催貨函寫作范本及注意事項在商業(yè)往來中，按時收到訂購的貨物是保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行的基礎(chǔ)。然而，供應(yīng)商逾期交貨的情況時有發(fā)生，此時，一封規(guī)范、得體且具有法律效力的催貨函就顯得尤為重要。它不僅是一種正式的溝通方式，也是維護自身權(quán)益、明確責(zé)任的重要憑證。本文將提供不同情境下的催貨函寫作范本，并詳細闡述撰寫時應(yīng)注意的關(guān)鍵事項，以期為您提供實用的指導(dǎo)。一、催貨函寫作范本催貨函的撰寫應(yīng)根據(jù)逾期情況的嚴重程度、與供應(yīng)商的合作關(guān)系以及期望達成的目標(biāo)進行調(diào)整。以下提供幾種常見情境下的范本：（一）初次提醒，語氣相對委婉主題：關(guān)于[合同編號/訂單編號]項下貨物的交付提醒尊敬的[供應(yīng)商聯(lián)系人姓名/職稱，如：王經(jīng)理]：您好！根據(jù)我方與貴司于[合同簽訂日期]簽訂的[合同名稱]（合同編號：[合同編號]），以及后續(xù)發(fā)出的[訂單編號]訂單，其中約定貴司應(yīng)于[原約定交貨日期]向我方交付[貨物名稱及規(guī)格型號，可附清單]，數(shù)量為[具體數(shù)量]。截至[發(fā)函日期]，我方尚未收到上述貨物。為確保我方后續(xù)生產(chǎn)/項目/銷售計劃的順利進行，懇請貴司盡快核實貨物的生產(chǎn)及發(fā)運進度，并書面告知我方預(yù)計的準確交付日期。如在生產(chǎn)或運輸過程中遇到任何困難或預(yù)計將延遲交付，請及時與我方溝通，以便雙方共同協(xié)商解決方案。感謝您的理解與配合。期待您的回復(fù)。順祝商祺！[你方公司全稱][你方部門名稱，如：采購部][聯(lián)系人姓名][聯(lián)系電話][電子郵箱][公司地址][發(fā)函日期：年月日]（二）再次催辦，語氣略強硬主題：關(guān)于[合同編號/訂單編號]項下貨物逾期交付的再次催辦函尊敬的[供應(yīng)商聯(lián)系人姓名/職稱，如：李總]：您好！關(guān)于我方與貴司簽訂的[合同名稱]（合同編號：[合同編號]）及[訂單編號]訂單項下的[貨物名稱及規(guī)格型號]交付事宜，我方曾于[首次催函日期]向貴司發(fā)出提醒函，但截至[本次發(fā)函日期]，我方仍未收到上述貨物，逾期已達[X]天。該批貨物對我方[具體說明重要性，如：某重點項目的順利實施/旺季的市場供應(yīng)]至關(guān)重要。貴司的延遲交付已對我方的正常運營造成了[初步影響，如：生產(chǎn)計劃調(diào)整/客戶投訴風(fēng)險增加/額外成本支出等]。現(xiàn)再次鄭重向貴司催告，請務(wù)必高度重視此事：1.立即對逾期原因進行徹查，并在[X月X日]前書面回復(fù)我方具體原因。2.提供明確且可執(zhí)行的貨物交付時間表，包括預(yù)計發(fā)貨日期及到達日期。3.說明為彌補延遲交付給我方造成的影響，貴司將采取何種措施。我方保留根據(jù)合同相關(guān)條款追究貴司逾期交付違約責(zé)任的權(quán)利。但為維護雙方長期合作關(guān)系，仍希望貴司能積極配合，盡快解決此次交付問題。請于[要求回復(fù)日期]前給予明確答復(fù)。此致，[你方公司全稱]（加蓋公章）[你方部門名稱][聯(lián)系人姓名][聯(lián)系電話][電子郵箱][公司地址][發(fā)函日期：年月日]（三）最后通牒，明確后果（謹慎使用，通常在多次催討無效后）主題：關(guān)于[合同編號/訂單編號]項下貨物嚴重逾期交付的最后通知尊敬的[供應(yīng)商公司全稱/法定代表人/負責(zé)人]：您好！就貴司嚴重逾期交付[合同編號]合同項下[貨物名稱]事宜，我方已先后于[首次催函日期]及[再次催函日期]兩次致函貴司，但截至本函發(fā)出之日，問題仍未得到解決，貨物已逾期[X]天。貴司的持續(xù)延遲已嚴重違反了合同約定，并已對我方造成了[具體損失，如：生產(chǎn)線停工/客戶訂單違約/錯失市場良機等]，產(chǎn)生了[可估算的經(jīng)濟損失，如適用]。鑒于此，我方鄭重通知貴司：1.請貴司務(wù)必在[最后期限日期]前將全部約定貨物運抵我方指定地點。2.我方要求貴司就此次嚴重逾期事件給出書面解釋，并提出明確的補救方案及損失賠償意向。3.若貴司在上述期限內(nèi)仍未能履行交付義務(wù)，我方將不得不遺憾地采取包括但不限于以下措施：a)立即解除雙方簽訂的[合同編號]合同；b)向貴司追索因違約給我方造成的全部直接及間接經(jīng)濟損失；c)尋求法律途徑解決爭議，包括但不限于提起訴訟或仲裁。我方仍希望貴司能正視此事的嚴重性，采取一切必要措施，盡最大努力挽回局面。請于[最后回復(fù)日期]前給予明確且實質(zhì)性的答復(fù)。特此函告！[你方公司全稱]（加蓋公章）[法定代表人或授權(quán)代表簽字][你方部門名稱][聯(lián)系人姓名][聯(lián)系電話][電子郵箱][公司地址][發(fā)函日期：年月日]二、催貨函撰寫注意事項撰寫催貨函，不僅僅是簡單告知對方“該送貨了”，更重要的是清晰、準確、專業(yè)地傳遞信息，爭取主動，保護自身權(quán)益。以下是一些關(guān)鍵注意事項：1.明確身份與對象：*抬頭應(yīng)寫明供應(yīng)商的準確全稱及具體聯(lián)系人（如有），避免模糊不清。*落款處需加蓋公司公章（尤其是在正式催辦和最后通牒時），并注明發(fā)函公司全稱、部門、聯(lián)系人、聯(lián)系方式及日期，確保信息完整，方便對方回復(fù)和核實。2.清晰、準確的事由：*引用依據(jù)：務(wù)必準確引用相關(guān)的合同編號、訂單編號、合同簽訂日期、原約定交貨日期等關(guān)鍵信息，這是催貨的法律基礎(chǔ)。*貨物信息：明確指出逾期未交付的貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等，避免混淆。3.客觀陳述事實：*清楚說明“合同約定何時交貨”、“截至何時未收到貨”、“已逾期多久”等事實，避免使用模糊的時間概念。*如之前有過溝通，可簡要提及溝通情況，如“我方已于X月X日通過電話/郵件與貴司XX聯(lián)系，未果”。4.明確訴求與期限：*具體要求：清晰表達希望對方做什么，例如“請告知準確發(fā)貨日期”、“請立即安排發(fā)貨”、“請書面解釋延遲原因并提供解決方案”。*回復(fù)期限：給對方設(shè)定一個合理的回復(fù)期限，例如“請于X月X日前書面回復(fù)我方”，便于后續(xù)行動的安排。5.語氣得體，措辭專業(yè)：*首次提醒：可相對委婉、客氣，以詢問和提醒為主。*再次催辦：語氣應(yīng)逐漸嚴肅、堅定，明確指出逾期的影響。*最后通牒：語氣強硬，明確告知不履行合同的法律后果。*無論何種語氣，均應(yīng)保持專業(yè)、理性，避免使用攻擊性、情緒化或侮辱性的語言。6.說明逾期影響與保留權(quán)利：*簡要說明逾期交貨對己方造成的實際影響（如生產(chǎn)延誤、成本增加、信譽受損等），讓對方了解問題的嚴重性。*明確告知對方，己方保留根據(jù)合同條款追究其違約責(zé)任的權(quán)利（如索賠、解除合同等），但這通常在第二次催辦或最后通牒時提出，視情況而定。7.提供溝通渠道與配合意愿：*提供己方的聯(lián)系方式（電話、郵箱等），方便對方及時溝通。*在初期催辦時，可以表達“如遇困難可協(xié)商解決”的意愿，以促進問題的解決，而非一味指責(zé)。8.發(fā)送方式與證據(jù)留存：*首選書面形式：建議采用正式的紙質(zhì)函件（加蓋公章）通過快遞（如EMS、順豐等可追蹤的快遞方式）寄送，并保留快遞底單和對方簽收記錄。*輔助電子形式：同時，可將掃描件通過郵件發(fā)送，并要求對方郵件回復(fù)確認收到。重要函件可考慮發(fā)送至對方多個相關(guān)郵箱地址。*內(nèi)部歸檔：將所有與催貨相關(guān)的函件、郵件往來、通話記錄、合同、訂單等文件整理歸檔，以備后續(xù)可能發(fā)生的爭議解決之需。9.內(nèi)部審批流程：*正式的催貨函，尤其是措辭嚴厲或涉及解除合同、索賠等內(nèi)容的，應(yīng)履行必要的內(nèi)部審批流程，確保函件內(nèi)容符合公司整體利益和策略。10.考慮替代方案：*在催貨的同時，也應(yīng)考慮是否有替代供應(yīng)商或應(yīng)急方案，