QHB（2025）/民營公司高質(zhì)量發(fā)展/財務(wù)檔案管理/766工商管理碩士在讀工商管理博士國際注冊管理咨詢師25年民企集團(tuán)和中小企業(yè)多崗位管理經(jīng)驗(yàn)中小民營企業(yè)財務(wù)檔案管理細(xì)則與操作指南（實(shí)用版）?部門：公司財務(wù)部職務(wù)：項(xiàng)目總監(jiān)設(shè)計：馮治剴日期：2025年10月4日中小民營企業(yè)財務(wù)檔案管理細(xì)則與操作指南?第一章總則?第一條檔案定義?會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，同時，由財務(wù)部保管的預(yù)算文件、決算文件、成本分析報告及其他財務(wù)分析報告，均屬于財務(wù)檔案范疇，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)，需納入統(tǒng)一管理。?第二條管理目的?為規(guī)范公司財務(wù)檔案管理，保障財務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性，明確管理流程與責(zé)任，依據(jù)相關(guān)法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本指南。?第二章管理職責(zé)?第三條專人保管要求?公司財務(wù)檔案須指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員需具備責(zé)任心與財務(wù)基礎(chǔ)認(rèn)知，熟悉檔案管理流程。嚴(yán)禁出納人員兼任財務(wù)檔案保管工作，避免職責(zé)沖突導(dǎo)致檔案風(fēng)險。?第四條保管人員職責(zé)?1.負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理、分類、歸檔與日常保管，確保檔案存放有序、完好無損；?2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案調(diào)閱、復(fù)制流程，如實(shí)登記相關(guān)信息，監(jiān)督調(diào)閱人員遵守檔案管理規(guī)定；?3.定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等問題及時上報財務(wù)部經(jīng)理；?4.按規(guī)定辦理檔案銷毀手續(xù)，確保銷毀流程合規(guī)。?第五條財務(wù)部經(jīng)理職責(zé)?1.審批公司內(nèi)部人員的財務(wù)檔案調(diào)閱申請；?2.協(xié)同公司領(lǐng)導(dǎo)審批外單位人員的財務(wù)檔案調(diào)閱申請；?3.監(jiān)督財務(wù)檔案保管人員的工作，確保管理細(xì)則落地執(zhí)行；?4.處理檔案管理中的異常情況，制定整改措施。?第三章檔案保管管理?第六條保管要求?1.財務(wù)檔案保管場所需具備防潮、防火、防蟲、防盜、防泄密等條件，配備必要的防護(hù)設(shè)施（如檔案柜、滅火器、除濕機(jī)等）；?2.檔案需按類別（如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、預(yù)算決算、分析報告等）、年度分類存放，建立檔案索引目錄，便于快速查找；3.保管人員需定期（每月至少1次）對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量與登記一致，無損壞、缺失情況。?第七條保管期限?1.財務(wù)檔案保管期限按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行，分為永久保管和定期保管（如10年、30年）；?2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證、涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，需單獨(dú)抽出立卷，繼續(xù)保管至未了事項(xiàng)完結(jié)；3.單獨(dú)抽出立卷的特殊檔案，需在《會計檔案銷毀清冊》和《會計檔案保管清冊》中明確列明檔案名稱、編號、未了事項(xiàng)內(nèi)容及延長保管期限等信息。?第四章檔案調(diào)閱與復(fù)制管理?第八條公司內(nèi)部人員調(diào)閱?1.調(diào)閱以前年度財務(wù)檔案：需填寫《財務(wù)檔案調(diào)閱申請表》，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理簽字同意后，到檔案保管人員處辦理登記手續(xù)（登記內(nèi)容包括調(diào)閱人姓名、部門、調(diào)閱檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱理由、歸還日期），方可調(diào)閱；?2.調(diào)閱本年度財務(wù)檔案：除按上述流程填寫申請表并經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意外，需在相關(guān)財務(wù)人員陪同下查閱，無財務(wù)人員陪同的，嚴(yán)禁查閱；?3.財務(wù)檔案原則上不準(zhǔn)外借，內(nèi)部人員僅可在指定保管場所查閱。第九條外單位人員調(diào)閱?1.外單位人員（含政府部門、合作單位等）調(diào)閱本年度或以前年度財務(wù)檔案，須持有單位正式介紹信（注明調(diào)閱單位名稱、調(diào)閱人身份、調(diào)閱目的及范圍）；?2.調(diào)閱人需填寫《財務(wù)檔案調(diào)閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理、分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)）及財務(wù)部經(jīng)理共同簽字批準(zhǔn)后，由檔案保管人員核對介紹信及審批意見，辦理登記手續(xù)；?3.外單位人員不得將財務(wù)檔案攜帶出公司保管場所，確需復(fù)制檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，由財務(wù)人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋公司財務(wù)檔案專用章（如有），并在登記薄中注明復(fù)制數(shù)量及用途。?第十條調(diào)閱紀(jì)律?1.查閱或復(fù)制財務(wù)檔案的人員，嚴(yán)禁在檔案原件或復(fù)制件上涂畫、批注、拆封、抽換，不得擅自篡改檔案內(nèi)容；?2.調(diào)閱人員需在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，檔案保管人員需核對檔案完整性，確認(rèn)無誤后在登記薄中注明歸還情況；?3.若發(fā)現(xiàn)檔案損壞、篡改或丟失，保管人員需立即上報財務(wù)部經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)，追究相關(guān)人員責(zé)任。?第五章檔案銷毀管理?第十一條銷毀前提?1.財務(wù)檔案保管期滿且無未了事項(xiàng)（如已結(jié)清債權(quán)債務(wù)、無待處理事項(xiàng)）的，可按規(guī)定啟動銷毀程序；保管期滿但存在未了事項(xiàng)的檔案，按本指南第七條第二款規(guī)定延長保管期限，不得銷毀。?第十二條銷毀流程?1.檔案保管人員對保管期滿的檔案進(jìn)行梳理，區(qū)分可銷毀與需延長保管的檔案，編制《會計檔案銷毀清冊》，清冊需列明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、已保管年限、銷毀原因等信息；?2.《會計檔案銷毀清冊》需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報當(dāng)?shù)刎斦块T或檔案管理部門備案（如需）；?3.銷毀檔案時，需指定2名及以上監(jiān)銷人（由財務(wù)部及公司綜合管理部門人員共同擔(dān)任），監(jiān)銷人需核對銷毀檔案與清冊內(nèi)容一致后，監(jiān)督銷毀過程；?4.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人、保管人員需在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，清冊需長期保存（永久保管）。?第六章附則?第十三條解釋權(quán)?本指南由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜可根據(jù)相關(guān)法規(guī)及公司實(shí)際情況補(bǔ)充修訂。?第十四條生