供應(yīng)商資質(zhì)審核流程模板（風(fēng)險(xiǎn)控制全面型）一、適用范圍與核心目標(biāo)本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、零售業(yè)等）在采購、合作前對供應(yīng)商資質(zhì)的系統(tǒng)性審核，尤其適用于對合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)控制要求較高的行業(yè)場景（如醫(yī)療器械、食品加工、建筑工程等）。核心目標(biāo)是通過標(biāo)準(zhǔn)化審核流程，全面識別供應(yīng)商資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)，保證合作方具備合法經(jīng)營能力、履約保障能力及質(zhì)量管控能力，從源頭降低合作風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)供應(yīng)鏈安全。二、審核流程全步驟詳解（一）審核準(zhǔn)備階段：明確標(biāo)準(zhǔn)與分工成立專項(xiàng)審核小組組成：由采購部門牽頭，聯(lián)合法務(wù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門人員組成，建議3-5人（如采購經(jīng)理、法務(wù)專員、質(zhì)量工程師、財(cái)務(wù)分析師）。職責(zé)：采購部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；法務(wù)部門審核資質(zhì)合規(guī)性；質(zhì)量部門評估質(zhì)量保障能力；財(cái)務(wù)部門分析履約財(cái)務(wù)穩(wěn)定性；業(yè)務(wù)部門結(jié)合需求提出針對性要求。制定審核標(biāo)準(zhǔn)與清單依據(jù)：結(jié)合行業(yè)規(guī)范、企業(yè)內(nèi)控制度及合作需求，明確《供應(yīng)商必備資質(zhì)清單》（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、體系認(rèn)證、稅務(wù)登記證等）。分類：將資質(zhì)分為“基礎(chǔ)資質(zhì)”（必備項(xiàng)，如營業(yè)執(zhí)照）、“行業(yè)特定資質(zhì)”（按行業(yè)要求，如食品生產(chǎn)許可證）、“附加資質(zhì)”（加分項(xiàng)，如ISO9001認(rèn)證、專利證書）。通知供應(yīng)商與資料收集向意向供應(yīng)商發(fā)送《資質(zhì)審核通知書》，明確審核目的、需提交的資料清單（加蓋公章的掃描件或復(fù)印件）、提交截止時(shí)間及聯(lián)系人（如采購專員*）。供應(yīng)商需簽署《資料真實(shí)性承諾書》，保證所提供資料真實(shí)、完整、有效。（二）資料初審階段：逐項(xiàng)核查與風(fēng)險(xiǎn)識別形式審查核查資料完整性：對照《必備資質(zhì)清單》，檢查是否存在遺漏（如缺失行業(yè)特定資質(zhì)）。核查資料規(guī)范性：檢查文件是否加蓋公章、復(fù)印件是否清晰、簽字是否齊全（如《資料真實(shí)性承諾書》需法定代表人簽字或蓋章）。實(shí)質(zhì)審查合法性核查：營業(yè)執(zhí)照：核查注冊號、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼是否有效（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核驗(yàn)），經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容。許可證/資質(zhì)證書：核查發(fā)證機(jī)關(guān)、有效期、許可范圍（如醫(yī)療器械經(jīng)營許可證需與產(chǎn)品類別匹配），避免超范圍經(jīng)營。有效性核查：排除過期資質(zhì)（如ISO9001認(rèn)證已超出3年有效期）。核驗(yàn)資質(zhì)變更情況（如營業(yè)執(zhí)照地址、法定代表人是否與最新信息一致）。關(guān)聯(lián)性核查：評估資質(zhì)與合作業(yè)務(wù)的匹配度（如建筑供應(yīng)商需具備對應(yīng)工程資質(zhì)等級，避免“掛靠資質(zhì)”風(fēng)險(xiǎn)）。記錄問題與初步判定對資料不完整、內(nèi)容存疑或不符合要求的，在《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》中標(biāo)注問題點(diǎn)，形成《資料問題清單》反饋供應(yīng)商，要求3-5個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充說明或整改。對存在重大瑕疵（如偽造資質(zhì)、核心資質(zhì)過期）的，直接判定為“初審不通過”，終止審核流程。（三）現(xiàn)場考察階段（必要時(shí)）：實(shí)地驗(yàn)證與動(dòng)態(tài)評估制定考察方案明確考察目的（核實(shí)資質(zhì)真實(shí)性、評估生產(chǎn)/服務(wù)能力）、考察內(nèi)容（生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、倉儲(chǔ)條件、管理制度、人員配置等）、考察時(shí)間及行程安排。實(shí)施現(xiàn)場核查環(huán)境與設(shè)備：實(shí)地查看生產(chǎn)車間、倉儲(chǔ)場所是否符合衛(wèi)生、安全標(biāo)準(zhǔn)（如食品供應(yīng)商需核查QS認(rèn)證標(biāo)注的生產(chǎn)環(huán)境），設(shè)備是否與資質(zhì)描述一致（如檢測設(shè)備精度是否達(dá)標(biāo)）。流程與管理：抽查質(zhì)量控制流程（如原材料檢驗(yàn)、成品檢測記錄）、安全生產(chǎn)制度、員工培訓(xùn)記錄，評估管理體系是否落地。人員訪談：與供應(yīng)商負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人*溝通，知曉團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)實(shí)力及售后服務(wù)能力，核對關(guān)鍵信息（如產(chǎn)能是否滿足訂單需求）。記錄考察結(jié)果填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表》，詳細(xì)記錄考察情況、拍攝現(xiàn)場照片（作為附件），由供應(yīng)商陪同人員簽字確認(rèn)。對發(fā)覺的問題（如設(shè)備老化、管理漏洞）拍照留存并明確整改要求。（四）綜合評估階段：量化評分與風(fēng)險(xiǎn)分級建立評估指標(biāo)體系設(shè)定一級指標(biāo)（資質(zhì)合規(guī)性、履約能力、質(zhì)量保障、財(cái)務(wù)狀況、服務(wù)支持）及二級指標(biāo)（如資質(zhì)合規(guī)性包含“基礎(chǔ)資質(zhì)齊全率”“行業(yè)資質(zhì)有效性”等），采用百分制評分。示例評分標(biāo)準(zhǔn)：資質(zhì)合規(guī)性（30分）：基礎(chǔ)資質(zhì)每缺失1項(xiàng)扣10分，行業(yè)資質(zhì)不符合扣20分，扣完為止。質(zhì)量保障（25分）：通過ISO9001認(rèn)證得10分，有完善質(zhì)檢流程得10分，近3年無重大質(zhì)量得5分。形成評估報(bào)告匯總資料審核、現(xiàn)場考察結(jié)果及評分，由審核小組共同討論，形成《供應(yīng)商資質(zhì)評估報(bào)告》，明確“推薦通過”“有條件通過”“不通過”三類結(jié)論：推薦通過：評分≥80分，無重大風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)；有條件通過：60≤評分＜80分，存在可整改風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)（如部分資質(zhì)需補(bǔ)充）；不通過：評分＜60分或存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如偽造資質(zhì)、質(zhì)量體系失效）。（五）審核結(jié)論與反饋階段：結(jié)果確認(rèn)與整改跟蹤反饋審核結(jié)果對“推薦通過”的供應(yīng)商，由采購部門發(fā)送《資質(zhì)審核通過通知書》，納入《合格供應(yīng)商名錄》；對“有條件通過”的供應(yīng)商，明確整改要求（如“10日內(nèi)補(bǔ)充ISO14001認(rèn)證”），整改后重新組織審核；對“不通過”的供應(yīng)商，發(fā)送《資質(zhì)審核未通過告知書》，說明具體原因（如“關(guān)鍵行業(yè)資質(zhì)過期”），不另行解釋。結(jié)果審批與歸檔《供應(yīng)商資質(zhì)評估報(bào)告》需經(jīng)采購總監(jiān)、法務(wù)負(fù)責(zé)人審批后生效，原件由采購部門歸檔保存，保存期限不少于合作期結(jié)束后3年。（六）后續(xù)管理階段：動(dòng)態(tài)跟蹤與持續(xù)優(yōu)化資質(zhì)動(dòng)態(tài)更新要求供應(yīng)商在資質(zhì)變更（如地址、法定代表人）、資質(zhì)到期前3個(gè)月主動(dòng)書面通知，采購部門每年組織1次資質(zhì)復(fù)審，保證持續(xù)有效。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制對合作中出現(xiàn)的資質(zhì)問題（如許可證被吊銷、質(zhì)量體系認(rèn)證撤銷），啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，立即暫停合作并啟動(dòng)供應(yīng)商替換流程。模板優(yōu)化迭代每季度收集審核小組及業(yè)務(wù)部門反饋，結(jié)合行業(yè)政策變化（如新資質(zhì)法規(guī)出臺(tái)），更新《必備資質(zhì)清單》《評估指標(biāo)體系》等模板內(nèi)容。三、核心模板工具清單（一）供應(yīng)商資質(zhì)文件審核表序號資質(zhì)文件名稱文件類型（原件/復(fù)印件）是否提交是否有效審核結(jié)果（通過/不通過）備注（問題說明）1營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）是是通過2行業(yè)生產(chǎn)許可證復(fù)印件（加蓋公章）否—不通過缺失食品生產(chǎn)許可證3ISO9001認(rèn)證證書復(fù)印件（加蓋公章）是是（2025年到期）通過（二）供應(yīng)商現(xiàn)場考察記錄表考察時(shí)間2024年月日考察地點(diǎn)市區(qū)工廠考察人員采購經(jīng)理、質(zhì)量工程師陪同人員供應(yīng)商負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)主管考察項(xiàng)目情況描述存在問題生產(chǎn)環(huán)境車間整潔，通風(fēng)設(shè)施完善，符合食品加工衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)無質(zhì)量檢測流程設(shè)有獨(dú)立質(zhì)檢實(shí)驗(yàn)室，配備X射線檢測儀，有近3個(gè)月原材料/成品檢測報(bào)告檢測記錄未按月歸檔倉儲(chǔ)管理原材料與成品分區(qū)存放，溫濕度記錄完整部分區(qū)消防器材過期考察結(jié)論基本符合要求，需整改“檢測記錄歸檔”“消防器材更新”兩項(xiàng)問題供應(yīng)商簽字_______________（蓋章）日期2024年月日（三）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)評估表評估維度評估指標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)（1-5分）得分權(quán)重加權(quán)得分資質(zhì)合規(guī)性基礎(chǔ)資質(zhì)齊全率5分（100%）；3分（80%）530%1.5行業(yè)資質(zhì)有效性5分（在有效期內(nèi)且匹配）430%1.2質(zhì)量保障質(zhì)量體系認(rèn)證5分（ISO9001+ISO14001）325%0.75近3年質(zhì)量次數(shù)5分（0次）；3分（1-2次）525%1.25財(cái)務(wù)狀況資產(chǎn)負(fù)債率5分（＜50%）；3分（50%-70%）420%0.8綜合得分———100%5.5風(fēng)險(xiǎn)等級低風(fēng)險(xiǎn)（≥4.5分）審核結(jié)論：推薦通過四、風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）核心風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)資料真實(shí)性“三核驗(yàn)”一核：通過公開平臺(tái)（如國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、國家藥品監(jiān)督管理局官網(wǎng)）核驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照、許可證信息；二核：要求供應(yīng)商提供資質(zhì)原件比對掃描件；三核：對關(guān)鍵資質(zhì)（如特種設(shè)備許可證）聯(lián)系發(fā)證機(jī)關(guān)電話核實(shí)（注意：需通過官方渠道獲取聯(lián)系方式，避免撥打供應(yīng)商提供的號碼）。動(dòng)態(tài)管理“兩提醒”資質(zhì)到期前3個(gè)月：向供應(yīng)商發(fā)送《資質(zhì)更新提醒函》，明確未及時(shí)更新的后果（如暫停合作）；政策變更后：第一時(shí)間通知供應(yīng)商補(bǔ)充新要求資質(zhì)（如“新食品安全法實(shí)施后需補(bǔ)充SC認(rèn)證”）。跨部門“雙簽字”《供應(yīng)商資質(zhì)評估報(bào)告》需采購部門與法務(wù)/質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人共同簽字確認(rèn)，避免單一部門判斷失誤。（二）常見問題規(guī)避措施問題：供應(yīng)商提供虛假資質(zhì)規(guī)避：要求法定代表人簽署《資料真實(shí)性承諾書》，并明確“虛假資質(zhì)需承擔(dān)法律責(zé)任（如賠償損失、終止合作）”；對高風(fēng)險(xiǎn)行業(yè)（如醫(yī)療器械）可委托第三方機(jī)構(gòu)驗(yàn)證資質(zhì)真實(shí)性。問題：資質(zhì)與實(shí)際能力不匹配規(guī)避：現(xiàn)場考察重點(diǎn)核查“資質(zhì)描述與設(shè)備、人員是否一致”（如“年產(chǎn)能100萬件”需對應(yīng)對應(yīng)生產(chǎn)設(shè)備數(shù)量及班次記錄）。問題：審核流程流于形式規(guī)避：制定《審核流程責(zé)任清