訓(xùn)材料準備與分發(fā)：

-根據(jù)講師要求，準備培訓(xùn)所需的講義、手冊、案例、練習(xí)題等材料。

-在培訓(xùn)前或培訓(xùn)開始時，將培訓(xùn)材料分發(fā)給參訓(xùn)學(xué)員。

(2)培訓(xùn)過程支持：

-協(xié)助講師管理培訓(xùn)現(xiàn)場秩序，確保培訓(xùn)順利進行。

-負責(zé)培訓(xùn)期間茶歇、午餐等的預(yù)訂和安排。

-處理培訓(xùn)過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況（如：設(shè)備故障、物料短缺等）。

(3)培訓(xùn)反饋收集：

-設(shè)計并印制培訓(xùn)反饋表，或在培訓(xùn)管理系統(tǒng)創(chuàng)建電子反饋問卷。

-在培訓(xùn)結(jié)束后，及時組織參訓(xùn)學(xué)員填寫反饋表。

-收集所有反饋表，進行數(shù)據(jù)錄入和初步整理。

(4)培訓(xùn)數(shù)據(jù)整理與報告：

-將收集到的培訓(xùn)數(shù)據(jù)（如：參訓(xùn)人數(shù)、滿意度評分、知識掌握度測試結(jié)果等）進行統(tǒng)計分析。

-撰寫培訓(xùn)效果簡報或報告，總結(jié)培訓(xùn)情況，分析培訓(xùn)效果，為后續(xù)培訓(xùn)改進提供數(shù)據(jù)支持。

（三）其他人力資源支持

1.員工入職/離職支持

(1)新員工入職手續(xù)協(xié)助：

-準備新員工入職登記表、公司規(guī)章制度手冊、辦公設(shè)備等。

-協(xié)助新員工辦理入職手續(xù)，如：領(lǐng)取工牌、辦公用品、設(shè)置電腦賬戶等。

-引導(dǎo)新員工熟悉辦公環(huán)境和部門同事。

-協(xié)助人力資源管理人員整理、錄入新員工的入職資料。

(2)離職員工資料整理：

-收集離職員工的人事檔案、勞動合同、績效記錄、培訓(xùn)記錄等。

-按照規(guī)定對離職員工資料進行整理、歸檔。

-協(xié)助完成離職手續(xù)的相關(guān)表格填寫和資料交接。

2.活動組織支持

(1)活動策劃與準備：

-根據(jù)部門需求，參與員工活動（如：團建、節(jié)日慶典、生日會等）的策劃工作。

-負責(zé)活動方案的細化，包括活動主題、流程、時間、地點、預(yù)算、物料需求等。

-制定活動籌備清單，明確各項任務(wù)的負責(zé)人和時間節(jié)點。

(2)場地預(yù)訂與布置：

-負責(zé)活動場地的預(yù)訂和確認。

-根據(jù)活動主題和形式，設(shè)計和布置活動場地，包括背景板、裝飾物、簽到臺等。

-準備活動所需的道具、獎品、禮品等。

(3)活動執(zhí)行與收尾：

-協(xié)助活動主持人和工作人員進行現(xiàn)場協(xié)調(diào)和引導(dǎo)。

-負責(zé)活動物資的管理和分發(fā)。

-活動結(jié)束后，負責(zé)場地清理、物資回收和費用結(jié)算支持工作。

3.部門協(xié)調(diào)

(1)信息傳遞與溝通：

-作為HR部門與其他部門之間的溝通橋梁，傳遞人力資源相關(guān)的通知、政策和信息。

-及時收集和反饋其他部門對HR工作的需求和意見。

(2)工作協(xié)助與支持：

-在人力資源管理人員授權(quán)范圍內(nèi)，協(xié)助其他部門處理與人力資源相關(guān)的事務(wù)性工作（如：政策咨詢、流程指引等）。

-為其他部門提供必要的行政支持，如：會議室預(yù)訂協(xié)助、活動場地建議等。

三、任職資格要求

（一）教育背景

1.大專及以上學(xué)歷，人力資源管理、行政管理、文秘、企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。

2.具備一定的人力資源管理基礎(chǔ)知識，了解人力資源基本流程（如：招聘、培訓(xùn)、薪酬、員工關(guān)系等）。

（二）工作經(jīng)驗

1.具有1-3年行政、人事助理、行政培訓(xùn)助理或相關(guān)工作經(jīng)驗。

2.有大型活動組織經(jīng)驗或企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)支持經(jīng)驗者優(yōu)先。

3.具備處理多項任務(wù)同時進行的能力，工作時間安排合理。

（三）能力要求

1.溝通能力

(1)能清晰、準確、禮貌地與不同層級的人員進行溝通。

(2)具備良好的傾聽能力，能準確理解他人需求。

(3)具備一定的沖突協(xié)調(diào)能力，能處理簡單的溝通障礙。

2.組織能力

(1)能制定詳細的工作計劃，合理安排優(yōu)先級。

(2)具備良好的時間管理能力，按時完成工作任務(wù)。

(3)能有效組織小型會議或活動，控制場面。

3.細致程度

(1)工作認真負責(zé)，注重細節(jié)，減少錯誤發(fā)生。

(2)數(shù)據(jù)處理準確，報表制作規(guī)范。

(3)文件管理條理清晰，易于查找。

4.軟件技能

(1)熟練使用Word、Excel、PowerPoint等Office辦公軟件。

(2)熟悉常用的文件管理軟件（如：云存儲服務(wù)）。

(3)有使用HRIS系統(tǒng)（人力資源信息系統(tǒng)）或培訓(xùn)管理系統(tǒng)經(jīng)驗者優(yōu)先。

5.服務(wù)意識

(1)具備良好的服務(wù)態(tài)度，能積極響應(yīng)用戶需求。

(2)能主動提供幫助，保持工作環(huán)境的整潔有序。

(3)在工作中展現(xiàn)出專業(yè)和友好的形象。

（四）其他要求

1.具備較強的學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力，能快速掌握新知識和新技能。

2.能承受一定的工作壓力，在緊張時期保持冷靜和高效。

3.具備團隊合作精神，能與同事良好協(xié)作。

4.能接受靈活的工作安排，如：偶爾需要加班或出差支持培訓(xùn)活動。

四、工作流程示例

（一）新員工入職行政流程

1.接收入職通知：

(1)接收人力資源管理人員發(fā)送的新員工入職通知郵件，包含員工姓名、部門、職位、入職日期等信息。

(2)確認通知信息的準確性，如有疑問及時與HR管理人員溝通。

2.準備入職材料：

(1)根據(jù)新員工數(shù)量和部門需求，準備入職登記表、公司文化宣傳冊、規(guī)章制度手冊等紙質(zhì)材料。

(2)準備工牌、辦公文具（筆、筆記本、文件夾等）、公司制服（如需要）。

(3)協(xié)助IT部門準備新員工的電腦賬戶、郵箱、內(nèi)部系統(tǒng)訪問權(quán)限等。

3.安排入職當天：

(1)提前確認會議室或指定區(qū)域用于辦理入職手續(xù)。

(2)準備簽到表和筆。

(3)與行政部門（如：IT、行政）協(xié)調(diào)，確保當天各項支持工作到位。

4.辦理入職手續(xù)：

(1)歡迎新員工，引導(dǎo)其到指定地點辦理手續(xù)。

(2)協(xié)助新員工填寫入職登記表，收集必要證件（身份證、學(xué)歷證明等）。

(3)發(fā)放工牌、辦公用品，設(shè)置電腦，開通系統(tǒng)權(quán)限。

(4)引導(dǎo)新員工熟悉辦公環(huán)境，介紹部門同事。

5.資料整理與錄入：

(1)將收集到的入職資料進行整理、分類。

(2)將紙質(zhì)資料掃描存檔，并將電子版資料錄入人力資源信息系統(tǒng)或指定檔案系統(tǒng)。

(3)將入職完成信息反饋給人力資源管理人員。

（二）年度培訓(xùn)計劃制定支持流程

1.需求收集階段：

(1)收集各部門提交的年度培訓(xùn)需求問卷或訪談記錄。

(2)整理各部門的培訓(xùn)目標、對象、期望達成的效果等信息。

(3)對需求進行初步匯總，識別共性需求和特殊需求。

2.需求分析與優(yōu)先級排序：

(1)與人力資源管理人員一起分析培訓(xùn)需求，評估需求的必要性和可行性。

(2)考慮公司戰(zhàn)略目標、預(yù)算限制、員工發(fā)展等因素，對培訓(xùn)需求進行優(yōu)先級排序。

(3)將分析結(jié)果和排序建議記錄在案。

3.計劃草案制定：

(1)基于分析結(jié)果，開始起草年度培訓(xùn)計劃草案。

(2)明確培訓(xùn)主題、目標、對象、形式（內(nèi)訓(xùn)/外訓(xùn)）、時間安排、預(yù)算分配等。

(3)設(shè)計初步的培訓(xùn)時間表，避免與公司重大活動沖突。

4.計劃評審與修訂：

(1)將培訓(xùn)計劃草案提交給HR部門內(nèi)部或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行評審。

(2)收集評審意見，對計劃進行修訂和完善。

(3)與各部門負責(zé)人溝通培訓(xùn)計劃，確保獲得支持。

5.最終計劃確認與發(fā)布：

(1)根據(jù)評審意見完成最終版本的年度培訓(xùn)計劃。

(2)將最終計劃錄入培訓(xùn)管理系統(tǒng)或打印分發(fā)至相關(guān)部門。

(3)準備培訓(xùn)計劃啟動會所需材料，或協(xié)助組織啟動會。

五、績效評估指標

1.工作效率

(1)任務(wù)完成及時率：統(tǒng)計周期內(nèi)（如月度/季度）按時完成任務(wù)的百分比。

(2)行政事務(wù)處理速度：如文件歸檔的平均耗時、辦公用品的采購周期等。

(3)培訓(xùn)活動準備完整度：培訓(xùn)活動開始前，所需物料、場地、資料準備齊全的比例。

2.準確性

(1)文件管理錯誤率：因文件管理失誤（如：錯放、漏歸檔、信息錯誤）導(dǎo)致問題的次數(shù)或比例。

(2)數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確度：培訓(xùn)反饋數(shù)據(jù)、辦公用品庫存數(shù)據(jù)等統(tǒng)計錯誤的次數(shù)。

(3)活動組織問題發(fā)生率：活動中因安排疏漏導(dǎo)致的問題（如：物料不足、場地問題）次數(shù)。

3.協(xié)作能力

(1)跨部門溝通效果：根據(jù)同事或部門反饋，評估溝通的順暢度和有效性。

(2)協(xié)助其他部門情況：主動為其他部門提供支持，協(xié)助處理事務(wù)的次數(shù)和效果。

(3)團隊合作積極性：在團隊中展現(xiàn)的合作精神，參與團隊活動和支持同事的情況。

4.成本控制

(1)辦公用品使用效率：辦公用品的消耗量與預(yù)算的符合程度，或與歷史數(shù)據(jù)的對比。

(2)培訓(xùn)活動成本節(jié)約：在支持培訓(xùn)活動時，通過合理安排和資源利用實現(xiàn)的成本節(jié)約金額或比例。

(3)預(yù)算執(zhí)行情況：負責(zé)管理的各項預(yù)算（如：小型活動預(yù)算、零星采購預(yù)算）的執(zhí)行偏差程度。

5.學(xué)習(xí)成長

(1)新技能掌握速度：學(xué)習(xí)并應(yīng)用新軟件、新流程的速度和效果（如：掌握新的HRIS模塊）。

(2)工作方法改進次數(shù)：提出并實施工作方法改進建議的次數(shù)和效果。

(3)對部門貢獻度提升：通過承擔(dān)更多職責(zé)或提出創(chuàng)新性建議，對部門工作產(chǎn)生的積極影響。

人力資源行政培訓(xùn)助理

一、崗位概述

人力資源行政培訓(xùn)助理是公司人力資源部門中的重要支持角色，主要職責(zé)是協(xié)助人力資源管理人員完成日常行政事務(wù)和培訓(xùn)相關(guān)工作。該崗位需要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力和細致的工作態(tài)度，確保人力資源部門各項工作順利進行。

（一）工作目標

1.提供高效的人力資源行政支持

2.協(xié)助組織和管理培訓(xùn)活動

3.維護人力資源相關(guān)文件和資料

4.支持部門其他工作需求

二、主要工作職責(zé)

（一）行政事務(wù)管理

1.文件管理

(1)負責(zé)人力資源相關(guān)文件、合同、檔案的整理、歸檔和保管

(2)確保文件分類清晰，便于快速檢索

(3)定期檢查文件完整性，防止遺失

2.辦公用品管理

(1)負責(zé)辦公用品的采購申請、驗收和分發(fā)

(2)建立辦公用品庫存記錄，定期盤點

(3)根據(jù)部門需求制定采購計劃

3.會議支持

(1)協(xié)助安排會議場地、設(shè)備

(2)準備會議資料，發(fā)送會議通知

(3)跟蹤會議紀要整理和分發(fā)

（二）培訓(xùn)支持工作

1.培訓(xùn)計劃協(xié)助

(1)收集各部門培訓(xùn)需求

(2)協(xié)助制定年度/季度培訓(xùn)計劃

(3)跟蹤培訓(xùn)進度，及時調(diào)整安排

2.培訓(xùn)場地安排

(1)負責(zé)培訓(xùn)場地的預(yù)訂和布置

(2)檢查培訓(xùn)設(shè)備，確保正常運行

(3)協(xié)助準備培訓(xùn)材料

3.培訓(xùn)效果跟蹤

(1)收集培訓(xùn)反饋表

(2)整理培訓(xùn)數(shù)據(jù)，生成統(tǒng)計報告

(3)協(xié)助分析培訓(xùn)效果

（三）其他人力資源支持

1.員工入職/離職支持

(1)協(xié)助辦理新員工入職手續(xù)

(2)整理離職員工相關(guān)資料

(3)更新人力資源信息系統(tǒng)信息

2.活動組織支持

(1)協(xié)助組織員工活動、團隊建設(shè)

(2)負責(zé)活動場地預(yù)訂和物資準備

(3)活動后資料整理和總結(jié)

3.部門協(xié)調(diào)

(1)溝通各部門人力資源需求

(2)協(xié)調(diào)部門間工作安排

(3)提供行政支持，確保工作順暢

三、任職資格要求

（一）教育背景

1.大專及以上學(xué)歷，人力資源管理、行政管理或相關(guān)專業(yè)優(yōu)先

2.具備一定的人力資源管理基礎(chǔ)知識

（二）工作經(jīng)驗

1.具有1-2年相關(guān)行政或人力資源工作經(jīng)驗

2.有培訓(xùn)活動組織經(jīng)驗者優(yōu)先

（三）能力要求

1.溝通能力

(1)能清晰表達工作內(nèi)容

(2)具備良好的跨部門溝通能力

(3)能有效協(xié)調(diào)各方需求

2.組織能力

(1)能合理安排工作優(yōu)先級

(2)具備多任務(wù)處理能力

(3)能有效組織培訓(xùn)等大型活動

3.細致程度

(1)工作認真負責(zé)，無遺漏

(2)數(shù)據(jù)處理準確無誤

(3)文件管理條理清晰

4.軟件技能

(1)熟練使用Office辦公軟件

(2)具備基本的數(shù)據(jù)分析能力

(3)有HRIS系統(tǒng)使用經(jīng)驗者優(yōu)先

（四）其他要求

1.具備良好的服務(wù)意識

2.能承受一定工作壓力

3.具備團隊合作精神

4.能適應(yīng)靈活的工作安排

四、工作流程示例

（一）培訓(xùn)活動組織流程

1.需求收集

(1)與各部門溝通，收集培訓(xùn)需求

(2)整理需求清單，確認培訓(xùn)目標

(3)初步評估培訓(xùn)預(yù)算和時間安排

2.計劃制定

(1)確定培訓(xùn)主題、形式和時長

(2)預(yù)訂培訓(xùn)場地和設(shè)備

(3)邀請講師或培訓(xùn)師

3.宣傳通知

(1)設(shè)計培訓(xùn)通知模板

(2)發(fā)送培訓(xùn)邀請，收集參訓(xùn)名單

(3)準備培訓(xùn)資料和物料

4.現(xiàn)場支持

(1)布置培訓(xùn)場地，檢查設(shè)備

(2)協(xié)助簽到，分發(fā)資料

(3)處理現(xiàn)場突發(fā)情況

5.效果評估

(1)收集培訓(xùn)反饋表

(2)整理培訓(xùn)數(shù)據(jù)，生成報告

(3)向部門反饋培訓(xùn)效果

（二）文件管理系統(tǒng)流程

1.文件接收

(1)驗收各部門提交的文件

(2)檢查文件完整性和清晰度

(3)確認文件編號和版本

2.分類歸檔

(1)根據(jù)文件類型分類

(2)建立電子和紙質(zhì)檔案系統(tǒng)

(3)添加標簽便于檢索

3.定期維護

(1)檢查文件保存狀況

(2)更新電子檔案系統(tǒng)

(3)處理過期或無用文件

4.借閱管理

(1)記錄文件借閱情況

(2)設(shè)置借閱期限

(3)跟蹤文件歸還情況

五、績效評估指標

1.工作效率

(1)完成任務(wù)及時率

(2)行政事務(wù)處理速度

(3)培訓(xùn)活動準備完整度

2.準確性

(1)文件管理錯誤率

(2)數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確度

(3)活動組織問題發(fā)生率

3.協(xié)作能力

(1)跨部門溝通效果

(2)協(xié)助其他部門情況

(3)團隊合作積極性

4.成本控制

(1)辦公用品使用效率

(2)培訓(xùn)活動成本節(jié)約

(3)預(yù)算執(zhí)行情況

5.學(xué)習(xí)成長

(1)新技能掌握速度

(2)工作方法改進次數(shù)

(3)對部門貢獻度提升

人力資源行政培訓(xùn)助理

一、崗位概述

人力資源行政培訓(xùn)助理是公司人力資源部門中的重要支持角色，主要職責(zé)是協(xié)助人力資源管理人員完成日常行政事務(wù)和培訓(xùn)相關(guān)工作。該崗位需要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力和細致的工作態(tài)度，確保人力資源部門各項工作順利進行。

（一）工作目標

1.提供高效的人力資源行政支持：確保所有人力資源相關(guān)的行政事務(wù)得到及時、準確的處理，為HR團隊提供順暢的后臺支持，使其能更專注于核心的人力資源管理工作。

2.協(xié)助組織和管理培訓(xùn)活動：有效支持各類培訓(xùn)活動的策劃、執(zhí)行與評估，提升培訓(xùn)效果，支持員工成長和公司人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。

3.維護人力資源相關(guān)文件和資料：建立并維護規(guī)范、安全的人力資源文件管理系統(tǒng)，確保信息的完整性、準確性和保密性。

4.支持部門其他工作需求：根據(jù)部門需要，靈活承擔(dān)其他臨時性或輔助性工作，保障人力資源部門整體運作的效率。

二、主要工作職責(zé)

（一）行政事務(wù)管理

1.文件管理

(1)文件接收與分類：

-嚴格按照規(guī)定的流程接收各部門提交的人力資源相關(guān)文件（如：勞動合同、入職登記表、績效評估表、培訓(xùn)記錄等）。

-根據(jù)文件類型（如：合同類、記錄類、報告類）和部門進行初步分類，確保后續(xù)處理有序。

(2)文件掃描與數(shù)字化：

-使用掃描儀將重要文件進行掃描，生成電子版。

-將電子版文件上傳至指定的電子文檔管理系統(tǒng)（EDMS）或共享云盤，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則（例如：“2024年01月-勞動合同-銷售部”）。

(3)紙質(zhì)文件歸檔：

-將掃描后的紙質(zhì)文件按照分類標準進行整理、排序。

-使用檔案盒進行裝訂（如需要），并填寫檔案標簽，注明文件名稱、所屬部門、日期等信息。

-將檔案盒放置在指定的檔案柜中，并更新實體檔案索引目錄。

(4)文件借閱與歸還：

-建立文件借閱登記簿，記錄借閱人、借閱時間、文件名稱、預(yù)計歸還時間等信息。

-定期跟進文件歸還情況，對于逾期未歸還的文件及時聯(lián)系借閱人。

-確保借閱文件在歸還時完好無損。

2.辦公用品管理

(1)需求評估與采購申請：

-定期（如每月/每季度）與HR部門溝通，評估各部門辦公用品（如：打印紙、筆、文件夾、標簽貼、文件柜等）的消耗情況。

-根據(jù)消耗情況和庫存量，制定辦公用品采購申請清單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量和預(yù)算。

-按照公司采購流程提交采購申請，跟進采購進度。

(2)供應(yīng)商管理與驗收：

-維護現(xiàn)有辦公用品供應(yīng)商信息，包括聯(lián)系方式、配送范圍、報價等。

-接收供應(yīng)商送來的辦公用品，按照采購清單逐一核對品名、規(guī)格、數(shù)量是否一致。

-檢查物品質(zhì)量，如有損壞或不符合要求，及時與供應(yīng)商溝通處理。

-驗收合格后，在采購訂單上簽字確認，并安排入庫或直接分發(fā)。

(3)庫存管理與分發(fā)：

-建立辦公用品庫存臺賬，記錄所有物品的入庫、出庫信息，實時更新庫存數(shù)量。

-定期（如每周）盤點庫存，確保賬實相符，對于低于安全庫存量的物品及時補充采購。

-根據(jù)各部門需求或申請，及時分發(fā)辦公用品，并做好分發(fā)記錄。

3.會議支持

(1)會議預(yù)訂與通知：

-接收會議預(yù)訂申請，確認會議室可用性。

-預(yù)訂會議室，并獲取預(yù)訂確認信息。

-提前向參會人員發(fā)送會議通知，包含會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。

(2)會議物料準備：

-根據(jù)會議需求準備會議物料，如：投影儀、幕布、麥克風(fēng)、白板、記號筆、紙筆、飲用水、會議資料等。

-提前將所需物料運至?xí)h室并擺放整齊。

(3)會議現(xiàn)場支持：

-會前檢查所有會議設(shè)備是否正常運行。

-協(xié)助參會人員簽到，引導(dǎo)參會人員入座。

-跟蹤會議進程，確保物料供應(yīng)充足。

-會后負責(zé)回收、整理和清潔會議室，清點回收物料。

（二）培訓(xùn)支持工作

1.培訓(xùn)計劃協(xié)助

(1)需求收集與整理：

-通過問卷調(diào)查、訪談或部門反饋等方式，收集各部門、各層級的培訓(xùn)需求。

-將收集到的需求進行整理、匯總，形成培訓(xùn)需求分析報告，識別關(guān)鍵培訓(xùn)領(lǐng)域和目標人群。

(2)培訓(xùn)計劃制定支持：

-協(xié)助人力資源管理人員將培訓(xùn)需求轉(zhuǎn)化為具體的培訓(xùn)計劃。

-參與制定年度/季度/月度培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)主題、目標、對象、時間、地點、講師、預(yù)算等要素。

-將最終確定的培訓(xùn)計劃錄入培訓(xùn)管理系統(tǒng)或更新到培訓(xùn)日歷中。

(3)培訓(xùn)資源協(xié)調(diào)：

-根據(jù)培訓(xùn)計劃，協(xié)助預(yù)訂培訓(xùn)場地、聯(lián)系外部培訓(xùn)機構(gòu)或內(nèi)部講師。

-協(xié)助準備培訓(xùn)預(yù)算，跟蹤預(yù)算使用情況。

2.培訓(xùn)場地安排

(1)場地選擇與預(yù)訂：

-根據(jù)培訓(xùn)規(guī)模、形式（如：會議室、實操室、戶外場地等）和預(yù)算，篩選合適的培訓(xùn)場地。

-與場地提供方溝通，確認場地規(guī)格、費用、預(yù)訂政策等。

-按照預(yù)訂流程完成場地預(yù)訂，并獲取預(yù)訂確認函。

(2)場地布置與準備：

-根據(jù)培訓(xùn)需求，設(shè)計場地布局方案（如：座位安排、設(shè)備擺放、物料區(qū)域劃分等）。

-提前與場地工作人員溝通布置方案，或親自參與場地布置工作。

-準備并布置培訓(xùn)所需設(shè)備（如：投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦、白板等）和物料（如：桌椅、講師臺、簽到臺、茶歇等）。

-在培訓(xùn)開始前進行最后檢查，確保所有設(shè)施正常運行，環(huán)境整潔。

3.培訓(xùn)效果跟蹤

(1)培訓(xùn)材料準備與分發(fā)：

-根據(jù)講師要求，準備培訓(xùn)所需的講義、手冊、案例、練習(xí)題等材料。

-在培訓(xùn)前或培訓(xùn)開始時，將培訓(xùn)材料分發(fā)給參訓(xùn)學(xué)員。

(2)培訓(xùn)過程支持：

-協(xié)助講師管理培訓(xùn)現(xiàn)場秩序，確保培訓(xùn)順利進行。

-負責(zé)培訓(xùn)期間茶歇、午餐等的預(yù)訂和安排。

-處理培訓(xùn)過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況（如：設(shè)備故障、物料短缺等）。

(3)培訓(xùn)反饋收集：

-設(shè)計并印制培訓(xùn)反饋表，或在培訓(xùn)管理系統(tǒng)創(chuàng)建電子反饋問卷。

-在培訓(xùn)結(jié)束后，及時組織參訓(xùn)學(xué)員填寫反饋表。

-收集所有反饋表，進行數(shù)據(jù)錄入和初步整理。

(4)培訓(xùn)數(shù)據(jù)整理與報告：

-將收集到的培訓(xùn)數(shù)據(jù)（如：參訓(xùn)人數(shù)、滿意度評分、知識掌握度測試結(jié)果等）進行統(tǒng)計分析。

-撰寫培訓(xùn)效果簡報或報告，總結(jié)培訓(xùn)情況，分析培訓(xùn)效果，為后續(xù)培訓(xùn)改進提供數(shù)據(jù)支持。

（三）其他人力資源支持

1.員工入職/離職支持

(1)新員工入職手續(xù)協(xié)助：

-準備新員工入職登記表、公司規(guī)章制度手冊、辦公設(shè)備等。

-協(xié)助新員工辦理入職手續(xù)，如：領(lǐng)取工牌、辦公用品、設(shè)置電腦賬戶等。

-引導(dǎo)新員工熟悉辦公環(huán)境和部門同事。

-協(xié)助人力資源管理人員整理、錄入新員工的入職資料。

(2)離職員工資料整理：

-收集離職員工的人事檔案、勞動合同、績效記錄、培訓(xùn)記錄等。

-按照規(guī)定對離職員工資料進行整理、歸檔。

-協(xié)助完成離職手續(xù)的相關(guān)表格填寫和資料交接。

2.活動組織支持

(1)活動策劃與準備：

-根據(jù)部門需求，參與員工活動（如：團建、節(jié)日慶典、生日會等）的策劃工作。

-負責(zé)活動方案的細化，包括活動主題、流程、時間、地點、預(yù)算、物料需求等。

-制定活動籌備清單，明確各項任務(wù)的負責(zé)人和時間節(jié)點。

(2)場地預(yù)訂與布置：

-負責(zé)活動場地的預(yù)訂和確認。

-根據(jù)活動主題和形式，設(shè)計和布置活動場地，包括背景板、裝飾物、簽到臺等。

-準備活動所需的道具、獎品、禮品等。

(3)活動執(zhí)行與收尾：

-協(xié)助活動主持人和工作人員進行現(xiàn)場協(xié)調(diào)和引導(dǎo)。

-負責(zé)活動物資的管理和分發(fā)。

-活動結(jié)束后，負責(zé)場地清理、物資回收和費用結(jié)算支持工作。

3.部門協(xié)調(diào)

(1)信息傳遞與溝通：

-作為HR部門與其他部門之間的溝通橋梁，傳遞人力資源相關(guān)的通知、政策和信息。

-及時收集和反饋其他部門對HR工作的需求和意見。

(2)工作協(xié)助與支持：

-在人力資源管理人員授權(quán)范圍內(nèi)，協(xié)助其他部門處理與人力資源相關(guān)的事務(wù)性工作（如：政策咨詢、流程指引等）。

-為其他部門提供必要的行政支持，如：會議室預(yù)訂協(xié)助、活動場地建議等。

三、任職資格要求

（一）教育背景

1.大專及以上學(xué)歷，人力資源管理、行政管理、文秘、企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。

2.具備一定的人力資源管理基礎(chǔ)知識，了解人力資源基本流程（如：招聘、培訓(xùn)、薪酬、員工關(guān)系等）。

（二）工作經(jīng)驗

1.具有1-3年行政、人事助理、行政培訓(xùn)助理或相關(guān)工作經(jīng)驗。

2.有大型活動組織經(jīng)驗或企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)支持經(jīng)驗者優(yōu)先。

3.具備處理多項任務(wù)同時進行的能力，工作時間安排合理。

（三）能力要求

1.溝通能力

(1)能清晰、準確、禮貌地與不同層級的人員進行溝通。

(2)具備良好的傾聽能力，能準確理解他人需求。

(3)具備一定的沖突協(xié)調(diào)能力，能處理簡單的溝通障礙。

2.組織能力

(1)能制定詳細的工作計劃，合理安排優(yōu)先級。

(2)具備良好的時間管理能力，按時完成工作任務(wù)。

(3)能有效組織小型會議或活動，控制場面。

3.細致程度

(1)工作認真負責(zé)，注重細節(jié)，減少錯誤發(fā)生。

(2)數(shù)據(jù)處理準確，報表制作規(guī)范。

(3)文件管理條理清晰，易于查找。

4.軟件技能

(1)熟練使用Word、Excel、PowerPoint等Office辦公軟件。

(2)熟悉常用的文件管理軟件（如：云存儲服務(wù)）。

(3)有使用HRIS系統(tǒng)（人力資源信息系統(tǒng)）或培訓(xùn)管理系統(tǒng)經(jīng)驗者優(yōu)先。

5.服務(wù)意識

(1)具備良好的服務(wù)態(tài)度，能積極響應(yīng)用戶需求。

(2)能主動提供幫助，保持工作環(huán)境的整潔有序。

(3)在工作中展現(xiàn)出專業(yè)和友好的形象。

（四）其他要求

1.具備較強的學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力，能快速掌握新知識和新技能。

2.能承受一定的工作壓力，在緊張時期保持冷靜和高效。

3.具備團隊合作精神，能與同事良好協(xié)作。

4.能接受靈活的工作安排，如：偶爾需要加班或出差支持培訓(xùn)活動。

四、工作流程示例

（一）新員工入職行政流程

1.接收入職通知：

(1)接收人力資源管理人員發(fā)送的新員工入職通知郵件，包含員工姓名、部門、職位、入職日期等信息。

(2)確認通知信息的準確性，如有疑問及時與HR管理人員溝通。

2.準備入職材料：

(1)根據(jù)新員工數(shù)量和部門需求，準備入職登記表、公司文化宣傳冊、規(guī)章制度手冊等紙質(zhì)