行政采購(gòu)審批與跟蹤流程表工具指南一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的行政管理部門，用于規(guī)范日常采購(gòu)活動(dòng)中的審批流程與全周期跟蹤。具體場(chǎng)景包括但不限于：辦公用品批量采購(gòu)、辦公設(shè)備新增/更換（如電腦、打印機(jī)）、固定資產(chǎn)采購(gòu)（如辦公家具、服務(wù)器）、服務(wù)類采購(gòu)（如保潔、維修）等。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，可明確各環(huán)節(jié)職責(zé)、提高采購(gòu)效率、保證采購(gòu)合規(guī)性，同時(shí)避免因流程混亂導(dǎo)致的超預(yù)算、重復(fù)采購(gòu)或資源浪費(fèi)問(wèn)題。尤其適用于行政部、綜合管理部等負(fù)責(zé)統(tǒng)籌采購(gòu)事務(wù)的部門，以及需要跨部門協(xié)作（如申請(qǐng)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門）的采購(gòu)場(chǎng)景。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與申請(qǐng)申請(qǐng)人發(fā)起需求：由采購(gòu)需求部門（如市場(chǎng)部、行政部）的申請(qǐng)人填寫(xiě)《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、用途及緊急程度。關(guān)鍵點(diǎn)：需明確物品/服務(wù)的具體參數(shù)（如辦公椅的材質(zhì)、尺寸；維修服務(wù)的范圍），避免模糊描述；預(yù)算金額需符合公司財(cái)務(wù)制度，不得虛報(bào)或漏報(bào)。部門負(fù)責(zé)人初審：申請(qǐng)人將《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至本部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)需求的必要性、合理性及部門預(yù)算匹配情況。輸出物：部門負(fù)責(zé)人簽署“同意”或“不同意”意見(jiàn)，若不同意需注明原因并退回申請(qǐng)人。（二）多級(jí)審批流程根據(jù)采購(gòu)金額及物品類型，觸發(fā)不同層級(jí)的審批（以下為通用示例，具體層級(jí)需結(jié)合企業(yè)實(shí)際制度調(diào)整）：審批層級(jí)適用條件審批人審批要點(diǎn)部門負(fù)責(zé)人審批金額≤2000元需求部門負(fù)責(zé)人需求必要性、部門預(yù)算匹配財(cái)務(wù)部門審核所有采購(gòu)申請(qǐng)財(cái)務(wù)專員/財(cái)務(wù)經(jīng)理預(yù)算是否充足、是否符合成本控制要求、付款方式是否合規(guī)行政管理部門審核所有采購(gòu)申請(qǐng)行政經(jīng)理/采購(gòu)主管采購(gòu)物品是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)、是否為常用型號(hào)、是否有更優(yōu)替代方案分管領(lǐng)導(dǎo)審批金額＞5000元或固定資產(chǎn)采購(gòu)分管行政/財(cái)務(wù)的副總經(jīng)理采購(gòu)的戰(zhàn)略匹配度、大額支出的必要性、是否符合公司年度采購(gòu)計(jì)劃總經(jīng)理審批金額＞20000元或特殊采購(gòu)總經(jīng)理超預(yù)算采購(gòu)的合理性、重大資產(chǎn)投資的必要性注意事項(xiàng)：審批需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購(gòu)可加速，但需注明“緊急”并同步抄送相關(guān)審批人）；若某一環(huán)節(jié)審批不通過(guò)，需及時(shí)反饋至申請(qǐng)人，說(shuō)明原因并要求補(bǔ)充材料或調(diào)整需求。（三）采購(gòu)執(zhí)行與供應(yīng)商選擇采購(gòu)方式確定：根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，行政管理部門選擇合適的采購(gòu)方式：詢價(jià)采購(gòu)：金額較?。ㄈ纭?000元）、標(biāo)準(zhǔn)化物品（如辦公用品），至少向3家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。招標(biāo)采購(gòu)：金額較大（如＞20000元）或復(fù)雜項(xiàng)目，需通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)方式，保證公平公正。單一來(lái)源采購(gòu)：僅有一家供應(yīng)商能滿足需求（如定制化設(shè)備），需提供獨(dú)家授權(quán)證明并經(jīng)總經(jīng)理審批。供應(yīng)商對(duì)接與合同簽訂：確定供應(yīng)商后，行政管理部門與供應(yīng)商確認(rèn)交貨期、付款方式、售后服務(wù)等細(xì)節(jié)，簽訂采購(gòu)合同（金額＞5000元需簽訂正式合同）。關(guān)鍵點(diǎn)：合同需明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等條款，避免口頭約定。（四）到貨驗(yàn)收與登記貨物/服務(wù)驗(yàn)收：供應(yīng)商送貨后，由申請(qǐng)人、行政管理部門、財(cái)務(wù)部門共同驗(yàn)收（服務(wù)類需由使用部門確認(rèn)完成情況）：實(shí)物驗(yàn)收：核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致，檢查外觀是否完好、配件是否齊全。服務(wù)驗(yàn)收：確認(rèn)服務(wù)是否達(dá)到合同約定的標(biāo)準(zhǔn)（如維修后的設(shè)備是否能正常使用、保潔服務(wù)是否達(dá)標(biāo)）。填寫(xiě)驗(yàn)收單：驗(yàn)收合格后，三方共同簽署《行政采購(gòu)驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收結(jié)果、到貨日期、供應(yīng)商信息等；若不合格，需當(dāng)場(chǎng)拒收并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，同時(shí)記錄問(wèn)題原因。輸出物：《行政采購(gòu)驗(yàn)收單》是后續(xù)付款和入賬的重要依據(jù)，需歸檔留存。（五）付款與對(duì)賬付款申請(qǐng)：行政管理部門憑《采購(gòu)申請(qǐng)表》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》等資料，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)付款：財(cái)務(wù)部門核對(duì)單據(jù)無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式（如預(yù)付、貨到付款、分期付款）辦理付款手續(xù)，保留付款憑證（如銀行回單、發(fā)票）。對(duì)賬管理：行政管理部門定期與財(cái)務(wù)部門、供應(yīng)商對(duì)賬，保證采購(gòu)記錄、付款記錄與合同一致，避免漏付或重復(fù)付款。（六）資料歸檔與動(dòng)態(tài)跟蹤資料歸檔：采購(gòu)?fù)瓿珊?，將《采?gòu)申請(qǐng)表》《審批單》《采購(gòu)合同》《驗(yàn)收單》《付款憑證》等資料整理成冊(cè)，按采購(gòu)編號(hào)分類歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購(gòu)需永久保存）。動(dòng)態(tài)跟蹤：建立《采購(gòu)臺(tái)賬》，實(shí)時(shí)記錄采購(gòu)編號(hào)、物品名稱、供應(yīng)商、采購(gòu)日期、到貨日期、驗(yàn)收狀態(tài)、付款狀態(tài)等信息，便于后續(xù)查詢、統(tǒng)計(jì)及審計(jì)。三、行政采購(gòu)審批與跟蹤流程表模板行政采購(gòu)審批與跟蹤流程表采購(gòu)編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式采購(gòu)日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)算單價(jià)預(yù)算總價(jià)用途說(shuō)明審批流程審批人部門審批意見(jiàn)審批日期部門負(fù)責(zé)人初審財(cái)務(wù)審核行政審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批（如需）采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)方式供應(yīng)商名稱合同編號(hào)實(shí)際采購(gòu)單價(jià)實(shí)際采購(gòu)總價(jià)到貨日期驗(yàn)收情況驗(yàn)收人驗(yàn)收結(jié)果（□合格□不合格）不合格原因說(shuō)明驗(yàn)收日期付款信息付款狀態(tài)□未付款□部分付款□已付款付款日期付款金額付款方式備注填寫(xiě)說(shuō)明：采購(gòu)編號(hào)：規(guī)則為“年份（4位）+月份（2位）+部門代碼（2位）+流水號(hào)（3位）”，如“202405-XY-001”（XY為行政部代碼）。審批意見(jiàn)：需明確簽署“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說(shuō)明”，不得留空或涂改。采購(gòu)方式：勾選“詢價(jià)采購(gòu)/招標(biāo)采購(gòu)/單一來(lái)源采購(gòu)/其他”。驗(yàn)收結(jié)果：不合格需詳細(xì)說(shuō)明原因，并附供應(yīng)商整改承諾或退換貨記錄。備注：可填寫(xiě)特殊需求、緊急情況說(shuō)明或其他需備注的事項(xiàng)。四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算控制與合規(guī)性采購(gòu)前需確認(rèn)部門預(yù)算余額，超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起。嚴(yán)禁拆分采購(gòu)金額規(guī)避審批（如將5000元采購(gòu)拆分為3筆2000元采購(gòu)），一經(jīng)發(fā)覺(jué)將追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）審批時(shí)限與責(zé)任追溯各審批環(huán)節(jié)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購(gòu)（如突發(fā)維修）需在24小時(shí)內(nèi)完成審批，事后需補(bǔ)簽說(shuō)明。審批人對(duì)審批意見(jiàn)負(fù)責(zé)，若因?qū)徟韬鰧?dǎo)致采購(gòu)損失（如超預(yù)算、質(zhì)量不合格），將承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任。（三）資料完整性與可追溯性采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)表、審批單、合同、驗(yàn)收單、付款憑證）需同步歸檔，保證“一事一檔”，資料缺失將影響付款進(jìn)度及審計(jì)合規(guī)性。電子資料需定期備份，紙質(zhì)資料需存入檔案盒并標(biāo)注“行政采購(gòu)-年份-采購(gòu)編號(hào)”，便于快速檢索。（四）供應(yīng)商管理與風(fēng)險(xiǎn)防范優(yōu)先選擇合作過(guò)且信譽(yù)良好的供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如3C認(rèn)證、環(huán)保認(rèn)證），并由行政部門建立《合格供應(yīng)商名錄》。大額采購(gòu)需通過(guò)法務(wù)部門審核合同條款，明確售后服務(wù)期限（如辦公設(shè)備質(zhì)?！?年）、違約責(zé)任（如延遲交貨每日扣除合同總額的0.5%）。（五）特殊情況處理緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如辦公設(shè)備故障影響業(yè)務(wù)開(kāi)展）需緊急采購(gòu)，可先電話請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后啟動(dòng)采購(gòu)，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全審