企業(yè)辦公區(qū)域設(shè)備維修申報(bào)與實(shí)施程序通則1.總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)辦公區(qū)域設(shè)備維修申報(bào)與實(shí)施流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高維修效率，保障辦公設(shè)備正常運(yùn)行，特制定本通則。1.2適用范圍本通則適用于企業(yè)內(nèi)部所有辦公區(qū)域（包括總部、各部門(mén)辦公室、會(huì)議室、接待區(qū)等）的設(shè)備維修管理，涵蓋設(shè)備類(lèi)型包括但不限于：辦公電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、空調(diào)、飲水機(jī)、碎紙機(jī)、電話系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。2.適用范圍與工作場(chǎng)景2.1適用設(shè)備類(lèi)型辦公電子設(shè)備：臺(tái)式電腦、筆記本電腦、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、投影幕布、電話機(jī)、對(duì)講機(jī)等；辦公電器設(shè)備：空調(diào)（柜機(jī)、掛機(jī)、空調(diào)）、飲水機(jī)、微波爐、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)、考勤機(jī)等；辦公網(wǎng)絡(luò)與安防設(shè)備：路由器、交換機(jī)、無(wú)線AP、監(jiān)控?cái)z像頭、門(mén)禁系統(tǒng)等；其他辦公輔助設(shè)備：文件柜、辦公椅（電動(dòng)或氣動(dòng)功能損壞）、白板、展示架等。2.2常見(jiàn)工作場(chǎng)景日常使用故障：如電腦藍(lán)屏、打印機(jī)卡紙、空調(diào)不制冷、飲水機(jī)不出水等；功能異常：如投影儀無(wú)法連接筆記本、碎紙機(jī)卡紙無(wú)法啟動(dòng)、考勤機(jī)識(shí)別錯(cuò)誤等；設(shè)備老化損壞：如電腦硬件老化宕機(jī)、空調(diào)壓縮機(jī)故障、辦公椅椅背斷裂等；定期維護(hù)需求：如設(shè)備清潔、系統(tǒng)升級(jí)、零部件更換（如打印機(jī)硒鼓、空調(diào)濾網(wǎng)）等。3.職責(zé)分工3.1設(shè)備使用人負(fù)責(zé)日常設(shè)備簡(jiǎn)單檢查與維護(hù)，發(fā)覺(jué)故障后及時(shí)申報(bào)；配合維修人員排查故障，提供設(shè)備使用情況說(shuō)明；參與維修后驗(yàn)收確認(rèn)，反饋設(shè)備使用體驗(yàn)。3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核本部門(mén)維修申報(bào)的必要性，把控維修優(yōu)先級(jí)；協(xié)調(diào)部門(mén)內(nèi)設(shè)備臨時(shí)調(diào)配，維修期間保障工作正常開(kāi)展；監(jiān)督維修流程執(zhí)行，對(duì)本部門(mén)設(shè)備維護(hù)情況負(fù)責(zé)。3.3行政部（或后勤部，下同）作為維修歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)接收、審核維修申報(bào)；協(xié)調(diào)內(nèi)外部維修資源（內(nèi)部IT人員、外部服務(wù)商），派工跟蹤；建立設(shè)備維修檔案，定期統(tǒng)計(jì)維修數(shù)據(jù)，提出設(shè)備更新建議；監(jiān)督維修質(zhì)量與時(shí)效，處理維修過(guò)程中的爭(zhēng)議問(wèn)題。3.4維修人員（內(nèi)部/外部）接到派工后，按時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行故障排查；準(zhǔn)確判斷故障原因，提出維修方案（含更換配件清單、費(fèi)用預(yù)估）；高效完成維修工作，保證設(shè)備恢復(fù)正常功能；填寫(xiě)維修記錄，反饋設(shè)備潛在風(fēng)險(xiǎn)（如老化嚴(yán)重需更換）。4.申報(bào)與實(shí)施流程4.1故障發(fā)覺(jué)與初步判斷4.1.1使用人自查設(shè)備使用人發(fā)覺(jué)故障后，首先進(jìn)行簡(jiǎn)單排查：檢查設(shè)備電源是否連接正常、插頭是否松動(dòng)；確認(rèn)設(shè)備開(kāi)關(guān)是否開(kāi)啟、相關(guān)設(shè)置是否誤操作（如打印機(jī)紙張類(lèi)型設(shè)置錯(cuò)誤）；查看設(shè)備提示信息（如電腦錯(cuò)誤代碼、打印機(jī)故障燈），嘗試通過(guò)說(shuō)明書(shū)或網(wǎng)絡(luò)指引自行處理（如重啟設(shè)備、清理卡紙）。4.1.2無(wú)法自行處理的情況若自查后故障未解決，或涉及硬件損壞、系統(tǒng)故障等專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，需啟動(dòng)申報(bào)流程，避免自行拆解設(shè)備導(dǎo)致二次損壞。4.2填寫(xiě)與提交維修申報(bào)4.2.1填寫(xiě)《辦公設(shè)備維修申報(bào)單》使用人需登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或向行政部領(lǐng)取《辦公設(shè)備維修申報(bào)單》（模板見(jiàn)第5章），完整填寫(xiě)以下信息：基本信息：申報(bào)人姓名*、所屬部門(mén)、聯(lián)系方式、申報(bào)日期；設(shè)備信息：設(shè)備名稱(chēng)、品牌型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)（如有）、放置位置（具體到辦公室/工位號(hào)）；故障描述：詳細(xì)記錄故障發(fā)生時(shí)間、具體現(xiàn)象（如“電腦開(kāi)機(jī)后無(wú)顯示，電源燈閃爍”）、已嘗試的處理步驟及結(jié)果；緊急程度：根據(jù)工作需求勾選“緊急”（如影響核心業(yè)務(wù)開(kāi)展，如服務(wù)器宕機(jī)、會(huì)議室投影儀故障）、“一般”（如非核心設(shè)備故障，可延遲維修）；維修要求：如“需恢復(fù)數(shù)據(jù)優(yōu)先”“更換原裝配件”等特殊說(shuō)明。4.2.2提交審核緊急故障：申報(bào)人填寫(xiě)申報(bào)單后，立即電話通知行政部負(fù)責(zé)人及維修人員，同時(shí)通過(guò)OA系統(tǒng)提交申報(bào)單，保證2小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)響應(yīng)；一般故障：申報(bào)人通過(guò)OA系統(tǒng)提交申報(bào)單，或經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交至行政部，行政部在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核。4.3申報(bào)審核與派工4.3.1行政部審核行政部收到申報(bào)單后，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：故障描述是否清晰、必要（避免重復(fù)申報(bào)或非故障誤報(bào)）；設(shè)備資產(chǎn)信息是否準(zhǔn)確（保證維修設(shè)備為企業(yè)資產(chǎn)，非個(gè)人物品）；緊急程度判定是否合理（必要時(shí)與申報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)）。審核通過(guò)后，行政部在《申報(bào)單》上簽字確認(rèn)，“維修受理編號(hào)”（格式：年份+部門(mén)代碼+流水號(hào)，如“2024-XB-001”）。4.3.2維修派工內(nèi)部維修：根據(jù)故障類(lèi)型，行政部向內(nèi)部維修人員*（如IT專(zhuān)員、電工）派工，明確維修時(shí)限（緊急故障4小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)，一般故障24小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)）；外部維修：若內(nèi)部無(wú)法處理（如空調(diào)壓縮機(jī)故障、專(zhuān)業(yè)打印機(jī)維修），行政部聯(lián)系簽約服務(wù)商，告知故障情況及設(shè)備信息，要求服務(wù)商在約定時(shí)間內(nèi)到場(chǎng)（緊急故障2小時(shí)響應(yīng)，一般故障24小時(shí)響應(yīng)）。4.4現(xiàn)場(chǎng)維修與過(guò)程記錄4.4.1維修人員到場(chǎng)維修人員攜帶必要工具、配件到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，首先向申報(bào)人確認(rèn)身份及設(shè)備位置，核查《申報(bào)單》信息與實(shí)際故障是否一致。4.4.2故障排查與維修詳細(xì)排查故障原因，必要時(shí)使用專(zhuān)業(yè)檢測(cè)設(shè)備（如電腦診斷卡、萬(wàn)用表）；對(duì)可修復(fù)故障，當(dāng)場(chǎng)維修并記錄維修過(guò)程（如“更換打印機(jī)搓輪，清理輸紙通道”）；對(duì)需更換配件的故障，提前向行政部及申報(bào)人說(shuō)明配件型號(hào)、品牌及費(fèi)用（內(nèi)部設(shè)備費(fèi)用從部門(mén)預(yù)算列支，個(gè)人原因損壞的由責(zé)任人承擔(dān)），確認(rèn)后更換；對(duì)無(wú)法修復(fù)或維修成本過(guò)高的設(shè)備（如維修費(fèi)用超過(guò)設(shè)備殘值的50%），及時(shí)向行政部提交《設(shè)備報(bào)廢建議書(shū)》，說(shuō)明原因并提出處置建議（如報(bào)廢、更新）。4.4.3過(guò)程記錄維修人員需填寫(xiě)《維修工作記錄表》（作為《申報(bào)單》附件），記錄：故障原因分析、維修措施、更換配件清單、維修時(shí)長(zhǎng)、使用材料名稱(chēng)及數(shù)量等。4.5維修驗(yàn)收與反饋4.5.1現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收維修完成后，維修人員與申報(bào)人共同進(jìn)行驗(yàn)收：功能測(cè)試：按照設(shè)備正常使用流程逐一測(cè)試功能（如電腦開(kāi)機(jī)是否正常、打印是否清晰、制冷效果是否達(dá)標(biāo)）；外觀檢查：確認(rèn)設(shè)備外觀無(wú)新的損壞（如維修劃痕、外殼破損）；數(shù)據(jù)核對(duì)：涉及數(shù)據(jù)處理的設(shè)備（如電腦硬盤(pán)），需確認(rèn)數(shù)據(jù)完整性。4.5.2驗(yàn)簽確認(rèn)驗(yàn)收合格后，申報(bào)人在《維修工作記錄表》上簽字確認(rèn)，維修人員留存一份，行政部歸檔一份；驗(yàn)收不合格的，維修人員需重新維修直至達(dá)標(biāo)，并記錄返修原因。4.5.3使用反饋行政部在維修完成后3個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)OA系統(tǒng)或電話向申報(bào)人回訪，知曉設(shè)備使用情況及對(duì)維修服務(wù)的滿意度（滿意/基本滿意/不滿意），對(duì)不滿意的情況及時(shí)協(xié)調(diào)整改。4.6歸檔與統(tǒng)計(jì)4.6.1檔案建立行政部將《維修申報(bào)單》《維修工作記錄表》《設(shè)備報(bào)廢建議書(shū)》（如有）等資料整理歸檔，建立“一設(shè)備一檔案”，檔案保存期限不少于3年。4.6.2數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)每月5日前，行政部統(tǒng)計(jì)上月維修數(shù)據(jù)，包括：維修設(shè)備類(lèi)型、故障頻發(fā)設(shè)備、維修及時(shí)率、維修成本、用戶(hù)滿意度等，形成《月度維修工作報(bào)告》提交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，為設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)計(jì)劃提供依據(jù)。5.模板表格5.1表格一：辦公設(shè)備維修申報(bào)單基本信息申報(bào)人姓名*所屬部門(mén)*聯(lián)系方式*申報(bào)日期*設(shè)備信息設(shè)備名稱(chēng)*□辦公電腦□打印機(jī)□空調(diào)□其他________品牌型號(hào)*資產(chǎn)編號(hào)（如有）放置位置*故障描述故障發(fā)生時(shí)間*年月日時(shí)分故障現(xiàn)象*已嘗試處理步驟及結(jié)果*（如“重啟電腦無(wú)效，進(jìn)入安全模式正常”）維修需求緊急程度*□緊急（需X小時(shí)內(nèi)處理）□一般（可延遲至X個(gè)工作日內(nèi)）維修要求*申報(bào)人簽字*部門(mén)負(fù)責(zé)人審核*行政部受理受理編號(hào)*審核人*受理日期*年月日備注5.2表格二：維修工作記錄表基本信息受理編號(hào)*（對(duì)應(yīng)《申報(bào)單》編號(hào)）設(shè)備名稱(chēng)*申報(bào)人*部門(mén)*維修信息維修人員*□內(nèi)部*□外部服務(wù)商*（名稱(chēng)：________）到場(chǎng)時(shí)間*故障原因分析*（如“電腦內(nèi)存條接觸不良”“打印機(jī)硒鼓老化”）維修措施*（如“重新插拔內(nèi)存條，清理金手指”“更換硒鼓型號(hào)X”）更換配件清單配件名稱(chēng)品牌/型號(hào)維修完成時(shí)間*年月日時(shí)分維修時(shí)長(zhǎng)*驗(yàn)收信息驗(yàn)收項(xiàng)目□功能正常□外觀無(wú)損壞□數(shù)據(jù)完整□其他________驗(yàn)收結(jié)果*申報(bào)人簽字*維修人員簽字*回訪記錄回訪日期*年月日用戶(hù)滿意度*回訪人*備注6.工作要求與注意事項(xiàng)6.1緊急故障處理定義：影響企業(yè)核心業(yè)務(wù)（如服務(wù)器中斷、財(cái)務(wù)系統(tǒng)故障）、涉及人員安全（如空調(diào)漏電、消防設(shè)備故障）或重要會(huì)議（如大型會(huì)議前投影儀損壞）的故障；要求：行政部接到緊急申報(bào)后，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，30分鐘內(nèi)協(xié)調(diào)維修人員到場(chǎng)，維修全程跟蹤，故障排除后1小時(shí)內(nèi)向企業(yè)負(fù)責(zé)人匯報(bào)結(jié)果。6.2維修責(zé)任界定自然損壞/正常老化：維修費(fèi)用由企業(yè)承擔(dān)，列入行政部預(yù)算；人為損壞：因使用人違規(guī)操作（如液體潑灑、用力敲擊設(shè)備）、保管不當(dāng)導(dǎo)致的損壞，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)（可從工資中分期扣除，需提前告知責(zé)任人）；第三方責(zé)任：因其他部門(mén)或外部人員損壞設(shè)備（如搬家導(dǎo)致設(shè)備磕碰），由責(zé)任方承擔(dān)維修費(fèi)用。6.3數(shù)據(jù)與信息安全涉及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的設(shè)備（如電腦、移動(dòng)硬盤(pán)）維修前，維修人員需提醒申報(bào)人備份重要數(shù)據(jù)，企業(yè)不承擔(dān)數(shù)據(jù)丟失責(zé)任；維修過(guò)程中，維修人員不得泄露設(shè)備內(nèi)敏感信息（如客戶(hù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），違者按企業(yè)保密制度處理；外部服務(wù)商維修時(shí)，需簽訂《數(shù)據(jù)保密協(xié)議》，明確信息保密責(zé)任。6.4設(shè)備日常維護(hù)設(shè)備使用人需定期清潔設(shè)備（如電腦鍵盤(pán)、打印機(jī)粉塵、空調(diào)濾網(wǎng)），按照說(shuō)明書(shū)正確操作；行政部每季度組織一次設(shè)備全面檢查，對(duì)易損件（如打印機(jī)硒鼓、空調(diào)濾網(wǎng)）提前更換，降低故障發(fā)生率；長(zhǎng)期不使用的設(shè)備（如備用投影儀），需定期通電檢查，避免部件老化