內(nèi)部文檔管理制度一、總則

內(nèi)部文檔管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部各類文檔的創(chuàng)建、存儲、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文檔信息的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，并符合相關(guān)管理標準。本制度適用于公司所有部門和員工，所有涉及公司運營、管理、技術(shù)等方面的文檔均需遵循本制度執(zhí)行。

二、文檔分類與編號

（一）文檔分類

1.經(jīng)營管理類文檔：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度預(yù)算、會議紀要、行政文件等。

2.技術(shù)類文檔：包括產(chǎn)品設(shè)計文檔、研發(fā)報告、技術(shù)規(guī)范、操作手冊等。

3.財務(wù)類文檔：包括財務(wù)報表、成本分析、稅務(wù)文件、審計報告等。

4.人力資源類文檔：包括員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核、勞動合同等。

5.其他類文檔：包括市場調(diào)研報告、客戶資料、項目文件等。

（二）文檔編號規(guī)則

1.采用統(tǒng)一編號體系，格式為“[部門代碼]-[年份]-[序列號]”。例如，“RD-2023-001”表示研發(fā)部2023年的第一份文檔。

2.部門代碼參照公司內(nèi)部部門編碼表，年份采用四位阿拉伯數(shù)字，序列號采用三位阿拉伯數(shù)字。

三、文檔創(chuàng)建與審批

（一）文檔創(chuàng)建要求

1.文檔內(nèi)容需清晰、準確，避免歧義。

2.使用公司標準模板進行創(chuàng)建，確保格式統(tǒng)一。

3.關(guān)鍵文檔需經(jīng)部門負責人審核，重大文檔需提交管理層審批。

（二）審批流程

1.基礎(chǔ)文檔：部門負責人審核后直接歸檔。

2.重要文檔：部門負責人審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.核心文檔：分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報總經(jīng)理最終確認。

四、文檔存儲與管理

（一）存儲要求

1.電子文檔存儲于公司統(tǒng)一指定的云存儲系統(tǒng)，定期備份。

2.紙質(zhì)文檔存放在指定檔案柜中，分類存放并標注目錄。

3.高價值文檔需雙重備份，并設(shè)置訪問權(quán)限。

（二）訪問控制

1.電子文檔需通過權(quán)限管理系統(tǒng)登錄，不同崗位員工可訪問相應(yīng)級別的文檔。

2.紙質(zhì)文檔需經(jīng)授權(quán)人員方可查閱，外借需登記并限時歸還。

五、文檔使用與更新

（一）使用規(guī)范

1.文檔使用需符合崗位需求，不得擅自復(fù)制或傳播無關(guān)文檔。

2.查閱敏感文檔需填寫申請單，經(jīng)審批后方可獲取。

（二）更新流程

1.文檔內(nèi)容發(fā)生變更時，需在文檔首頁標注修訂日期和修訂人。

2.重大修訂需重新審批并通知相關(guān)員工。

六、文檔銷毀

（一）銷毀條件

1.文檔超過保存期限（如財務(wù)類文檔保存5年，技術(shù)類文檔保存3年）。

2.文檔內(nèi)容失效或被新版本替代。

3.存儲空間不足需清理舊文檔。

（二）銷毀流程

1.提交銷毀申請，注明文檔類型、數(shù)量及原因。

2.經(jīng)部門負責人和信息安全員確認后，由專人執(zhí)行銷毀。

3.電子文檔需通過系統(tǒng)徹底刪除，紙質(zhì)文檔需采用碎紙機粉碎。

七、監(jiān)督與考核

（一）監(jiān)督機制

1.信息安全部門定期抽查文檔管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

2.各部門需指定專人負責文檔管理，并接受培訓(xùn)。

（二）考核標準

1.文檔漏存、錯存等情況將按情節(jié)嚴重程度進行處罰。

2.連續(xù)兩次以上檢查不合格的部門，負責人需承擔管理責任。

八、附則

本制度自發(fā)布之日起生效，各部門需組織員工學(xué)習(xí)并嚴格執(zhí)行。如有調(diào)整，由信息安全管理部負責更新并通知全體員工。

一、總則

內(nèi)部文檔管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部各類文檔的創(chuàng)建、存儲、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文檔信息的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，并符合相關(guān)管理標準。本制度適用于公司所有部門和員工，所有涉及公司運營、管理、技術(shù)等方面的文檔均需遵循本制度執(zhí)行。

（一）目的與意義

1.規(guī)范流程：建立統(tǒng)一的文檔管理標準，減少混亂，確保文檔處理流程的標準化和高效化。

2.信息安全：通過權(quán)限控制和定期銷毀機制，防止敏感信息泄露或被不當使用，保護公司核心資產(chǎn)。

3.知識沉淀：確保重要文檔得到妥善保存和傳承，便于新員工快速熟悉業(yè)務(wù)，減少重復(fù)勞動。

4.合規(guī)要求：滿足行業(yè)或特定業(yè)務(wù)場景下的文檔管理要求，避免因管理不當引發(fā)的風險。

（二）適用范圍

1.人員范圍：公司全體員工，無論崗位層級，均有責任遵守本制度，按要求創(chuàng)建、使用和保管文檔。

2.文檔范圍：涵蓋公司所有電子和紙質(zhì)形式的文檔，包括但不限于：

（1）經(jīng)營管理類：會議紀要、項目計劃、市場分析報告、內(nèi)部通知、組織架構(gòu)圖等。

（2）技術(shù)類：產(chǎn)品需求文檔（PRD）、設(shè)計規(guī)范、測試報告、技術(shù)架構(gòu)圖、操作手冊、維護記錄等。

（3）財務(wù)類：預(yù)算表、決算報告、成本核算單、付款憑證、稅務(wù)申報表、審計底稿等。

（4）人力資源類：員工入職/離職記錄、培訓(xùn)材料、績效考核表、員工手冊、勞動合同（草稿及存檔版本）等。

（5）其他類：供應(yīng)商資料、客戶溝通記錄、合同草案、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件（如設(shè)計稿、專利申請文件）、會議錄音/錄像整理稿等。

二、文檔分類與編號

（一）文檔分類

1.經(jīng)營管理類：

（1）戰(zhàn)略與規(guī)劃：公司年度戰(zhàn)略規(guī)劃、部門發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)布局報告等。

（2）行政與人事：內(nèi)部通知公告、規(guī)章制度、員工花名冊、會議安排、活動策劃等。

（3）項目與執(zhí)行：項目立項報告、項目進度報告、項目總結(jié)報告、跨部門協(xié)作文檔等。

2.技術(shù)類：

（1）產(chǎn)品：產(chǎn)品需求文檔（PRD）、產(chǎn)品原型設(shè)計、用戶手冊、版本發(fā)布說明等。

（2）研發(fā)：設(shè)計文檔（包括架構(gòu)設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計）、代碼注釋、單元測試報告、技術(shù)解決方案等。

（3）運維：系統(tǒng)監(jiān)控報告、故障處理記錄、性能優(yōu)化記錄、部署文檔等。

3.財務(wù)類：

（1）核算：會計憑證、賬簿記錄、成本分析表、發(fā)票管理記錄等。

（2）管理：預(yù)算編制與執(zhí)行表、財務(wù)分析報告、資金計劃、稅務(wù)管理文件等。

4.人力資源類：

（1）招聘與配置：招聘需求單、面試記錄、錄用通知、員工信息登記表等。

（2）培訓(xùn)與發(fā)展：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評估、員工晉升記錄等。

（3）績效與薪酬：績效考核表、績效面談記錄、薪酬調(diào)整記錄、獎懲記錄等。

5.其他類：

（1）市場與銷售：市場調(diào)研報告、競品分析、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計、客戶反饋記錄等。

（2）采購與供應(yīng)鏈：供應(yīng)商評估報告、采購申請單、采購合同、入庫/出庫記錄等。

（3）法務(wù)與合規(guī)（內(nèi)部使用）：合同草稿及修訂記錄、內(nèi)部合規(guī)檢查報告、風險評估記錄等。

（二）文檔編號規(guī)則

1.統(tǒng)一格式：采用“[部門代碼]-[文檔類型代碼]-[年份]-[流水號]”的格式進行編號。

（1）部門代碼：使用公司內(nèi)部標準化的2-4位字母或數(shù)字代碼代表部門，例如：

-RD：研發(fā)部

-FIN：財務(wù)部

-HR：人力資源部

-MKT：市場部

（2）文檔類型代碼：使用標準化的2-4位字母或數(shù)字代碼代表文檔類別，例如：

-YZ：需求文檔

-JS：計劃/總結(jié)

-BG：報表/預(yù)算

-NH：通知/紀要

-CL：合同

（3）年份：使用四位阿拉伯數(shù)字表示年份，例如：2023。

（4）流水號：使用4位阿拉伯數(shù)字表示該類型文檔在本年度內(nèi)的順序編號，不足部分補零，例如：001。

2.示例：

-“RD-YZ-2023-001”表示研發(fā)部2023年的第一份產(chǎn)品需求文檔。

-“FIN-BG-2023-050”表示財務(wù)部2023年的第五份月度財務(wù)報表。

3.編號原則：

（1）唯一性：每個文檔編號在系統(tǒng)中必須是唯一的。

（2）順序性：同類型文檔的流水號按順序遞增。

（3）易讀性：編號結(jié)構(gòu)清晰，便于快速識別文檔屬性。

4.編號責任：文檔編號由文檔創(chuàng)建人或指定部門（如檔案管理部門）負責生成，并在文檔元數(shù)據(jù)中記錄。

三、文檔創(chuàng)建與審批

（一）文檔創(chuàng)建要求

1.內(nèi)容規(guī)范：

（1）目標明確：文檔需圍繞特定主題或任務(wù)，目的清晰。

（2）信息準確：所有數(shù)據(jù)、事實、引用需核實，避免錯誤。

（3）邏輯清晰：結(jié)構(gòu)合理，語言簡潔，術(shù)語使用一致。

（4）版本控制：首次創(chuàng)建需注明版本號（如V1.0），后續(xù)修訂需明確修訂版本和日期。

2.格式規(guī)范：

（1）模板使用：鼓勵使用公司提供的標準文檔模板，確保格式統(tǒng)一。如無模板，需遵循公司統(tǒng)一的字體、字號、行距、頁邊距等格式要求。

（2）電子文檔：優(yōu)先使用公司指定的辦公軟件（如Word、Excel、PPT）創(chuàng)建，確保兼容性。

（3）命名規(guī)范：電子文檔命名需包含文檔編號和主題，例如：“RD-YZ-2023-001_產(chǎn)品A需求文檔_v1.0.docx”。

3.元數(shù)據(jù)記錄：

（1）創(chuàng)建人：記錄文檔的創(chuàng)建者姓名或工號。

（2）創(chuàng)建日期：記錄文檔首次創(chuàng)建的日期和時間。

（3）最后修改人：記錄最近一次修改文檔的姓名或工號。

（4）最后修改日期：記錄最近一次修改文檔的日期和時間。

（5）密級（如適用）：標注文檔的保密級別（如公開、內(nèi)部、秘密），按公司密級管理制度執(zhí)行。

（二）審批流程

1.審批層級確定：根據(jù)文檔的重要程度和敏感性設(shè)定不同的審批層級。

（1）基礎(chǔ)文檔（公開/低敏感）：創(chuàng)建后經(jīng)創(chuàng)建人自審，可直接歸檔或按部門流程發(fā)布。例如：部門內(nèi)部通知、一般性工作總結(jié)。

（2）常規(guī)文檔（內(nèi)部/中等敏感）：創(chuàng)建后需經(jīng)直接上級或部門負責人審核確認。例如：項目計劃、一般性分析報告。

（3）重要文檔（較高敏感）：常規(guī)審批通過后，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)或項目總監(jiān)復(fù)核。例如：涉及跨部門協(xié)作的重要計劃、關(guān)鍵項目報告。

（4）核心文檔（高敏感）：重要審批通過后，需報請公司指定的高級管理層（如總經(jīng)理、副總經(jīng)理）最終審批。例如：年度戰(zhàn)略報告、重大財務(wù)決策文件、核心技術(shù)規(guī)范。

2.審批步驟：

（1）創(chuàng)建人提交文檔至審批流程。

（2）審批人接收文檔，根據(jù)職責和權(quán)限進行審核，提出修改意見或直接批準。

（3）如需修改，創(chuàng)建人根據(jù)意見修改后重新提交審批；如需退回，審批人需說明原因。

（4）所有審批節(jié)點完成后，文檔狀態(tài)更新為“已批準”，方可進入下一環(huán)節(jié)（如發(fā)布、歸檔）。

3.審批時限：

（1）各級審批人應(yīng)在收到審批請求后2個工作日內(nèi)完成審批（緊急文檔除外）。

（2）如審批人無法及時處理，應(yīng)指定代理人審批，并告知創(chuàng)建人。

4.審批記錄：

（1）系統(tǒng)自動記錄所有審批節(jié)點的審批人、審批時間及審批結(jié)果。

（2）紙質(zhì)文檔需在審批表上簽字確認。

四、文檔存儲與管理

（一）存儲要求

1.電子文檔存儲：

（1）存儲系統(tǒng)：統(tǒng)一存儲于公司指定的云存儲服務(wù)或內(nèi)部文件服務(wù)器（如SharePoint、公司私有云盤），確保數(shù)據(jù)安全、易于訪問和備份。

（2）文件夾結(jié)構(gòu)：遵循與文檔分類一致的文件夾結(jié)構(gòu)，便于分類查找。例如：“/文檔中心/經(jīng)營管理/行政人事/通知公告”。

（3）備份機制：執(zhí)行定期自動備份（如每日全量備份、每周增量備份），備份數(shù)據(jù)存儲在物理隔離的異地存儲設(shè)備或云備份服務(wù)中。

（4）存儲周期：根據(jù)文檔分類和公司規(guī)定設(shè)定電子文檔的保存期限，到期前進行鑒定，符合銷毀條件的按流程處理。

（5）訪問權(quán)限：基于“最小權(quán)限原則”設(shè)置訪問權(quán)限，不同部門或崗位員工只能訪問與其工作相關(guān)的文檔。權(quán)限由IT部門或檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果配置和管理。

2.紙質(zhì)文檔存儲：

（1）存儲區(qū)域：設(shè)置專用檔案室或文件柜，環(huán)境要求：干燥、通風、防光、防火、防蟲蛀。

（2）分類存放：按文檔分類、編號或保管期限進行分區(qū)存放，制作詳細的檔案目錄（可電子化）。

（3）標識清晰：每個文件柜/檔案盒均有明確標簽，注明內(nèi)容、編號范圍、保管期限等。

（4）安全措施：重要紙質(zhì)文檔可考慮加鎖存放，限制出入。

（5）存放順序：同類文檔按編號順序排列，便于查找。

（二）訪問控制

1.電子文檔權(quán)限管理：

（1）權(quán)限申請：員工需通過系統(tǒng)提交權(quán)限申請，說明所需訪問文檔的編號或類型及理由，經(jīng)部門負責人和信息安全員審批后生效。

（2）權(quán)限變更：員工崗位變動或職責調(diào)整時，需及時更新其文檔訪問權(quán)限。

（3）定期審計：IT部門或信息安全部門定期審計文檔訪問日志，檢查是否存在異常訪問行為。

（4）水印設(shè)置：對敏感電子文檔可設(shè)置顯示姓名/工號或“機密”等水印，防止非授權(quán)傳播。

2.紙質(zhì)文檔查閱管理：

（1）登記查閱：非檔案管理人員查閱紙質(zhì)文檔需填寫《文檔查閱申請單》，經(jīng)文檔保管人或部門負責人批準后，由檔案管理員提供。

（2）限時歸還：查閱的紙質(zhì)文檔需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如有損壞或遺失需按價賠償。

（3）復(fù)印控制：復(fù)印敏感紙質(zhì)文檔需經(jīng)更高級別審批，并記錄復(fù)印目的和數(shù)量。

（4）現(xiàn)場管理：重要紙質(zhì)文檔存放區(qū)域應(yīng)限制無關(guān)人員進入。

五、文檔使用與更新

（一）使用規(guī)范

1.目的性使用：文檔僅供工作需要，不得用于與工作無關(guān)的場合，嚴禁傳播公司敏感信息。

2.規(guī)范引用：引用外部文檔或數(shù)據(jù)時，需注明來源，確保信息的準確性和可追溯性。

3.禁止行為：

（1）未經(jīng)授權(quán)復(fù)制、傳播、下載敏感文檔。

（2）修改文檔內(nèi)容后未按流程更新版本或記錄。

（3）將包含公司信息的文檔用于個人用途或?qū)ν獍l(fā)布（除非獲得正式授權(quán)）。

4.協(xié)作流程：多人協(xié)作處理同一文檔時，應(yīng)明確分工，使用支持協(xié)作編輯的工具（如在線文檔），并約定版本管理規(guī)則，避免版本沖突。

（二）更新流程

1.版本標識：所有文檔需維護版本歷史，新版本發(fā)布時應(yīng)清晰標注版本號（如V1.1,V2.0）及更新說明。

2.觸發(fā)條件：以下情況需觸發(fā)文檔更新：

（1）文檔內(nèi)容發(fā)生實質(zhì)性修改。

（2）相關(guān)業(yè)務(wù)流程、政策或數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

（3）原版本存在錯誤或遺漏。

3.更新步驟：

（1）更新發(fā)起：文檔的原創(chuàng)建人或負責人確認需更新后，啟動更新流程。

（2）內(nèi)容修訂：根據(jù)實際需求修改文檔內(nèi)容，確保修訂的準確性和完整性。

（3）修訂審核：重要文檔的修訂版本需按原審批流程再次提交審核。

（4）版本替換：審核通過后，新版本替換舊版本，舊版本可歸檔或按規(guī)定銷毀。

（5）通知相關(guān)人員：對于需要廣泛傳播的文檔更新，需通知相關(guān)用戶群體。

4.變更記錄：在文檔的修訂記錄部分或元數(shù)據(jù)中，詳細記錄每次更新的時間、修改人、修改內(nèi)容摘要等信息。

六、文檔銷毀

（一）銷毀條件

1.保存期限屆滿：根據(jù)公司文檔管理年限規(guī)定，各類文檔（電子/紙質(zhì)）保存期滿后可銷毀。

（1）示例年限參考：

-經(jīng)營管理類：內(nèi)部通知等短期文檔1年，年度報告等長期文檔5年。

-技術(shù)類：設(shè)計文檔3年，測試報告2年。

-財務(wù)類：憑證/賬簿5年，審計報告7年。

-人力資源類：員工離職檔案（含合同）3年，一般培訓(xùn)記錄2年。

-其他類：客戶資料視合同要求，一般項目文檔3年。

2.內(nèi)容失效：文檔所描述的事項已完成、作廢或被新版本完全替代。

3.重復(fù)文件：同一內(nèi)容的多個副本，經(jīng)確認無需保留。

4.合規(guī)要求：特定業(yè)務(wù)（如財務(wù)、法務(wù)）按外部法規(guī)要求必須銷毀的文檔。

（二）銷毀流程

1.銷毀申請：需銷毀的文檔需由文檔保管人或部門負責人填寫《文檔銷毀申請表》，說明文檔類型、編號范圍、數(shù)量、原因及建議處理方式（徹底銷毀/歸檔）。

2.審批環(huán)節(jié)：申請表需經(jīng)部門負責人、信息安全部門（針對電子文檔）或檔案管理部門（針對紙質(zhì)文檔）審核，重大或敏感文檔需報請分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

3.執(zhí)行銷毀：

（1）電子文檔：由IT部門通過系統(tǒng)徹底刪除，并覆蓋原始存儲空間至少一次，必要時進行物理銷毀（如硬盤粉碎）。需記錄銷毀時間、執(zhí)行人及銷毀的文檔編號范圍。

（2）紙質(zhì)文檔：由檔案管理部門或指定人員使用符合保密要求的碎紙機進行粉碎。重要文檔需兩人以上監(jiān)督銷毀過程，并拍照留存銷毀證據(jù)。

4.記錄與確認：

（1）銷毀完成后，IT或檔案部門填寫《文檔銷毀確認單》，注明銷毀日期、方式、執(zhí)行人及銷毀的文檔編號范圍。

（2）雙方簽字確認后，申請表和確認單存檔備查。

5.定期審計：信息安全部門或檔案管理部門定期抽查文檔銷毀執(zhí)行情況，確保流程合規(guī)。

七、監(jiān)督與考核

（一）監(jiān)督機制

1.部門自查：各部門每月需對文檔管理情況進行自查，重點關(guān)注文檔創(chuàng)建規(guī)范性、存儲安全性、權(quán)限控制有效性等，并將自查結(jié)果報送信息安全部或檔案管理部門。

2.定期抽查：信息安全部或檔案管理部門每季度組織對各部門文檔管理執(zhí)行情況進行抽查，包括：

（1）隨機抽取文檔，檢查其完整性、準確性、版本控制情況。

（2）核對電子文檔的訪問權(quán)限設(shè)置是否合理。

（3）檢查紙質(zhì)文檔的存放環(huán)境、標識和銷毀記錄。

3.問題整改：對抽查發(fā)現(xiàn)的問題，需及時向相關(guān)部門反饋，限期整改，并進行復(fù)查。

（二）考核標準

1.考核內(nèi)容：

（1）文檔創(chuàng)建是否規(guī)范（格式、元數(shù)據(jù)等）。

（2）文檔存儲是否符合要求（電子/紙質(zhì)）。

（3）文檔權(quán)限控制是否得當。

（4）文檔更新是否及時準確。

（5）文檔銷毀是否合規(guī)。

（6）文檔管理制度的學(xué)習(xí)和遵守情況。

2.考核方式：

（1）結(jié)合日常抽查、定期審計結(jié)果進行評分。

（2）將文檔管理納入部門或個人績效考核指標（KPI），占比根據(jù)重要性調(diào)整。

3.獎懲措施：

（1）對于文檔管理做得好的部門或個人，給予通報表揚或績效加分。

（2）對于違反文檔管理制度，造成信息泄露、數(shù)據(jù)丟失等問題的，視情節(jié)嚴重程度給予警告、罰款、降職等處理。

（3）連續(xù)兩次考核不合格的部門負責人，需參與專項培訓(xùn)，并由上級主管督促改進。

八、附則

本制度自發(fā)布之日起生效，由[指定部門，如：信息技術(shù)部/綜合管理部]負責解釋和修訂。各部門需組織員工學(xué)習(xí)本制度，確保理解和執(zhí)行。公司可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，對本制度進行適時修訂，修訂后的制度將另行發(fā)布通知。

一、總則

內(nèi)部文檔管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部各類文檔的創(chuàng)建、存儲、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文檔信息的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，并符合相關(guān)管理標準。本制度適用于公司所有部門和員工，所有涉及公司運營、管理、技術(shù)等方面的文檔均需遵循本制度執(zhí)行。

二、文檔分類與編號

（一）文檔分類

1.經(jīng)營管理類文檔：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度預(yù)算、會議紀要、行政文件等。

2.技術(shù)類文檔：包括產(chǎn)品設(shè)計文檔、研發(fā)報告、技術(shù)規(guī)范、操作手冊等。

3.財務(wù)類文檔：包括財務(wù)報表、成本分析、稅務(wù)文件、審計報告等。

4.人力資源類文檔：包括員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核、勞動合同等。

5.其他類文檔：包括市場調(diào)研報告、客戶資料、項目文件等。

（二）文檔編號規(guī)則

1.采用統(tǒng)一編號體系，格式為“[部門代碼]-[年份]-[序列號]”。例如，“RD-2023-001”表示研發(fā)部2023年的第一份文檔。

2.部門代碼參照公司內(nèi)部部門編碼表，年份采用四位阿拉伯數(shù)字，序列號采用三位阿拉伯數(shù)字。

三、文檔創(chuàng)建與審批

（一）文檔創(chuàng)建要求

1.文檔內(nèi)容需清晰、準確，避免歧義。

2.使用公司標準模板進行創(chuàng)建，確保格式統(tǒng)一。

3.關(guān)鍵文檔需經(jīng)部門負責人審核，重大文檔需提交管理層審批。

（二）審批流程

1.基礎(chǔ)文檔：部門負責人審核后直接歸檔。

2.重要文檔：部門負責人審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.核心文檔：分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報總經(jīng)理最終確認。

四、文檔存儲與管理

（一）存儲要求

1.電子文檔存儲于公司統(tǒng)一指定的云存儲系統(tǒng)，定期備份。

2.紙質(zhì)文檔存放在指定檔案柜中，分類存放并標注目錄。

3.高價值文檔需雙重備份，并設(shè)置訪問權(quán)限。

（二）訪問控制

1.電子文檔需通過權(quán)限管理系統(tǒng)登錄，不同崗位員工可訪問相應(yīng)級別的文檔。

2.紙質(zhì)文檔需經(jīng)授權(quán)人員方可查閱，外借需登記并限時歸還。

五、文檔使用與更新

（一）使用規(guī)范

1.文檔使用需符合崗位需求，不得擅自復(fù)制或傳播無關(guān)文檔。

2.查閱敏感文檔需填寫申請單，經(jīng)審批后方可獲取。

（二）更新流程

1.文檔內(nèi)容發(fā)生變更時，需在文檔首頁標注修訂日期和修訂人。

2.重大修訂需重新審批并通知相關(guān)員工。

六、文檔銷毀

（一）銷毀條件

1.文檔超過保存期限（如財務(wù)類文檔保存5年，技術(shù)類文檔保存3年）。

2.文檔內(nèi)容失效或被新版本替代。

3.存儲空間不足需清理舊文檔。

（二）銷毀流程

1.提交銷毀申請，注明文檔類型、數(shù)量及原因。

2.經(jīng)部門負責人和信息安全員確認后，由專人執(zhí)行銷毀。

3.電子文檔需通過系統(tǒng)徹底刪除，紙質(zhì)文檔需采用碎紙機粉碎。

七、監(jiān)督與考核

（一）監(jiān)督機制

1.信息安全部門定期抽查文檔管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

2.各部門需指定專人負責文檔管理，并接受培訓(xùn)。

（二）考核標準

1.文檔漏存、錯存等情況將按情節(jié)嚴重程度進行處罰。

2.連續(xù)兩次以上檢查不合格的部門，負責人需承擔管理責任。

八、附則

本制度自發(fā)布之日起生效，各部門需組織員工學(xué)習(xí)并嚴格執(zhí)行。如有調(diào)整，由信息安全管理部負責更新并通知全體員工。

一、總則

內(nèi)部文檔管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部各類文檔的創(chuàng)建、存儲、使用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)，確保文檔信息的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，并符合相關(guān)管理標準。本制度適用于公司所有部門和員工，所有涉及公司運營、管理、技術(shù)等方面的文檔均需遵循本制度執(zhí)行。

（一）目的與意義

1.規(guī)范流程：建立統(tǒng)一的文檔管理標準，減少混亂，確保文檔處理流程的標準化和高效化。

2.信息安全：通過權(quán)限控制和定期銷毀機制，防止敏感信息泄露或被不當使用，保護公司核心資產(chǎn)。

3.知識沉淀：確保重要文檔得到妥善保存和傳承，便于新員工快速熟悉業(yè)務(wù)，減少重復(fù)勞動。

4.合規(guī)要求：滿足行業(yè)或特定業(yè)務(wù)場景下的文檔管理要求，避免因管理不當引發(fā)的風險。

（二）適用范圍

1.人員范圍：公司全體員工，無論崗位層級，均有責任遵守本制度，按要求創(chuàng)建、使用和保管文檔。

2.文檔范圍：涵蓋公司所有電子和紙質(zhì)形式的文檔，包括但不限于：

（1）經(jīng)營管理類：會議紀要、項目計劃、市場分析報告、內(nèi)部通知、組織架構(gòu)圖等。

（2）技術(shù)類：產(chǎn)品需求文檔（PRD）、設(shè)計規(guī)范、測試報告、技術(shù)架構(gòu)圖、操作手冊、維護記錄等。

（3）財務(wù)類：預(yù)算表、決算報告、成本核算單、付款憑證、稅務(wù)申報表、審計底稿等。

（4）人力資源類：員工入職/離職記錄、培訓(xùn)材料、績效考核表、員工手冊、勞動合同（草稿及存檔版本）等。

（5）其他類：供應(yīng)商資料、客戶溝通記錄、合同草案、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件（如設(shè)計稿、專利申請文件）、會議錄音/錄像整理稿等。

二、文檔分類與編號

（一）文檔分類

1.經(jīng)營管理類：

（1）戰(zhàn)略與規(guī)劃：公司年度戰(zhàn)略規(guī)劃、部門發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)布局報告等。

（2）行政與人事：內(nèi)部通知公告、規(guī)章制度、員工花名冊、會議安排、活動策劃等。

（3）項目與執(zhí)行：項目立項報告、項目進度報告、項目總結(jié)報告、跨部門協(xié)作文檔等。

2.技術(shù)類：

（1）產(chǎn)品：產(chǎn)品需求文檔（PRD）、產(chǎn)品原型設(shè)計、用戶手冊、版本發(fā)布說明等。

（2）研發(fā)：設(shè)計文檔（包括架構(gòu)設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計）、代碼注釋、單元測試報告、技術(shù)解決方案等。

（3）運維：系統(tǒng)監(jiān)控報告、故障處理記錄、性能優(yōu)化記錄、部署文檔等。

3.財務(wù)類：

（1）核算：會計憑證、賬簿記錄、成本分析表、發(fā)票管理記錄等。

（2）管理：預(yù)算編制與執(zhí)行表、財務(wù)分析報告、資金計劃、稅務(wù)管理文件等。

4.人力資源類：

（1）招聘與配置：招聘需求單、面試記錄、錄用通知、員工信息登記表等。

（2）培訓(xùn)與發(fā)展：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評估、員工晉升記錄等。

（3）績效與薪酬：績效考核表、績效面談記錄、薪酬調(diào)整記錄、獎懲記錄等。

5.其他類：

（1）市場與銷售：市場調(diào)研報告、競品分析、銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計、客戶反饋記錄等。

（2）采購與供應(yīng)鏈：供應(yīng)商評估報告、采購申請單、采購合同、入庫/出庫記錄等。

（3）法務(wù)與合規(guī)（內(nèi)部使用）：合同草稿及修訂記錄、內(nèi)部合規(guī)檢查報告、風險評估記錄等。

（二）文檔編號規(guī)則

1.統(tǒng)一格式：采用“[部門代碼]-[文檔類型代碼]-[年份]-[流水號]”的格式進行編號。

（1）部門代碼：使用公司內(nèi)部標準化的2-4位字母或數(shù)字代碼代表部門，例如：

-RD：研發(fā)部

-FIN：財務(wù)部

-HR：人力資源部

-MKT：市場部

（2）文檔類型代碼：使用標準化的2-4位字母或數(shù)字代碼代表文檔類別，例如：

-YZ：需求文檔

-JS：計劃/總結(jié)

-BG：報表/預(yù)算

-NH：通知/紀要

-CL：合同

（3）年份：使用四位阿拉伯數(shù)字表示年份，例如：2023。

（4）流水號：使用4位阿拉伯數(shù)字表示該類型文檔在本年度內(nèi)的順序編號，不足部分補零，例如：001。

2.示例：

-“RD-YZ-2023-001”表示研發(fā)部2023年的第一份產(chǎn)品需求文檔。

-“FIN-BG-2023-050”表示財務(wù)部2023年的第五份月度財務(wù)報表。

3.編號原則：

（1）唯一性：每個文檔編號在系統(tǒng)中必須是唯一的。

（2）順序性：同類型文檔的流水號按順序遞增。

（3）易讀性：編號結(jié)構(gòu)清晰，便于快速識別文檔屬性。

4.編號責任：文檔編號由文檔創(chuàng)建人或指定部門（如檔案管理部門）負責生成，并在文檔元數(shù)據(jù)中記錄。

三、文檔創(chuàng)建與審批

（一）文檔創(chuàng)建要求

1.內(nèi)容規(guī)范：

（1）目標明確：文檔需圍繞特定主題或任務(wù)，目的清晰。

（2）信息準確：所有數(shù)據(jù)、事實、引用需核實，避免錯誤。

（3）邏輯清晰：結(jié)構(gòu)合理，語言簡潔，術(shù)語使用一致。

（4）版本控制：首次創(chuàng)建需注明版本號（如V1.0），后續(xù)修訂需明確修訂版本和日期。

2.格式規(guī)范：

（1）模板使用：鼓勵使用公司提供的標準文檔模板，確保格式統(tǒng)一。如無模板，需遵循公司統(tǒng)一的字體、字號、行距、頁邊距等格式要求。

（2）電子文檔：優(yōu)先使用公司指定的辦公軟件（如Word、Excel、PPT）創(chuàng)建，確保兼容性。

（3）命名規(guī)范：電子文檔命名需包含文檔編號和主題，例如：“RD-YZ-2023-001_產(chǎn)品A需求文檔_v1.0.docx”。

3.元數(shù)據(jù)記錄：

（1）創(chuàng)建人：記錄文檔的創(chuàng)建者姓名或工號。

（2）創(chuàng)建日期：記錄文檔首次創(chuàng)建的日期和時間。

（3）最后修改人：記錄最近一次修改文檔的姓名或工號。

（4）最后修改日期：記錄最近一次修改文檔的日期和時間。

（5）密級（如適用）：標注文檔的保密級別（如公開、內(nèi)部、秘密），按公司密級管理制度執(zhí)行。

（二）審批流程

1.審批層級確定：根據(jù)文檔的重要程度和敏感性設(shè)定不同的審批層級。

（1）基礎(chǔ)文檔（公開/低敏感）：創(chuàng)建后經(jīng)創(chuàng)建人自審，可直接歸檔或按部門流程發(fā)布。例如：部門內(nèi)部通知、一般性工作總結(jié)。

（2）常規(guī)文檔（內(nèi)部/中等敏感）：創(chuàng)建后需經(jīng)直接上級或部門負責人審核確認。例如：項目計劃、一般性分析報告。

（3）重要文檔（較高敏感）：常規(guī)審批通過后，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)或項目總監(jiān)復(fù)核。例如：涉及跨部門協(xié)作的重要計劃、關(guān)鍵項目報告。

（4）核心文檔（高敏感）：重要審批通過后，需報請公司指定的高級管理層（如總經(jīng)理、副總經(jīng)理）最終審批。例如：年度戰(zhàn)略報告、重大財務(wù)決策文件、核心技術(shù)規(guī)范。

2.審批步驟：

（1）創(chuàng)建人提交文檔至審批流程。

（2）審批人接收文檔，根據(jù)職責和權(quán)限進行審核，提出修改意見或直接批準。

（3）如需修改，創(chuàng)建人根據(jù)意見修改后重新提交審批；如需退回，審批人需說明原因。

（4）所有審批節(jié)點完成后，文檔狀態(tài)更新為“已批準”，方可進入下一環(huán)節(jié)（如發(fā)布、歸檔）。

3.審批時限：

（1）各級審批人應(yīng)在收到審批請求后2個工作日內(nèi)完成審批（緊急文檔除外）。

（2）如審批人無法及時處理，應(yīng)指定代理人審批，并告知創(chuàng)建人。

4.審批記錄：

（1）系統(tǒng)自動記錄所有審批節(jié)點的審批人、審批時間及審批結(jié)果。

（2）紙質(zhì)文檔需在審批表上簽字確認。

四、文檔存儲與管理

（一）存儲要求

1.電子文檔存儲：

（1）存儲系統(tǒng)：統(tǒng)一存儲于公司指定的云存儲服務(wù)或內(nèi)部文件服務(wù)器（如SharePoint、公司私有云盤），確保數(shù)據(jù)安全、易于訪問和備份。

（2）文件夾結(jié)構(gòu)：遵循與文檔分類一致的文件夾結(jié)構(gòu)，便于分類查找。例如：“/文檔中心/經(jīng)營管理/行政人事/通知公告”。

（3）備份機制：執(zhí)行定期自動備份（如每日全量備份、每周增量備份），備份數(shù)據(jù)存儲在物理隔離的異地存儲設(shè)備或云備份服務(wù)中。

（4）存儲周期：根據(jù)文檔分類和公司規(guī)定設(shè)定電子文檔的保存期限，到期前進行鑒定，符合銷毀條件的按流程處理。

（5）訪問權(quán)限：基于“最小權(quán)限原則”設(shè)置訪問權(quán)限，不同部門或崗位員工只能訪問與其工作相關(guān)的文檔。權(quán)限由IT部門或檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果配置和管理。

2.紙質(zhì)文檔存儲：

（1）存儲區(qū)域：設(shè)置專用檔案室或文件柜，環(huán)境要求：干燥、通風、防光、防火、防蟲蛀。

（2）分類存放：按文檔分類、編號或保管期限進行分區(qū)存放，制作詳細的檔案目錄（可電子化）。

（3）標識清晰：每個文件柜/檔案盒均有明確標簽，注明內(nèi)容、編號范圍、保管期限等。

（4）安全措施：重要紙質(zhì)文檔可考慮加鎖存放，限制出入。

（5）存放順序：同類文檔按編號順序排列，便于查找。

（二）訪問控制

1.電子文檔權(quán)限管理：

（1）權(quán)限申請：員工需通過系統(tǒng)提交權(quán)限申請，說明所需訪問文檔的編號或類型及理由，經(jīng)部門負責人和信息安全員審批后生效。

（2）權(quán)限變更：員工崗位變動或職責調(diào)整時，需及時更新其文檔訪問權(quán)限。

（3）定期審計：IT部門或信息安全部門定期審計文檔訪問日志，檢查是否存在異常訪問行為。

（4）水印設(shè)置：對敏感電子文檔可設(shè)置顯示姓名/工號或“機密”等水印，防止非授權(quán)傳播。

2.紙質(zhì)文檔查閱管理：

（1）登記查閱：非檔案管理人員查閱紙質(zhì)文檔需填寫《文檔查閱申請單》，經(jīng)文檔保管人或部門負責人批準后，由檔案管理員提供。

（2）限時歸還：查閱的紙質(zhì)文檔需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如有損壞或遺失需按價賠償。

（3）復(fù)印控制：復(fù)印敏感紙質(zhì)文檔需經(jīng)更高級別審批，并記錄復(fù)印目的和數(shù)量。

（4）現(xiàn)場管理：重要紙質(zhì)文檔存放區(qū)域應(yīng)限制無關(guān)人員進入。

五、文檔使用與更新

（一）使用規(guī)范

1.目的性使用：文檔僅供工作需要，不得用于與工作無關(guān)的場合，嚴禁傳播公司敏感信息。

2.規(guī)范引用：引用外部文檔或數(shù)據(jù)時，需注明來源，確保信息的準確性和可追溯性。

3.禁止行為：

（1）未經(jīng)授權(quán)復(fù)制、傳播、下載敏感文檔。

（2）修改文檔內(nèi)容后未按流程更新版本或記錄。

（3）將包含公司信息的文檔用于個人用途或?qū)ν獍l(fā)布（除非獲得正式授權(quán)）。

4.協(xié)作流程：多人協(xié)作處理同一文檔時，應(yīng)明確分工，使用支持協(xié)作編輯的工具（如在線文檔），并約定版本管理規(guī)則，避免版本沖突。

（二）更新流程

1.版本標識：所有文檔需維護版本歷史，新版本發(fā)布時應(yīng)清晰標注版本號（如V1.1,V2.0）及更新說明。

2.觸發(fā)條件：以下情況需觸發(fā)文檔更新：

（1）文檔內(nèi)容發(fā)生實質(zhì)性修改。

（2）相關(guān)業(yè)務(wù)流程、政策或數(shù)據(jù)發(fā)生變化。

（3）原版本存在錯誤或遺漏。

3.更新步驟：

（1）更新發(fā)起：文檔的原創(chuàng)建人或負責人確認需更新后，啟動更新流程。

（2）內(nèi)容修訂：根據(jù)實際需求修改文檔內(nèi)容，確保修訂的準確性和完整性。

（3）修訂審核：重要文檔的修訂版本需按原審批流程再次提交審核。

（4）版本替換：審核通過后，新版本替換舊版本，舊版本可歸檔或按規(guī)定銷毀。

（5）通知相關(guān)人員：對于需要廣泛傳播的文檔更新，需通知相關(guān)用戶群體。

4.變更記錄：在文檔的修訂記錄部分或元數(shù)據(jù)中，詳細記錄每次更新的時間、修改人、修改內(nèi)容摘要等信息。

六