檔案密級管理操作手冊與模板一、引言檔案作為組織各項活動的原始記錄，承載著重要的信息資源，其中部分檔案因其內容的特殊性，一旦泄露或不當使用，可能會對組織利益、國家安全或社會穩(wěn)定造成不同程度的損害。因此，建立健全檔案密級管理制度，規(guī)范密級確定、標識、變更、使用、保管和銷毀等操作流程，是確保檔案安全與有效利用的核心環(huán)節(jié)。本手冊旨在為相關從業(yè)人員提供一套系統(tǒng)、實用的檔案密級管理操作指引，以期提升整體檔案管理工作的規(guī)范化水平和保密意識。本手冊依據(jù)國家相關保密法律法規(guī)及檔案管理標準，并結合實際工作經(jīng)驗編制而成。適用于本單位及所屬各部門所有檔案的形成、流轉、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的密級管理工作。全體檔案工作人員及接觸涉密檔案的人員均須嚴格遵守本手冊規(guī)定。二、密級劃分與界定檔案密級的劃分是檔案密級管理的基礎，必須遵循“依法確定、科學劃分、動態(tài)管理、全程監(jiān)控”的原則。根據(jù)國家相關規(guī)定，結合本單位實際情況，檔案密級劃分為以下三級：（一）絕密級檔案指涉及組織核心利益、國家安全或具有重大戰(zhàn)略意義，一旦泄露會使組織或國家遭受特別嚴重損害的檔案。其范圍通常包括：*涉及組織未來發(fā)展戰(zhàn)略、重大決策部署的核心方案與研討記錄。*未公開的重大技術突破、核心知識產(chǎn)權的核心內容。*涉及國家安全的特殊信息（如適用）。*其他經(jīng)最高管理層認定為絕密的檔案材料。（二）機密級檔案指涉及組織重要業(yè)務、經(jīng)濟利益或關鍵技術，一旦泄露會使組織遭受嚴重損害的檔案。其范圍通常包括：*重要的經(jīng)營管理數(shù)據(jù)、財務信息（未公開部分）。*重要的客戶信息、核心業(yè)務合同及談判資料。*具有重要價值的技術資料、研發(fā)成果（未公開或未授權部分）。*重要的人事任免、獎懲方案（未公開前）。*其他經(jīng)高級管理層認定為機密的檔案材料。（三）秘密級檔案指涉及組織一般內部管理信息、工作秘密，一旦泄露會使組織遭受一定損害的檔案。其范圍通常包括：*日常行政管理中不宜公開的內部規(guī)章制度、工作細則。*一般性的業(yè)務數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表（未公開部分）。*內部會議紀要（不含絕密、機密內容）。*員工個人敏感信息（非公開部分）。*其他經(jīng)中層及以上管理層認定為秘密的檔案材料。（四）非涉密檔案除上述三級涉密檔案以外的，可供一定范圍內公開或內部共享的檔案材料。此類檔案也應遵循檔案管理的一般規(guī)定，確保信息的準確性和完整性。請注意：具體檔案的密級界定，需由檔案形成部門或相關負責人根據(jù)上述標準，并結合檔案內容的實際敏感程度進行綜合判斷。對于難以界定的，應提交上一級保密管理部門或指定機構審核確定。三、檔案密級管理操作流程（一）密級的確定1.誰來確定：檔案形成者或承辦人為密級初步確定的第一責任人。部門負責人對本部門形成檔案的密級負有審核責任。單位保密委員會（或指定的保密管理機構）負責對有爭議或難以確定的密級進行最終審定。2.何時確定：密級的確定應在檔案材料形成之初或收到之時進行。對于批量或系列檔案，可在該批次檔案整理歸檔時統(tǒng)一進行密級審核與確定。3.確定依據(jù)：嚴格按照本手冊第二章“密級劃分與界定”的標準進行。必要時，可查閱國家或行業(yè)相關保密規(guī)定作為補充依據(jù)。4.操作要點：*填寫《檔案密級確定申請表》（參見附錄一），詳細說明檔案名稱、形成日期、主要內容、擬定密級及理由。*部門負責人對《檔案密級確定申請表》進行審核，簽署意見。*對于擬定為絕密級的檔案，或部門負責人認為需要上報審定的檔案，須報請單位保密委員會（或指定機構）審批。*密級確定后，方可進行后續(xù)的整理、標識和歸檔工作。（二）密級的標識1.標識位置：密級標識應清晰、醒目地標注在檔案載體的規(guī)定位置。*紙質檔案：通常標注在文件首頁的左上角或右上角。案卷封面則標注在規(guī)定的密級欄內。*電子檔案：應在文件屬性、文件名（必要時）或專門的元數(shù)據(jù)字段中進行標識，并在電子文件打開界面的顯著位置顯示。2.標識方式：*紙質檔案：采用紅色（或規(guī)定顏色）印章加蓋“絕密”、“機密”、“秘密”字樣，或使用紅色（或規(guī)定顏色）筆書寫。對于長期保存的檔案，應選用耐久墨水。*電子檔案：應采用不可擦除的方式進行標識，確保在文件復制、傳輸過程中密級信息不丟失。3.標識內容：一般為密級字樣，如“絕密”、“機密”、“秘密”。根據(jù)需要，還可標注保密期限（如“機密★X年”）。若未標注保密期限，則按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（三）密級的變更與解除檔案的密級并非一成不變，隨著時間的推移、形勢的變化或工作的需要，原有的密級可能不再適用，需要進行變更（升密或降密）或解除。1.變更/解除條件：*原定密級過高或過低，與檔案內容實際敏感程度不符。*檔案內容因公開或過時而失去保密價值。*國家或上級主管部門有關保密范圍的規(guī)定發(fā)生調整。2.操作流程：*由檔案保管部門、原形成部門或知曉檔案內容的部門提出《檔案密級變更/解除申請表》（參見附錄二），說明變更/解除的理由、依據(jù)及建議的新密級或解除意見。*按原密級確定的審批權限進行審核批準。原則上，誰批準確定的密級，誰批準變更或解除。對于重要檔案的密級變更，特別是降密或解除，應從嚴審核。*經(jīng)批準后，由檔案管理人員對檔案的密級標識進行更改或注銷，并在檔案管理臺賬中做相應記錄。電子檔案還需更新其元數(shù)據(jù)信息。*對于已變更或解除密級的檔案，應按照新的密級管理要求進行管理。（四）涉密檔案的使用與保管1.借閱管理：*嚴格執(zhí)行借閱審批制度。絕密級檔案通常需單位主要負責人或其授權人批準；機密級檔案需部門負責人或分管領導批準；秘密級檔案需檔案管理部門負責人或其授權人批準。*借閱人須出示有效身份證明，并填寫《涉密檔案借閱登記表》（參見附錄三）。*限定借閱范圍和期限。涉密檔案原則上不得帶出指定辦公區(qū)域。確因工作需要帶出的，須經(jīng)更高級別領導批準，并采取嚴格的保密措施。*借閱人對所借涉密檔案負有保密責任，不得擅自復制、摘抄、傳播、轉借或擴大知悉范圍。2.復制與摘抄：*涉密檔案的復制、摘抄須經(jīng)原批準借閱的領導同意，并在指定的安全設備上進行。*復制件視同原件管理，同樣需標明密級，并進行登記。復制件使用完畢后，應按原件要求回收或銷毀。3.傳遞管理：*涉密檔案的傳遞應通過機要渠道或符合保密要求的方式進行，嚴禁通過普通郵寄、互聯(lián)網(wǎng)郵件、社交媒體等非保密途徑傳遞。*傳遞過程中應包裝密封，并標明密級。4.保管要求：*涉密檔案應存放在符合保密要求的場所和設備中，如保密柜、密碼文件柜、涉密服務器等。*不同密級的檔案應分區(qū)存放，并有明顯標識。*涉密檔案室/柜應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等基本條件。*電子涉密檔案應采取嚴格的身份認證、訪問控制、加密存儲和病毒防護等安全技術措施。（五）涉密檔案的銷毀對于已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的涉密檔案，或雖未到保管期限但因特殊原因需要提前銷毀的涉密檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀，確保信息無法恢復。1.銷毀審批：填寫《涉密檔案銷毀清冊》（參見附錄四），詳細列明待銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、原密級、形成日期等信息，報經(jīng)原密級確定部門或相應權限領導批準。2.銷毀方式：*紙質檔案：應采取送指定保密銷毀機構銷毀、使用專用碎紙機（達到保密級別）粉碎或焚毀等方式，確保檔案內容無法復原。嚴禁作為廢紙出售或隨意丟棄。*電子檔案：除了從存儲介質上刪除外，還應對存儲介質進行專業(yè)的消磁、格式化或物理銷毀處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復。3.監(jiān)銷：檔案銷毀時，必須有兩人以上在場監(jiān)銷，并在《涉密檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀清冊應作為永久檔案保存。四、監(jiān)督與責任1.組織領導：各單位應加強對檔案密級管理工作的領導，將其納入保密工作總體部署，定期研究和解決工作中存在的問題。2.監(jiān)督檢查：單位保密委員會（或指定的保密管理機構）及檔案管理部門應定期或不定期對檔案密級管理工作的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.責任追究：對于在檔案密級管理工作中出現(xiàn)的失職、瀆職行為，或因管理不善導致涉密檔案泄露、丟失等事件，應按照有關規(guī)定追究相關責任人的責任；構成犯罪的，依法移交司法機關處理。4.教育培訓：定期組織檔案管理人員及其他涉密人員進行保密知識和檔案管理業(yè)務培訓，提高其保密意識和操作技能。五、附錄（模板示例）附錄一：檔案密級確定申請表項目內容:---------------:-------------------------------------**檔案名稱****形成部門****形成日期**年月日**檔案編號**（如有）**檔案載體類型**□紙質□電子□聲像□其他______**主要內容摘要**（簡要描述檔案核心內容）**擬定密級**□絕密□機密□秘密□非涉密**擬定保密期限**（如適用，X年/長期/按規(guī)定）**擬定依據(jù)及理由**（結合本手冊第二章及相關規(guī)定說明）**形成人意見**簽字：日期：年月日**部門負責人審核意見**簽字：日期：年月日**保密委員會/指定機構審批意見**（如為絕密級或需上報審批）簽字：日期：年月日附錄二：檔案密級變更/解除申請表項目內容:---------------:-------------------------------------**檔案名稱****檔案編號****原形成部門****原密級/保密期限****變更/解除理由及依據(jù)**（詳細說明）**建議變更為**□絕密□機密□秘密□非涉密（如為變更）**建議保密期限**（如適用，X年/長期/按規(guī)定）**或建議解除保密**□是（如為解除）**申請人（部門）**簽字/蓋章：日期：年月日**檔案管理部門意見**簽字：日期：年月日**審批部門/領導意見**簽字：日期：年月日**備注**附錄三：涉密檔案借閱登記表序號檔案名稱/編號密級借閱人部門借閱日期預計歸還日期批準人實際歸還日期歸還簽收備注:---:------------:---:-----:---:-------:-----------:-----:-----------:-------:---附錄四：涉密檔案銷毀清冊序號檔案名稱檔案編號密級數(shù)量形成日期保管期限銷毀原因批準人監(jiān)銷人銷毀日期銷毀方式備注:---:-------------:-------:-----:---:-------:-------:-------:-----:-----:-------:-------:---**銷毀說明：**（對本次銷毀情況的簡要說明，如“以上檔