企業(yè)重要合同檔案管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)重要合同檔案的管理，確保合同檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及本企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。第二條定義與范圍本制度所稱重要合同檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動(dòng)中，與其他法人、組織或自然人之間訂立的，對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展具有重要影響、涉及重大經(jīng)濟(jì)利益或承擔(dān)重要權(quán)利義務(wù)的合同及相關(guān)文件材料的總稱。其具體范圍由企業(yè)根據(jù)合同性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等因素另行界定并動(dòng)態(tài)調(diào)整。第三條管理原則重要合同檔案管理遵循以下原則：（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)：企業(yè)檔案管理部門為合同檔案的歸口管理部門，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)合同檔案的形成、收集、整理和移交。（二）真實(shí)完整、規(guī)范有序：確保合同檔案的形成過程真實(shí)可靠，文件材料齊全完整，整理歸檔符合規(guī)范要求。（三）安全保密、易于利用：采取有效措施保障合同檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，同時(shí)便于企業(yè)在法律、經(jīng)營等活動(dòng)中依法依規(guī)利用。（四）全程管理、動(dòng)態(tài)跟蹤：對(duì)合同從談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、終止至歸檔的全過程進(jìn)行檔案管理，并對(duì)履行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)收集。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條檔案管理部門職責(zé)企業(yè)檔案管理部門是重要合同檔案的統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：（一）貫徹執(zhí)行國家及行業(yè)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本企業(yè)合同檔案管理的具體實(shí)施細(xì)則。（二）負(fù)責(zé)對(duì)各業(yè)務(wù)部門合同檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）負(fù)責(zé)接收、審核、登記、保管、統(tǒng)計(jì)企業(yè)各部門移交的重要合同檔案。（四）負(fù)責(zé)重要合同檔案的規(guī)范化整理、編目、鑒定、保管期限劃分及到期檔案的銷毀審核工作。（五）組織開展合同檔案的利用服務(wù)，協(xié)助相關(guān)部門查閱、復(fù)制合同檔案，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批制度。（六）負(fù)責(zé)合同檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)，推動(dòng)合同檔案的數(shù)字化管理。（七）組織合同檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。第五條業(yè)務(wù)部門職責(zé)各業(yè)務(wù)部門是合同的發(fā)起、執(zhí)行和相關(guān)檔案材料形成的主要部門，其在合同檔案管理中的職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)本部門在合同談判、起草、評(píng)審、簽訂過程中形成的各類文件材料（包括但不限于談判記錄、合同草案、審批意見、會(huì)議紀(jì)要、對(duì)方資質(zhì)文件等）的收集、整理和初步審核。（二）在合同履行過程中，負(fù)責(zé)收集、整理與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履約憑證、驗(yàn)收證明、爭(zhēng)議解決文件等材料。（三）按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門形成的、已辦理完畢的重要合同檔案及其電子版本，完整、準(zhǔn)確地向檔案管理部門移交歸檔。（四）配合檔案管理部門進(jìn)行合同檔案的清查、鑒定等工作。（五）嚴(yán)格遵守合同檔案的保密規(guī)定，不得擅自泄露合同檔案內(nèi)容。第六條其他相關(guān)部門職責(zé)法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并對(duì)合同爭(zhēng)議解決過程中形成的法律文件進(jìn)行收集和歸檔；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供與合同相關(guān)的付款憑證、發(fā)票等財(cái)務(wù)文件，并協(xié)助進(jìn)行相關(guān)檔案的核對(duì)。各相關(guān)部門應(yīng)積極配合檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門做好合同檔案的管理工作。第三章合同檔案的形成與收集第七條檔案材料的范圍重要合同檔案材料應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：（一）合同立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告或項(xiàng)目建議書；（二）合同對(duì)方當(dāng)事人的主體資格證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等）；（三）合同談判記錄、會(huì)議紀(jì)要；（四）合同文本（包括正本、副本及附件）及其歷次修改稿、審批稿；（五）合同評(píng)審表及各相關(guān)部門的審批意見；（六）法定代表人或授權(quán)委托人的身份證明及授權(quán)委托書；（七）合同簽訂生效的正式文本；（八）合同履行過程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議；（九）送貨單、收貨單、驗(yàn)收單、入庫單、出庫單等履約憑證；（十）付款憑證、發(fā)票、結(jié)算報(bào)告等財(cái)務(wù)文件；（十一）質(zhì)量異議、索賠與反索賠文件；（十二）合同糾紛處理過程中的往來函電、調(diào)解協(xié)議、仲裁裁決書、判決書等；（十三）合同終止或解除的相關(guān)文件；（十四）其他與合同相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。第八條收集要求（一）及時(shí)性：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂完畢后，或合同履行過程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)事件發(fā)生后，及時(shí)收集相關(guān)文件材料，避免遺漏或延誤。（二）完整性：確保收集到的文件材料齊全，能夠反映合同從產(chǎn)生到終止的完整過程。（三）真實(shí)性：收集的文件材料必須是原始件或具有法律效力的復(fù)印件、掃描件，內(nèi)容真實(shí)可靠，不得偽造、篡改。（四）規(guī)范性：文件材料的格式、簽署、用印等應(yīng)符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定和法律要求。復(fù)印件需注明原件保管處及復(fù)印日期，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。第四章合同檔案的整理與歸檔第九條整理原則合同檔案的整理應(yīng)遵循“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用”的原則。第十條分類與編號(hào)（一）檔案管理部門應(yīng)會(huì)同各業(yè)務(wù)部門，根據(jù)合同的性質(zhì)（如買賣合同、服務(wù)合同、租賃合同、借款合同等）、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、簽訂年度等因素，對(duì)重要合同檔案進(jìn)行科學(xué)分類。（二）合同檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性。編號(hào)規(guī)則可包含年度、部門代號(hào)、合同類別代號(hào)、順序號(hào)等要素。第十一條組卷與排列（一）同一合同的所有文件材料應(yīng)組成一個(gè)案卷。若文件材料較多，可根據(jù)文件的形成階段或重要程度分設(shè)分卷。（二）案卷內(nèi)文件材料的排列，應(yīng)遵循重要文件在前、次要文件在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正本在前、副本在后，印件在前、定稿在后的原則，并按合同簽訂及履行的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排列。第十二條編目與裝訂（一）每個(gè)案卷應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄，列明序號(hào)、文件題名、文號(hào)、日期、頁數(shù)、備注等信息。（二）案卷應(yīng)擬制規(guī)范的案卷標(biāo)題，準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件的內(nèi)容。（三）案卷應(yīng)采用符合檔案保管要求的裝訂材料和方法進(jìn)行裝訂，做到整齊、牢固，便于翻閱。第十三條歸檔移交（一）業(yè)務(wù)部門應(yīng)在重要合同簽訂生效后規(guī)定期限內(nèi)（一般不超過一個(gè)月），將整理完畢的合同檔案（包括紙質(zhì)版和電子版）向檔案管理部門移交。合同履行過程中形成的后續(xù)文件材料，應(yīng)在事件處理完畢后及時(shí)移交。（二）移交時(shí)，應(yīng)填寫《合同檔案移交清單》，詳細(xì)列明移交檔案的名稱、份數(shù)、頁數(shù)、形成日期、移交部門、移交人、接收人等信息，雙方簽字確認(rèn)，一式兩份，各執(zhí)一份。（三）檔案管理部門對(duì)移交的檔案材料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的，應(yīng)退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。第五章合同檔案的保管與保護(hù)第十四條庫房管理（一）合同檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防光、防塵等“八防”措施。（二）庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和其他危險(xiǎn)品。（三）建立庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（四）庫房內(nèi)保持適宜的溫度和相對(duì)濕度，并配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備和監(jiān)測(cè)儀器。第十五條實(shí)體檔案保管（一）紙質(zhì)合同檔案應(yīng)存放在符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具（如檔案柜、檔案盒）中，排列有序，便于存取。（二）定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)破損、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒等措施。（三）對(duì)于特別重要或有永久保存價(jià)值的合同檔案，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如復(fù)制多套異地保存。第十六條電子檔案保管（一）電子合同檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（二）建立電子檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ趯?duì)電子合同檔案進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。（三）電子檔案應(yīng)采用符合長期保存要求的格式，并隨技術(shù)發(fā)展及時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和遷移。（四）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止病毒感染、黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。第十七條保密管理（一）重要合同檔案屬于企業(yè)核心商業(yè)秘密，檔案管理人員及所有接觸合同檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和企業(yè)保密制度，嚴(yán)守保密紀(jì)律。（二）建立合同檔案保密等級(jí)劃分制度，對(duì)不同保密等級(jí)的檔案采取相應(yīng)的保密措施。（三）嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自復(fù)制、摘抄、拍攝、傳播合同檔案內(nèi)容。第六章合同檔案的利用第十八條利用原則合同檔案的利用應(yīng)遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范利用、確保安全”的原則，既要滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、法律事務(wù)等工作的需要，又要防止檔案信息的失泄密和濫用。第十九條利用范圍與權(quán)限（一）企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱、復(fù)制重要合同檔案，須填寫《合同檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。查閱涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密或重大利益的合同檔案，須報(bào)請(qǐng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人批準(zhǔn)。（二）外部單位（如司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因公務(wù)需要）查閱企業(yè)合同檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)企業(yè)法務(wù)部門審核并報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定人員陪同查閱，嚴(yán)格限制查閱范圍。（三）律師等受委托人員查閱相關(guān)合同檔案，須持授權(quán)委托書、律師執(zhí)業(yè)證和所在律師事務(wù)所證明，經(jīng)法務(wù)部門審核批準(zhǔn)。第二十條利用程序與要求（一）查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的閱檔室進(jìn)行。確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還。檔案原則上不得帶出單位，確需帶出的，須有嚴(yán)格的安保措施。（二）查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。確需復(fù)制的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。（三）查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確認(rèn)無誤后方可注銷借閱登記。第二十一條利用登記與反饋檔案管理部門應(yīng)對(duì)合同檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用人、利用目的、利用時(shí)間、查閱檔案名稱、份數(shù)、頁數(shù)、復(fù)制情況等。定期對(duì)檔案利用效果進(jìn)行分析和反饋，為企業(yè)經(jīng)營管理提供參考。第七章合同檔案的保管期限與銷毀第二十二條保管期限劃分根據(jù)合同的性質(zhì)、重要程度、法律效力及對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)影響，重要合同檔案的保管期限劃分為永久、長期和短期。（一）永久保管：涉及企業(yè)重大權(quán)益、具有長遠(yuǎn)歷史查考價(jià)值或法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的合同檔案，如涉及企業(yè)設(shè)立、并購、重組、重大投融資、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的核心合同。（二）長期保管：保管期限為合同有效期滿后若干年（根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)實(shí)際確定），或合同履行完畢后具有較長查考利用價(jià)值的合同檔案。（三）短期保管：保管期限為合同有效期滿后或履行完畢后較短年限（根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)實(shí)際確定），查考利用價(jià)值相對(duì)較低的合同檔案。具體的保管期限表由檔案管理部門會(huì)同法務(wù)部門及各業(yè)務(wù)部門共同制定，并報(bào)企業(yè)管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。第二十三條檔案鑒定（一）檔案管理部門應(yīng)定期（一般每若干年）會(huì)同法務(wù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)已到保管期限的合同檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照保管期限表和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。對(duì)仍有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。第二十四條銷毀程序（一）對(duì)經(jīng)鑒定確需銷毀的合同檔案，由檔案管理部門編制《合同檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、形成日期、保管期限、頁數(shù)、鑒定意見等內(nèi)容。（二）《合同檔案銷毀清冊(cè)》須報(bào)請(qǐng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)和法定代表人批準(zhǔn)。（三）銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《合同檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人應(yīng)對(duì)銷毀全過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案確實(shí)被銷毀。（四）電子合同檔案的銷毀，應(yīng)確保數(shù)據(jù)從存儲(chǔ)介質(zhì)中徹底清除，無法恢復(fù)。（五）《合同檔案銷毀清冊(cè)》及銷毀審批文件應(yīng)永久保存。第八章電子合同檔案管理第二十五條一般規(guī)定電子合同檔案與紙質(zhì)合同檔案具有同等法律效力。企業(yè)應(yīng)積極推行合同檔案的數(shù)字化管理，建立健全電子合同檔案管理制度和流程。第二十六條電子合同的形成與采集（一）通過電子合同簽訂系統(tǒng)簽訂的合同，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成、捕獲和存儲(chǔ)合同數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)。（二）對(duì)于紙質(zhì)合同，應(yīng)在簽訂后及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成符合歸檔要求的電子圖像文件，并確保掃描件的清晰度、完整性和準(zhǔn)確性與原件一致。掃描過程應(yīng)有詳細(xì)記錄。第二十七條電子合同檔案的著錄與存儲(chǔ)（一）電子合同檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的著錄規(guī)則進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。（二）電子合同檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的企業(yè)級(jí)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，采用適當(dāng)?shù)膫浞莶呗裕ㄆ谶M(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試。（三）確保電子合同檔案的長期可讀性，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)格式、軟硬件環(huán)境進(jìn)行管理和維護(hù)，適時(shí)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和遷移。第二十八條電子合同檔案的利用與安全（一）電子合同檔案的利用應(yīng)通過授權(quán)訪問檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。（二）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的日志管理功能，記錄所有用戶對(duì)電子合同檔案的操作行為。（三）加強(qiáng)電子合同檔案的安全保密管理，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加密、防篡改等技術(shù)措施，防止信息泄露和非法訪問。第九章責(zé)任追究第二十九條獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在重要合同檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績顯著，或在檔案利用中做出突出貢獻(xiàn)，為企業(yè)避免或挽回重大損失的部門和個(gè)人，企業(yè)應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第三十條責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，企業(yè)將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）不按規(guī)定收集、整理、移交合同檔案，造成檔案材料殘缺、丟失的；（二）擅自涂改、抽取、偽造、損毀、銷毀合同檔案的；（三）違反保密規(guī)定，泄露合同檔案秘密，造成不良后果或損失的；（四）擅自提供、復(fù)制、摘抄、拍攝、