請假條質(zhì)量管控規(guī)定一、總則

為規(guī)范請假條的制作與管理，確保請假信息的準確性和完整性，提高工作效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于所有員工提交的請假申請，旨在通過標準化流程和明確要求，有效控制請假條質(zhì)量，保障公司人力資源管理的有序進行。

（一）目的與原則

1.目的：規(guī)范請假條格式，統(tǒng)一請假信息要素，減少信息遺漏與錯誤，提升審批效率。

2.原則：堅持真實、完整、規(guī)范、及時的原則，確保請假申請的嚴肅性和有效性。

（二）適用范圍

本規(guī)定適用于公司全體員工，包括正式員工、合同工及實習生等各類用工形式的人員。

二、請假條基本要求

（一）核心要素

1.個人信息：包括姓名、部門、職位、工號等。

2.請假類型：明確標注事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假等具體類型。

3.請假時間：詳細填寫請假起始日期和結(jié)束日期，包括具體年月日。

4.請假事由：簡要說明請假原因，要求真實、客觀、簡潔。

5.簽字確認：申請人需親筆簽名，并注明提交日期。

（二）格式規(guī)范

1.版式：建議使用公司統(tǒng)一提供的電子模板或紙質(zhì)表單，確保格式統(tǒng)一。

2.字體：文字清晰可辨，建議使用標準宋體或黑體，字號不小于小四號。

3.排版：行距適中，段落分明，關鍵信息（如日期、簽名）位置固定。

三、請假條制作流程

（一）前期準備

1.自我確認：申請人需提前了解公司請假制度及審批流程，確保符合請假條件。

2.信息收集：準備相關證明材料，如病假需提供醫(yī)院證明，婚假需提供結(jié)婚證復印件等。

（二）填寫步驟

1.填寫個人信息：準確填寫姓名、部門、職位、工號等基本信息。

2.填寫請假時間：明確標注起始和結(jié)束日期，如有特殊情況需注明是否含周末或節(jié)假日。

3.填寫請假事由：根據(jù)請假類型簡要說明原因，事假需說明具體事由，病假需注明診斷結(jié)果。

4.提交審批：按照公司審批權限逐級提交，并保留提交憑證。

（三）特殊情況處理

1.緊急情況：如遇突發(fā)狀況需緊急請假，可先口頭報備部門主管，后續(xù)補交正式請假條。

2.多日連續(xù)請假：連續(xù)請假超過3天需提前一周提交申請，并附相關證明材料。

四、質(zhì)量管控措施

（一）審核要點

1.信息完整性：檢查所有必填項是否齊全，無錯別字或涂改痕跡。

2.時間合理性：核對請假時間是否符合公司規(guī)定，避免不合理kéodài(extension)。

3.事由真實性：結(jié)合實際情況判斷事由是否合理，必要時需核實證明材料。

（二）常見問題及改進

1.信息遺漏：如發(fā)現(xiàn)個人信息或請假時間缺失，要求申請人立即補充更正。

2.格式錯誤：對不符合規(guī)范的請假條，退回并要求重新填寫，同時提供標準模板。

3.材料不符：如證明材料與事由不符，需補充或更換有效材料。

（三）監(jiān)督與反饋

1.定期檢查：人力資源部定期抽查請假條存檔，評估制作質(zhì)量。

2.員工培訓：定期組織培訓，講解請假制度及規(guī)范填寫要點。

3.意見收集：設立反饋渠道，收集員工對請假流程的改進建議。

五、附則

（一）責任說明

1.申請人責任：確保請假信息真實有效，對虛假請假承擔相應后果。

2.審批人員責任：認真審核請假申請，對違規(guī)審批承擔管理責任。

（二）更新機制

本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，人力資源部保留根據(jù)實際情況調(diào)整的權利，調(diào)整后將及時通知全體員工。

（三）解釋權

本規(guī)定由公司人力資源部負責解釋，如有疑問可隨時咨詢相關部門。

一、總則

為規(guī)范請假條的制作與管理，確保請假信息的準確性和完整性，提高工作效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于所有員工提交的請假申請，旨在通過標準化流程和明確要求，有效控制請假條質(zhì)量，保障公司人力資源管理的有序進行。

（一）目的與原則

1.目的：規(guī)范請假條格式，統(tǒng)一請假信息要素，減少信息遺漏與錯誤，提升審批效率。

詳細說明：通過制定統(tǒng)一的請假條制作標準，確保每張請假條都包含必要信息，格式規(guī)范一致。這有助于人力資源部門快速準確地理解請假申請內(nèi)容，減少因信息不明確或缺失導致的溝通成本和時間浪費，從而提高整體審批效率。

2.原則：堅持真實、完整、規(guī)范、及時的原則，確保請假申請的嚴肅性和有效性。

詳細說明：“真實”要求申請人提交的請假事由和相關信息必須符合實際情況，不得虛報或隱瞞。“完整”要求請假條必須包含規(guī)定的基本要素，無遺漏?！耙?guī)范”要求遵循統(tǒng)一的格式和填寫要求?！凹皶r”要求在符合規(guī)定的前提下，及時提交請假申請，以便于審批流程的順利進行。遵循這些原則，可以保證請假制度的嚴肅性，維護公司正常的工作秩序。

（二）適用范圍

本規(guī)定適用于公司全體員工，包括正式員工、合同工及實習生等各類用工形式的人員。

詳細說明：本規(guī)定覆蓋公司內(nèi)所有與請假相關的流程和文件，無論員工的雇傭形式如何，都必須遵守此規(guī)定。這包括長期合同工、短期合同工以及實習期間的人員，確保公司請假管理的統(tǒng)一性和公平性。

二、請假條基本要求

（一）核心要素

1.個人信息：包括姓名、部門、職位、工號等。

詳細說明：這是識別申請人的基本信息，必須準確無誤。姓名應與員工檔案一致；部門應填寫當前所屬部門全稱；職位應填寫當前擔任的職位名稱；工號是員工的唯一標識，必須填寫正確。

2.請假類型：明確標注事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假、調(diào)休、或其他特殊假期等具體類型。

詳細說明：請假類型需清晰明確，使用公司規(guī)定的標準術語。例如，不能籠統(tǒng)地寫“休假”，而應具體寫明是“事假”、“病假”還是其他類型。這有助于人力資源部門快速分類處理申請。

3.請假時間：詳細填寫請假起始日期和結(jié)束日期，包括具體年月日，并注明是否包含周末及法定節(jié)假日。

詳細說明：日期必須精確到天。例如，格式應為“YYYY年MM月DD日”。對于跨越周末或節(jié)假日的請假，申請人需明確說明，并在事由中簡要解釋（如果需要）。例如，“2023年10月1日（周一）至2023年10月7日（周日），共7天，包含周末及國慶節(jié)假期”。

4.請假事由：簡要說明請假原因，要求真實、客觀、簡潔。病假需注明診斷醫(yī)院和主要癥狀（或遵醫(yī)囑休養(yǎng)），事假需簡要說明具體事務。

詳細說明：事由部分應簡明扼要地說明請假的原因。病假需提供醫(yī)院開具的證明材料，并在事由中提及醫(yī)院名稱和主要診斷結(jié)果，或注明“遵醫(yī)囑休養(yǎng)”。事假需說明具體需要處理的事務，如“處理個人重要事務”、“家庭原因需短暫離崗”等，避免使用模糊或過于細節(jié)的描述。

5.簽字確認：申請人需親筆簽名，并注明提交日期。

詳細說明：請假條必須由申請人本人親筆簽名，以確保申請的真實性和責任感。簽名下方需注明提交請假條的日期，格式為“YYYY年MM月DD日”。

（二）格式規(guī)范

1.版式：建議使用公司統(tǒng)一提供的電子模板或紙質(zhì)表單，確保格式統(tǒng)一。

詳細說明：公司人力資源部應提供標準化的電子請假條模板（如通過內(nèi)部OA系統(tǒng)）或紙質(zhì)請假單。員工應優(yōu)先使用這些標準模板，以保證信息錄入和審核的一致性。若使用自制紙張，需保證關鍵信息區(qū)域（如個人信息、日期、簽字欄）位置固定且清晰。

2.字體：文字清晰可辨，建議使用標準宋體或黑體，字號不小于小四號。

詳細說明：為保證易讀性，文字應選擇常見的標準字體，如宋體或黑體。字號不宜過小，建議不小于小四號字，確保所有信息在打印或顯示時都清晰可見，便于閱讀和存檔。

3.排版：行距適中，段落分明，關鍵信息（如日期、簽名）位置固定。

詳細說明：行距不宜過密或過疏，一般1.0至1.5倍行距為宜。重要信息如請假起止日期、申請人簽名等應有固定的位置，方便審核人員查找和簽字。整體排版應整齊、美觀，體現(xiàn)專業(yè)性。

三、請假條制作流程

（一）前期準備

1.自我確認：申請人需提前了解公司請假制度及審批流程，確保符合請假條件。

詳細說明：在提交請假申請前，申請人應仔細閱讀公司員工手冊中關于請假的相關規(guī)定，了解不同假期的申請條件、所需證明材料、審批層級和時限等。確認自己符合申請的假期類型和條件，例如，事假是否已用完當月額度，病假是否需要提供指定醫(yī)院的證明等。

2.信息收集：準備相關證明材料，如病假需提供醫(yī)院證明，婚假需提供結(jié)婚證復印件，產(chǎn)假/陪產(chǎn)假需提供相關證明，喪假需提供相關證明等。

詳細說明：根據(jù)申請的假期類型，提前準備好所需的官方證明文件。例如：

病假：通常需要提供二級甲等及以上醫(yī)院開具的病假證明，證明上需包含診斷結(jié)果、建議休息天數(shù)等。急診病假可能需要額外說明。

婚假：需提供合法有效的結(jié)婚證復印件一份。

產(chǎn)假：女員工需提供醫(yī)院開具的出生證明復印件或醫(yī)院證明；男員工申請陪產(chǎn)假需提供配偶的出生證明復印件或醫(yī)院證明。

喪假：需提供相關直系親屬（如父母、配偶、子女）去世的證明材料復印件。

確保證明材料真實、有效，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給相關部門或主管。

（二）填寫步驟

1.填寫個人信息：準確填寫姓名、部門、職位、工號等基本信息。

詳細說明：在請假條的指定區(qū)域，清晰、準確地填寫上述個人標識信息。務必與員工檔案信息一致，避免因信息錯誤導致申請延誤或被駁回。

2.填寫請假時間：明確標注起始和結(jié)束日期，如有特殊情況需注明是否含周末或節(jié)假日。

詳細說明：在規(guī)定的時間欄內(nèi)，填寫請假的起始年月日和結(jié)束年月日。使用阿拉伯數(shù)字，格式統(tǒng)一。如果請假期間包含周末或法定節(jié)假日，應在事由欄或單獨的備注欄中注明，例如“請假期間包含周末X天，節(jié)假日X天”。如果請假日期臨近，需要注明是否連續(xù)，例如“2023年9月30日（周六）至2023年10月1日（周日），共2天，含周末”。

3.填寫請假事由：根據(jù)請假類型簡要說明原因，事假需說明具體事由，病假需注明診斷結(jié)果（或遵醫(yī)囑）。

詳細說明：在事由欄內(nèi)，根據(jù)所申請的假期類型，簡要、真實地說明請假原因。具體要求見前文“核心要素”中的第4點。力求簡潔明了，讓審批人能快速了解情況。

4.提交審批：按照公司審批權限逐級提交，并保留提交憑證。

詳細說明：填寫完畢后，將請假條（電子版或紙質(zhì)版）提交給直接上級進行審批。根據(jù)公司規(guī)定，如果需要，還需提交給人力資源部備案。申請人應保留好提交記錄，如電子版提交的郵件記錄、系統(tǒng)提交日志，或紙質(zhì)版提交時的簽收憑證等，以備后續(xù)查驗。

（三）特殊情況處理

1.緊急情況：如遇突發(fā)狀況需緊急請假（通常指當天或短時間內(nèi)無法處理的緊急事宜），可先口頭報備部門主管，說明情況并獲取初步同意，后續(xù)補交正式請假條。

詳細說明：緊急情況是指發(fā)生在工作時間內(nèi)，且事先無法預料的、需要立即處理或離崗處理的事項，例如家中突發(fā)急病、重要物品丟失等。遇到此類情況，申請人應第一時間通過電話或即時通訊工具口頭向直接上級報告，說明緊急原因、預計請假時長，并請求批準。獲得口頭同意后，應盡快補辦正式的請假手續(xù)，提交完整的請假條及相關證明（如適用）?？陬^報備是緊急請假的先決條件，但最終是否批準仍需上級根據(jù)實際情況決定。

2.多日連續(xù)請假：連續(xù)請假超過3天（不含周末及法定節(jié)假日）需提前一周提交申請，并附相關證明材料。

詳細說明：對于需要連續(xù)休息超過3天（例如，4天或更長）的假期申請，申請人必須給予上級更長的審批時間。因此，需要在假期開始前至少7個工作日提交完整的請假申請，包括填寫好的請假條和所有必需的證明材料。這有助于上級合理安排工作，及時安排人員替崗。如果假期跨越月度或季度，則提交時間以開始休假前的第一個工作日為準計算。

四、質(zhì)量管控措施

（一）審核要點

1.信息完整性：檢查所有必填項是否齊全，無錯別字或涂改痕跡。

詳細說明：審核人員需逐一核對請假條上的所有必填字段（如個人信息、請假類型、起止日期、事由、簽名、提交日期）是否都已填寫，且信息完整。同時，檢查文字是否通順，有無明顯的錯別字、語法錯誤或因填寫不當造成的涂改、模糊不清的情況。對于不完整的請假條，應要求申請人補充或重新填寫。

2.時間合理性：核對請假時間是否符合公司規(guī)定，避免不合理kéodài(extension)或提前申請。

詳細說明：審核人員需根據(jù)公司請假制度，檢查申請的請假時長是否符合規(guī)定。例如，事假每日/每次的最多時長限制，年假的每次最多可休天數(shù)，病假根據(jù)證明提供的休息天數(shù)等。同時，檢查申請日期是否過早，是否符合“提前申請”的要求。對于不符合時間規(guī)定的申請，需駁回并說明原因。

3.事由真實性：結(jié)合實際情況判斷事由是否合理，必要時需核實證明材料。

詳細說明：審核人員應結(jié)合申請人的職位、近期工作表現(xiàn)以及請假事由的描述，初步判斷事由是否具有合理性。對于需要證明材料的假期（如病假、婚假），需仔細核對提交的證明材料是否與事由相符、是否在有效期內(nèi)、是否為官方認可機構(gòu)出具。如有疑問，可要求申請人進一步說明或補充材料。

4.審批流程合規(guī)性：檢查請假條是否經(jīng)過所有必需層級的審批，審批人是否已簽字/電子確認。

詳細說明：根據(jù)公司規(guī)定的審批權限，確認該請假申請是否已經(jīng)按照要求逐級流轉(zhuǎn)并獲得了相應層級的批準。檢查審批欄是否齊全，各審批人的簽字或電子確認是否有效。缺少任何一級審批的請假申請均視為無效。

5.附件完整性：對于需要附件的請假申請，檢查附件是否齊全、清晰、有效。

詳細說明：如果該次請假申請需要附上證明材料（如病假證明、結(jié)婚證復印件等），需確認所有要求的附件都已提交，附件內(nèi)容是否清晰可見，證明的有效期和效力是否滿足要求。

（二）常見問題及改進

1.信息遺漏：如發(fā)現(xiàn)個人信息或請假時間缺失，要求申請人立即補充更正。

詳細說明：常見的遺漏包括忘記填寫工號、請假日期只填了月日未寫年份、簽名處空白等。審核人員在發(fā)現(xiàn)此類問題時，應在請假條上注明具體遺漏項，并退回給申請人。申請人需在規(guī)定時間內(nèi)補充完整后重新提交。對于多次提交仍存在遺漏的情況，可進行口頭提醒或輔導。

2.格式錯誤：對不符合規(guī)范的請假條，退回并要求重新填寫，同時提供標準模板。

詳細說明：如果請假條使用了非標準的格式、字體過小難以辨認、關鍵信息位置混亂等，應視為格式錯誤。審核人員需將請假條連同錯誤說明一起退回，并告知申請人應使用公司提供的標準模板，或直接在系統(tǒng)中操作（如果是電子流程）。

3.材料不符：如證明材料與事由不符或證明無效，需補充或更換有效材料。

詳細說明：例如，申請病假但提交的證明是體檢報告而非針對本次不適的診療證明；或者結(jié)婚證過期、醫(yī)院證明上的日期與申請日期不符等。此類情況需要申請人立即補充符合要求的、真實有效的證明材料。人力資源部應提供明確的證明材料要求清單，方便申請人準備。

4.提交不及時：對于按規(guī)定需要提前提交的申請，未按時提交的處理。

詳細說明：如果申請人未能在規(guī)定提前期（如事假提前1天，長假提前一周）提交申請，即使事由合理，也可能影響批準。審核時需注明提交時間過晚，根據(jù)公司政策，可能需要申請人做出更合理的安排（如調(diào)整請假時間、自行承擔部分工作影響等）。對于緊急情況例外。

5.審批延遲：審批流程中某環(huán)節(jié)未按時處理。

詳細說明：雖然不完全是請假條制作問題，但審批延遲會影響員工。規(guī)定中可加入提醒機制，要求各審批環(huán)節(jié)在收到申請后按規(guī)定時限內(nèi)完成審批，如有特殊情況需及時向申請人說明。這有助于整體流程效率。

（三）監(jiān)督與反饋

1.定期檢查：人力資源部定期抽查請假條存檔（電子或紙質(zhì)），評估制作質(zhì)量。

詳細說明：人力資源部應設定固定的檢查周期（如每月或每季度），隨機抽取一定比例的已審批或待審批的請假條進行檢查。檢查內(nèi)容包括格式規(guī)范性、信息完整性、審批流程合規(guī)性等，以此評估整體的質(zhì)量狀況，并發(fā)現(xiàn)普遍性問題。

2.員工培訓：定期組織培訓，講解請假制度及規(guī)范填寫要點。

詳細說明：針對新員工或員工中常見的填寫錯誤，人力資源部應定期（如每年至少一次）組織線上或線下培訓。培訓內(nèi)容可包括公司請假制度概述、各類假期申請條件、不同假期的證明要求、標準請假條（或電子系統(tǒng)）的填寫方法、常見錯誤案例分析等。確保員工清楚了解規(guī)范。

3.意見收集：設立反饋渠道，收集員工對請假流程的改進建議。

詳細說明：可以通過內(nèi)部OA系統(tǒng)公告、意見箱、定期座談會等多種方式，鼓勵員工就請假流程、規(guī)定或系統(tǒng)操作提出改進建議。人力資源部需對收集到的意見進行整理分析，對于合理可行的建議，應納入流程優(yōu)化或制度修訂的考慮范圍，并適時向員工反饋改進結(jié)果，以持續(xù)優(yōu)化請假管理質(zhì)量。

4.質(zhì)量通報：對檢查中發(fā)現(xiàn)的普遍性問題進行內(nèi)部通報，并提出改進措施。

詳細說明：對于在定期檢查中發(fā)現(xiàn)的共性錯誤或流程障礙，人力資源部應整理成通報，在公司內(nèi)部（如通過部門郵件、公告欄、內(nèi)部通訊等）進行發(fā)布。通報內(nèi)容應包括問題現(xiàn)象、影響分析、正確做法以及改進要求，提醒全體員工注意，促進共同遵守和改進。

五、附則

（一）責任說明

1.申請人責任：確保請假信息真實有效，對虛假請假承擔相應后果。

詳細說明：申請人作為請假條的制作者和信息提供者，負有保證所有提交信息真實、準確、完整的責任。任何形式的虛報、偽造行為，一經(jīng)查實，公司有權根據(jù)相關規(guī)定進行處理，可能包括但不限于取消假期、扣除相應工資、記過處分，甚至解除勞動合同等。

2.審批人員責任：認真審核請假申請，對違規(guī)審批承擔管理責任。

詳細說明：各級審批人員有責任仔細審閱每一份請假申請，根據(jù)公司規(guī)定和實際情況做出公正、合理的判斷。對于因?qū)徍瞬粐?、疏忽大意導致的不當審批（如批準不符合?guī)定的假期），審批人員需承擔相應的管理責任，可能影響其績效考核或晉升機會。同時，審批人員也應保護申請人的隱私，對請假信息保密。

（二）更新機制

本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，人力資源部保留根據(jù)實際情況（如公司發(fā)展、管理需求變化等）調(diào)整的權利，調(diào)整后將及時通知全體員工。

詳細說明：本規(guī)定具有動態(tài)性，將根據(jù)公司運營的實際情況、管理需求的變化或國家相關法律法規(guī)（在允許范圍內(nèi)，指非敏感領域）的調(diào)整，由人力資源部進行修訂和完善。任何調(diào)整將經(jīng)過內(nèi)部討論、評估，并在正式實施前通過適當渠道（如公司郵件、內(nèi)部公告）正式通知全體員工。

（三）解釋權

本規(guī)定由公司人力資源部負責解釋，如有疑問可隨時咨詢相關部門。

詳細說明：關于本規(guī)定的具體條款、理解和執(zhí)行，最終解釋權歸公司人力資源部所有。員工在執(zhí)行過程中如遇到任何不清楚或疑問的地方，可以通過部門內(nèi)線電話、電子郵件或其他公司規(guī)定的溝通渠道，向人力資源部咨詢，以便獲得準確的理解和指導。

一、總則

為規(guī)范請假條的制作與管理，確保請假信息的準確性和完整性，提高工作效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于所有員工提交的請假申請，旨在通過標準化流程和明確要求，有效控制請假條質(zhì)量，保障公司人力資源管理的有序進行。

（一）目的與原則

1.目的：規(guī)范請假條格式，統(tǒng)一請假信息要素，減少信息遺漏與錯誤，提升審批效率。

2.原則：堅持真實、完整、規(guī)范、及時的原則，確保請假申請的嚴肅性和有效性。

（二）適用范圍

本規(guī)定適用于公司全體員工，包括正式員工、合同工及實習生等各類用工形式的人員。

二、請假條基本要求

（一）核心要素

1.個人信息：包括姓名、部門、職位、工號等。

2.請假類型：明確標注事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假等具體類型。

3.請假時間：詳細填寫請假起始日期和結(jié)束日期，包括具體年月日。

4.請假事由：簡要說明請假原因，要求真實、客觀、簡潔。

5.簽字確認：申請人需親筆簽名，并注明提交日期。

（二）格式規(guī)范

1.版式：建議使用公司統(tǒng)一提供的電子模板或紙質(zhì)表單，確保格式統(tǒng)一。

2.字體：文字清晰可辨，建議使用標準宋體或黑體，字號不小于小四號。

3.排版：行距適中，段落分明，關鍵信息（如日期、簽名）位置固定。

三、請假條制作流程

（一）前期準備

1.自我確認：申請人需提前了解公司請假制度及審批流程，確保符合請假條件。

2.信息收集：準備相關證明材料，如病假需提供醫(yī)院證明，婚假需提供結(jié)婚證復印件等。

（二）填寫步驟

1.填寫個人信息：準確填寫姓名、部門、職位、工號等基本信息。

2.填寫請假時間：明確標注起始和結(jié)束日期，如有特殊情況需注明是否含周末或節(jié)假日。

3.填寫請假事由：根據(jù)請假類型簡要說明原因，事假需說明具體事由，病假需注明診斷結(jié)果。

4.提交審批：按照公司審批權限逐級提交，并保留提交憑證。

（三）特殊情況處理

1.緊急情況：如遇突發(fā)狀況需緊急請假，可先口頭報備部門主管，后續(xù)補交正式請假條。

2.多日連續(xù)請假：連續(xù)請假超過3天需提前一周提交申請，并附相關證明材料。

四、質(zhì)量管控措施

（一）審核要點

1.信息完整性：檢查所有必填項是否齊全，無錯別字或涂改痕跡。

2.時間合理性：核對請假時間是否符合公司規(guī)定，避免不合理kéodài(extension)。

3.事由真實性：結(jié)合實際情況判斷事由是否合理，必要時需核實證明材料。

（二）常見問題及改進

1.信息遺漏：如發(fā)現(xiàn)個人信息或請假時間缺失，要求申請人立即補充更正。

2.格式錯誤：對不符合規(guī)范的請假條，退回并要求重新填寫，同時提供標準模板。

3.材料不符：如證明材料與事由不符，需補充或更換有效材料。

（三）監(jiān)督與反饋

1.定期檢查：人力資源部定期抽查請假條存檔，評估制作質(zhì)量。

2.員工培訓：定期組織培訓，講解請假制度及規(guī)范填寫要點。

3.意見收集：設立反饋渠道，收集員工對請假流程的改進建議。

五、附則

（一）責任說明

1.申請人責任：確保請假信息真實有效，對虛假請假承擔相應后果。

2.審批人員責任：認真審核請假申請，對違規(guī)審批承擔管理責任。

（二）更新機制

本規(guī)定自發(fā)布之日起實施，人力資源部保留根據(jù)實際情況調(diào)整的權利，調(diào)整后將及時通知全體員工。

（三）解釋權

本規(guī)定由公司人力資源部負責解釋，如有疑問可隨時咨詢相關部門。

一、總則

為規(guī)范請假條的制作與管理，確保請假信息的準確性和完整性，提高工作效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于所有員工提交的請假申請，旨在通過標準化流程和明確要求，有效控制請假條質(zhì)量，保障公司人力資源管理的有序進行。

（一）目的與原則

1.目的：規(guī)范請假條格式，統(tǒng)一請假信息要素，減少信息遺漏與錯誤，提升審批效率。

詳細說明：通過制定統(tǒng)一的請假條制作標準，確保每張請假條都包含必要信息，格式規(guī)范一致。這有助于人力資源部門快速準確地理解請假申請內(nèi)容，減少因信息不明確或缺失導致的溝通成本和時間浪費，從而提高整體審批效率。

2.原則：堅持真實、完整、規(guī)范、及時的原則，確保請假申請的嚴肅性和有效性。

詳細說明：“真實”要求申請人提交的請假事由和相關信息必須符合實際情況，不得虛報或隱瞞?！巴暾币笳埣贄l必須包含規(guī)定的基本要素，無遺漏?！耙?guī)范”要求遵循統(tǒng)一的格式和填寫要求?！凹皶r”要求在符合規(guī)定的前提下，及時提交請假申請，以便于審批流程的順利進行。遵循這些原則，可以保證請假制度的嚴肅性，維護公司正常的工作秩序。

（二）適用范圍

本規(guī)定適用于公司全體員工，包括正式員工、合同工及實習生等各類用工形式的人員。

詳細說明：本規(guī)定覆蓋公司內(nèi)所有與請假相關的流程和文件，無論員工的雇傭形式如何，都必須遵守此規(guī)定。這包括長期合同工、短期合同工以及實習期間的人員，確保公司請假管理的統(tǒng)一性和公平性。

二、請假條基本要求

（一）核心要素

1.個人信息：包括姓名、部門、職位、工號等。

詳細說明：這是識別申請人的基本信息，必須準確無誤。姓名應與員工檔案一致；部門應填寫當前所屬部門全稱；職位應填寫當前擔任的職位名稱；工號是員工的唯一標識，必須填寫正確。

2.請假類型：明確標注事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假、調(diào)休、或其他特殊假期等具體類型。

詳細說明：請假類型需清晰明確，使用公司規(guī)定的標準術語。例如，不能籠統(tǒng)地寫“休假”，而應具體寫明是“事假”、“病假”還是其他類型。這有助于人力資源部門快速分類處理申請。

3.請假時間：詳細填寫請假起始日期和結(jié)束日期，包括具體年月日，并注明是否包含周末及法定節(jié)假日。

詳細說明：日期必須精確到天。例如，格式應為“YYYY年MM月DD日”。對于跨越周末或節(jié)假日的請假，申請人需明確說明，并在事由中簡要解釋（如果需要）。例如，“2023年10月1日（周一）至2023年10月7日（周日），共7天，包含周末及國慶節(jié)假期”。

4.請假事由：簡要說明請假原因，要求真實、客觀、簡潔。病假需注明診斷醫(yī)院和主要癥狀（或遵醫(yī)囑休養(yǎng)），事假需簡要說明具體事務。

詳細說明：事由部分應簡明扼要地說明請假的原因。病假需提供醫(yī)院開具的證明材料，并在事由中提及醫(yī)院名稱和主要診斷結(jié)果，或注明“遵醫(yī)囑休養(yǎng)”。事假需說明具體需要處理的事務，如“處理個人重要事務”、“家庭原因需短暫離崗”等，避免使用模糊或過于細節(jié)的描述。

5.簽字確認：申請人需親筆簽名，并注明提交日期。

詳細說明：請假條必須由申請人本人親筆簽名，以確保申請的真實性和責任感。簽名下方需注明提交請假條的日期，格式為“YYYY年MM月DD日”。

（二）格式規(guī)范

1.版式：建議使用公司統(tǒng)一提供的電子模板或紙質(zhì)表單，確保格式統(tǒng)一。

詳細說明：公司人力資源部應提供標準化的電子請假條模板（如通過內(nèi)部OA系統(tǒng)）或紙質(zhì)請假單。員工應優(yōu)先使用這些標準模板，以保證信息錄入和審核的一致性。若使用自制紙張，需保證關鍵信息區(qū)域（如個人信息、日期、簽字欄）位置固定且清晰。

2.字體：文字清晰可辨，建議使用標準宋體或黑體，字號不小于小四號。

詳細說明：為保證易讀性，文字應選擇常見的標準字體，如宋體或黑體。字號不宜過小，建議不小于小四號字，確保所有信息在打印或顯示時都清晰可見，便于閱讀和存檔。

3.排版：行距適中，段落分明，關鍵信息（如日期、簽名）位置固定。

詳細說明：行距不宜過密或過疏，一般1.0至1.5倍行距為宜。重要信息如請假起止日期、申請人簽名等應有固定的位置，方便審核人員查找和簽字。整體排版應整齊、美觀，體現(xiàn)專業(yè)性。

三、請假條制作流程

（一）前期準備

1.自我確認：申請人需提前了解公司請假制度及審批流程，確保符合請假條件。

詳細說明：在提交請假申請前，申請人應仔細閱讀公司員工手冊中關于請假的相關規(guī)定，了解不同假期的申請條件、所需證明材料、審批層級和時限等。確認自己符合申請的假期類型和條件，例如，事假是否已用完當月額度，病假是否需要提供指定醫(yī)院的證明等。

2.信息收集：準備相關證明材料，如病假需提供醫(yī)院證明，婚假需提供結(jié)婚證復印件，產(chǎn)假/陪產(chǎn)假需提供相關證明，喪假需提供相關證明等。

詳細說明：根據(jù)申請的假期類型，提前準備好所需的官方證明文件。例如：

病假：通常需要提供二級甲等及以上醫(yī)院開具的病假證明，證明上需包含診斷結(jié)果、建議休息天數(shù)等。急診病假可能需要額外說明。

婚假：需提供合法有效的結(jié)婚證復印件一份。

產(chǎn)假：女員工需提供醫(yī)院開具的出生證明復印件或醫(yī)院證明；男員工申請陪產(chǎn)假需提供配偶的出生證明復印件或醫(yī)院證明。

喪假：需提供相關直系親屬（如父母、配偶、子女）去世的證明材料復印件。

確保證明材料真實、有效，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給相關部門或主管。

（二）填寫步驟

1.填寫個人信息：準確填寫姓名、部門、職位、工號等基本信息。

詳細說明：在請假條的指定區(qū)域，清晰、準確地填寫上述個人標識信息。務必與員工檔案信息一致，避免因信息錯誤導致申請延誤或被駁回。

2.填寫請假時間：明確標注起始和結(jié)束日期，如有特殊情況需注明是否含周末或節(jié)假日。

詳細說明：在規(guī)定的時間欄內(nèi)，填寫請假的起始年月日和結(jié)束年月日。使用阿拉伯數(shù)字，格式統(tǒng)一。如果請假期間包含周末或法定節(jié)假日，應在事由欄或單獨的備注欄中注明，例如“請假期間包含周末X天，節(jié)假日X天”。如果請假日期臨近，需要注明是否連續(xù)，例如“2023年9月30日（周六）至2023年10月1日（周日），共2天，含周末”。

3.填寫請假事由：根據(jù)請假類型簡要說明原因，事假需說明具體事由，病假需注明診斷結(jié)果（或遵醫(yī)囑）。

詳細說明：在事由欄內(nèi)，根據(jù)所申請的假期類型，簡要、真實地說明請假原因。具體要求見前文“核心要素”中的第4點。力求簡潔明了，讓審批人能快速了解情況。

4.提交審批：按照公司審批權限逐級提交，并保留提交憑證。

詳細說明：填寫完畢后，將請假條（電子版或紙質(zhì)版）提交給直接上級進行審批。根據(jù)公司規(guī)定，如果需要，還需提交給人力資源部備案。申請人應保留好提交記錄，如電子版提交的郵件記錄、系統(tǒng)提交日志，或紙質(zhì)版提交時的簽收憑證等，以備后續(xù)查驗。

（三）特殊情況處理

1.緊急情況：如遇突發(fā)狀況需緊急請假（通常指當天或短時間內(nèi)無法處理的緊急事宜），可先口頭報備部門主管，說明情況并獲取初步同意，后續(xù)補交正式請假條。

詳細說明：緊急情況是指發(fā)生在工作時間內(nèi)，且事先無法預料的、需要立即處理或離崗處理的事項，例如家中突發(fā)急病、重要物品丟失等。遇到此類情況，申請人應第一時間通過電話或即時通訊工具口頭向直接上級報告，說明緊急原因、預計請假時長，并請求批準。獲得口頭同意后，應盡快補辦正式的請假手續(xù)，提交完整的請假條及相關證明（如適用）?？陬^報備是緊急請假的先決條件，但最終是否批準仍需上級根據(jù)實際情況決定。

2.多日連續(xù)請假：連續(xù)請假超過3天（不含周末及法定節(jié)假日）需提前一周提交申請，并附相關證明材料。

詳細說明：對于需要連續(xù)休息超過3天（例如，4天或更長）的假期申請，申請人必須給予上級更長的審批時間。因此，需要在假期開始前至少7個工作日提交完整的請假申請，包括填寫好的請假條和所有必需的證明材料。這有助于上級合理安排工作，及時安排人員替崗。如果假期跨越月度或季度，則提交時間以開始休假前的第一個工作日為準計算。

四、質(zhì)量管控措施

（一）審核要點

1.信息完整性：檢查所有必填項是否齊全，無錯別字或涂改痕跡。

詳細說明：審核人員需逐一核對請假條上的所有必填字段（如個人信息、請假類型、起止日期、事由、簽名、提交日期）是否都已填寫，且信息完整。同時，檢查文字是否通順，有無明顯的錯別字、語法錯誤或因填寫不當造成的涂改、模糊不清的情況。對于不完整的請假條，應要求申請人補充或重新填寫。

2.時間合理性：核對請假時間是否符合公司規(guī)定，避免不合理kéodài(extension)或提前申請。

詳細說明：審核人員需根據(jù)公司請假制度，檢查申請的請假時長是否符合規(guī)定。例如，事假每日/每次的最多時長限制，年假的每次最多可休天數(shù)，病假根據(jù)證明提供的休息天數(shù)等。同時，檢查申請日期是否過早，是否符合“提前申請”的要求。對于不符合時間規(guī)定的申請，需駁回并說明原因。

3.事由真實性：結(jié)合實際情況判斷事由是否合理，必要時需核實證明材料。

詳細說明：審核人員應結(jié)合申請人的職位、近期工作表現(xiàn)以及請假事由的描述，初步判斷事由是否具有合理性。對于需要證明材料的假期（如病假、婚假），需仔細核對提交的證明材料是否與事由相符、是否在有效期內(nèi)、是否為官方認可機構(gòu)出具。如有疑問，可要求申請人進一步說明或補充材料。

4.審批流程合規(guī)性：檢查請假條是否經(jīng)過所有必需層級的審批，審批人是否已簽字/電子確認。

詳細說明：根據(jù)公司規(guī)定的審批權限，確認該請假申請是否已經(jīng)按照要求逐級流轉(zhuǎn)并獲得了相應層級的批準。檢查審批欄是否齊全，各審批人的簽字或電子確認是否有效。缺少任何一級審批的請假申請均視為無效。

5.附件完整性：對于需要附件的請假申請，檢查附件是否齊全、清晰、有效。

詳細說明：如果該次請假申請需要附上證明材料（如病假證明、結(jié)婚證復印件等），需確認所有要求的附件都已提交，附件內(nèi)容是否清晰可見，證明的有效期和效力是否滿足要求。

（二）常見問題及改進

1.信息遺漏：如發(fā)現(xiàn)個人信息或請假時間缺失，要求申請人立即補充更正。

詳細說明：常見的遺漏包括忘記填寫工號、請假日期只填了月日未寫年份、簽名處空白等。審核人員在發(fā)現(xiàn)此類問題時，應在請假條上注明具體遺漏項，并退回給申請人。申請人需在規(guī)定時間內(nèi)補充完整后重新提交。對于多次提交仍存在遺漏的情況，可進行口頭提醒或輔導。

2.格式錯誤：對不符合規(guī)范的請假條，退回并要求重新填寫，同時提供標準模板。

詳細說明：如果請假條使用了非標準的格式、字體過小難以辨認、關鍵信息位置混亂等，應視為格式錯誤。審核人員需將請假條連同錯誤說明一起退回，并告知申請人應使用公司提供的標準模板，或直接在系統(tǒng)中操作（如果是電子流程）。

3.材料不符：如證明材料與事由不符或證明無效，需補充或更換有效材料。

詳細說明：例如，申請病假但提交的證明是體檢報告而非針對本次不適的診療證明；或者結(jié)婚證過期、醫(yī)院證明上的日期與申請日期不符等。此類情況需要申請人立即補充符合要求的、真實有效的證明材料。人力資源部應提供明確的證明材料要求清單，方便申請人準備。

4.提交不及時：對于按規(guī)定需要提前提交的申請，未按時提交的處理。

詳細說明：如果申請人未能在規(guī)定提前期（如事假提前1天，長假提前一周）提交申請，即使事由