合同擬定與審批制度一、制度目的與適用范圍（一）制度目的為規(guī)范企業(yè)合同管理流程，明確合同擬定與審批各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，維護(hù)企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，制定本制度。合同作為企業(yè)對(duì)外開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、對(duì)內(nèi)進(jìn)行權(quán)責(zé)約定的重要法律文件，其擬定的規(guī)范性與審批的嚴(yán)謹(jǐn)性直接關(guān)系到企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全、經(jīng)營(yíng)效益及市場(chǎng)信譽(yù)。通過(guò)建立本制度，可有效避免因合同條款不完善、審批流程不規(guī)范導(dǎo)致的法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失等問(wèn)題，提升企業(yè)合同管理的專業(yè)化水平，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供制度保障。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、技術(shù)合同（含技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、技術(shù)服務(wù)合同等）、租賃合同、借款合同、建設(shè)工程合同、委托合同、勞動(dòng)合同等。需特別說(shuō)明的是，企業(yè)與員工簽訂的勞動(dòng)合同，在遵循本制度基本流程的同時(shí)，還需符合《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等勞動(dòng)法律法規(guī)的特殊規(guī)定；涉及企業(yè)重大資產(chǎn)重組、對(duì)外投資、股權(quán)轉(zhuǎn)讓等重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同，除本制度規(guī)定的審批流程外，還需提交企業(yè)股東會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。二、合同擬定規(guī)范（一）擬定主體與資質(zhì)要求1.擬定主體：企業(yè)合同原則上由業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)擬定。業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)根據(jù)合同涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，指定具備相應(yīng)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員作為合同擬定負(fù)責(zé)人，確保合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求高度匹配。2.資質(zhì)要求：合同擬定負(fù)責(zé)人需熟悉相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，具備良好的文字表達(dá)能力和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力。對(duì)于復(fù)雜、重大的合同（如合同金額超過(guò)500萬(wàn)元、涉及核心技術(shù)轉(zhuǎn)讓等），業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)聯(lián)合企業(yè)法務(wù)部門共同擬定，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專業(yè)律師參與。（二）合同擬定的核心要素1.當(dāng)事人信息：需明確合同雙方的全稱、法定代表人（或負(fù)責(zé)人）、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系方式等基本信息，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確，避免因主體信息錯(cuò)誤導(dǎo)致合同無(wú)效或履行困難。例如，在買賣合同中，需核實(shí)供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息，確認(rèn)其具備相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)；在技術(shù)合同中，需明確研發(fā)方或服務(wù)方的技術(shù)實(shí)力證明文件（如專利證書、技術(shù)成果鑒定報(bào)告等）。2.合同標(biāo)的：需清晰界定合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息。以買賣合同為例，需明確產(chǎn)品的型號(hào)、材質(zhì)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）、驗(yàn)收方式等；以技術(shù)服務(wù)合同為例，需明確服務(wù)的具體內(nèi)容、服務(wù)范圍、技術(shù)指標(biāo)要求等，避免因標(biāo)的模糊導(dǎo)致履行爭(zhēng)議。3.權(quán)利義務(wù)：需詳細(xì)約定合同雙方的權(quán)利與義務(wù)，確保權(quán)責(zé)對(duì)等、條款公平。例如，在委托開(kāi)發(fā)合同中，需明確委托方提供研發(fā)經(jīng)費(fèi)的金額、時(shí)間及方式，研發(fā)方的研發(fā)進(jìn)度、成果交付時(shí)間及質(zhì)量保證義務(wù)；在租賃合同中，需明確出租方的房屋維修義務(wù)、承租方的租金支付義務(wù)及房屋使用限制等。4.價(jià)款或報(bào)酬：需明確合同價(jià)款或報(bào)酬的金額、計(jì)算方式、支付時(shí)間、支付方式及票據(jù)要求等。金額需同時(shí)注明大寫和小寫，避免歧義；支付方式需符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度，如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式的，需注明收款賬戶信息；涉及分期付款的，需明確各期付款的條件和比例。例如，在建設(shè)工程合同中，可約定“合同簽訂后10日內(nèi)支付合同總金額的20%作為預(yù)付款，工程竣工驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付至合同總金額的95%，剩余5%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后15日內(nèi)付清”。5.履行期限、地點(diǎn)和方式：需明確合同的履行起止時(shí)間、履行地點(diǎn)及具體履行方式。履行期限需結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際合理設(shè)定，避免因期限過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)；履行地點(diǎn)需明確具體地址（如“XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)”），涉及貨物運(yùn)輸?shù)?，需明確交貨地點(diǎn)及運(yùn)輸方式（如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸?shù)龋?；履行方式需具有可操作性，例如在技術(shù)開(kāi)發(fā)合同中，需明確研發(fā)成果的交付形式（如紙質(zhì)文檔、電子文件、實(shí)物樣機(jī)等）及交付次數(shù)。6.違約責(zé)任：需針對(duì)可能出現(xiàn)的違約情形（如逾期付款、逾期交貨、質(zhì)量不合格、技術(shù)成果未達(dá)標(biāo)等），明確違約方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任形式（如支付違約金、賠償損失、繼續(xù)履行、解除合同等）。違約金的設(shè)定需合理，一般不超過(guò)合同總金額的30%；賠償損失的范圍需明確，包括直接損失（如實(shí)際損失、為處理違約事宜支出的合理費(fèi)用等）和間接損失（如預(yù)期利益損失，需在合同中明確約定方可主張）。例如，在買賣合同中，可約定“賣方逾期交貨的，每逾期一日，按合同總金額的0.5%向買方支付違約金；逾期超過(guò)30日的，買方有權(quán)解除合同，并要求賣方賠償買方因此造成的損失（包括但不限于重新采購(gòu)的差價(jià)、停工損失等）”。7.爭(zhēng)議解決方式：需明確合同爭(zhēng)議的解決途徑，可選擇協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟。若選擇仲裁，需明確仲裁機(jī)構(gòu)的名稱（如“北京仲裁委員會(huì)”“上海國(guó)際仲裁中心”等）；若選擇訴訟，需約定管轄法院（需符合《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》關(guān)于管轄的規(guī)定，如被告住所地、合同履行地、合同簽訂地等）。建議優(yōu)先選擇對(duì)企業(yè)有利且便于執(zhí)行的爭(zhēng)議解決方式，例如，企業(yè)所在地法院作為管轄法院，可降低后續(xù)訴訟的時(shí)間和成本。（三）合同文本的選用與修訂1.標(biāo)準(zhǔn)文本優(yōu)先：企業(yè)應(yīng)建立合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫(kù)，由法務(wù)部門根據(jù)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況制定各類合同的標(biāo)準(zhǔn)模板（如標(biāo)準(zhǔn)買賣合同模板、標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)服務(wù)合同模板等）。業(yè)務(wù)承辦部門在擬定合同時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選用標(biāo)準(zhǔn)文本，如需對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行修改，需說(shuō)明修改理由，并經(jīng)法務(wù)部門審核確認(rèn)。2.非標(biāo)準(zhǔn)文本審核：若因業(yè)務(wù)特殊需求需使用非標(biāo)準(zhǔn)文本（如對(duì)方提供的格式合同），業(yè)務(wù)承辦部門需對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注對(duì)企業(yè)不利的條款（如免除對(duì)方主要義務(wù)、加重企業(yè)責(zé)任、排除企業(yè)主要權(quán)利的條款），并及時(shí)與對(duì)方協(xié)商修改。修改后的非標(biāo)準(zhǔn)文本需提交法務(wù)部門進(jìn)行合規(guī)性審核，未經(jīng)審核不得簽訂。三、合同審批流程（一）審批流程概述企業(yè)合同審批實(shí)行“業(yè)務(wù)承辦部門→法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（或董事長(zhǎng)）”的分級(jí)審批流程，具體審批權(quán)限根據(jù)合同類型、合同金額等因素確定（詳見(jiàn)下表）。審批流程需通過(guò)企業(yè)OA系統(tǒng)線上流轉(zhuǎn)，確保審批過(guò)程可追溯、可查詢。合同類型合同金額審批流程買賣合同、租賃合同等≤100萬(wàn)元業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)買賣合同、租賃合同等100萬(wàn)元＜金額≤500萬(wàn)元業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理買賣合同、租賃合同等＞500萬(wàn)元業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理→董事長(zhǎng)技術(shù)合同、建設(shè)工程合同等≤200萬(wàn)元業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理技術(shù)合同、建設(shè)工程合同等＞200萬(wàn)元業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理→董事長(zhǎng)重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)合同無(wú)論金額大小上述流程完成后→提交股東會(huì)/董事會(huì)審議（二）各環(huán)節(jié)審批職責(zé)1.業(yè)務(wù)承辦部門審批：業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)人需對(duì)合同的真實(shí)性、必要性、業(yè)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行審核。重點(diǎn)審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、標(biāo)的是否合理、價(jià)款是否公允、履行方式是否可行等，確保合同能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)。審核通過(guò)后，在OA系統(tǒng)中填寫審批意見(jiàn)，并提交至法務(wù)部門。2.法務(wù)部門審批：法務(wù)部門需對(duì)合同的法律合規(guī)性、條款嚴(yán)謹(jǐn)性、風(fēng)險(xiǎn)可控性進(jìn)行審核。審查內(nèi)容包括但不限于：合同主體是否具備相應(yīng)資質(zhì)、合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定、權(quán)利義務(wù)是否明確、違約責(zé)任是否合理、爭(zhēng)議解決方式是否有效等。若發(fā)現(xiàn)合同存在法律風(fēng)險(xiǎn)，法務(wù)部門需提出修改建議，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)根據(jù)建議進(jìn)行修改；若雙方無(wú)法達(dá)成一致，法務(wù)部門需出具風(fēng)險(xiǎn)提示報(bào)告，說(shuō)明風(fēng)險(xiǎn)后果及應(yīng)對(duì)措施。3.財(cái)務(wù)部門審批：財(cái)務(wù)部門需對(duì)合同的財(cái)務(wù)可行性、資金安排、稅務(wù)合規(guī)性進(jìn)行審核。重點(diǎn)審查合同價(jià)款的合理性、支付方式是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度、資金是否有預(yù)算保障、發(fā)票開(kāi)具要求是否明確等。例如，在審核采購(gòu)合同的支付條款時(shí)，財(cái)務(wù)部門需確認(rèn)企業(yè)是否有足夠的流動(dòng)資金支付貨款，避免因資金不足導(dǎo)致逾期付款；在審核技術(shù)開(kāi)發(fā)合同的研發(fā)經(jīng)費(fèi)條款時(shí)，需確認(rèn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算是否合理，是否符合企業(yè)研發(fā)費(fèi)用核算要求。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)合同涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行整體把控，審查合同是否符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、是否存在重大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際情況對(duì)合同條款進(jìn)行最終確認(rèn)，確保合同簽訂后能夠順利履行，為企業(yè)帶來(lái)預(yù)期效益。5.總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批：總經(jīng)理/董事長(zhǎng)需對(duì)合同的重大性、全局性進(jìn)行審核，尤其是對(duì)涉及重大資金、核心業(yè)務(wù)、戰(zhàn)略布局的合同，需綜合評(píng)估合同對(duì)企業(yè)的影響，決定是否批準(zhǔn)簽訂。6.股東會(huì)/董事會(huì)審批：對(duì)于涉及企業(yè)重大資產(chǎn)重組、對(duì)外投資、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、核心技術(shù)轉(zhuǎn)讓等重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同，需在完成上述審批流程后，提交股東會(huì)或董事會(huì)審議。股東會(huì)/董事會(huì)需按照企業(yè)章程規(guī)定的議事規(guī)則進(jìn)行表決，表決通過(guò)后方可簽訂合同。（三）審批時(shí)限要求為提高合同審批效率，避免因?qū)徟舆t影響業(yè)務(wù)開(kāi)展，各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核：1.業(yè)務(wù)承辦部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門的審批時(shí)限為1個(gè)工作日；2.分管領(lǐng)導(dǎo)的審批時(shí)限為1個(gè)工作日；3.總經(jīng)理/董事長(zhǎng)的審批時(shí)限為2個(gè)工作日；4.股東會(huì)/董事會(huì)的審議時(shí)間根據(jù)會(huì)議安排確定，原則上應(yīng)在提交審議后15個(gè)工作日內(nèi)召開(kāi)會(huì)議。若因合同內(nèi)容復(fù)雜、需補(bǔ)充材料等特殊情況無(wú)法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，審批部門需及時(shí)告知業(yè)務(wù)承辦部門，并說(shuō)明延遲原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。四、合同審批后的管理（一）合同簽訂與備案1.合同簽訂：經(jīng)審批通過(guò)的合同，由業(yè)務(wù)承辦部門按照審批確定的條款與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。合同簽訂需使用企業(yè)公章或合同專用章，加蓋的印章需清晰、完整，不得蓋在空白頁(yè)或文字模糊處。法定代表人或授權(quán)代表人需在合同上簽字，授權(quán)代表人簽字需提供有效的授權(quán)委托書（授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容）。2.合同備案：合同簽訂后，業(yè)務(wù)承辦部門需在3個(gè)工作日內(nèi)將合同原件（一式兩份及以上，根據(jù)合同約定確定份數(shù)）提交至企業(yè)檔案管理部門備案，同時(shí)將合同電子版（PDF格式）上傳至企業(yè)OA系統(tǒng)合同管理模塊，便于各部門查詢。檔案管理部門需對(duì)合同進(jìn)行分類編號(hào)、登記造冊(cè)，建立合同臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、履行期限、金額、對(duì)方當(dāng)事人等信息。（二）合同履行跟蹤業(yè)務(wù)承辦部門作為合同履行的責(zé)任部門，需建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期（如每月）檢查合同履行情況，及時(shí)掌握對(duì)方當(dāng)事人的履行進(jìn)度，確保合同按照約定履行。若發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在逾期履行、履行不符合約定等違約情形，需及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，并將情況報(bào)告法務(wù)部門，必要時(shí)采取法律措施維護(hù)企業(yè)權(quán)益；若企業(yè)自身因客觀原因無(wú)法按期履行合同，需提前與對(duì)方協(xié)商變更或解除合同，避免承擔(dān)違約責(zé)任。（三）合同歸檔與保管合同履行完畢后，業(yè)務(wù)承辦部門需將合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件（如送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、發(fā)票、往來(lái)函件等）整理齊全，提交至檔案管理部門與合同原件一并歸檔。檔案管理部門需按照企業(yè)檔案管理制度的要求，對(duì)合同檔案進(jìn)行妥善保管，保管期限根據(jù)合同類型確定：1.一般合同的保管期限為合同履行完畢后5年；2.勞動(dòng)合同、建設(shè)工程合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同等涉及長(zhǎng)期權(quán)利義務(wù)的合同，保管期限為合同履行完畢后10年；3.涉及企業(yè)重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的合同，保管期限為永久。五、責(zé)任追究（一）責(zé)任追究情形1.合同擬定過(guò)程中，因擬定人員故意隱瞞重要信息、遺漏關(guān)鍵條款或因重大過(guò)失導(dǎo)致合同存在重大法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)損失的；2.審批過(guò)程中，審批部門未履行審核職責(zé)，明知合同存在問(wèn)題仍予以批準(zhǔn)，或因故意拖延審批導(dǎo)致業(yè)務(wù)損失的；3.合同簽訂過(guò)程中，未經(jīng)審批擅自簽訂合同、超越授權(quán)范圍簽訂合同，或偽造審批意見(jiàn)、私蓋印章的；4.合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)承辦部門未履行跟蹤職責(zé)，未及時(shí)發(fā)現(xiàn)違約情形或發(fā)現(xiàn)后未采取有效措施，導(dǎo)致企業(yè)遭受損失的；5.檔案管理部門未按規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行備案、歸檔，導(dǎo)致合同原件丟失、損壞的。（二）責(zé)任追究方式根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)輕重、造成損失的大小，對(duì)相關(guān)責(zé)任人采取以下責(zé)任追究方式：1.情節(jié)較輕、未造成實(shí)際損失的，給予警告、通報(bào)批評(píng)；2.情節(jié)較重、造成輕微經(jīng)濟(jì)損失（損失金額在10萬(wàn)元以下）的，給予降職、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金（扣發(fā)金額為當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的50%-100%）；3.情節(jié)嚴(yán)重、造成重大經(jīng)濟(jì)損失（損失金額在10萬(wàn)元及以上）的，給予解除勞動(dòng)合同，同時(shí)要求其賠償企業(yè)相應(yīng)損失；構(gòu)成犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)處理。六、制度修訂與完善（一）修訂頻率本制度每2年修訂一次，若國(guó)家法律法規(guī)發(fā)生重大變化（如《中華人民共和國(guó)民法典》相關(guān)條