ICS91.140.90

CCSQ78

團體標(biāo)準(zhǔn)

T/HYSEAXXXX-20XX

電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范

Managementspecificationforelevatormaintenancefile

（征求意見稿）

在提交反饋意見時，請將您知道的相關(guān)專利連同支持性文件一并附上。

202X-XX-XX發(fā)布202X-XX-XX實施

惠陽市惠陽區(qū)特種設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)化計量質(zhì)量協(xié)會發(fā)布

T/HYSEAXXXX—20XX

電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了電梯維護保養(yǎng)（以下簡稱“維保”）檔案管理的總體要求、紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管

理、評價與改進。

本文件適用于從事電梯維護保養(yǎng)工作的單位（以下簡稱“維保單位”）對電梯維保檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文

件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T1檔案工作基本術(shù)語

DA/T13檔號編制規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

TSGT5002電梯維護保養(yǎng)規(guī)則

3術(shù)語和定義

GB/T18894、DA/T1、DA/T13界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

檔案archives

國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

[來源：DA/T1—2000，2.1]

3.2

電梯維保檔案elevatormaintenancearchives

電梯維保活動中形成的有保存價值的記錄，以及與之相關(guān)的其他技術(shù)資料。

3.3

檔案管理archivesmanagement

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。

[來源：DA/T1-2000，2.4]

3.4

電子檔案electronicarchives

以數(shù)碼形式存儲，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的檔案。

4基本原則

4.1電梯維保檔案管理工作應(yīng)以檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范和查閱的便利作為整體目標(biāo)。

4.2應(yīng)建立電梯維保檔案管理制度，制定相應(yīng)的管理措施。

4.3應(yīng)指定明確的部門和人員負(fù)責(zé)電梯維保檔案管理工作，人員應(yīng)具有檔案管理的基本知識和技能。

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4.4具有檔案保管的軟硬件條件。檔案管理區(qū)域或庫房位置應(yīng)相對獨立，檔案柜/架擺放整齊，具有防護設(shè)

備和設(shè)施；應(yīng)具有支持電子檔案采集、存儲、閱覽等功能的軟硬件環(huán)境。

4.5應(yīng)對單位內(nèi)所有的電梯維保檔案實行統(tǒng)一集中保管。

4.6電梯維保檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)維保單位的維保工作需求確定，且不低于TSGT5002的期限要求。

4.7電梯維保檔案管理工作應(yīng)納入單位內(nèi)部考核。

4.8同一電梯維保檔案同時存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式的，在內(nèi)容、說明和描述上應(yīng)保持一致，不一致

時，宜以紙質(zhì)檔案記載信息為準(zhǔn)。

5評價范圍

5.1收集

5.1.1應(yīng)根據(jù)具體的建檔需求進行電梯維保檔案資料收集，收集范圍包括但不限于TSGT5002中要求的

電梯維保記錄內(nèi)容及表1中維保、檢驗類資料，可根據(jù)實際工作需要收集其他相關(guān)資料。

表1電梯維保檔案資料收集范圍

序號活動類別資料內(nèi)容

1電梯日常維護保養(yǎng)記錄

2維保電梯故障處理記錄

3維護保養(yǎng)合同

4檢驗電梯定期檢驗報告

5特種設(shè)備使用登記證

6使用單位營業(yè)執(zhí)照

使用

7使用單位安全管理員證

8大修改造記錄

9應(yīng)急救援演習(xí)預(yù)案及實施記錄

10其他用戶滿意度調(diào)查記錄

11投訴及處理記錄

5.1.2檔案資料收集應(yīng)做到齊全、真實、準(zhǔn)確。

5.1.3根據(jù)電梯維保及使用狀態(tài)，確定檔案資料的收集及更新時間如下：

a)由本單位新安裝的電梯，應(yīng)在電梯驗收合格后10日內(nèi)完成檔案資料的收集；

b)由外單位新安裝完成、本單位接手維保的電梯，應(yīng)在維?；顒娱_始1個月內(nèi)完成檔案資料的收集；

c)由本單位持續(xù)維保的電梯，應(yīng)每年不少于1次定期進行新獲取資料的收集；

d)電梯發(fā)生使用單位變更，應(yīng)在使用單位變更后10日內(nèi)完成檔案資料的更新；

e)電梯發(fā)生年檢，應(yīng)在年檢前及時更新年檢所需資料，并在年檢后取得電梯定期檢驗報告10日內(nèi)完

成全部檔案資料的更新；

f)電梯進行檢查整改，應(yīng)在整改工作完成10日內(nèi)完成檢查整改資料的收集；

g)電梯發(fā)生維修、改造、應(yīng)急演練等活動，應(yīng)在該項活動完成10日內(nèi)完成本項活動資料的收集；

h)對檔案資料的補充、完善。

5.2整理

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5.2.1應(yīng)對收集到的檔案資料進行一梯一檔整理，整理的規(guī)則應(yīng)符合DA/T22的要求。

5.2.2整理過程中應(yīng)預(yù)先制定檔案分類方案，并據(jù)此做好檔案資料的分類，可根據(jù)實際需要進行多

重分類和層級分類。分類標(biāo)準(zhǔn)包括但不限于時間、電梯所屬單位、電梯類型、檔案資料記錄的活動類

別等。

5.3立卷

5.3.1組卷

5.3.1.1經(jīng)收集整理的電梯維保資料應(yīng)及時組卷。

5.3.1.2宜先按單臺電梯的維保資料進行組卷，做到一梯一檔。

5.3.1.3在保證一梯一檔的基礎(chǔ)上，也可視情況按月、季度或年度組卷，或由相互關(guān)聯(lián)的若干文

件材料等組合而成卷。

5.3.1.4按時間進行組卷時，應(yīng)以電梯維?；顒拥霓k結(jié)日期確定案卷的形成時間。

5.3.1.5案卷內(nèi)材料按案卷封面、卷內(nèi)目錄、電梯維保資料的順序依次排列。

5.3.2編號

5.3.2.1電梯維保檔案資料應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號，檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、

穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

5.3.2.2為了便于內(nèi)部管理使用，檔案編號宜參考多層級標(biāo)識方法，層級結(jié)構(gòu)宜為：

5.3.2.3以上結(jié)構(gòu)中，左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”

相隔，“×××”不代表各代碼所占的位數(shù)；虛線框中的各元素均為同級代碼，同級代碼之間用間

隔號“?”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置，上下居中。

5.3.2.4各級代碼的編制方法如下：

a)維保單位代碼宜使用“中華人民共和國特種設(shè)備安裝改造修理許可證”上的編號；

b)使用單位代碼宜使用本單位的統(tǒng)一社會信用代碼；

c)樓宇代碼一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字+“#”的形式；

d)電梯代碼采用特種設(shè)備使用登記證編號，沒有登記的用設(shè)備代碼；

e)檔案的形成年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字年代號標(biāo)識；

f)保管期限用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的組合標(biāo)識，以代碼“Y”標(biāo)

識永久，以代碼“D”+年限標(biāo)識定期；

g)案卷號采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)按照實際數(shù)量確定案卷號的位數(shù)。

示例：TS3313193-91130283593559466A?18#東單元南梯?梯11粵BQ3447（22）?2024?D05-002

說明：TS3313193為維保單位代碼，91130283593559466A為使用單位代碼，18#東單元南梯為電梯定位代碼，梯11粵

BQ3447（22）為電梯代碼，2024為年度，D05為保管期限代碼，002為案卷號。

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5.3.2.5以上編號可根據(jù)實際情況進行擴展或縮減，但檔號包含元素應(yīng)符合DA/T13的相關(guān)要求。

5.3.2.6在一梯一檔的基礎(chǔ)上需要匯總形成總檔時，應(yīng)編制總檔檔號，并標(biāo)明總檔內(nèi)電梯數(shù)量。

5.3.3編目

5.3.3.1應(yīng)根據(jù)組卷的實際情況分別編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、易于查找。

5.3.3.2案卷目錄的項目應(yīng)包括序號、檔號、案卷題名、總頁數(shù)、保管期限等，樣式可參照附錄A中

表A.1。

5.3.3.3卷內(nèi)目錄的項目應(yīng)包括序號、文件編號、文件/材料題名、日期、頁數(shù)等，樣式可參照附錄

A中表A.2。

5.3.3.4題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)檔案材料的內(nèi)容。

5.3.4裝訂

5.3.4.1案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂，件的構(gòu)成應(yīng)符合DA/T22的相關(guān)要求。

5.3.4.2以件為單位進行裝訂的，應(yīng)在文件首頁空白處注明檔號和卷內(nèi)文件排列順序。

5.3.4.3案卷內(nèi)超出卷盒幅面的文件應(yīng)疊裝，破損文件應(yīng)先行修復(fù)。

5.3.5裝盒

5.3.5.1裝訂好的檔案應(yīng)按預(yù)先制定好的分類方案歸類，有序裝入檔案盒，不同類別的檔案不宜進

行混裝。

5.3.5.2檔案盒應(yīng)制作封面、盒脊，封面內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、立卷單位、建檔日期、保管期限等，

樣式可參照附錄A中圖A.3；盒脊內(nèi)容應(yīng)包括案卷題名、檔號等，樣式可參照附錄A中圖A.4。

5.4排架

5.4.1案卷整理完畢裝盒后，應(yīng)按預(yù)先制定的排列方法上架排列，標(biāo)識清楚，排架方法應(yīng)避免頻繁

倒架。

5.4.2排架順序應(yīng)保持統(tǒng)一，案卷一般應(yīng)按照從上到下，從左到右的順序排列。

5.4.3案卷在柜架上應(yīng)保持適宜的飽和度，避免排放過擠而增加案卷摩擦或排放太松。

5.5保管

5.5.1檔案保管應(yīng)確保實體安全和信息安全，明確專區(qū)存放，專人保管。

5.5.2檔案保管區(qū)域應(yīng)具備防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、

防火等功能。

5.5.3檔案保管區(qū)域應(yīng)保證采光和通風(fēng)良好，溫、濕度范圍適宜，潔凈度佳。

5.5.4檔案應(yīng)進行妥善保管，不得遺失、撕毀、污損涂寫。

5.6利用

5.6.1建立檔案借閱、使用登記制度，借閱者應(yīng)履行批準(zhǔn)、登記、簽收手續(xù)。

5.6.2檔案應(yīng)在檔案保管現(xiàn)場進行查閱，不允許帶出檔案保管區(qū)域。

5.6.3必要時可調(diào)取檔案資料，為電梯維保管理決策或其他業(yè)務(wù)工作提供信息參考，包括但不限

于：

a）相關(guān)部門進行檢查時，可隨時調(diào)取檢查資料；

b）電梯發(fā)生故障時，在恢復(fù)電梯使用后或查找問題時，可調(diào)取該臺電梯之前維修相關(guān)資料；

c）電梯年檢時，可調(diào)出往年年檢資料。

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5.6.4宜定期分析、改進檔案的利用方式和渠道，提高檔案的利用效率。

5.7統(tǒng)計

5.7.1應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺帳，做好檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計的內(nèi)容包括但不限定于以下內(nèi)容：

a）檔案管理人員情況；

b）檔案保管區(qū)域情況；

c）檔案接收、保管、利用等情況；

d）檔案數(shù)量。

5.7.1檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)確保準(zhǔn)確、真實，統(tǒng)計表格內(nèi)容應(yīng)字跡工整、清晰。

5.8保護

5.8.1應(yīng)采取抽查的方式，定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括但不限于以下方面：

a）檔案的完整性；

b）檔案的完好性；

c）檔案存放的適宜性與安全性；

d）同類檔案格式的一致性；

e）檔案是否在有效期內(nèi)；

f）簽署是否完整及有效。

5.8.1檢查時發(fā)現(xiàn)檔案不全或檔案缺失的應(yīng)及時補充相關(guān)資料或檔案。

5.8.2對缺損的檔案應(yīng)及時修復(fù)，檔案修復(fù)的條件包括但不限于以下情況：

a）檔案資料有損壞的；

b）檔案字跡不清晰；

c）檔案資料有污跡。

5.9移交、鑒定與銷毀

5.9.1移交檔案時，由交接雙方對照移交清冊清點核對檔案數(shù)量，查驗檔案內(nèi)容和質(zhì)量，確保檔案

真實完整。

5.9.2移交檔案應(yīng)準(zhǔn)確記錄檔案的名稱及檔號、移交日期、移交原因、移交人及接收人等檔案相

關(guān)信息。

5.9.3應(yīng)由單位主管領(lǐng)導(dǎo)、電梯維保職能部門和檔案管理人員組成檔案鑒定小組，定期對已到保管

期限或失去保存價值的檔案進行鑒定。

5.9.4經(jīng)鑒定，對確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊，經(jīng)單位法定代表人批準(zhǔn)后進行

監(jiān)督銷毀，銷毀清冊永久保存。

6電子檔案管理

6.1電子檔案資料的整理包括資料的鑒定、清點、審核、確認(rèn)、分類、命名、格式轉(zhuǎn)換、文件排

序等。

6.2應(yīng)綜合參照相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案編號、其他實際情況等進行檔號的編制。

6.3根據(jù)編號情況在計算機存儲設(shè)備中建立文件夾，分門別類、集中有序地儲存電子檔案。

6.4儲存的電子檔案資料應(yīng)具有離線備份措施。

6.5電子維保檔案的利用包括檔案的檢索、瀏覽、復(fù)制、下載等。

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6.6應(yīng)根據(jù)不同的工作崗位職責(zé)和使用需求設(shè)置不同的利用權(quán)限，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)進行電子

維保檔案利用。

6.7可利用信息技術(shù)手段對電子維保檔案利用情況進行統(tǒng)計。

7評價與改進

7.1電梯維保檔案管理工作應(yīng)接受上級主管部門和當(dāng)?shù)貦n案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

7.2應(yīng)制定電梯維保檔案評價與改進方案，定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中

的問題，查找原因，采取糾正和預(yù)防措施，及時改進。

8

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附錄A

（資料性）

電梯維保檔案相關(guān)樣式

A.1電梯維保檔案案卷目錄樣表

表A.1為電梯維保檔案案卷目錄樣式。

表A.1電梯維保檔案案卷目錄樣表

序號檔號案卷題名總頁數(shù)保管期限備注

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A.2電梯維保檔案卷內(nèi)目錄樣表

表A.2為電梯維保檔案卷內(nèi)目錄樣式。

表A.2電梯維保檔案卷內(nèi)目錄樣表

序號文件編號文件/材料題名日期頁數(shù)備注

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圖A.3為電梯維保檔案盒封面樣式。

圖A.3電梯維保檔案盒封面樣式

11

《電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范》

團體標(biāo)準(zhǔn)編制說明

一、工作簡況

（一）任務(wù)來源

《電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范》是惠州市惠陽區(qū)特種設(shè)備與

標(biāo)準(zhǔn)化計量質(zhì)量協(xié)會（〔2024〕第4號）批準(zhǔn)立項的團體標(biāo)準(zhǔn)項目，

并計劃在2024年7月完成。

（二）標(biāo)準(zhǔn)主要起草單位、協(xié)作單位和主要起草人

本標(biāo)準(zhǔn)的編制任務(wù)由共同承擔(dān)。

標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：。

二、制定標(biāo)準(zhǔn)的目的和意義

本標(biāo)準(zhǔn)為規(guī)范電梯維護保養(yǎng)檔案管理，其內(nèi)容為電梯維護保

養(yǎng)的紙質(zhì)和電子檔案管理要求。

隨著生活水平提高，居民乘坐電梯的頻率也在增加。據(jù)國家

市場監(jiān)督管理總局統(tǒng)計，10年來，我國電梯總量增長近4倍，

每天乘坐人次超過20億。因此電梯維保的質(zhì)量成為了現(xiàn)代城市

中的一個不可忽略的問題。定期的維?？梢园l(fā)現(xiàn)、處理和修復(fù)潛

在問題，提高電梯的可靠性和安全性，保護用戶的人身安全和財

產(chǎn)安全。其中，電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范是電梯維保程序中的

必要標(biāo)準(zhǔn)。

1

為提升電梯安全管理水平，提高電梯維保單位的服務(wù)質(zhì)量，

有效減少電梯故障和事故，推動特種設(shè)備行業(yè)的健康發(fā)展，制定

了《電梯維護保養(yǎng)檔案管理規(guī)范》團體標(biāo)準(zhǔn)。

三、編制標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)和原則與現(xiàn)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系

（一）主要依據(jù)

1國家政策

《國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強電梯質(zhì)量安全工作的意見》

《特種設(shè)備生產(chǎn)單位落實生產(chǎn)安全主體責(zé)任監(jiān)督管理規(guī)定》

《特種設(shè)備使用單位落實使用安全主體責(zé)任監(jiān)督管理規(guī)定》

《廣東省電梯使用安全條例》

2參考文獻和引用標(biāo)準(zhǔn)

編寫格式依據(jù)GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：

標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定而制定。

根據(jù)我國現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)體系引用相關(guān)要求，除了參考的相關(guān)法律

法規(guī)外。以下為參考文獻和引用標(biāo)準(zhǔn)：

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T1檔案工作基本術(shù)語

DA/T13檔號編制規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

TSGT5002電梯維護保養(yǎng)規(guī)則

2

（二）編制原則

1、統(tǒng)一協(xié)調(diào)性原則

1）本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1給出的規(guī)則編寫，在格式、術(shù)語、措

詞等方面保持統(tǒng)一協(xié)調(diào)；標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容也保持與現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)

標(biāo)準(zhǔn)和廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。

2）嚴(yán)格按照《團體標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)定》要求。

2、適應(yīng)性原則

本標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)內(nèi)容規(guī)定了具體的操作要求及量化的指標(biāo),能夠

結(jié)合企業(yè)的實際情況,滿足行業(yè)發(fā)展的需求,具有較強的可操作性

和可行性。

3、規(guī)范性原則

本標(biāo)準(zhǔn)編制符合國家現(xiàn)行法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定與要求。

標(biāo)準(zhǔn)在編制過程中，按《標(biāo)準(zhǔn)化法》規(guī)定的編寫規(guī)范，立項、

起草、征求意見、技術(shù)審查、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布等流程。

4、標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性

標(biāo)準(zhǔn)具有科學(xué)性、先進性和可操作性。本標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)內(nèi)容參考

了國內(nèi)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合具體實際操作編制而成，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)、

準(zhǔn)確。

（三）與現(xiàn)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系

本標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)行國內(nèi)相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章協(xié)調(diào)一致，符合國

家標(biāo)準(zhǔn)化管理的有關(guān)規(guī)定。

3

通過關(guān)鍵詞“電梯”、“維護保養(yǎng)”“檔案管理”等，查找

了“國家標(biāo)準(zhǔn)全文公開平臺”、“全國標(biāo)準(zhǔn)信息公共服務(wù)平臺”、

“行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信息服務(wù)平臺”、“地方標(biāo)準(zhǔn)信息