企業(yè)董秘辦公室職能職責(zé)說明書范本一、部門定位董秘辦公室（以下簡稱“董辦”）是企業(yè)治理結(jié)構(gòu)中的關(guān)鍵職能部門，是董事會、監(jiān)事會、高級管理層（以下簡稱“董監(jiān)高”）決策與運作的中樞協(xié)調(diào)機構(gòu)，亦是企業(yè)與資本市場、監(jiān)管機構(gòu)、投資者及其他利益相關(guān)者之間的重要橋梁。董辦致力于確保公司治理的規(guī)范高效，信息披露的真實、準(zhǔn)確、完整、及時、公平，維護(hù)公司資本市場形象，保障股東特別是中小股東的合法權(quán)益，促進(jìn)公司健康、可持續(xù)發(fā)展。二、核心職能董辦的核心職能圍繞公司治理、信息披露、投資者關(guān)系、股權(quán)事務(wù)、合規(guī)管理及協(xié)調(diào)服務(wù)展開，具體包括：1.公司治理運作：保障董事會、監(jiān)事會、股東大會（以下簡稱“三會”）規(guī)范、高效運作。2.信息披露管理：統(tǒng)籌公司信息披露事務(wù)，確保信息披露質(zhì)量。3.投資者關(guān)系管理：建立與維護(hù)公司與投資者之間的良好溝通機制。4.股權(quán)事務(wù)管理：負(fù)責(zé)公司股權(quán)結(jié)構(gòu)管理、股東名冊維護(hù)及相關(guān)股權(quán)事務(wù)。5.合規(guī)管理與風(fēng)險控制：協(xié)助完善公司治理結(jié)構(gòu)，防范合規(guī)風(fēng)險。6.協(xié)調(diào)與服務(wù)：為董監(jiān)高提供專業(yè)支持與服務(wù)，協(xié)調(diào)內(nèi)外部關(guān)系。三、主要職責(zé)（一）公司治理運作1.“三會”運作保障：*負(fù)責(zé)股東大會、董事會、監(jiān)事會的籌備、組織、通知、記錄及會議文件（議程、議案、決議、紀(jì)要等）的制作、分發(fā)、歸檔工作。*確保會議的召集、召開程序符合法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定及公司章程的要求。*跟蹤、督促董事會、監(jiān)事會決議的執(zhí)行情況，并及時向相關(guān)方反饋。2.董事、監(jiān)事服務(wù)與溝通：*為董事、監(jiān)事履職提供必要的信息、資料和專業(yè)支持，協(xié)助其了解公司經(jīng)營管理情況。*組織董事、監(jiān)事參加相關(guān)培訓(xùn)，提升其履職能力。*建立并維護(hù)與董事、監(jiān)事的日常溝通機制。3.治理制度建設(shè)：*協(xié)助董事會制定、修訂和完善公司章程、股東大會議事規(guī)則、董事會議事規(guī)則、監(jiān)事會議事規(guī)則等公司治理相關(guān)制度。*跟蹤研究最新的公司治理理論、法規(guī)動態(tài)，為公司治理結(jié)構(gòu)的持續(xù)優(yōu)化提供建議。（二）信息披露管理1.信息披露統(tǒng)籌：*負(fù)責(zé)公司定期報告（年度報告、半年度報告、季度報告）的組織編制、審核、披露工作。*負(fù)責(zé)公司臨時報告（如重大事項公告、權(quán)益變動公告等）的及時編制、審核、披露工作。*確保信息披露的真實、準(zhǔn)確、完整、及時、公平，不存在虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。2.內(nèi)幕信息管理：*建立健全公司內(nèi)幕信息管理制度，識別、登記、備案內(nèi)幕信息及內(nèi)幕信息知情人。*對內(nèi)幕信息知情人進(jìn)行培訓(xùn)和管理，防止內(nèi)幕信息泄露和內(nèi)幕交易行為的發(fā)生。3.信息披露事務(wù)管理：*維護(hù)公司信息披露專用通道，確保與證券監(jiān)管機構(gòu)、證券交易所的順暢溝通。*負(fù)責(zé)公司信息披露文件的存檔管理，建立信息披露檔案。*協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門及控股子公司的信息報送，確保信息傳遞的及時與準(zhǔn)確。（三）投資者關(guān)系管理1.投資者溝通與互動：*建立并維護(hù)多元化的投資者溝通渠道，包括投資者咨詢電話、郵箱、投資者關(guān)系互動平臺、業(yè)績說明會、路演等。*負(fù)責(zé)接待投資者來訪和調(diào)研，耐心解答投資者疑問，客觀、準(zhǔn)確地介紹公司情況。2.投資者關(guān)系維護(hù)與提升：*定期分析投資者結(jié)構(gòu)和投資者關(guān)注熱點，了解市場對公司的評價和預(yù)期。*協(xié)助制定投資者關(guān)系管理策略，提升公司在資本市場的形象和認(rèn)可度。*收集、整理投資者的意見和建議，并及時向公司管理層反饋。3.輿情監(jiān)測與管理：*密切關(guān)注與公司相關(guān)的媒體報道、市場傳聞及輿情動態(tài)，及時進(jìn)行分析、研判和應(yīng)對。*協(xié)同相關(guān)部門做好正面宣傳和負(fù)面輿情的澄清與引導(dǎo)工作。（四）股權(quán)事務(wù)管理1.股東名冊管理：*負(fù)責(zé)公司股東名冊的日常維護(hù)、更新與保管。*協(xié)助辦理股東賬戶卡的掛失、補辦等事宜。2.股份變動管理：*跟蹤公司股份變動情況，包括股份發(fā)行、上市、限售股解禁、股份回購、股權(quán)激勵、可轉(zhuǎn)債轉(zhuǎn)股等涉及的股權(quán)登記、公告等事務(wù)。*負(fù)責(zé)公司分紅派息方案的實施，包括股權(quán)登記日、除權(quán)除息日的確定，協(xié)助辦理紅利派發(fā)、送轉(zhuǎn)股等具體事宜。3.股權(quán)信息查詢與證明：*配合有權(quán)機關(guān)及符合條件的股東進(jìn)行股權(quán)信息查詢，出具相關(guān)股權(quán)證明文件。（五）合規(guī)管理與風(fēng)險控制1.法律法規(guī)及監(jiān)管政策跟蹤：*持續(xù)跟蹤與公司經(jīng)營管理相關(guān)的法律法規(guī)、監(jiān)管政策及行業(yè)動態(tài)，及時向公司管理層及相關(guān)部門提示合規(guī)風(fēng)險。2.合規(guī)制度建設(shè)與執(zhí)行：*協(xié)助公司建立健全信息披露、內(nèi)幕交易防控、投資者關(guān)系管理等方面的合規(guī)制度體系。*對公司信息披露、三會運作等環(huán)節(jié)的合規(guī)性進(jìn)行自查與監(jiān)督。3.合規(guī)培訓(xùn)與咨詢：*組織開展公司治理、信息披露、內(nèi)幕交易防控等方面的合規(guī)培訓(xùn)，提升公司員工的合規(guī)意識。*為公司各部門及員工提供相關(guān)合規(guī)咨詢服務(wù)。（六）協(xié)調(diào)與服務(wù)1.內(nèi)外部協(xié)調(diào)：*作為公司與證券監(jiān)管機構(gòu)、證券交易所、行業(yè)協(xié)會、中介機構(gòu)（如保薦機構(gòu)、會計師事務(wù)所、律師事務(wù)所等）的主要聯(lián)絡(luò)部門，保持良好溝通與合作。*協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間在信息披露、投資者關(guān)系、股權(quán)事務(wù)等方面的工作。2.董監(jiān)高服務(wù)：*為董事長、董事會專門委員會的運作提供秘書服務(wù)和專業(yè)支持。*協(xié)助董監(jiān)高處理其履職過程中的日常事務(wù)性工作。3.其他專項工作：*參與公司資本運作項目（如再融資、并購重組等）的相關(guān)工作。*完成上級交辦的其他與董秘辦公室職責(zé)相關(guān)的工作。四、任職要求（參考）董秘辦公室人員通常應(yīng)具備以下條件：1.基本條件：*誠實守信，品行端正，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。*熟悉國家有關(guān)法律法規(guī)、證券監(jiān)管政策及證券市場運作規(guī)則。*具備較強的文字功底、溝通協(xié)調(diào)能力、組織策劃能力、分析判斷能力和風(fēng)險防范意識。*具有良好的團(tuán)隊合作精神和保密意識。*身體健康，能夠承受較大的工作壓力。2.專業(yè)知識與技能：*具備財務(wù)、法律、金融、企業(yè)管理等相關(guān)專業(yè)背景者優(yōu)先。*持有相關(guān)專業(yè)資格證書（如董事會秘書資格證書、法律職業(yè)資格證書、注冊會計師證書等）者優(yōu)先。*具有一定年限的上市公司或擬上市公司相關(guān)崗位工作經(jīng)驗者優(yōu)先。五、組織架構(gòu)建議根據(jù)公司規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜度及董辦工作