電力工程技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)電力工程技術(shù)檔案的科學(xué)管理，確保電力工程技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮電力工程技術(shù)檔案在電力工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行、維護(hù)和改造等工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和電力行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位所有電力工程技術(shù)檔案的管理，包括新建、改建、擴(kuò)建、檢修等各類電力工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收、交付使用全過(guò)程中形成的各種形式和載體的技術(shù)文件材料。（三）管理原則電力工程技術(shù)檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程控制、便于利用的原則，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以單位主管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)電力工程技術(shù)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，制定檔案管理工作的方針政策和發(fā)展規(guī)劃。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)電力工程技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用電力工程技術(shù)檔案，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)各部門和項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織開(kāi)展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與電力工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行審查。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化。（三）項(xiàng)目部門與人員職責(zé)1.項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)本部門電力工程項(xiàng)目技術(shù)文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是項(xiàng)目檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)本項(xiàng)目檔案管理工作，督促項(xiàng)目成員及時(shí)整理和移交檔案。3.項(xiàng)目技術(shù)人員負(fù)責(zé)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中及時(shí)形成、積累和整理相關(guān)技術(shù)文件材料，并按照要求移交檔案管理部門。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍電力工程技術(shù)檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.項(xiàng)目前期文件材料：項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、工程設(shè)計(jì)招標(biāo)及中標(biāo)文件等。2.設(shè)計(jì)文件材料：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄等。3.施工文件材料：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、施工試驗(yàn)報(bào)告、工程事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件材料：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.設(shè)備采購(gòu)與安裝文件材料：設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備說(shuō)明書(shū)、設(shè)備檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。6.竣工驗(yàn)收文件材料：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等。（二）收集要求1.各部門和項(xiàng)目組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的及時(shí)、全面和準(zhǔn)確。2.檔案收集應(yīng)遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)收集”的原則，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類技術(shù)文件材料應(yīng)由各部門和項(xiàng)目組及時(shí)收集和整理。3.收集的檔案應(yīng)確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。4.對(duì)電子文件材料的收集，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)按照電力工程建設(shè)項(xiàng)目的不同階段和專業(yè)分類進(jìn)行，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類編號(hào)、裝訂成冊(cè)，并編制卷內(nèi)目錄和備考表。卷內(nèi)文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.電力工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，項(xiàng)目部門應(yīng)將項(xiàng)目檔案整理完畢并移交檔案管理部門。2.對(duì)于分期建設(shè)的電力工程項(xiàng)目，應(yīng)在每期工程竣工驗(yàn)收后及時(shí)歸檔該期工程檔案，待整個(gè)項(xiàng)目全部竣工后，再進(jìn)行全面整理和補(bǔ)充歸檔。3.日常生產(chǎn)、科研等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件材料，應(yīng)在年度結(jié)束后3個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合檔案整理的要求，卷內(nèi)文件材料齊全、完整，裝訂牢固，編號(hào)規(guī)范。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并隨附必要的說(shuō)明文件和軟件。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。4.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聶n案丟失或損壞。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、項(xiàng)目部門和相關(guān)技術(shù)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案和失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和電力行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理和審查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保管期限和銷毀意見(jiàn)。3.對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息不泄露。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案的利用與保密（一）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱制度，為單位內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和國(guó)家機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，查閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議。3.檔案管理部門應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用工作，通過(guò)編制檔案檢索工具、編寫(xiě)專題資料等方式，為單位的決策、生產(chǎn)和科研提供服務(wù)。（二）利用權(quán)限1.單位內(nèi)部各部門和人員可以查閱與本部門工作相關(guān)的檔案，但不得查閱涉及其他部門商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案。2.外部單位和人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信和有效身份證件，并經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案館。（三）保密措施1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高檔案管理人員和查閱人員的保密意識(shí)。2.對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和國(guó)家機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)違反保密規(guī)定的人員，應(yīng)依法追究其責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立電力工程技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理的效率和水平。（二）電子檔案管理1.制定電子檔案管理規(guī)范，明確電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和安全管理要求。2.加強(qiáng)電子檔案的元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。3.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上。（三）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用先進(jìn)的檔案管理軟件，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化服務(wù)。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱、審批等功能，方便用戶進(jìn)行檔案管理和利用。3.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露，確保檔案信息的安全。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門和項(xiàng)目組的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門和項(xiàng)目組限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)