政府采購中心檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)政府采購中心檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，確保政府采購活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和可追溯性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國政府采購法》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本政府采購中心實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府采購中心在政府采購活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的檔案管理，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）檔案定義本制度所指的檔案是指政府采購中心在政府采購項(xiàng)目的招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)以及合同簽訂、履行等一系列活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理的具體操作流程和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)、保管和檢索等工作，確保檔案的完整性和安全性。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱和復(fù)制等服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作，確保檔案的合理利用和有效管理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案管理的效率和水平。（二）采購業(yè)務(wù)部門采購業(yè)務(wù)部門是檔案的形成部門，其主要職責(zé)包括：1.在政府采購活動(dòng)過程中，按照檔案管理的要求，及時(shí)收集、整理和提交與采購項(xiàng)目相關(guān)的各種文件和資料。2.對(duì)提交的檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和解釋。（三）其他部門其他部門如財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等，在涉及政府采購活動(dòng)的相關(guān)業(yè)務(wù)中，應(yīng)配合采購業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門做好檔案管理工作，及時(shí)提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.采購項(xiàng)目前期文件：包括采購項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件、采購預(yù)算批復(fù)、采購計(jì)劃等。2.采購文件：招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件、單一來源采購文件等，以及對(duì)采購文件的澄清、修改文件。3.投標(biāo)文件：供應(yīng)商提交的投標(biāo)函、商務(wù)部分文件、技術(shù)部分文件、價(jià)格部分文件等。4.開標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件：開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單、評(píng)標(biāo)過程中的各項(xiàng)記錄和文件等。5.定標(biāo)文件：定標(biāo)通知、中標(biāo)候選人公示文件等。6.合同文件：政府采購合同文本、合同補(bǔ)充協(xié)議、合同變更文件等。7.驗(yàn)收文件：采購項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收單等。8.質(zhì)疑、投訴文件：供應(yīng)商提出的質(zhì)疑函、采購中心的答復(fù)文件、供應(yīng)商的投訴書、財(cái)政部門的處理決定等。9.其他文件：與采購項(xiàng)目相關(guān)的其他文件和資料，如市場調(diào)研材料、專家論證意見、采購項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。（二）收集要求1.采購業(yè)務(wù)部門應(yīng)在采購項(xiàng)目結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為30個(gè)工作日），將本部門形成的與采購項(xiàng)目相關(guān)的全部文件和資料收集齊全，并按照檔案管理的要求進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式規(guī)范、可讀，并附有相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息。（三）收集流程1.采購業(yè)務(wù)人員在采購活動(dòng)過程中，及時(shí)將形成的文件和資料進(jìn)行分類整理，并妥善保管。2.采購項(xiàng)目結(jié)束后，采購業(yè)務(wù)人員將整理好的文件和資料提交給部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人對(duì)提交的文件和資料進(jìn)行審核，確保其符合檔案收集的要求。審核通過后，將文件和資料移交檔案管理部門。4.檔案管理部門對(duì)接收的文件和資料進(jìn)行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與采購業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或完善。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照采購項(xiàng)目的類別、檔案的性質(zhì)和用途等進(jìn)行分類。一般可分為采購項(xiàng)目檔案、綜合管理檔案等大類，采購項(xiàng)目檔案再按照項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法可采用年度項(xiàng)目編號(hào)檔案類別順序號(hào)的方式。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的規(guī)格和要求進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的整齊和牢固，避免文件散落和損壞。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，便于查詢和檢索。（三）整理流程1.檔案管理部門接收采購業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，按照分類原則進(jìn)行初步分類。2.對(duì)分類后的檔案資料進(jìn)行編號(hào)和裝訂。3.編制檔案目錄，并將檔案資料放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中。4.將整理好的檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。五、檔案保管（一）保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，檔案盒和檔案柜應(yīng)按照一定的順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用光盤、磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期（1650年）和短期（15年以下）三種保管期限。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度執(zhí)行。（四）保管檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，檢查內(nèi)容包括檔案的保存狀況、存儲(chǔ)環(huán)境、安全設(shè)施等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、安全、便捷的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為政府采購活動(dòng)提供有效的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案的期限一般不得超過15個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大復(fù)制范圍。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱和復(fù)制情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用人、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、采購業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和處理。（二）鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的保存價(jià)值、歷史意義、利用需求等因素，確定檔案的銷毀或繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底和安全。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和水平，為政府采購活動(dòng)提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和利用。2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.推進(jìn)檔案信息資源的共享和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和下載。4.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理水平和操作技能。九、檔案保密（一）保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、措施和責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問等。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.在檔案的查閱、借閱和復(fù)制過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。監(jiān)督檢查可以采取內(nèi)部審計(jì)、