設(shè)備技術(shù)資料管理制度一、總則（一）目的設(shè)備技術(shù)資料是企業(yè)設(shè)備管理的重要組成部分，它記錄了設(shè)備從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)到報(bào)廢的全過程信息。為了加強(qiáng)設(shè)備技術(shù)資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮設(shè)備技術(shù)資料在設(shè)備管理中的作用，提高企業(yè)設(shè)備管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有設(shè)備技術(shù)資料的管理，包括但不限于機(jī)械設(shè)備、電氣設(shè)備、自動化設(shè)備、儀器儀表等各類設(shè)備的相關(guān)技術(shù)資料。（三）管理原則1.集中管理原則：設(shè)備技術(shù)資料實(shí)行集中管理，由企業(yè)指定的專門部門或人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、整理、存儲和保管，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。2.準(zhǔn)確性原則：確保設(shè)備技術(shù)資料的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，與實(shí)際設(shè)備情況相符。在資料的收集、整理和更新過程中，要進(jìn)行嚴(yán)格的審核和驗(yàn)證。3.安全性原則：采取必要的安全措施，保證設(shè)備技術(shù)資料的安全，防止資料的丟失、損壞、泄露和非法使用。4.可追溯性原則：建立完善的資料管理檔案和索引體系，使設(shè)備技術(shù)資料具有良好的可追溯性，便于查詢、借閱和使用。二、設(shè)備技術(shù)資料的范圍和分類（一）資料范圍1.設(shè)備原始資料：包括設(shè)備的設(shè)計(jì)圖紙、說明書、合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安裝調(diào)試手冊、操作手冊、維護(hù)手冊、零部件清單等。2.設(shè)備運(yùn)行資料：如設(shè)備運(yùn)行記錄、故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、潤滑記錄、性能測試報(bào)告等。3.設(shè)備改造資料：涉及設(shè)備改造的方案、圖紙、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告等。4.設(shè)備采購資料：采購合同、招投標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)格書、供應(yīng)商資料等。（二）資料分類1.按設(shè)備類型分類：可分為機(jī)械設(shè)備資料、電氣設(shè)備資料、自動化設(shè)備資料、儀器儀表資料等。2.按資料性質(zhì)分類：可分為技術(shù)文件類（如圖紙、說明書等）、記錄類（如運(yùn)行記錄、維修記錄等）、合同協(xié)議類（如采購合同、技術(shù)協(xié)議等）。三、設(shè)備技術(shù)資料的收集（一）收集責(zé)任部門和人員1.設(shè)備采購部門負(fù)責(zé)在設(shè)備采購過程中收集設(shè)備的原始資料，包括采購合同、技術(shù)規(guī)格書、供應(yīng)商提供的設(shè)備圖紙、說明書等，并及時(shí)移交至資料管理部門。2.設(shè)備安裝調(diào)試部門在設(shè)備安裝調(diào)試過程中，負(fù)責(zé)收集設(shè)備安裝調(diào)試過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，如安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收報(bào)告等，并在安裝調(diào)試結(jié)束后及時(shí)整理移交。3.設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)收集設(shè)備運(yùn)行過程中的運(yùn)行記錄、故障記錄、保養(yǎng)記錄等資料，并定期（每月或每季度）將資料報(bào)送至資料管理部門。4.設(shè)備維修部門負(fù)責(zé)收集設(shè)備維修過程中的維修記錄、更換零部件清單等資料，并在維修工作完成后及時(shí)整理移交。5.資料管理部門負(fù)責(zé)對各部門移交的設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理和歸檔。（二）收集要求1.完整性要求：收集的設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)涵蓋設(shè)備從采購到報(bào)廢的全過程信息，確保資料的完整性。對于缺失的資料，要及時(shí)與相關(guān)部門或供應(yīng)商溝通補(bǔ)充。2.及時(shí)性要求：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)收集和移交設(shè)備技術(shù)資料，確保資料的及時(shí)性。對于新采購的設(shè)備，采購部門應(yīng)在設(shè)備到貨后一周內(nèi)將原始資料移交至資料管理部門；安裝調(diào)試部門應(yīng)在安裝調(diào)試結(jié)束后兩周內(nèi)將相關(guān)資料移交；使用部門和維修部門應(yīng)按照規(guī)定的周期及時(shí)報(bào)送資料。3.準(zhǔn)確性要求：收集的設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與實(shí)際設(shè)備情況相符。在收集過程中，要對資料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保資料的準(zhǔn)確性。（三）收集流程1.各部門在收集到設(shè)備技術(shù)資料后，應(yīng)填寫《設(shè)備技術(shù)資料移交清單》，詳細(xì)列出移交資料的名稱、數(shù)量、類型、日期等信息。2.各部門將填寫好的《設(shè)備技術(shù)資料移交清單》和資料一并移交至資料管理部門。3.資料管理部門收到移交的資料后，應(yīng)按照《設(shè)備技術(shù)資料移交清單》進(jìn)行核對驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)資料缺失或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或更正。4.核對驗(yàn)收無誤后，資料管理部門在《設(shè)備技術(shù)資料移交清單》上簽字確認(rèn)，并留存一份作為資料管理檔案。四、設(shè)備技術(shù)資料的整理和歸檔（一）整理要求1.分類整理：按照設(shè)備類型和資料性質(zhì)對設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行分類整理，建立清晰的分類體系。2.編號管理：對整理好的設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號規(guī)則可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定，例如采用設(shè)備編號+資料類型代碼+順序號的方式。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)資料，應(yīng)按照編號順序進(jìn)行裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、編號、日期等信息；對于電子資料，應(yīng)按照分類和編號建立文件夾進(jìn)行存儲，并在文件夾名稱中注明相關(guān)信息。（二）歸檔要求1.建立檔案：資料管理部門應(yīng)建立設(shè)備技術(shù)資料檔案，對整理好的資料進(jìn)行歸檔存儲。檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在企業(yè)指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。2.索引編制：為了便于查詢和使用，資料管理部門應(yīng)編制設(shè)備技術(shù)資料索引，包括紙質(zhì)資料索引和電子資料索引。索引內(nèi)容應(yīng)包括資料名稱、編號、存儲位置、日期等信息。3.定期盤點(diǎn)：資料管理部門應(yīng)定期（每年或每半年）對設(shè)備技術(shù)資料檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理資料丟失、損壞等問題。（三）歸檔流程1.資料管理部門對各部門移交的設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行整理和編號。2.按照分類和編號將資料裝訂成冊或建立電子文件夾。3.將整理好的資料存入相應(yīng)的檔案柜或服務(wù)器存儲設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。4.編制設(shè)備技術(shù)資料索引，并更新檔案管理系統(tǒng)中的索引信息。五、設(shè)備技術(shù)資料的保管（一）保管責(zé)任部門和人員資料管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備技術(shù)資料的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)。保管人員應(yīng)具備良好的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守資料保管制度。（二）保管要求1.紙質(zhì)資料保管檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的專用檔案室內(nèi)。檔案柜應(yīng)進(jìn)行分類標(biāo)識，便于查找和存放資料。定期對紙質(zhì)資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。2.電子資料保管電子資料應(yīng)存儲在企業(yè)指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。服務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子資料。定期對電子資料進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)，確保電子資料的安全性和完整性。（三）保密要求1.設(shè)備技術(shù)資料屬于企業(yè)的重要機(jī)密信息，保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。2.對于涉及企業(yè)核心技術(shù)和商業(yè)秘密的設(shè)備技術(shù)資料，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，如設(shè)置加密訪問權(quán)限、限制查閱人員范圍等。3.未經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將設(shè)備技術(shù)資料對外提供或轉(zhuǎn)讓。六、設(shè)備技術(shù)資料的借閱和使用（一）借閱流程1.借閱人員應(yīng)填寫《設(shè)備技術(shù)資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《設(shè)備技術(shù)資料借閱申請表》經(jīng)資料管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，借閱人員方可到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。3.資料管理部門按照《設(shè)備技術(shù)資料借閱申請表》的要求，從檔案中取出相應(yīng)的資料，并與借閱人員辦理交接手續(xù)，雙方在《設(shè)備技術(shù)資料借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）使用要求1.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照借閱用途使用設(shè)備技術(shù)資料，不得將資料用于其他目的。2.在使用過程中，應(yīng)妥善保管資料，不得損壞、涂改、丟失資料。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向資料管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人員不得將資料轉(zhuǎn)借他人，如需轉(zhuǎn)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還設(shè)備技術(shù)資料。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還資料時(shí)，資料管理部門應(yīng)按照《設(shè)備技術(shù)資料借閱登記表》進(jìn)行核對驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失情況，應(yīng)要求借閱人員進(jìn)行修復(fù)或賠償。3.資料管理部門在驗(yàn)收無誤后，在《設(shè)備技術(shù)資料借閱登記表》上注明歸還日期，并將資料放回原檔案位置。七、設(shè)備技術(shù)資料的更新和銷毀（一）更新要求1.當(dāng)設(shè)備發(fā)生改造、維修、升級等情況時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)更新設(shè)備技術(shù)資料，并將更新后的資料按照規(guī)定的流程移交至資料管理部門。2.資料管理部門應(yīng)定期（每年或每半年）對設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行審查和更新，確保資料的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.對于過時(shí)或無效的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和歸檔，避免資料的混亂和冗余。（二）銷毀流程1.對于確已失去保存價(jià)值的設(shè)備技術(shù)資料，資料管理部門應(yīng)填寫《設(shè)備技術(shù)資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、原因等信息，并經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.經(jīng)審批同意后，資料管理部門應(yīng)組織專人對銷毀資料進(jìn)行清理和核對，確保銷毀資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對于電子資料，應(yīng)采用格式化、數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《設(shè)備技術(shù)資料銷毀記錄表》上記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。八、監(jiān)督和考核（一）監(jiān)督部門企業(yè)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)對設(shè)備技術(shù)資料管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期（每季度或每半年）對各部門的資料收集、整理、移交、保管、借閱等工作進(jìn)行檢查。（二）考核內(nèi)容1.資料收集的完整性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.資料整理和歸檔的規(guī)范性。3.資料保管的安全性和保密性。4.資料借閱和使用的合規(guī)性。5.資料更新和銷毀的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）考核方式1.定期檢查：設(shè)備管理部門按照規(guī)定的周期對各部門的設(shè)備技術(shù)資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果作為考核的重要依據(jù)。2.不定期抽查：設(shè)備管理部門可根據(jù)實(shí)際情況對各部門的設(shè)備技術(shù)資料管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.考核評分：根據(jù)檢查和抽查結(jié)果，對各部門的設(shè)備技術(shù)資料管理工作進(jìn)行評分，評分結(jié)果納入企業(yè)績效考核