倉庫出貨單管理規(guī)范模板第一章總則1.1目的為規(guī)范公司倉庫出貨單的管理流程，確保出貨信息的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，提高倉庫運作效率，保障公司資產(chǎn)安全，降低運營風(fēng)險，特制定本規(guī)范。1.2依據(jù)本規(guī)范依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，并結(jié)合倉庫實際運作情況制定。1.3適用范圍本規(guī)范適用于公司所有倉庫的出貨業(yè)務(wù)及其相關(guān)的出貨單管理活動，涉及銷售、倉庫、財務(wù)等相關(guān)部門。1.4基本原則出貨單管理應(yīng)遵循及時性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、可追溯性的原則。第二章出貨單的管理流程2.1出貨單的生成2.1.1出貨單通常由銷售部門根據(jù)已確認(rèn)的銷售訂單，通過公司指定的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)或ERP系統(tǒng)生成。特殊情況下，如樣品贈送、內(nèi)部調(diào)撥等，需由相關(guān)需求部門提出申請，經(jīng)有權(quán)限人員審批后，由倉庫或指定部門生成。2.1.2生成的出貨單應(yīng)包含唯一的單據(jù)編號，該編號規(guī)則由公司統(tǒng)一制定并在系統(tǒng)中固化。2.2出貨單的審核2.2.1出貨單生成后，應(yīng)提交至相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括但不限于：客戶信息、商品信息、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、單價金額（如適用）、付款方式等是否與訂單及合同一致，是否符合公司相關(guān)政策。2.2.2審核通過的出貨單方可作為倉庫揀貨、發(fā)貨的依據(jù)。審核未通過的，應(yīng)退回制單部門進(jìn)行修改。2.3出貨單的傳遞與接收2.3.1審核通過的出貨單，應(yīng)及時傳遞至倉庫部門。傳遞方式可采用系統(tǒng)自動推送、郵件發(fā)送或打印紙質(zhì)單據(jù)交接等方式，確保倉庫能夠及時獲取有效的出貨信息。2.3.2倉庫接收出貨單后，應(yīng)由指定人員進(jìn)行簽收確認(rèn)，核對單據(jù)信息是否清晰、完整，有無明顯錯誤。2.4揀貨與備貨2.4.1倉庫人員根據(jù)審核無誤的出貨單進(jìn)行揀貨作業(yè)。揀貨過程中應(yīng)嚴(yán)格按照單據(jù)所列商品及數(shù)量進(jìn)行，確保實物與單據(jù)信息一致。2.4.2揀選完成的商品應(yīng)按批次、訂單進(jìn)行整理、復(fù)核，并放置于指定的備貨區(qū)域，等待打包或直接發(fā)貨。2.5出貨單的執(zhí)行與發(fā)貨2.5.1發(fā)貨前，倉庫發(fā)貨人員應(yīng)對備貨商品與出貨單再次進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后方可安排發(fā)貨。2.5.2如采用外部物流配送，應(yīng)在出貨單上注明物流信息（如物流公司、運單號等），并由物流收件人簽字確認(rèn)。如為客戶自提，則需由提貨人出示有效身份證明并簽字確認(rèn)，必要時留存復(fù)印件。2.5.3發(fā)貨完成后，倉庫人員應(yīng)在出貨單上記錄實際發(fā)貨日期，并由發(fā)貨人簽字確認(rèn)。2.6出貨單的流轉(zhuǎn)與歸檔2.6.1發(fā)貨完成后的出貨單，應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)制度及管理需求，及時傳遞至財務(wù)部門及其他相關(guān)部門，作為記賬、對賬及業(yè)績統(tǒng)計的依據(jù)。2.6.2倉庫部門應(yīng)保留出貨單的倉庫聯(lián)或復(fù)印件，作為出庫記錄存檔。所有出貨單（或其電子掃描件）應(yīng)按照日期、單據(jù)編號等順序進(jìn)行整理、裝訂，妥善保管，以便日后查閱。第三章出貨單的設(shè)計與填制規(guī)范3.1單據(jù)設(shè)計3.1.1出貨單的設(shè)計應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)特點和管理需求，內(nèi)容要素齊全、布局合理、易于填制和查閱。3.1.2出貨單一般應(yīng)包含以下基本要素：a)單據(jù)名稱（如：出貨單、發(fā)貨單）；b)單據(jù)編號；c)制單日期；d)客戶名稱、地址、聯(lián)系方式；e)發(fā)貨倉庫名稱/代碼；f)商品編號、商品名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價（如適用）、金額（如適用）；g)合計數(shù)量、合計金額（如適用）；h)備注（可填寫特殊要求、物流信息等）；i)制單、審核、揀貨、復(fù)核、發(fā)貨等相關(guān)人員簽字欄。3.2填制要求3.2.1出貨單的填制應(yīng)清晰、規(guī)范、準(zhǔn)確，不得涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字，并注明修改日期。3.2.2商品信息應(yīng)與公司統(tǒng)一的商品編碼及名稱保持一致，確保信息的準(zhǔn)確性和唯一性。3.2.3數(shù)量、單價、金額等數(shù)據(jù)應(yīng)計算準(zhǔn)確，大小寫金額（如適用）應(yīng)一致。3.2.4所有必填欄目均應(yīng)填寫完整，不得遺漏。第四章職責(zé)分工4.1銷售/業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)銷售訂單準(zhǔn)確、及時地生成出貨單，并確保單據(jù)信息的完整性和準(zhǔn)確性；負(fù)責(zé)出貨單的初步審核。4.2倉庫部門負(fù)責(zé)接收、審核出貨單；根據(jù)出貨單進(jìn)行揀貨、備貨、復(fù)核、發(fā)貨等操作；確保實物與單據(jù)信息一致；負(fù)責(zé)出貨單倉庫聯(lián)的收集、整理、歸檔。4.3財務(wù)部門負(fù)責(zé)對出貨單的財務(wù)信息進(jìn)行審核；根據(jù)出貨單及相關(guān)憑證進(jìn)行賬務(wù)處理；參與出貨單管理流程的監(jiān)督。4.4物流部門（如設(shè)）負(fù)責(zé)根據(jù)出貨單安排運輸事宜，確保貨物安全、及時送達(dá)；提供物流信息并反饋給相關(guān)部門。第五章監(jiān)督與檢查5.1日常監(jiān)督各相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對出貨單管理流程各環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，確保本規(guī)范的有效執(zhí)行。倉庫主管應(yīng)對每日的出貨單處理情況進(jìn)行抽查。5.2定期檢查公司相關(guān)管理部門（如運營部、財務(wù)部）應(yīng)定期（如每月或每季度）對倉庫出貨單管理情況進(jìn)行檢查，包括單據(jù)的規(guī)范性、流程的合規(guī)性、歸檔的完整性等。5.3問題處理與改進(jìn)對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通報相關(guān)部門，并要求限期整改。同時，分析問題產(chǎn)生的原因，持續(xù)優(yōu)化出貨單管理流程和本規(guī)范。第六章附則6.1解釋權(quán)本規(guī)范由公司倉儲部（或指定管理部門）