QHB（2025）/民營(yíng)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展之財(cái)務(wù)電算化管理規(guī)范指南/722工商管理碩士在讀工商管理博士國(guó)際注冊(cè)管理咨詢(xún)師25年民企集團(tuán)和中小企業(yè)多崗位管理經(jīng)驗(yàn)民營(yíng)公司財(cái)務(wù)電算化高效管理規(guī)范指南?部門(mén)：公司財(cái)務(wù)部職務(wù)：項(xiàng)目總監(jiān)設(shè)計(jì)：馮治剴日期：2025年10月3日民營(yíng)公司財(cái)務(wù)電算化高效管理規(guī)范指南?第一章總則?第一條為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)電算化管理，保障會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高財(cái)務(wù)工作效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，制定本指南。第二條本指南適用于公司財(cái)務(wù)部及所有涉及財(cái)務(wù)電算化操作的部門(mén)與人員，涵蓋會(huì)計(jì)軟件操作、計(jì)算機(jī)軟硬件管理、電算化會(huì)計(jì)檔案管理等全流程。?第三條財(cái)務(wù)電算化管理遵循“權(quán)限分離、安全優(yōu)先、全程管控”原則，確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理合法、合規(guī)，防范數(shù)據(jù)泄露、丟失或篡改風(fēng)險(xiǎn)。第二章會(huì)計(jì)電算化操作管理制度?第四條操作權(quán)限管理?1.依據(jù)“不相容崗位分離”要求，明確上機(jī)操作人員（如財(cái)務(wù)經(jīng)理、主辦會(huì)計(jì)、出納）的操作權(quán)限，由財(cái)務(wù)經(jīng)理統(tǒng)一分配并登記《財(cái)務(wù)電算化操作權(quán)限表》，嚴(yán)禁越權(quán)操作。?2.操作密碼實(shí)行“專(zhuān)人專(zhuān)密”管理，密碼長(zhǎng)度不低于8位（含字母、數(shù)字、特殊符號(hào)），操作人員需每月更換1次密碼，財(cái)務(wù)經(jīng)理每季度核查密碼更換情況，杜絕“共用密碼”“默認(rèn)密碼”現(xiàn)象。3.新增或調(diào)整操作人員權(quán)限時(shí)，需提交《權(quán)限變更申請(qǐng)單》，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行，變更記錄留存?zhèn)洳椤?第五條稽核管理?1.設(shè)立專(zhuān)職稽核人員（可由財(cái)務(wù)經(jīng)理兼任），負(fù)責(zé)對(duì)錄入計(jì)算機(jī)的原始憑證、記賬憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括憑證要素完整性、金額準(zhǔn)確性、科目適用性等。?2.憑證審核實(shí)行“先審核后記賬”原則：操作人員錄入憑證后，需提交稽核人員審核；審核通過(guò)的憑證方可登記機(jī)內(nèi)賬簿；審核不通過(guò)的憑證，退回錄入人員修改后重新提交審核，未審核憑證嚴(yán)禁記?3.稽核人員需每日核對(duì)機(jī)內(nèi)賬簿與紙質(zhì)憑證的一致性，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)排查，形成《憑證稽核記錄表》，每周歸檔留存。?第六條操作規(guī)范管理?1.操作人員開(kāi)機(jī)后需登錄會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)，操作結(jié)束或離開(kāi)辦公室（超過(guò)105分鐘）時(shí)，必須執(zhí)行“退出系統(tǒng)”或“鎖定屏幕”命令，嚴(yán)禁在未退出系統(tǒng)的情況下離崗。?2.嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)上進(jìn)行與財(cái)務(wù)工作無(wú)關(guān)的操作（如瀏覽網(wǎng)頁(yè)、下載娛樂(lè)軟件、登錄私人社交賬號(hào)等），操作人員需對(duì)本人操作行為負(fù)責(zé)。?第七條操作記錄管理?1.由財(cái)務(wù)經(jīng)理指定專(zhuān)人（如主辦會(huì)計(jì)）負(fù)責(zé)保存上機(jī)操作記錄，記錄內(nèi)容包括操作人姓名、操作時(shí)間、操作內(nèi)容（如憑證錄入、記賬、結(jié)賬、報(bào)表生成）、故障情況及處理結(jié)果等。?2.操作記錄以電子文檔（加密存儲(chǔ)）和紙質(zhì)打印件兩種形式保存，電子文檔每日備份，紙質(zhì)記錄每周打印歸檔，保存期限與會(huì)計(jì)檔案一致（至少10年），不得擅自刪除或篡改。?第三章計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度?第八條硬件設(shè)備管理?1.會(huì)計(jì)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)等硬件設(shè)備由專(zhuān)人（可由出納兼任）負(fù)責(zé)日常保養(yǎng)，每周清潔設(shè)備表面灰塵，每月檢查硬件運(yùn)行狀態(tài)（如硬盤(pán)存儲(chǔ)空間、打印機(jī)耗材），保持辦公室環(huán)境整潔（溫度15-25℃、濕度40%-60%），避免設(shè)備受潮、受磁或碰撞損壞。?2.硬件設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，操作人員需立即停止操作，填寫(xiě)《硬件故障報(bào)告》，由財(cái)務(wù)經(jīng)理協(xié)調(diào)IT人員（或設(shè)備供應(yīng)商）維修，維修過(guò)程中需全程監(jiān)督，防止數(shù)據(jù)丟失，維修記錄歸檔留存。?第九條軟件與數(shù)據(jù)安全管理?1.會(huì)計(jì)軟件需使用經(jīng)財(cái)政部門(mén)備案的正規(guī)軟件，嚴(yán)禁使用盜版或未經(jīng)授權(quán)的軟件；軟件功能調(diào)整（如科目新增、報(bào)表格式修改）需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員操作，調(diào)整后測(cè)試數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。?2.會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)實(shí)行“雙備份”管理：每日下班前，由專(zhuān)人將機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份至公司內(nèi)部服務(wù)器（加密存儲(chǔ)）和異地存儲(chǔ)設(shè)備（如移動(dòng)硬盤(pán)，由財(cái)務(wù)經(jīng)理保管），備份數(shù)據(jù)需標(biāo)注備份日期，每月核查備份數(shù)據(jù)的可讀性。?3.嚴(yán)禁非法修改或刪除會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)：因特殊情況（如前期憑證錯(cuò)誤需調(diào)整）需修改數(shù)據(jù)時(shí)，需提交《數(shù)據(jù)修改申請(qǐng)單》，說(shuō)明修改原因、修改內(nèi)容及影響范圍，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由指定人員操作，修改記錄隨申請(qǐng)單歸檔。?第十條軟件升級(jí)與硬件更換管理?1.會(huì)計(jì)軟件升級(jí)、計(jì)算機(jī)硬件（如硬盤(pán)、服務(wù)器）更換前，需由財(cái)務(wù)經(jīng)理提交《升級(jí)/更換申請(qǐng)單》，說(shuō)明升級(jí)/更換原因、時(shí)間安排、數(shù)據(jù)保護(hù)措施及預(yù)期影響，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。?2.升級(jí)/更換過(guò)程中，由財(cái)務(wù)經(jīng)理指定專(zhuān)人（如主辦會(huì)計(jì)）全程監(jiān)督，確保操作前完成數(shù)據(jù)全量備份，操作后驗(yàn)證數(shù)據(jù)連續(xù)性（如核對(duì)升級(jí)前后的科目余額、報(bào)表數(shù)據(jù)），未通過(guò)驗(yàn)證不得投入使用。第十一條故障與病毒防范管理?1.建立硬件、軟件故障應(yīng)急處理機(jī)制：硬件故障優(yōu)先聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商維修，軟件故障優(yōu)先聯(lián)系軟件服務(wù)商解決；故障處理后需編制《故障處理報(bào)告》，說(shuō)明故障原因、處理過(guò)程及數(shù)據(jù)恢復(fù)情況。?2.會(huì)計(jì)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)需安裝正版殺毒軟件，每周更新病毒庫(kù)并進(jìn)行全盤(pán)殺毒，U盤(pán)等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備使用前必須查殺病毒，嚴(yán)禁使用私人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備拷貝會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。?3.未經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)上安裝、拷貝無(wú)關(guān)軟件或文件，違者追究相關(guān)人員責(zé)任。?第四章電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度?第十二條檔案范圍界定?電算化會(huì)計(jì)檔案包括以下三類(lèi)：數(shù)據(jù)類(lèi)型數(shù)據(jù)內(nèi)容電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、服務(wù)器、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（含報(bào)表格式及計(jì)算公式）、固定資產(chǎn)卡片等數(shù)據(jù)；?紙質(zhì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（需加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章及相關(guān)人員簽章軟件文檔資料數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔（如安裝手冊(cè)、操作指南、維護(hù)手冊(cè)）、軟件程序安裝包、升級(jí)記錄等第十三條檔案保管管理?1.電算化會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)經(jīng)理指定專(zhuān)人（如檔案管理員）負(fù)責(zé)管理，建立《電算化會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案名稱(chēng)、介質(zhì)類(lèi)型、存儲(chǔ)位置、保管期限、責(zé)任人等信息。?2.電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)需存放于防磁柜中，紙質(zhì)檔案存放于干燥、通風(fēng)的檔案柜中，做好防磁、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)措施。3.重要會(huì)計(jì)檔案（如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)）需準(zhǔn)備雙份，分別存放在公司檔案庫(kù)和異地安全場(chǎng)所（如合作的檔案保管機(jī)構(gòu)）。第十四條檔案檢查與復(fù)制?1.每月對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查，查看介質(zhì)是否損壞、數(shù)據(jù)是否可讀；每半年對(duì)磁性介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)）中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制后驗(yàn)證數(shù)據(jù)完整性，避免介質(zhì)損壞導(dǎo)致檔案丟失。2.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案需定期整理（每季度一次），核對(duì)憑證、賬簿、報(bào)表的編號(hào)連續(xù)性，缺失或破損的及時(shí)補(bǔ)全、修復(fù)。?第十五條檔案保管期限?數(shù)據(jù)類(lèi)別保管期限電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、紙質(zhì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行（如記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿保管10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)表永久保管會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料及程序保管期限截止至該軟件停止使用或發(fā)生重大更改后的5年，到期后需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀第十六條檔案借閱審批管理借閱單位（個(gè)人）審批人要求事項(xiàng)內(nèi)部人員財(cái)務(wù)經(jīng)理需提交《檔案借閱申請(qǐng)單》，在檔案管理員監(jiān)督下查閱，電子檔案嚴(yán)禁拷貝，紙質(zhì)檔案借閱后需按時(shí)歸還；?外部單位（審計(jì)機(jī)構(gòu)，稅務(wù)部門(mén)等）公司董事長(zhǎng)需提供單位正式函件及借閱人身份證明，由檔案管理員協(xié)助查閱，全程記錄借閱情況?第五章附則?第十七條本指南由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋與修訂，若國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)或公司經(jīng)營(yíng)情況發(fā)生變化，需及時(shí)修訂本指南，修訂流程同本指南制定流程。?第十八條本指南自發(fā)布之日起生效，原有