合同審查與管理標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指引一、指引適用范圍與背景本指引適用于企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門及合同管理員開展合同審查與管理工作的全流程規(guī)范，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化操作降低合同法律風(fēng)險，提高合同管理效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。適用場景包括但不限于：業(yè)務(wù)合作合同簽訂前的審查、合同履行過程中的動態(tài)跟蹤、合同到期或終止后的歸檔管理，以及涉及合同變更、解除等特殊情形的處理。本指引覆蓋采購、銷售、服務(wù)、租賃、技術(shù)等各類業(yè)務(wù)合同，可根據(jù)合同類型調(diào)整審查重點，但核心流程保持一致。二、合同審查與管理全流程操作步驟（一）合同接收與初步登記合同接收業(yè)務(wù)部門或經(jīng)辦人通過OA系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)形式提交合同文本時，需同步提供《合同審批表》（含合同背景、合作方基本信息、金額、履行期限等核心要素）。合同管理員在收到合同后1個工作日內(nèi)完成形式檢查，確認(rèn)合同文本是否完整（含、附件、簽署頁等）、審批表信息是否齊全，對不符合要求的退回并說明原因。合同登記對形式完整的合同，合同管理員在《合同管理臺賬》中登記基礎(chǔ)信息，包括：合同編號（規(guī)則：年份-部門代碼-合同類型-序號，如“2024-CG-001”）、合同名稱、合作方全稱、合同金額、簽訂日期、預(yù)計履行期限、經(jīng)辦部門、接收狀態(tài)（待審查/審查中/已審批/已簽訂）等。登記完成后，將合同及審批表流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門進行初步審查。（二）合同形式審查法務(wù)專員在收到合同后2個工作日內(nèi)開展形式審查，重點核對以下內(nèi)容：合同文本是否為最終版本，是否存在涂改（涂改處是否由雙方蓋章或簽字確認(rèn)）；合同相對方信息是否完整（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表、地址、聯(lián)系方式等）；合同簽署頁是否預(yù)留（含雙方蓋章/簽字位置、日期）；附件是否齊全（如技術(shù)協(xié)議、訂單、驗收標(biāo)準(zhǔn)等，需在合同中明確附件效力）。形式審查通過后，法務(wù)專員在《合同審批表》“形式審查意見”欄簽字確認(rèn)并流轉(zhuǎn)至實質(zhì)審查環(huán)節(jié)；不通過的，退回業(yè)務(wù)部門補充完善。（三）合同實質(zhì)審查法務(wù)專員在3個工作日內(nèi)完成實質(zhì)審查，重點審查以下核心條款及法律風(fēng)險點：審查維度具體審查要點主體資格合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查最新狀態(tài)）；授權(quán)代表是否持有有效授權(quán)委托書（需明確授權(quán)范圍、權(quán)限期限）。權(quán)利義務(wù)雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對等（如付款條件、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗收流程、違約責(zé)任等條款是否存在模糊表述）；是否設(shè)置單方不合理義務(wù)（如“乙方需無條件配合甲方所有要求”）。核心條款金額、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、履行地點等核心要素是否清晰可執(zhí)行（如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需符合GB/T19001-2016”而非“符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”）。違約責(zé)任違約責(zé)任是否與違約行為相當(dāng)（如逾期付款違約金是否超過LPR的4倍）；是否約定爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，避免約定“由某地仲裁委員會仲裁”時未明確具體機構(gòu)）。法律合規(guī)合同內(nèi)容是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如醫(yī)療、金融等特殊行業(yè)需取得相關(guān)資質(zhì)）；是否涉及禁止性條款（如“不得轉(zhuǎn)包/分包”是否明確約定）。風(fēng)險提示對審查中發(fā)覺的重大風(fēng)險（如合作方履約能力不足、違約責(zé)任不對等），需在《合同審查意見表》中標(biāo)注風(fēng)險等級（高/中/低）并說明修改建議。審查完成后，法務(wù)專員將《合同審查意見表》連同合同文本反饋至業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門需在2個工作日內(nèi)完成修改并再次提交。若對審查意見存在爭議，由法務(wù)負(fù)責(zé)人*組織業(yè)務(wù)部門、經(jīng)辦人召開協(xié)調(diào)會，形成最終審查意見。（四）合同內(nèi)部審批實質(zhì)審查通過的合同，根據(jù)金額及重要性進入分級審批流程：一般合同（金額≤50萬元）：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人審批；重大合同（50萬元＜金額≤200萬元）：在上述基礎(chǔ)上，增加分管副總*審批；特別重大合同（金額＞200萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，形成會議紀(jì)要作為審批依據(jù)。審批人在《合同審批表》中簽署明確意見（“同意”“修改后同意”“不同意”并說明理由），審批完成后流轉(zhuǎn)至合同管理員，由其通知業(yè)務(wù)部門與合作方溝通最終版本。（五）合同簽訂與用印簽訂準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門確認(rèn)合同最終文本后，合同管理員核對審批流程是否完整，無誤后出具《合同用印申請單》，注明合同編號、份數(shù)（通常一式三份，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份）、用印人等信息。用印管理：用印人需攜帶《合同用印申請表》、最終版合同文本及審批材料至行政部，由行政專員核對無誤后加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）。蓋章完成后，合同管理員收回其中一份正本，并在《合同管理臺賬》中更新“簽訂狀態(tài)”。文本分發(fā)：合同管理員將合同正本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門（履行跟蹤用）、財務(wù)部門（付款依據(jù)）及檔案室（歸檔），同時通過OA系統(tǒng)將掃描件同步至相關(guān)部門。（六）合同履行跟蹤責(zé)任分工：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需指定專人跟蹤合同履行情況（如付款進度、交付驗收、服務(wù)響應(yīng)等），并每季度向法務(wù)部門提交《合同履行情況報告》。風(fēng)險預(yù)警：出現(xiàn)以下情形時，業(yè)務(wù)部門需立即啟動風(fēng)險應(yīng)對程序：合作方未按約定期限履行義務(wù)（如逾期付款、延遲交付）；合作方出現(xiàn)重大經(jīng)營困難（如被列為失信企業(yè)、涉訴）；合同履行過程中需變更或解除條款。證據(jù)留存：履行過程中形成的書面材料（如驗收單、溝通函、付款憑證）需由業(yè)務(wù)部門妥善保管，掃描后至合同管理系統(tǒng)，保證可追溯。（七）合同變更、解除與終止變更流程：因客觀原因需變更合同條款時，業(yè)務(wù)部門與合作方協(xié)商一致后，簽訂《合同變更協(xié)議》，并參照原合同審查、審批流程辦理；變更協(xié)議簽訂后，合同管理員更新《合同管理臺賬》中的相關(guān)信息。解除流程：符合約定或法定解除條件的，業(yè)務(wù)部門需書面通知合作方，明確解除事由、依據(jù)及后續(xù)處理方案（如已付款項返還、違約責(zé)任承擔(dān)等）；協(xié)商解除的，需簽訂《合同解除協(xié)議》；訴訟/仲裁解除的，需將生效法律文書歸檔。終止處理：合同到期或履行完畢后，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)無未結(jié)款項、爭議等事項，在《合同管理臺賬》中標(biāo)注“終止?fàn)顟B(tài)”，并通知財務(wù)部門關(guān)閉相關(guān)付款賬戶。（八）合同歸檔管理歸檔范圍：合同正本、審批材料（含《合同審批表》《合同審查意見表》）、簽訂過程中的往來函件、變更/解除協(xié)議、履行報告、法律文書等所有相關(guān)材料。歸檔要求：合同管理員在合同簽訂后或終止后10個工作日內(nèi)，將材料整理成冊（紙質(zhì)版按合同編號順序裝訂，電子版掃描存檔），移交至檔案室。檔案管理員核對無誤后，在《合同歸檔登記表》中簽字確認(rèn)，檔案保管期限參照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（一般合同保存10年，重大合同保存20年以上）。查閱權(quán)限：因工作需要查閱合同檔案的，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案室提供查閱服務(wù)并記錄查閱人、時間、用途，嚴(yán)禁擅自復(fù)制或帶出檔案室。三、標(biāo)準(zhǔn)化工具表格模板（一）合同管理臺賬合同編號合同名稱合作方全稱合同金額（元）簽訂日期預(yù)計履行期限經(jīng)辦部門履行狀態(tài)（待簽訂/履行中/已終止）歸檔號2024-CG-001采購設(shè)備合同科技有限公司150,0002024-03-012024-12-31采購部履行中DA2024-0012024-XS-002銷售服務(wù)合同YY貿(mào)易發(fā)展有限公司80,0002024-02-152024-08-15銷售部已終止DA2024-002（二）合同審查意見表合同編號合同名稱審查人審查日期2024-CG-001采購設(shè)備合同2024-03-02審查維度具體意見修改建議主體資格合作方統(tǒng)一社會信用代碼已核查，但授權(quán)委托書未注明“簽訂本合同”具體權(quán)限。要求合作方補充授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍包含簽訂本合同。違約責(zé)任逾期付款違約金按日0.05%計算，超過LPR4倍（當(dāng)前LPR3.45%，年化4倍為13.8%）。調(diào)整為按日0.03%（年化10.95%），或直接約定“按LPR的4倍計算”。爭議解決約定“由合作方所在地法院管轄”，增加企業(yè)訴訟成本。修改為“由甲方（企業(yè)）所在地有管轄權(quán)的人民法院管轄”。綜合意見□同意簽訂□修改后同意（需完成上述修改）□不同意（說明理由：________________）（三）合同履行情況報告合同編號合同名稱履行階段（□前期□中期□后期）報告部門報告人報告日期2024-CG-001采購設(shè)備合同中期采購部2024-06-30履行內(nèi)容按約定于2024-06-15交付第一批設(shè)備，已通過驗收，驗收單編號：CGY20240615001。存在問題合作方第二批設(shè)備交付延遲至2024-07-20（原定7月10日），原因：原材料供應(yīng)短缺。應(yīng)對措施已與合作方溝通，要求其書面說明延遲原因并承諾最晚交付日期，同時保留追究違約責(zé)任的權(quán)利。下一步計劃跟蹤第二批設(shè)備交付進度，7月25日前完成最終驗收。（四）合同變更/解除申請表合同編號合同名稱變更/解除事由申請部門申請人申請日期2024-XS-002銷售服務(wù)合同因合作方經(jīng)營困難，無法按約定提供售后服務(wù)，雙方協(xié)商解除合同。銷售部2024-07-10變更/解除內(nèi)容原合同于2024-07-15提前終止，合作方已支付款項不予退還，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任。協(xié)商情況已與合作方簽訂《合同解除協(xié)議》（協(xié)議編號：JY20240710），附件為對方蓋章的確認(rèn)函。審批意見部門負(fù)責(zé)人：（同意）法務(wù)負(fù)責(zé)人：（同意）分管副總：*（同意）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作規(guī)范（一）主體資格審查風(fēng)險風(fēng)險點：未核查合作方經(jīng)營狀態(tài)、授權(quán)權(quán)限，導(dǎo)致合同無效或無法追責(zé)。規(guī)范要求：簽訂前必須通過官方渠道核查合作方信用信息，授權(quán)代表需提供蓋有合作方公章的授權(quán)委托書（原件），并核對身份證件。（二）條款約定不明風(fēng)險風(fēng)險點：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限、違約責(zé)任等條款模糊，引發(fā)爭議。規(guī)范要求：核心條款需量化、可執(zhí)行（如“驗收合格標(biāo)準(zhǔn)以附件《技術(shù)參數(shù)表》為準(zhǔn)”），避免使用“合理期限”“行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”等模糊表述。（三）法律更新未跟進風(fēng)險風(fēng)險點：合同條款與新出臺法律法規(guī)沖突（如《民法典》對格式條款的規(guī)定）。規(guī)范要求：法務(wù)部門每季度梳理最新法律法規(guī)及司法解釋，更新合同審查要點，對已簽訂合同進行合規(guī)性復(fù)核。（四）履行監(jiān)控缺失風(fēng)險風(fēng)險點：未及時跟蹤合同履行情況，導(dǎo)致違約風(fēng)險擴大（