文學社會議室使用規(guī)章第一章總則文學社會議室作為社團日常議事、研討、培訓及重要活動的主要場所，是促進內(nèi)部溝通、決策執(zhí)行和文化建設(shè)的關(guān)鍵空間。為確保會議室高效、有序、安全的使用，特制定本規(guī)章，適用于文學社全體員工及受邀參會人員。本規(guī)章圍繞“人、事、財、物、信息、安全、文化”七大核心要素展開，旨在規(guī)范會議室管理，提升資源利用效率，強化社團文化氛圍，并兼顧經(jīng)濟效益與社會效益。第二章適用范圍1.人員范圍：文學社全體成員、指導老師、特邀嘉賓、合作單位代表及其他經(jīng)批準的參會人員。2.事項范圍：社團會議、項目研討、稿件評審、培訓講座、文化交流等活動。3.使用規(guī)范：會議室的預定、使用、維護及退出流程均須遵守本規(guī)章。第三章人事管理1.參會資格：會議原則上由社團負責人或活動主辦人發(fā)起，參會人員需與會議議題直接相關(guān)。非核心人員需經(jīng)主辦人批準后方可進入。2.行為準則：-保持會場秩序，禁止大聲喧嘩、隨意走動或從事與會議無關(guān)的活動。-遵守會議議程，按時發(fā)言，控制發(fā)言時長。-尊重他人觀點，禁止人身攻擊或不當言論。3.主持人職責：-維護會議紀律，確保討論高效進行。-處理突發(fā)狀況，如設(shè)備故障或爭議調(diào)解。第四章事務管理1.會議預定：-使用人員需提前3個工作日通過《會議室預定申請表》提交預定申請，注明會議時間、主題、參會人數(shù)及所需設(shè)備。-預定申請由行政主管審批，特殊會議需報社團理事會備案。-預定成功后，使用人員需提前30分鐘到場準備。2.會議流程：-會議開始前，工作人員需檢查設(shè)備（投影儀、麥克風、白板等）是否正常運作。-會議結(jié)束后，使用人員需整理會場，關(guān)閉設(shè)備，清理垃圾，恢復原狀。3.緊急會議：-緊急會議可優(yōu)先使用會議室，但需事后補辦預定手續(xù)。第五章財物管理1.設(shè)備使用：-會議室配備投影儀、音響系統(tǒng)、白板等設(shè)備，使用人員需按操作手冊操作，禁止擅自拆卸或更改設(shè)置。-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，需立即報告行政主管，并按規(guī)定賠償。2.物資管理：-會議所需文具（筆、紙、便簽等）由社團統(tǒng)一采購，使用后需及時歸位。-禁止將社團物資帶出會議室，違者按價賠償。3.費用控制：-會議如需外借設(shè)備或聘請嘉賓，需經(jīng)社團財務部門審批。-會議室使用不計入績效考核，但需確保資源高效利用，避免浪費。第六章信息管理1.會議記錄：-會議需指定記錄員，詳細記錄議題、決議及后續(xù)行動項。-記錄內(nèi)容需經(jīng)主持人審核，并上傳至社團內(nèi)部管理系統(tǒng)。2.保密原則：-涉及社團核心機密（如稿件版權(quán)、運營數(shù)據(jù)等）的會議，需加強保密措施，參會人員需簽署保密協(xié)議。-會議結(jié)束后，相關(guān)資料需歸檔保存，禁止外傳。3.數(shù)字化管理：-鼓勵使用電子化會議系統(tǒng)（如騰訊會議、釘釘?shù)龋┩街辈セ蜾洸?，便于后期查閱。第七章安全管?.消防安全：-會議室禁止存放易燃物品，嚴禁吸煙。-定期檢查消防器材（滅火器、煙霧報警器等），確保其正常使用。2.設(shè)備安全：-使用設(shè)備時需輕拿輕放，避免碰撞或跌落。-發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常需立即停止使用，并報告行政主管。3.秩序維護：-會議室容納人數(shù)上限為XX人（根據(jù)實際面積設(shè)定），超過人數(shù)需經(jīng)批準。-嚴禁攜帶危險品（如管制刀具、易爆物等）進入會議室。第八章文化建設(shè)1.社團文化體現(xiàn)：-會議室布置需體現(xiàn)文學社特色，如懸掛社團標語、名人畫像等。-會議發(fā)言需符合社團價值觀，倡導創(chuàng)新、協(xié)作、包容。2.品牌宣傳：-重要會議可邀請媒體或合作單位參與，提升社團影響力。-會議成果（如優(yōu)秀稿件、創(chuàng)意方案）需通過社團公眾號等渠道推廣。3.人文關(guān)懷：-為參會人員提供飲用水、茶歇等基本保障。-會議結(jié)束后需收集反饋意見，持續(xù)優(yōu)化會議室服務。第九章經(jīng)濟效益與社會效益1.社會效益：-會議室可用于公益講座、社區(qū)文化活動等，擴大社團社會影響力。-鼓勵邀請高校、企業(yè)等合作單位使用會議室，促進產(chǎn)學研結(jié)合。2.經(jīng)濟效益：-對外租賃會議室需經(jīng)社團理事會批準，收費標準需合理透明。-收入需專項用于社團發(fā)展，如設(shè)備更新、成員獎勵等。第十章績效考核1.行政主管考核：-負責會議室管理的人員需定期提交工作報告，內(nèi)容包括預定效率、設(shè)備維護、衛(wèi)生檢查等。-年度考核需結(jié)合使用率、用戶滿意度等指標。2.參會人員考核：-會議參與度、發(fā)言質(zhì)量等納入個人績效考核，作為評優(yōu)依據(jù)。-嚴禁濫用會議室資源，違者將取消參會資格。第十一章人力資源管理1.培訓機制：-新員工需接受會議室使用培訓，考核合格后方可獨立管理。-定期組織設(shè)備操作培訓，提升服務專業(yè)性。2.激勵機制：-對表現(xiàn)優(yōu)秀的會議室管理人員給予物質(zhì)獎勵或榮譽表彰。-鼓勵成員主動參與會議室管理，體現(xiàn)扁平化協(xié)作精神。第十二章安全生產(chǎn)1.應急預案：-制定會議室突發(fā)事件（如停電、設(shè)備故障等）應急預案，并定期演練。-參會人員需熟悉緊急出口位置，確保疏散通道暢通。2.責任追究：-因個人行為導致設(shè)備損壞或安全事故的，需承擔相應責任。-行政主管需對會議室安全負總責，定期檢查并記錄。第十三章附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起施行，由文學社行政主管負責解釋。2.會議室使用過程中如遇特殊情況，可臨時調(diào)整本規(guī)章，但需事后補充說明。3.本規(guī)章將根據(jù)社團發(fā)展需求動態(tài)修訂，確保其適用性與先進性。附《會議室預定申請表》模板|項目|內(nèi)容||-------------|------------------------------------------||預定部門|||會議主題|||預定時間|開始時間：______結(jié)束時間：______||參會人數(shù)|||所需設(shè)備|投影儀、麥克風、白板等||聯(lián)系人|姓名：______電話：______||審批意見|||簽名||附《會議室使用反饋表》模板|項目|內(nèi)容||-------------|------------------------------------------||使用日期|||會議主題|||設(shè)備使用情況|投影儀（良/中/差）、麥克風