酒店財務(wù)報銷流程標準操作手冊第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范酒店各項費用的報銷行為，加強財務(wù)管理，控制成本費用，提高資金使用效益，確保酒店資金運作的合規(guī)性與安全性，依據(jù)國家相關(guān)財經(jīng)法律法規(guī)及本酒店實際經(jīng)營情況，特制定本手冊。本手冊旨在明確報銷流程、責任分工及審批權(quán)限，確保報銷工作高效、有序進行。1.2適用范圍本手冊適用于酒店全體員工（包括但不限于各部門管理人員、正式員工、試用期員工及按規(guī)定可報銷費用的臨時人員）在酒店經(jīng)營管理活動中所發(fā)生的各項經(jīng)濟支出的報銷業(yè)務(wù)。1.3基本原則1.真實性原則：報銷的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，相關(guān)憑證必須真實、合法、有效。2.合法性原則：報銷的費用必須符合國家財經(jīng)法規(guī)、稅收政策及酒店內(nèi)部財務(wù)管理制度。3.及時性原則：各項費用應(yīng)在發(fā)生后按規(guī)定時限及時辦理報銷手續(xù)，避免跨年度報銷（特殊情況除外）。4.權(quán)責發(fā)生制原則：費用應(yīng)在其發(fā)生的會計期間予以確認和報銷。5.預(yù)算控制原則：各項費用報銷應(yīng)在酒店及部門年度預(yù)算框架內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算費用需按規(guī)定程序?qū)徟?。第二章報銷憑證的基本要求2.1原始憑證的種類及要求1.發(fā)票：國家稅務(wù)部門監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票是主要報銷憑證。發(fā)票須加蓋開票單位的發(fā)票專用章，內(nèi)容應(yīng)清晰完整，包括：開票日期、付款單位（本酒店全稱）、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號（如適用）、單位、數(shù)量、單價、金額（大小寫一致）等。2.財政票據(jù)：行政事業(yè)性收費收據(jù)、政府性基金票據(jù)等財政部門監(jiān)制的票據(jù)，可作為特定項目的報銷憑證。3.其他合法憑證：如行程單（航空、鐵路）、付款憑證（銀行回單等）、境外消費的形式發(fā)票等，需符合相關(guān)規(guī)定。2.2原始憑證的基本要素所有原始憑證必須具備以下基本要素：憑證名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額。2.3原始憑證的粘貼規(guī)范1.報銷人應(yīng)將原始憑證分類整理，同類票據(jù)（如交通費、住宿費）集中粘貼。2.使用酒店統(tǒng)一的報銷憑證粘貼單或干凈的A4紙張，票據(jù)應(yīng)從右至左、從上至下，魚鱗式粘貼，確保粘貼牢固、平整，不超出粘貼單邊緣。3.較大的票據(jù)應(yīng)按粘貼單大小折疊整齊；較小的票據(jù)（如出租車票）應(yīng)均勻排列，避免重疊和覆蓋。4.粘貼時應(yīng)注意保持票據(jù)的完整性，不得涂改、刮擦、挖補。2.4輔助證明材料根據(jù)費用性質(zhì)，可能需要提供以下輔助證明材料：1.差旅費報銷：出差申請單（注明出差人員、地點、時間、事由、交通工具等）、行程單、會議通知等。2.業(yè)務(wù)招待費：招待申請單（注明招待對象、事由、人數(shù)、陪同人員等）。3.采購費用：采購申請單、采購合同、驗收單（如適用）。4.大額支出：相關(guān)的合同協(xié)議、董事會或管理層決議等。第三章報銷審批流程3.1一般報銷流程1.經(jīng)辦人整理與填寫：報銷人整理原始憑證，填寫《費用報銷單》，注明費用所屬部門、日期、事由、附件張數(shù)、各項費用金額及合計金額，并在報銷單上簽字。2.部門負責人審核：部門負責人對本部門發(fā)生費用的真實性、必要性、合規(guī)性進行審核，并在報銷單上簽字確認。3.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門會計人員對報銷憑證的合法性、合規(guī)性、完整性、準確性進行審核，包括票據(jù)真?zhèn)巍箐N標準、金額計算等，并簽署審核意見。4.總經(jīng)理/授權(quán)人審批：根據(jù)酒店授權(quán)審批體系，由總經(jīng)理或其授權(quán)的管理層人員對報銷費用進行最終審批。5.出納付款：經(jīng)審批通過的報銷單，由出納人員復(fù)核后，按規(guī)定方式（現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡還款等）辦理付款手續(xù)，并由領(lǐng)款人簽字確認。3.2《費用報銷單》的填寫規(guī)范1.字跡清晰、工整，不得使用鉛筆或易于褪色的筆填寫。2.“部門”：填寫報銷人所在的具體部門。3.“日期”：填寫報銷單的填制日期。4.“事由”：簡明扼要地填寫費用發(fā)生的原因或業(yè)務(wù)內(nèi)容。5.“附件張數(shù)”：填寫所附原始憑證的總張數(shù)。6.“費用項目”：按費用性質(zhì)分類填寫，如“差旅費-住宿費”、“辦公費-文具”等，并填寫相應(yīng)金額。7.“合計金額”：填寫各項費用的匯總金額，并注明大寫金額。8.報銷人、部門負責人、財務(wù)審核人、審批人等欄次需親筆簽名。3.3審批權(quán)限酒店根據(jù)費用金額及性質(zhì)設(shè)定不同的審批權(quán)限，具體權(quán)限劃分參見《酒店財務(wù)授權(quán)審批制度》。原則上：1.部門日常零星費用，在規(guī)定標準內(nèi)由部門負責人審核，財務(wù)部門復(fù)核后，報總經(jīng)理或其授權(quán)人審批。2.超出部門負責人審批權(quán)限的大額支出或特殊費用，需按授權(quán)逐級上報審批。第四章常見費用報銷細則4.1差旅費1.出差申請：員工出差前應(yīng)填寫《出差申請單》，經(jīng)部門負責人批準。如需預(yù)借差旅費，應(yīng)另行辦理借款手續(xù)。2.住宿標準：根據(jù)酒店規(guī)定的不同級別人員住宿標準執(zhí)行，超標準部分原則上不予報銷，特殊情況需總經(jīng)理特批。3.交通標準：*市內(nèi)交通：一般應(yīng)乘坐公共交通工具，確需乘坐出租車的，需在報銷時注明原因。酒店可根據(jù)情況制定市內(nèi)交通補貼標準。*城際交通：根據(jù)出差距離和級別，選擇火車、汽車、飛機等交通工具。機票、火車票等應(yīng)盡量通過酒店統(tǒng)一渠道預(yù)訂。4.伙食補貼：按酒店規(guī)定的出差地點和天數(shù)給予伙食補貼，不再報銷餐費（除招待客戶外）。5.報銷時限：出差結(jié)束后應(yīng)在規(guī)定工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。4.2業(yè)務(wù)招待費1.事前申請：發(fā)生業(yè)務(wù)招待費前，原則上應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)招待申請單》，注明招待對象、事由、預(yù)計金額、陪同人員等，經(jīng)部門負責人及總經(jīng)理批準。2.報銷要求：報銷時需提供合規(guī)發(fā)票及《業(yè)務(wù)招待申請單》，詳細列明招待事由、人數(shù)。3.控制原則：業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴格控制，遵循必要、合理、節(jié)約的原則。4.3辦公費1.辦公用品采購一般由行政部門統(tǒng)一負責。各部門確需自行采購的小額辦公用品，應(yīng)取得合規(guī)發(fā)票，并附采購清單。2.大額辦公設(shè)備采購需履行招標或比價程序，并簽訂采購合同。4.4交通費（市內(nèi)）1.員工日常因公市內(nèi)出行，應(yīng)優(yōu)先選擇公共交通。2.報銷出租車費時，需在車票背面注明乘車日期、起止地點、事由及乘車人。4.5通訊費1.根據(jù)酒店規(guī)定，對特定崗位人員可實行通訊費補貼，補貼標準應(yīng)公開透明。2.補貼可隨工資發(fā)放或憑發(fā)票報銷，憑發(fā)票報銷的，應(yīng)提供合規(guī)的通訊費發(fā)票。4.6培訓(xùn)費1.員工參加外部培訓(xùn)，需事先填寫《培訓(xùn)申請單》，注明培訓(xùn)內(nèi)容、機構(gòu)、時間、費用等，經(jīng)部門負責人及總經(jīng)理批準。2.報銷時需提供培訓(xùn)費發(fā)票、培訓(xùn)通知、結(jié)業(yè)證書（如適用）等。4.7采購費用1.物料、商品、固定資產(chǎn)等采購，應(yīng)先履行采購審批程序，憑采購申請單、采購合同、驗收單、合規(guī)發(fā)票辦理報銷。2.固定資產(chǎn)采購還需辦理入庫登記手續(xù)。第五章報銷的時限要求5.1日常費用報銷各項日常費用應(yīng)在發(fā)生后一個月內(nèi)辦理報銷手續(xù)。5.2專項費用報銷大型活動、專項項目等費用，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)集中辦理報銷。5.3跨年度費用報銷一般不允許跨年度報銷。因特殊原因未能及時報銷的上年度費用，最遲應(yīng)在次年第一個季度內(nèi)完成報銷，并附情況說明。第六章報銷款項支付6.1支付方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：原則上，所有報銷款項均通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至報銷人本人的工資卡或指定銀行卡賬戶。2.現(xiàn)金支付：僅限于小額零星報銷或特殊情況下的緊急支付，具體額度由財務(wù)部門規(guī)定。3.公務(wù)卡支付：鼓勵使用公務(wù)卡進行公務(wù)消費，報銷時需提供公務(wù)卡刷卡憑證。6.2付款時間財務(wù)部門在收到審批完整的報銷單據(jù)后，應(yīng)在規(guī)定的工作日內(nèi)辦理付款手續(xù)（如遇節(jié)假日順延）。6.3領(lǐng)款確認報銷人收到款項后，應(yīng)在付款憑證上簽字確認。通過銀行轉(zhuǎn)賬的，以銀行回單作為收款依據(jù)。第七章責任與監(jiān)督7.1經(jīng)辦人責任經(jīng)辦人對報銷業(yè)務(wù)的真實性、合法性、憑證的完整性和準確性負責。嚴禁虛報、冒領(lǐng)、偽造、變造原始憑證。7.2審批人責任各級審批人對其審批范圍內(nèi)的報銷業(yè)務(wù)的真實性、必要性及合規(guī)性負有審核責任。7.3財務(wù)部門責任財務(wù)部門負責對報銷憑證的合規(guī)性、完整性、金額的準確性進行專業(yè)審核，并對報銷流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。7.4責任追究對于違反本手冊規(guī)定，造成酒店經(jīng)濟損失的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責任人進行處理，涉嫌違法的，移交司法機關(guān)處理。第八章附則8.1