公司日常行政工作處理流程手冊一、總則（一）編制目的為規(guī)范公司日常行政管理工作，統(tǒng)一工作標準，提升行政服務效率，保證各項行政工作有序開展，特編制本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于公司各部門及全體員工的日常行政工作處理，涵蓋辦公用品管理、會議組織、員工差旅、文件流轉、固定資產(chǎn)管理、訪客接待等核心場景。（三）基本原則規(guī)范優(yōu)先：嚴格按照流程操作，保證行政工作標準化。效率導向：簡化環(huán)節(jié)，明確時限，提升響應速度。成本控制：在保障需求的前提下，厲行節(jié)約，合理控制行政支出。二、辦公用品管理流程（一）適用情境部門日常辦公耗材（如紙張、筆、文件夾）、辦公設備（如打印機、掃描儀）等需求申領、采購及庫存管理場景。（二）標準化操作流程1.需求發(fā)起操作人：各部門辦公用品管理員或指定專員。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)部門實際使用情況，核對《辦公用品庫存臺賬》（見附件1），確認需采購的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及預估單價。（2）登錄OA系統(tǒng)“辦公用品采購”模塊，填寫《辦公用品采購申請表》，或提交紙質版至行政部。2.部門審核操作人：部門負責人。操作內(nèi)容：（1）核對申請物品的必要性與合理性，確認是否在部門預算范圍內(nèi)。（2）審批通過后，流轉至行政部；若不通過，注明原因并退回申請人。3.行政復核操作人：行政部專員。操作內(nèi)容：（1）匯總各部門需求，核對庫存情況，避免重復采購。（2）根據(jù)公司采購標準（如單價上限、品牌要求）審核申請，對超預算或非必要需求提出調整建議。4.采購執(zhí)行操作人：行政部采購專員。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)審批通過的需求，從合格供應商名錄中選擇供應商（優(yōu)先選擇協(xié)議供應商）。（2）下達采購訂單，明確交貨時間、地點及質量要求，跟蹤物流進度。5.入庫登記操作人：行政部倉庫管理員。操作內(nèi)容：（1）物品送達后，核對采購訂單與實物信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量），確認無誤后簽收。（2）更新《辦公用品庫存臺賬》，錄入入庫時間、數(shù)量及存放位置，同步在OA系統(tǒng)庫存模塊更新數(shù)據(jù)。6.領用發(fā)放操作人：各部門辦公用品管理員/申請人。操作內(nèi)容：（1）申請人至行政部領取物品，或通過OA系統(tǒng)提交領用申請，經(jīng)部門負責人審批后直接到倉庫領取。（2）倉庫管理員核對領用單與實物，發(fā)放后登記領用人、領用時間及數(shù)量，臺賬余額同步更新。（三）配套表單模板附件1：辦公用品采購申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量用途說明部門負責人審批行政部審核簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：附件2：辦公用品庫存臺賬物品編碼物品名稱規(guī)格型號單位期初數(shù)量入庫數(shù)量領用數(shù)量結余數(shù)量存放位置負責人（四）執(zhí)行要點與風險提示執(zhí)行要點：每月25日前，各部門提交次月辦公用品需求計劃，行政部統(tǒng)一匯總采購，避免零星采購導致效率低下。倉庫管理員每月末進行一次庫存盤點，保證賬實相符，盤點結果報行政部備案。風險提示：嚴禁虛報、冒領辦公用品，一經(jīng)發(fā)覺按公司相關規(guī)定處理。辦公設備（如打印機）需注明使用責任人，明確維護責任，避免設備損壞或閑置。三、會議組織管理流程（一）適用情境公司各類會議（如周例會、月度總結會、專題研討會、外部客戶洽談會）的發(fā)起、籌備、召開及后續(xù)跟進場景。（二）標準化操作流程1.會議發(fā)起操作人：會議發(fā)起部門（如總經(jīng)辦、業(yè)務部）或會議主持人。操作內(nèi)容：（1）明確會議主題、目的、預計參會人員、時長及初步時間建議。（2）填寫《會議安排審批表》（見附件3），提交至行政部統(tǒng)籌協(xié)調。2.會議安排操作人：行政部會議專員。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)會議需求，協(xié)調會議室（優(yōu)先選擇視頻會議室，支持遠程參會），確認設備（投影儀、麥克風、白板等）可用性。（2）將會議時間、地點、議程（若有）同步至參會人員日程，并通過OA系統(tǒng)發(fā)送會議通知。3.會前準備操作人：行政部會議專員+會議發(fā)起部門。操作內(nèi)容：（1）會議前30分鐘，檢查會議室設備調試情況，保證正常運行；擺放會議資料、飲用水、名牌等物料。（2）會議發(fā)起部門負責準備會議材料（如PPT、議程表），提前1天發(fā)送至行政部打?。ㄈ缧瑁?.會中服務操作人：行政部會議專員。操作內(nèi)容：（1）引導參會人員簽到，維護會場秩序，提醒會議紀律（如手機靜音）。（2）根據(jù)會議需求，提供設備支持（如調試麥克風、切換投屏），記錄會議重要信息（如待辦事項、決議）。5.會后整理操作人：行政部會議專員+會議發(fā)起部門。操作內(nèi)容：（1）會議結束后，清理會議室，回收物料，關閉設備電源。（2）會議發(fā)起部門在2個工作日內(nèi)整理《會議紀要》（見附件4），明確決議事項、責任人及完成時限，報主持人審核后分發(fā)至參會人員及相關部門。（三）配套表單模板附件3：會議安排審批表會議名稱會議主題發(fā)起部門申請人聯(lián)系方式預計時間時長預計參會人數(shù)參會人員名單會議地點所需設備是否需打印資料資料份數(shù)發(fā)起部門負責人審批行政部審核簽字：日期：簽字：日期：附件4：會議紀要模板會議名稱會議時間會議地點主持人記錄人參會人員會議議題議題一：問題討論發(fā)言要點：決議事項：責任人完成時限后續(xù)跟進：（四）執(zhí)行要點與風險提示執(zhí)行要點：重要會議（如年度總結會、外部會議）需提前3天申請，保證會議室及設備資源充足?！稌h紀要》需經(jīng)主持人審核無誤后分發(fā)，并同步至OA系統(tǒng)“會議管理”模塊存檔。風險提示：避免臨時變更會議時間或地點，如需調整需提前1天通知所有參會人員。涉及公司機密的會議，需在會議通知中注明“保密”字樣，會議資料按保密文件管理。四、員工差旅管理流程（一）適用情境員工因公出差（國內(nèi)/國際）的交通、住宿、費用報銷及差旅補貼申領場景。（二）標準化操作流程1.出差申請操作人：出差員工本人。操作內(nèi)容：（1）明確出差事由、時間、地點、行程安排及預估費用（含交通、住宿、市內(nèi)交通、補貼等）。（2）填寫《差旅審批單》（見附件5），提交至部門負責人審批。2.審批流程操作人：部門負責人/分管領導/財務部。操作內(nèi)容：（1）部門負責人審核出差必要性及行程合理性。（2）分管領導審批出差權限（如出差天數(shù)、費用標準）。（3）財務部審核費用是否符合公司差旅標準（如住宿上限、交通方式）。3.行程安排操作人：出差員工。操作內(nèi)容：（1）審批通過后，通過公司指定平臺（如攜程、企業(yè)差旅系統(tǒng)）預訂交通（機票/高鐵）及住宿，優(yōu)先選擇協(xié)議供應商。（2）將行程信息（航班號/車次、酒店地址、聯(lián)系方式）報備行政部備案（如需）。4.費用報銷操作人：出差員工+財務部。操作內(nèi)容：（1）出差歸來后5個工作日內(nèi)，整理差旅票據(jù)（發(fā)票、行程單、住宿清單等），粘貼在《差旅費用報銷單》（見附件6）上，注明出差事由及對應票據(jù)。（2）提交至部門負責人審核，財務部復核票據(jù)真實性及合規(guī)性后，按公司財務流程報銷。5.差旅補貼操作人：財務部。操作內(nèi)容：（1）市內(nèi)交通補貼、伙食補貼按公司標準（如元/天）發(fā)放，無需提供發(fā)票，出差天數(shù)以審批通過時間為準。（2）出差補貼隨當月工資一同發(fā)放。（三）配套表單模板附件5：差旅審批單員工姓名部門職位出差事由出差時間出差地點行程安排預估費用交通住宿市內(nèi)交通部門負責人審批分管領導審批簽字：日期：簽字：日期：簽字：日期：附件6：差旅費用報銷單報銷人部門出差時間出差地點費用項目發(fā)票金額報銷金額備注交通費住宿費市內(nèi)交通費其他費用總計部門負責人審核財務部審核簽字：日期：簽字：日期：（四）執(zhí)行要點與風險提示執(zhí)行要點：出差需提前2個工作日申請，緊急出差可先通過電話/請示，事后補填審批單。票據(jù)需為公司抬頭的正規(guī)發(fā)票，抬頭、稅號等信息需準確無誤，否則不予報銷。風險提示：嚴禁虛報差旅費用，如虛構出差事由、偽造票據(jù)，一經(jīng)追責并退還違規(guī)金額。出差期間需保持通訊暢通，遇特殊情況及時向部門負責人匯報。五、公司文件流轉管理流程（一）適用情境公司各類正式文件（如通知、報告、制度、合同、請示）的起草、審核、印發(fā)、傳閱及歸檔場景。（二）標準化操作流程1.文件起草操作人：文件起草部門（如總經(jīng)辦、人事部、業(yè)務部）。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)文件類型（如通知、報告），使用公司統(tǒng)一模板（見附件7），明確文件標題、主送單位、抄送單位、內(nèi)容（含事由、依據(jù)、事項、要求）。（2）文件內(nèi)容需準確、簡潔、規(guī)范，涉及數(shù)據(jù)、政策等內(nèi)容需注明來源。2.部門審核操作人：起草部門負責人。操作內(nèi)容：（1）審核文件內(nèi)容的準確性、完整性及與部門工作的關聯(lián)性。（2）審核通過后，流轉至下一環(huán)節(jié)；如需修改，注明修改意見并退回起草人。3.領導審批操作人：分管領導/總經(jīng)理。操作內(nèi)容：（1）根據(jù)文件重要性及權限，分管領導審批一般性文件（如部門通知、報告），總經(jīng)理審批重要文件（如公司制度、合同）。（2）審批通過后，確定印發(fā)范圍（如全公司、特定部門）；如不通過，注明原因并退回。4.印發(fā)/傳閱操作人：行政部文秘。操作內(nèi)容：（1）審批通過的文件，按領導確定的范圍印發(fā)（紙質版需加蓋公章，電子版通過OA系統(tǒng)發(fā)送）。（2）傳閱文件需在《文件傳閱記錄表》（見附件8）上登記傳閱人、傳閱時間及簽字，保證傳閱閉環(huán)。5.歸檔管理操作人：行政部檔案管理員。操作內(nèi)容：（1）文件印發(fā)/傳閱完成后，紙質版整理成冊（含審批單、原稿、正本），電子版分類存儲至公司服務器。（2）按年度、文件類型（如行政類、人事類、財務類）歸檔，建立《文件檔案臺賬》（見附件9），保證可追溯。（三）配套表單模板附件7：文件起草模板（以通知為例）公司關于的通知主送：各部門抄送：發(fā)文日期：年月日發(fā)文單位：公司（加蓋公章）為……（事由），根據(jù)……（依據(jù)），現(xiàn)將有關事項通知一、事項（具體內(nèi)容、要求）；二、事項（具體內(nèi)容、要求）；……聯(lián)系人：*聯(lián)系方式：*（內(nèi)部短號）附件8：文件傳閱記錄表文件名稱文件編號主送/傳閱部門份數(shù)傳閱人傳閱時間簽字備注附件9：文件檔案臺賬檔案編號文件名稱文件類型起草部門成文日期保管期限存放位置借閱記錄（四）執(zhí)行要點與風險提示執(zhí)行要點：文件需使用公司統(tǒng)一模板，字體、字號、頁邊距等格式需規(guī)范（如標題二號黑體，三號仿宋）。涉及多個部門協(xié)作的文件，需提前征求相關部門意見，避免后期爭議。風險提示：嚴禁在非涉密文件中泄露公司機密信息，涉密文件需按《公司保密制度》單獨管理。文件歸檔需在文件印發(fā)后1個月內(nèi)完成，保證檔案完整，避免遺失。六、訪客接待管理流程（一）適用情境外部人員（如客戶、合作伙伴、部門、應聘者）來訪的預約、接待、服務及記錄場景。（二）標準化操作流程1.訪客預約操作人：對接部門（如業(yè)務部、人事部）或行政部。操作內(nèi)容：（1）明確訪客姓名、單位、來訪事由、預計到訪/離開時間、人數(shù)及聯(lián)系方式。（2）填寫《訪客預約登記表》（見附件10），提交至行政部；臨時來訪需通過電話預約，行政部確認后安排接待。2.接待準備操作人：行政部前臺+對接部門。操作內(nèi)容：（1）行政部根據(jù)預約信息，安排會議室（如需），準備茶水、紙巾、公司宣傳資料等物料。（2）對接部門確認接待人員（如部門負責人、業(yè)務專員），提前告知訪客到訪時間及注意事項。3.訪客接待操作人：行政部前臺+對接部門接待人員。操作內(nèi)容：（1）訪客到訪后，前臺核對身份信息（如身份證、工作證），引導至接待區(qū)或會議室。（2）對接部門接待人員主動迎接，引導入座，介紹雙方人員，確認接待流程。4.會中服務操作人：行政部前臺。操作內(nèi)容：（1）為訪客提供茶水、咖啡等飲品，根據(jù)需求協(xié)助調試會議室設備（如投影儀、Wi-Fi）。（2）保持安靜，避免干擾會議；如需延長接待時間，及時對接部門確認。5.送別與記錄操作人：對接部門接待人員+行政部前臺。操作內(nèi)容：（1）會議結束后，對接部門人員送別訪客至公司門口，禮貌道別。（2）行政部前臺更新《訪客接待記錄表》（見附件11），記錄訪客到訪時間、接待部門、接待人員、離開時間及反饋意見。（三）配套表單模板附件10：訪客預約登記表接待部門接待人聯(lián)系方式預約日期訪客姓名單位職位聯(lián)系方式到訪時間離開時間訪客人數(shù)到訪事由是否需要會議室是否需要車輛接待部門確認行政部確認簽字：日期：簽字：日期：附件11：訪客接待記錄表接待日期訪客姓名單位到訪時間離開時間接待部門接待人接待事由訪客反饋（四）執(zhí)行要點與風險提示執(zhí)行要點：重要訪客（如大客戶、領導）需提前1天預約，對接部門需制定詳細接待方案。前臺需保持儀容儀表整潔，使用禮貌用語（如“您