畢業(yè)典禮活動策劃工作制度一、畢業(yè)典禮活動策劃工作制度概述

畢業(yè)典禮是學(xué)校為慶祝學(xué)生完成學(xué)業(yè)而舉辦的重要活動，其策劃工作涉及多個環(huán)節(jié)和部門協(xié)同配合。為確?；顒禹樌M行，特制定本工作制度，明確各環(huán)節(jié)職責、流程及要求。

二、工作職責分工

（一）主辦單位

1.負責整體活動的統(tǒng)籌規(guī)劃、資源協(xié)調(diào)及最終決策。

2.制定活動方案，明確活動主題、時間、地點及規(guī)模。

3.組建活動工作小組，明確各部門職責分工。

（二）承辦單位

1.負責具體活動的執(zhí)行與落實，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、物料準備等。

2.協(xié)調(diào)各供應(yīng)商及工作人員，確?；顒禹樌M行。

3.負責活動過程中的現(xiàn)場管理及應(yīng)急處理。

（三）支持單位

1.提供必要的場地、設(shè)備、物資等支持。

2.協(xié)助進行宣傳推廣、人員組織等工作。

3.負責活動的安全保障及后勤保障。

三、工作流程

（一）前期準備階段

1.成立活動籌備組，明確各組職責及人員安排。

2.制定詳細的活動方案，包括活動流程、時間安排、場地布置、設(shè)備需求等。

3.進行預(yù)算編制，確保資金合理使用。

4.開展宣傳推廣工作，吸引學(xué)生及家長參與。

（二）中期執(zhí)行階段

1.場地布置與設(shè)備調(diào)試：按照活動方案進行場地布置，確保場地整潔、美觀；對所需設(shè)備進行調(diào)試，確保正常運行。

2.物料準備與分發(fā)：準備好活動所需的各類物料，如邀請函、節(jié)目單、紀念品等，并按時分發(fā)給相關(guān)人員。

3.人員組織與培訓(xùn)：對工作人員進行培訓(xùn)，明確各崗位職責及注意事項；組織學(xué)生及家長參加活動。

（三）后期總結(jié)階段

1.收集整理活動資料，包括照片、視頻、文字記錄等。

2.進行活動總結(jié)，分析活動過程中的優(yōu)點與不足，為今后活動提供參考。

3.對參與活動的師生進行反饋調(diào)查，了解滿意度及改進建議。

四、工作要求

（一）注重細節(jié)

1.在活動策劃過程中，要注重細節(jié)考慮，確保每個環(huán)節(jié)都得到妥善安排。

2.對場地布置、設(shè)備調(diào)試、物料準備等工作要嚴格要求，確保達到預(yù)期效果。

（二）強化溝通

1.加強各部門之間的溝通與協(xié)作，確保信息暢通、工作協(xié)同。

2.及時與參與活動的師生進行溝通，了解他們的需求與意見。

（三）確保安全

1.在活動策劃與執(zhí)行過程中，要始終把安全放在首位，確?；顒影踩樌M行。

2.制定安全預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行處理。

五、附則

本工作制度適用于學(xué)校舉辦的各類畢業(yè)典禮活動，自發(fā)布之日起施行。各承辦單位應(yīng)根據(jù)本制度制定具體的工作方案，并確保方案得到有效執(zhí)行。

一、畢業(yè)典禮活動策劃工作制度概述

畢業(yè)典禮是學(xué)校為慶祝學(xué)生完成學(xué)業(yè)而舉辦的重要活動，其策劃工作涉及多個環(huán)節(jié)和部門協(xié)同配合。為確?；顒禹樌M行，提升參與者的體驗感和活動的整體效果，特制定本工作制度，明確各環(huán)節(jié)職責、流程及要求。本制度旨在提供一個系統(tǒng)化、規(guī)范化的工作框架，指導(dǎo)活動策劃與執(zhí)行的各項工作。

二、工作職責分工

（一）主辦單位（如學(xué)校辦公室、學(xué)生處等）

1.負責整體活動的頂層設(shè)計與戰(zhàn)略規(guī)劃：確定畢業(yè)典禮的核心目標、基調(diào)與主題方向。例如，是側(cè)重感恩、展望未來，還是強調(diào)學(xué)術(shù)成就。

2.制定活動總體方案與預(yù)算審批：組織專家、教師代表及學(xué)生代表討論，形成初步方案，包括活動時間、地點（需考慮容量、設(shè)施、交通便利性）、基本流程、參與人員范圍（畢業(yè)生、教師、領(lǐng)導(dǎo)、家長等）等，并編制詳細的活動預(yù)算，提交上級批準。

3.組建核心籌備領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組：明確領(lǐng)導(dǎo)小組的決策權(quán)責，下設(shè)具體工作小組，如策劃組、宣傳組、后勤保障組、現(xiàn)場執(zhí)行組、禮儀接待組、安全保衛(wèi)組等，并任命組長及成員，明確各組核心職責。

4.跨部門協(xié)調(diào)與資源整合：負責協(xié)調(diào)校內(nèi)各相關(guān)部門（如教務(wù)處、財務(wù)處、后勤集團、保衛(wèi)處、宣傳部門等）以及可能的校外支持單位（如合作媒體、技術(shù)供應(yīng)商等），確保人力、物力、財力資源有效整合與支持。

5.最終審核與決策：對活動方案、流程、預(yù)算、關(guān)鍵物料（如邀請函、證書、紀念品設(shè)計）等進行最終審核，并對重大事項做出決策。

（二）承辦單位（通常是學(xué)生處、團委或具體負責承辦的部門/團隊）

1.負責活動方案的具體細化與落實：在主辦單位指導(dǎo)下，將總體方案分解為可執(zhí)行的任務(wù)清單，明確各環(huán)節(jié)的時間節(jié)點、負責人和具體要求。例如，細化發(fā)言稿內(nèi)容、確定節(jié)目單、制定座位安排方案。

2.場地布置與氛圍營造：根據(jù)活動主題和流程，負責場地的規(guī)劃、設(shè)計與布置工作。包括舞臺背景板設(shè)計與制作、橫幅、氣球、鮮花、指示牌、簽到臺、觀眾席座位安排（可考慮設(shè)置貴賓席、家長席、畢業(yè)生代表席等）、燈光音響設(shè)備租賃與調(diào)試、空調(diào)/溫控設(shè)備準備等。需提前進行場地踏勘，確保滿足活動需求。

3.物料準備與管理：負責所有活動所需物料的采購、制作、運輸、存儲和分發(fā)。具體清單可能包括：

邀請函（電子版/紙質(zhì)版）及發(fā)送/確認工作

畢業(yè)證書、畢業(yè)紀念冊（如有）

頒獎/表彰用品（如獎杯、獎狀、鮮花）

簽到用品（簽到本/電子簽到系統(tǒng)、筆）

觀眾席座位牌/號碼牌

工作人員/志愿者服裝、證件

紀念品（如定制徽章、鑰匙扣、帆布袋等）

飲用水、應(yīng)急藥品等

節(jié)目道具、服裝（如適用）

4.供應(yīng)商管理與協(xié)調(diào)：對接場地租賃方、設(shè)備租賃方（燈光、音響、LED大屏等）、物料供應(yīng)商、搭建公司、禮儀公司（如需）等，簽訂合同，明確服務(wù)內(nèi)容、標準、時間及費用，并進行過程監(jiān)督與驗收。

5.現(xiàn)場執(zhí)行與協(xié)調(diào)：活動當天，負責現(xiàn)場的全面指揮與協(xié)調(diào)，確保各環(huán)節(jié)按流程順利銜接。包括引導(dǎo)人員、簽到管理、物料分發(fā)、設(shè)備運行監(jiān)控、與主持人溝通配合等。

（三）支持單位（各院系、后勤部門、保衛(wèi)部門、宣傳部門等）

1.院系配合：各院系負責本專業(yè)畢業(yè)生的名單確認、畢業(yè)生代表推選、催報畢業(yè)生出席情況、協(xié)助組織學(xué)生有序入場離場、安排本系教師參與等。

2.后勤保障：后勤部門負責活動場地的基本設(shè)施維護、水電供應(yīng)保障、環(huán)境衛(wèi)生清潔、餐飲服務(wù)（如提供簡餐、飲用水）、停車引導(dǎo)等。

3.安全保衛(wèi)：保衛(wèi)部門負責制定現(xiàn)場安全預(yù)案，進行安全風險評估，安排足夠安保人員負責現(xiàn)場秩序維護、人流疏導(dǎo)、車輛管理、消防安全檢查、設(shè)置安檢點（如需要）等，確保活動安全無事故。

4.宣傳報道：宣傳部門負責活動的預(yù)熱宣傳（如發(fā)布預(yù)告、倒計時海報）、現(xiàn)場攝影攝像、活動后的新聞稿撰寫與發(fā)布（如學(xué)校官網(wǎng)、官方社交媒體賬號）、制作活動紀念視頻等，營造良好氛圍并擴大活動影響力。

三、工作流程

（一）前期準備階段（通常提前6-12個月）

1.成立籌備組與明確分工：

(1)組建由主辦單位牽頭，各相關(guān)部門負責人、學(xué)生代表等組成的籌備領(lǐng)導(dǎo)小組。

(2)成立策劃組、宣傳組、后勤保障組、現(xiàn)場執(zhí)行組、禮儀接待組、安全保衛(wèi)組等核心工作小組，明確各組負責人及成員，制定詳細的工作職責說明。

(3)建立定期例會制度，確保信息暢通，及時解決問題。

2.制定詳細活動方案：

(1)主題與基調(diào)：確定本次畢業(yè)典禮的主題（如“揚帆起航，逐夢未來”、“感恩母校，筑夢前行”等），并據(jù)此設(shè)定整體基調(diào)。

(2)時間與地點：確定具體的舉辦日期、開始時間、結(jié)束時間，并選擇合適的場地（室內(nèi)體育館、禮堂等），進行場地容量、設(shè)施、交通等評估。

(3)流程設(shè)計：制定詳細的活動流程時間表（精確到分鐘），包括：

前期準備（如入場、簽到、就座）

主持人開場

升旗儀式（如安排）

領(lǐng)導(dǎo)致辭

教師代表發(fā)言

畢業(yè)生代表發(fā)言

頒發(fā)畢業(yè)證書/學(xué)位證書儀式（可分批次）

畢業(yè)生代表宣讀倡議書（如有）

榮譽表彰環(huán)節(jié)（如有）

文藝表演（如有，需提前策劃排練）

師生互動環(huán)節(jié)（如合影、祝福傳遞等）

主持人結(jié)束語

退場秩序引導(dǎo)

(4)人員安排：明確邀請的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單及接待安排；確定主持人、發(fā)言代表；安排禮儀人員、志愿者、工作人員崗位職責（如簽到員、引導(dǎo)員、設(shè)備操作員、攝影攝像員、醫(yī)療應(yīng)急人員等）。

3.預(yù)算編制與審批：根據(jù)活動方案，詳細列出各項費用預(yù)算，包括場地租賃費、設(shè)備租賃費、物料制作費、餐飲費、人員勞務(wù)費、保險費、應(yīng)急備用金等，并進行成本控制分析，提交主辦單位審批。

4.宣傳推廣與邀請函發(fā)放：

(1)制定宣傳計劃，通過學(xué)校官網(wǎng)、官方微信公眾號、校內(nèi)公告欄、宣傳單頁等多種渠道發(fā)布活動預(yù)告和倒計時信息，營造期待氛圍。

(2)設(shè)計制作電子版和紙質(zhì)版邀請函，明確邀請對象、活動時間地點、注意事項等。

(3)通過院系、輔導(dǎo)員等渠道，將邀請函發(fā)送給畢業(yè)生、家長及邀請嘉賓，并進行RSVP（請回復(fù)）確認，統(tǒng)計出席人數(shù)。

5.場地布置方案確認與實施：根據(jù)活動主題和流程，確定場地布置細節(jié)（舞臺背景、座位安排、燈光音響布局、裝飾元素等），完成設(shè)計稿確認，并開始物料采購、制作及場地布置工作。

6.物料準備與供應(yīng)商確認：依照清單，完成所有物料的采購、定制、制作、檢驗和存儲工作。與所有服務(wù)供應(yīng)商（場地、設(shè)備、搭建、禮儀等）簽訂正式合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。

7.安全預(yù)案制定與演練：保衛(wèi)部門牽頭，結(jié)合場地情況和活動流程，制定詳細的安全應(yīng)急預(yù)案，包括人流疏導(dǎo)方案、消防預(yù)案、醫(yī)療急救預(yù)案、突發(fā)事件處置流程等?？山M織工作人員或志愿者進行模擬演練。

8.彩排組織：提前組織主持人、發(fā)言代表、表演者（如有）、工作人員進行彩排，確保流程熟悉、環(huán)節(jié)銜接順暢、設(shè)備運行正常。

（二）中期執(zhí)行階段（活動前1周至活動當天）

1.最終確認與準備：

(1)再次確認所有邀請嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)是否到位，行程安排是否通知到位。

(2)檢查所有設(shè)備（燈光、音響、LED屏、投影儀等）是否正常運行，調(diào)試音量、畫面等。

(3)檢查場地布置細節(jié)是否到位，氛圍營造是否符合預(yù)期。

(4)準備好簽到表、筆、座位牌、證書、紀念品等現(xiàn)場所需物料，并分類放置。

(5)組織工作人員和志愿者進行最后的工作部署和培訓(xùn)，明確各自職責、點位和注意事項。

2.嘉賓與工作人員接待：提前安排專人負責嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)的簽到、引導(dǎo)和休息區(qū)服務(wù)。

3.畢業(yè)生簽到與入場引導(dǎo)：活動開始前，開放簽到區(qū)域，安排簽到人員和志愿者引導(dǎo)畢業(yè)生簽到、領(lǐng)取座位牌，并根據(jù)座位安排有序入場就座。設(shè)置清晰指引標識。

4.現(xiàn)場秩序維護與安全檢查：安保人員和志愿者在入口、通道、觀眾席等關(guān)鍵位置進行引導(dǎo)和秩序維護，確保人流可控。進行安全檢查，特別是消防通道、緊急出口是否暢通。

5.活動流程執(zhí)行：嚴格按照預(yù)定流程和時間節(jié)點推進活動，主持人控制節(jié)奏，各環(huán)節(jié)負責人（如頒獎嘉賓、發(fā)言代表、設(shè)備操作員）按信號執(zhí)行任務(wù)。確保發(fā)言清晰、儀式莊重、表演精彩。

6.技術(shù)支持與應(yīng)急處理：現(xiàn)場技術(shù)人員全程監(jiān)控設(shè)備運行，及時處理可能出現(xiàn)的設(shè)備故障。指定應(yīng)急小組，準備應(yīng)急物資（如備用話筒、電池、藥品等），隨時準備應(yīng)對突發(fā)狀況（如停電、人員不適、設(shè)備故障等）。

（三）后期總結(jié)階段（活動結(jié)束后1個月內(nèi)）

1.現(xiàn)場清理與物資回收：活動結(jié)束后，組織人員清理場地，恢復(fù)原狀?；厥湛芍貜?fù)使用的設(shè)備、物料，并做好登記。

2.財務(wù)結(jié)算與審計：執(zhí)行部門根據(jù)實際支出，整理所有發(fā)票和付款憑證，進行財務(wù)結(jié)算，提交主辦單位進行審核。如有結(jié)余，按規(guī)定處理。

3.資料收集與歸檔：收集整理活動過程中的所有文字、圖片、視頻資料，包括活動方案、流程單、簽到表、發(fā)言稿、照片、視頻錄像、媒體報道（如有）等，進行分類整理并歸檔保存。

4.活動總結(jié)與評估：

(1)召開籌備組總結(jié)會議，邀請各工作小組負責人參與，全面總結(jié)活動成功經(jīng)驗與存在不足。

(2)通過問卷調(diào)查、座談會等方式，收集畢業(yè)生、家長、教師、工作人員對活動的反饋意見。

(3)撰寫活動總結(jié)報告，分析活動效果，評估目標達成情況，提出改進建議，為未來舉辦類似活動提供參考。

5.宣傳成果整理與發(fā)布：整理活動相關(guān)的宣傳報道文章、圖片、視頻等，在校園網(wǎng)、官方社交媒體等平臺進行后續(xù)發(fā)布或宣傳，延續(xù)活動熱度。

6.感謝與反饋：向所有參與活動的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、教職工、志愿者、合作單位等表示感謝（可通過郵件、感謝信、電話等方式）。向畢業(yè)生寄送感謝信或紀念品。

四、工作要求

（一）注重細節(jié)，追求卓越

1.在活動策劃的每一個環(huán)節(jié)都要注重細節(jié)，從邀請函的措辭到現(xiàn)場座位安排，都要力求完美。

2.對場地布置的每一個元素、設(shè)備調(diào)試的每一個參數(shù)、物料準備的每一個細節(jié)都要嚴格把關(guān)，確保達到高質(zhì)量標準。

3.提前預(yù)判可能出現(xiàn)的問題，并制定相應(yīng)的解決方案，力求活動現(xiàn)場順暢、無疏漏。

（二）強化溝通，協(xié)同高效

1.建立高效的內(nèi)部溝通機制，確?；I備領(lǐng)導(dǎo)小組、各工作小組之間信息傳遞準確、及時。定期召開聯(lián)席會議，解決跨部門問題。

2.加強與外部供應(yīng)商的溝通，明確需求，確認細節(jié)，建立良好的合作關(guān)系。

3.保持與參與活動的師生及家長的溝通，及時發(fā)布活動信息，解答疑問，收集反饋，提升他們的參與感和滿意度。

（三）安全第一，保障有力

1.將安全放在活動工作的首位，貫穿于策劃、準備、執(zhí)行、結(jié)束的每一個階段。

2.進行全面的安全風險評估，識別潛在風險點（如人員擁擠、消防安全、設(shè)備故障、天氣影響等），并制定針對性的預(yù)防措施和應(yīng)急處置預(yù)案。

3.配備足夠的安保人員和醫(yī)療應(yīng)急人員，明確職責分工，加強現(xiàn)場巡邏和監(jiān)控，確?；顒悠陂g的人身安全和財產(chǎn)安全。嚴格執(zhí)行安全檢查程序。

（四）靈活應(yīng)變，注重實效

1.在遵循總體方案的前提下，要具備一定的靈活性，能夠根據(jù)現(xiàn)場實際情況，及時調(diào)整應(yīng)對策略。

2.活動最終目的是為了給畢業(yè)生一個難忘的體驗，要注重活動的實際效果和參與者的感受，而非僅僅追求形式上的完美。

3.活動結(jié)束后，要認真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化工作流程，提升未來舉辦類似活動的水平。

五、附則

本工作制度適用于學(xué)校舉辦的各類畢業(yè)典禮活動，自發(fā)布之日起施行。各承辦單位應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合具體活動情況，制定詳細的工作實施方案，并確保方案得到有效執(zhí)行。本制度未盡事宜，由主辦單位根據(jù)實際情況研究決定。

一、畢業(yè)典禮活動策劃工作制度概述

畢業(yè)典禮是學(xué)校為慶祝學(xué)生完成學(xué)業(yè)而舉辦的重要活動，其策劃工作涉及多個環(huán)節(jié)和部門協(xié)同配合。為確?；顒禹樌M行，特制定本工作制度，明確各環(huán)節(jié)職責、流程及要求。

二、工作職責分工

（一）主辦單位

1.負責整體活動的統(tǒng)籌規(guī)劃、資源協(xié)調(diào)及最終決策。

2.制定活動方案，明確活動主題、時間、地點及規(guī)模。

3.組建活動工作小組，明確各部門職責分工。

（二）承辦單位

1.負責具體活動的執(zhí)行與落實，包括場地布置、設(shè)備調(diào)試、物料準備等。

2.協(xié)調(diào)各供應(yīng)商及工作人員，確?；顒禹樌M行。

3.負責活動過程中的現(xiàn)場管理及應(yīng)急處理。

（三）支持單位

1.提供必要的場地、設(shè)備、物資等支持。

2.協(xié)助進行宣傳推廣、人員組織等工作。

3.負責活動的安全保障及后勤保障。

三、工作流程

（一）前期準備階段

1.成立活動籌備組，明確各組職責及人員安排。

2.制定詳細的活動方案，包括活動流程、時間安排、場地布置、設(shè)備需求等。

3.進行預(yù)算編制，確保資金合理使用。

4.開展宣傳推廣工作，吸引學(xué)生及家長參與。

（二）中期執(zhí)行階段

1.場地布置與設(shè)備調(diào)試：按照活動方案進行場地布置，確保場地整潔、美觀；對所需設(shè)備進行調(diào)試，確保正常運行。

2.物料準備與分發(fā)：準備好活動所需的各類物料，如邀請函、節(jié)目單、紀念品等，并按時分發(fā)給相關(guān)人員。

3.人員組織與培訓(xùn)：對工作人員進行培訓(xùn)，明確各崗位職責及注意事項；組織學(xué)生及家長參加活動。

（三）后期總結(jié)階段

1.收集整理活動資料，包括照片、視頻、文字記錄等。

2.進行活動總結(jié)，分析活動過程中的優(yōu)點與不足，為今后活動提供參考。

3.對參與活動的師生進行反饋調(diào)查，了解滿意度及改進建議。

四、工作要求

（一）注重細節(jié)

1.在活動策劃過程中，要注重細節(jié)考慮，確保每個環(huán)節(jié)都得到妥善安排。

2.對場地布置、設(shè)備調(diào)試、物料準備等工作要嚴格要求，確保達到預(yù)期效果。

（二）強化溝通

1.加強各部門之間的溝通與協(xié)作，確保信息暢通、工作協(xié)同。

2.及時與參與活動的師生進行溝通，了解他們的需求與意見。

（三）確保安全

1.在活動策劃與執(zhí)行過程中，要始終把安全放在首位，確?；顒影踩樌M行。

2.制定安全預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行處理。

五、附則

本工作制度適用于學(xué)校舉辦的各類畢業(yè)典禮活動，自發(fā)布之日起施行。各承辦單位應(yīng)根據(jù)本制度制定具體的工作方案，并確保方案得到有效執(zhí)行。

一、畢業(yè)典禮活動策劃工作制度概述

畢業(yè)典禮是學(xué)校為慶祝學(xué)生完成學(xué)業(yè)而舉辦的重要活動，其策劃工作涉及多個環(huán)節(jié)和部門協(xié)同配合。為確?；顒禹樌M行，提升參與者的體驗感和活動的整體效果，特制定本工作制度，明確各環(huán)節(jié)職責、流程及要求。本制度旨在提供一個系統(tǒng)化、規(guī)范化的工作框架，指導(dǎo)活動策劃與執(zhí)行的各項工作。

二、工作職責分工

（一）主辦單位（如學(xué)校辦公室、學(xué)生處等）

1.負責整體活動的頂層設(shè)計與戰(zhàn)略規(guī)劃：確定畢業(yè)典禮的核心目標、基調(diào)與主題方向。例如，是側(cè)重感恩、展望未來，還是強調(diào)學(xué)術(shù)成就。

2.制定活動總體方案與預(yù)算審批：組織專家、教師代表及學(xué)生代表討論，形成初步方案，包括活動時間、地點（需考慮容量、設(shè)施、交通便利性）、基本流程、參與人員范圍（畢業(yè)生、教師、領(lǐng)導(dǎo)、家長等）等，并編制詳細的活動預(yù)算，提交上級批準。

3.組建核心籌備領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組：明確領(lǐng)導(dǎo)小組的決策權(quán)責，下設(shè)具體工作小組，如策劃組、宣傳組、后勤保障組、現(xiàn)場執(zhí)行組、禮儀接待組、安全保衛(wèi)組等，并任命組長及成員，明確各組核心職責。

4.跨部門協(xié)調(diào)與資源整合：負責協(xié)調(diào)校內(nèi)各相關(guān)部門（如教務(wù)處、財務(wù)處、后勤集團、保衛(wèi)處、宣傳部門等）以及可能的校外支持單位（如合作媒體、技術(shù)供應(yīng)商等），確保人力、物力、財力資源有效整合與支持。

5.最終審核與決策：對活動方案、流程、預(yù)算、關(guān)鍵物料（如邀請函、證書、紀念品設(shè)計）等進行最終審核，并對重大事項做出決策。

（二）承辦單位（通常是學(xué)生處、團委或具體負責承辦的部門/團隊）

1.負責活動方案的具體細化與落實：在主辦單位指導(dǎo)下，將總體方案分解為可執(zhí)行的任務(wù)清單，明確各環(huán)節(jié)的時間節(jié)點、負責人和具體要求。例如，細化發(fā)言稿內(nèi)容、確定節(jié)目單、制定座位安排方案。

2.場地布置與氛圍營造：根據(jù)活動主題和流程，負責場地的規(guī)劃、設(shè)計與布置工作。包括舞臺背景板設(shè)計與制作、橫幅、氣球、鮮花、指示牌、簽到臺、觀眾席座位安排（可考慮設(shè)置貴賓席、家長席、畢業(yè)生代表席等）、燈光音響設(shè)備租賃與調(diào)試、空調(diào)/溫控設(shè)備準備等。需提前進行場地踏勘，確保滿足活動需求。

3.物料準備與管理：負責所有活動所需物料的采購、制作、運輸、存儲和分發(fā)。具體清單可能包括：

邀請函（電子版/紙質(zhì)版）及發(fā)送/確認工作

畢業(yè)證書、畢業(yè)紀念冊（如有）

頒獎/表彰用品（如獎杯、獎狀、鮮花）

簽到用品（簽到本/電子簽到系統(tǒng)、筆）

觀眾席座位牌/號碼牌

工作人員/志愿者服裝、證件

紀念品（如定制徽章、鑰匙扣、帆布袋等）

飲用水、應(yīng)急藥品等

節(jié)目道具、服裝（如適用）

4.供應(yīng)商管理與協(xié)調(diào)：對接場地租賃方、設(shè)備租賃方（燈光、音響、LED大屏等）、物料供應(yīng)商、搭建公司、禮儀公司（如需）等，簽訂合同，明確服務(wù)內(nèi)容、標準、時間及費用，并進行過程監(jiān)督與驗收。

5.現(xiàn)場執(zhí)行與協(xié)調(diào)：活動當天，負責現(xiàn)場的全面指揮與協(xié)調(diào)，確保各環(huán)節(jié)按流程順利銜接。包括引導(dǎo)人員、簽到管理、物料分發(fā)、設(shè)備運行監(jiān)控、與主持人溝通配合等。

（三）支持單位（各院系、后勤部門、保衛(wèi)部門、宣傳部門等）

1.院系配合：各院系負責本專業(yè)畢業(yè)生的名單確認、畢業(yè)生代表推選、催報畢業(yè)生出席情況、協(xié)助組織學(xué)生有序入場離場、安排本系教師參與等。

2.后勤保障：后勤部門負責活動場地的基本設(shè)施維護、水電供應(yīng)保障、環(huán)境衛(wèi)生清潔、餐飲服務(wù)（如提供簡餐、飲用水）、停車引導(dǎo)等。

3.安全保衛(wèi)：保衛(wèi)部門負責制定現(xiàn)場安全預(yù)案，進行安全風險評估，安排足夠安保人員負責現(xiàn)場秩序維護、人流疏導(dǎo)、車輛管理、消防安全檢查、設(shè)置安檢點（如需要）等，確?；顒影踩珶o事故。

4.宣傳報道：宣傳部門負責活動的預(yù)熱宣傳（如發(fā)布預(yù)告、倒計時海報）、現(xiàn)場攝影攝像、活動后的新聞稿撰寫與發(fā)布（如學(xué)校官網(wǎng)、官方社交媒體賬號）、制作活動紀念視頻等，營造良好氛圍并擴大活動影響力。

三、工作流程

（一）前期準備階段（通常提前6-12個月）

1.成立籌備組與明確分工：

(1)組建由主辦單位牽頭，各相關(guān)部門負責人、學(xué)生代表等組成的籌備領(lǐng)導(dǎo)小組。

(2)成立策劃組、宣傳組、后勤保障組、現(xiàn)場執(zhí)行組、禮儀接待組、安全保衛(wèi)組等核心工作小組，明確各組負責人及成員，制定詳細的工作職責說明。

(3)建立定期例會制度，確保信息暢通，及時解決問題。

2.制定詳細活動方案：

(1)主題與基調(diào)：確定本次畢業(yè)典禮的主題（如“揚帆起航，逐夢未來”、“感恩母校，筑夢前行”等），并據(jù)此設(shè)定整體基調(diào)。

(2)時間與地點：確定具體的舉辦日期、開始時間、結(jié)束時間，并選擇合適的場地（室內(nèi)體育館、禮堂等），進行場地容量、設(shè)施、交通等評估。

(3)流程設(shè)計：制定詳細的活動流程時間表（精確到分鐘），包括：

前期準備（如入場、簽到、就座）

主持人開場

升旗儀式（如安排）

領(lǐng)導(dǎo)致辭

教師代表發(fā)言

畢業(yè)生代表發(fā)言

頒發(fā)畢業(yè)證書/學(xué)位證書儀式（可分批次）

畢業(yè)生代表宣讀倡議書（如有）

榮譽表彰環(huán)節(jié)（如有）

文藝表演（如有，需提前策劃排練）

師生互動環(huán)節(jié)（如合影、祝福傳遞等）

主持人結(jié)束語

退場秩序引導(dǎo)

(4)人員安排：明確邀請的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單及接待安排；確定主持人、發(fā)言代表；安排禮儀人員、志愿者、工作人員崗位職責（如簽到員、引導(dǎo)員、設(shè)備操作員、攝影攝像員、醫(yī)療應(yīng)急人員等）。

3.預(yù)算編制與審批：根據(jù)活動方案，詳細列出各項費用預(yù)算，包括場地租賃費、設(shè)備租賃費、物料制作費、餐飲費、人員勞務(wù)費、保險費、應(yīng)急備用金等，并進行成本控制分析，提交主辦單位審批。

4.宣傳推廣與邀請函發(fā)放：

(1)制定宣傳計劃，通過學(xué)校官網(wǎng)、官方微信公眾號、校內(nèi)公告欄、宣傳單頁等多種渠道發(fā)布活動預(yù)告和倒計時信息，營造期待氛圍。

(2)設(shè)計制作電子版和紙質(zhì)版邀請函，明確邀請對象、活動時間地點、注意事項等。

(3)通過院系、輔導(dǎo)員等渠道，將邀請函發(fā)送給畢業(yè)生、家長及邀請嘉賓，并進行RSVP（請回復(fù)）確認，統(tǒng)計出席人數(shù)。

5.場地布置方案確認與實施：根據(jù)活動主題和流程，確定場地布置細節(jié)（舞臺背景、座位安排、燈光音響布局、裝飾元素等），完成設(shè)計稿確認，并開始物料采購、制作及場地布置工作。

6.物料準備與供應(yīng)商確認：依照清單，完成所有物料的采購、定制、制作、檢驗和存儲工作。與所有服務(wù)供應(yīng)商（場地、設(shè)備、搭建、禮儀等）簽訂正式合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。

7.安全預(yù)案制定與演練：保衛(wèi)部門牽頭，結(jié)合場地情況和活動流程，制定詳細的安全應(yīng)急預(yù)案，包括人流疏導(dǎo)方案、消防預(yù)案、醫(yī)療急救預(yù)案、突發(fā)事件處置流程等。可組織工作人員或志愿者進行模擬演練。

8.彩排組織：提前組織主持人、發(fā)言代表、表演者（如有）、工作人員進行彩排，確保流程熟悉、環(huán)節(jié)銜接順暢、設(shè)備運行正常。

（二）中期執(zhí)行階段（活動前1周至活動當天）

1.最終確認與準備：

(1)再次確認所有邀請嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)是否到位，行程安排是否通知到位。

(2)檢查所有設(shè)備（燈光、音響、LED屏、投影儀等）是否正常運行，調(diào)試音量、畫面等。

(3)檢查場地布置細節(jié)是否到位，氛圍營造是否符合預(yù)期。

(4)準備好簽到表、筆、座位牌、證書、紀念品等現(xiàn)場所需物料，并分類放置。

(5)組織工作人員和志愿者進行最后的工作部署和培訓(xùn)，明確各自職責、點位和注意事項。

2.嘉賓與工作人員接待：提前安排專人負責嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)的簽到、引導(dǎo)和休息區(qū)服務(wù)。

3.畢業(yè)生簽到與入場引導(dǎo)：活動開始前，開放簽到區(qū)域，安排簽到人員和志愿者引導(dǎo)畢業(yè)生簽到、領(lǐng)取座位牌，并根據(jù)座位安排有序入場就座。設(shè)置清晰指引標識。

4.現(xiàn)場秩序維護與安全檢查：安保人員和志愿者在入口、通道、觀眾席等關(guān)鍵位置進行引導(dǎo)和秩序維護，確保人流可控。進行安全檢查，特別是消防通道、緊急出口是否暢通。

5.活動流程執(zhí)行：嚴格按照預(yù)定流程和時間節(jié)點推進活動，主持人控制節(jié)奏，各環(huán)節(jié)負責人（如頒獎嘉賓、發(fā)言代表、設(shè)備操作員）按信號執(zhí)行任務(wù)。確保發(fā)言清晰、儀式莊重、表演精彩。

6.技術(shù)支持與應(yīng)急處理：現(xiàn)場技術(shù)人員全程監(jiān)控設(shè)備運行，及時處理可能出現(xiàn)的設(shè)備故障。指定應(yīng)急小組，準備應(yīng)急物資（如備用話筒、電池、藥品等），隨時準備應(yīng)對突發(fā)狀況（如停電、人員不適、設(shè)備故障等）。

（三）后期總結(jié)階段（活動結(jié)束后1個月內(nèi)）

1.現(xiàn)場清理與物資回收：活動結(jié)束后，組織人員清理場地，恢復(fù)原狀。回收可重復(fù)使用的設(shè)備、物料，并做好登記。

2.財務(wù)結(jié)算與審計：執(zhí)行部門根據(jù)實際支出，整理所有發(fā)票和付款憑證，進行財務(wù)結(jié)算，提交主辦單位進行審核。如有結(jié)