第1頁第4章表處理軟件Excel本章概述本章的學習目標主要內容第2頁本章概述結合大量實例介紹表處理軟件Excel的常用操作：包括工作表的基本編輯和格式化操作、公式和函數的使用、圖表的使用、以及排序、篩選和分類匯總等數據管理操作本章將全面講解Excel2016軟件的基本操作和使用方法。第3頁本章的學習目標理解電子表格的概念，熟悉Excel2016環(huán)境理解工作簿、工作表和單元格的概念，掌握Excel工作表的基本操作理解絕對地址和相對地址的概念，掌握公式和常用函數的使用理解數據清單的概念，掌握記錄單的使用，掌握記錄的排序、篩選、分類匯總和數據透視表操作掌握圖表的創(chuàng)建和格式的設置第4章Excel

2016表格處理軟件表格處理軟件(又稱電子表格軟件)是一個圖、文、表三者結合的數據分析管理軟件。它是幫助用戶處理數據報表和打印各種表格的有效工具。例如，會計人員利用電子表格對報表、工資單等進行統(tǒng)計和分析；銷售人員利用電子表格進行銷售統(tǒng)計；教師利用電子表格記錄分數、進行教學質量的定量分析等。第一節(jié)初識Excel

2016一、啟動和退出Excel

20161.啟動Excel

2016方法一：使用桌面快捷圖標：如果在桌面上已經生成了Excel

2016的快捷方式圖標，則在Windows桌面上雙擊該圖標，即可啟動Excel

2010。方法二：使用“開始”菜單中的命令：單擊Windows任務欄上的“開始”按鈕，在“開始”菜單中選“所有程序”菜單項，然后在MicrosoftOffice子菜單中，單擊Microsoft

Excel

2016項目。方法三：雙擊Excel格式文件：找到Excel格式的文件后，雙擊該文件，即可自動啟動Excel2016，并在其中打開該文件。方法四：通過快速啟動欄啟動：拖動桌面的Excel2016快捷圖標至快速啟動欄中，以后只需單擊快速啟動欄中的Excel按鈕即可。2.退出Excel

2016方法一：單擊窗口右上角Excel2016標題欄上的關閉按鈕。方法二：在Excel2016的工作界面中按組合鍵Alt+F4。方法三：在Excel2016工作界面中，單擊主菜單項“文件”，然后在彈出菜單中選擇“退出”命令。方法四：右鍵單擊快速訪問工具欄中的Excel2016圖標，在彈出的菜單中選擇“關閉窗口”命令。如果，在Excel中已經輸入過新的數據，則在退出之前系統(tǒng)將彈出一個提示框，問是否保存數據?？梢愿鶕枰瑔螕簟氨４妗?、“不保存”或“取消”按鈕。二、Excel

2016的界面1.工作簿、工作表和單元格啟動Excel

2016即進入Excel

2016的工作空間，稱為工作簿窗口。在此可以輸入數據、文本，繪制圖形，進行計算等。(1)工作簿在Excel2016中，一個工作簿對應一個Excel文件。剛啟動Excel后，系統(tǒng)自動創(chuàng)建默認的工作簿，名為：工作薄1(文件擴展名為.xlsx)，內含1張空白工作表(名為Sheet1)。(2)工作表工作表由一系列單元格組成，單元格通過列號和行號加以標識。列號用大寫英文字母標注，從A列開始。行號以數字標注，從1開始。每個工作表都有一個工作表標簽作為標識該工作表的名字。默認的工作表標簽名為Sheet1、Sheet2、Sheet3、…。(3)單元格單元格是工作表中每行、列交叉處的小格。以行、列名作標識名，如A4。當前被選取的單元格稱活動單元格(又稱單元格指針)，用粗線框表示。2.編輯欄編輯欄的左部為名字框，顯示活動單元格的名稱。編輯欄的右部為編輯區(qū)，它可以編輯活動單元格的內容。編輯區(qū)中部會有3個按鈕。工作表標簽：用于顯示工作表的名稱，單擊工作表標簽可以將該工作表設為當前工作表。行號與列號：用來標明數據所在行與列，常用來選擇該行或該列。工作表編輯區(qū)：是工作表中最重要的區(qū)域。滾動條：拖動查看文檔中更多內容的顯示。3.標題欄、快速訪問工具欄4.“文件”按鈕、功能區(qū)、功能選項卡5.狀態(tài)欄、視圖方式、縮放比例6.其它組件第二節(jié)工作簿和工作表的基本操作一、工作簿的新建、打開和保存1.創(chuàng)建工作簿文件2.打開工作簿文件3.保存工作簿文件前面已打開的工作簿，如果是已經保存過的文件，可使用“保存”命令，這時不會彈出“保存”對話框，而是直接保存到相應的文件中。但有時需要把當前工作做一備份，或者不想改動當前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，這時就要用到“另存為”命令了。在“另存為”對話框中，如果想把文件保存到某個文件夾中，單擊“保存位置”下拉列表框，從中選擇保存位置對應的文件夾，在“文件名”中鍵入文件名，單擊“保存”按鈕，這個文件就保存到指定的文件夾中了。二、工作表的基本操作1.選擇工作表選擇一個工作表只要用鼠標單擊要選的工作表標簽名(在工作表的左下角)即可。選中的工作表表簽名背景變?yōu)榘咨?.插入工作表有以下幾種插入工作表的方法：在工作簿中直接單擊工作表標簽中的“插入工作表”按鈕，插入的工作表是在最后一個工作表的位置。右擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，在打開的“插入”對話框的“常用”選項卡中選擇“工作表”選項，然后單擊“確定”按鈕，即可在當前工作表的前面插入新的工作表。切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，在“單元格”選項組中單擊“插入”按鈕右側的向下箭頭，從彈出的下拉菜單中選擇“插入工作表”命令，也可在當前工作表的前面插入新的工作表。3.工作表的改名可以雙擊工作表的標簽名，被選中的工作表標簽名背景成黑色，再輸入新的工作表名即可。還可以右擊要更改名稱的工作表標簽，在彈出的菜單中選擇“重命名”命令，然后在工作表標簽處輸入新的工作表名。4.移動工作表拖動要移動的工作表的標簽，在用戶拖動鼠標的同時可以看到鼠標的箭頭上多了一個文檔的標記，同時在標簽欄中有一個黑色的三角指示著工作表拖到的位置，在想要到達的位置松開鼠標左鍵，就可以把工作表的位置改變了。5.刪除工作表選中要刪除的工作表，右擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，就可以把當前編輯的工作表刪除了。三、拆分和凍結工作表1.拆分工作表窗口切換到功能區(qū)中的“視圖”選項卡，單擊“窗口”選項組的“拆分”按鈕，這時，在工作表當前選中單元格的上面和左邊就出現了兩條拆分線，整個窗口分成了4部分，而垂直和水平滾動條也都變成了兩個。2.凍結工作表窗格單擊選中這個表的D7單元格，然后切換到功能區(qū)中的“視圖”選項卡，單擊“窗口”選項組的“拆分”按鈕，把窗口拆分開。切換到功能區(qū)中的“視圖”選項卡，單擊“窗口”選項組中的“凍結窗格”按鈕，從下拉菜單中選擇“凍結拆分窗格”命令。如果要取消凍結,可以切換到功能區(qū)中的“視圖”選項卡，單擊“窗口”選項組中的“凍結窗格”按鈕，從下拉菜單中選擇“取消凍結窗格”命令。第三節(jié)編輯工作表一、選定操作區(qū)域1.選定單個單元格2.選定連續(xù)的多個單元格(即一個區(qū)域)3.選定不連續(xù)的多個單元格4.選定整行/整列5.選定整個表格二、在單元格中輸入數據1.輸入字符型數據如果要輸入的字符串全部由數字組成，如郵政編碼、電話號碼、存折帳號等，為了避免Excel把它按數值型數據處理，在輸入時可以先輸一個單引號“'”(英文符號)，再接著輸入具體的數字。例如，要在單元格中輸入電話號碼“64016633”，先連續(xù)輸入“'64016633”，然后敲回車鍵，出現在單元格里的就是“64016633”，并自動左對齊。2.輸入數值型數據(1)負數：在數值前加一個“-”號或把數值放在括號里，都可以輸入負數(2)分數：要在單元格中輸入分數形式的數據，應先在編輯框中輸入“0”和一個空格，然后再輸入分數。(3)輸入大寫中文數字：除直接輸入之外，還可以：右擊輸入好阿拉伯數字的單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令，在打開的“設置單元格格式”對話框中選擇“數字”選項卡，再在“分類”列表框中選擇“特殊”選項，最后在“類型”列表框中選擇“中文大寫數字”選項即可。數值型數據默認是右對齊。當數值長度超過單元格寬度時，在單元格中顯示為科學計數法如2.4E+12。還顯示不下時以一串“?！北硎荆庉媴^(qū)中仍保持原來輸入的內容。3.輸入日期型數據和時間型數據(1)輸入日期時，年、月、日之間要用“/”號或“-”號隔開，如“2020-8-16”“2020/8/16”。(2)當輸入時間時，時、分、秒之間要用冒號隔開，如“10:29:36”。(3)若要在單元格中同時輸入日期和時間，日期和時間之間應該用空格隔開。4.自定義序列和填充柄(1)使用填充柄進行數據的自動填充(2)自定義填充序列自定義填充序列是一組數據，可按重復方式填充序列。通過工作表中現有的數據項或以臨時輸入的方式，可以創(chuàng)建自定義填充序列。三、合并和拆分單元格1.合并單元格2.合并并居中3.拆分單元格四、修改、插入和刪除操作1.修改數據選定要修改的單元格，然后重新輸入新的數據即可。2.插入(1)插入行(列)Excel的插入是在當前行(列)的上(左)面插入。插入多行(列)要選多行(列)。(2)插入單元格3.刪除(1)刪除行、列或單元格

選中要刪除的行、列或單元格，再切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡。在“單元格”組中單擊“刪除”按鈕右側的向下箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“刪除單元格”命令(或選擇右鍵快捷菜單中的“刪除”命令)，即可刪除行、列或單元格。對于單元格，會彈出“刪除”對話框，如圖4-3-5所示。根據需求，選擇一種方式即可。(2)清除

清除只是抹去單元格或區(qū)域的內容，而單元格本身沒被去掉，這是和刪除不同的地方。五、移動、復制操作移動單元格內容：

選中要移動的單元格，把鼠標指針移到選區(qū)的邊框上，進行拖動。此時，會看到一個虛框，這表示移動或復制的單元格到達的位置，在合適的位置釋放鼠標即可。復制單元格格式：

選中要復制的單元格，把鼠標指針移到選區(qū)的邊框上，按下Ctrl鍵進行拖動。此時，會看到一個虛框，這表示移動或復制的單元格到達的位置，在合適的位置釋放鼠標即可。六、查找和替換操作1.查找：想要查看文字“電腦”在表中的哪些地方出現，可單擊“開始”選項卡，選擇功能區(qū)中的“編輯”組中的“查找和選擇”按鈕，單擊該按鈕后，選擇菜單中的“查找”命令，打開“查找和替換”對話框。切換到“查找”選項卡，在文本框中輸入“電腦”。單擊“選項”按鈕，在“查找范圍”下拉列表框中選擇“值”選項。單擊“查找下一個”按鈕，就可以逐個找到使用這些文字的位置了。2.替換：如果要把一個表中的文字“電腦”替換成文字“微機”，切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，在“編輯”組中單擊“查找和選擇”按鈕。選擇“替換”命令，打開“查找和替換”對話框。切換到“替換”選項卡，在上面的“查找內容”文本框中輸入“電腦”。在下面的“替換為”文本框中輸入“微機”。然后，單擊“查找下一個”按鈕，Excel就會自動找到第一個。如果需要替換，就單擊“替換”按鈕。如果單擊“全部替換”按鈕。第四節(jié)設置工作表的格式格式設置的目的是使表格更規(guī)范、更有條理、更清楚?？梢酝ㄟ^使用“開始”選項卡中的命令按鈕或“設置單元格格式”對話框來實現。一、設置字體格式可以通過打開“開始”選項卡，單擊“字體”選項組中的按鈕來設置字體、字形、字號、顏色等常用屬性二、設置數字顯示格式內容包括：設置貨幣格式、設置日期格式、設置時間格式、設置分數格式、設置數值格式和自定義格式等。三、設置對齊方式

(1)對齊方式可分為水平對齊和垂直對齊。水平對齊方式有：常規(guī)、靠左(縮進)、居中、靠右（縮進）、填充、兩端對齊、跨列對齊、分散對齊（縮進）等。垂直對齊方式可分為：靠上、靠下、居中、兩端對齊、分散對齊等。

(2)“合并單元格”用于實現多個單元格的合并，以滿足報表中某些格子加長或加寬的要求。(3)旋轉單元格數據利用“對齊”選項卡中右部的“方向”控制選項，可以實現單元格數據在-90°至+90°之間任意角度旋轉顯示。四、設置邊框和填充1.設置表格的邊框

選擇要加邊框的區(qū)域，切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，在“字體”組中單擊“邊框”按鈕，在彈出的菜單中選擇要設置的邊框線類型。2.添加單元格的填充效果Excel默認單元格的顏色是白色。為了使表格中的重要信息更加醒目，可以為單元格添加填充效果，操作方法為：選擇要設置填充效果的單元格區(qū)域，切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，單擊“字體”組中的“填充顏色”按鈕右側的向下箭頭，從下拉列表中選擇所需的顏色。五、改變行高、列寬1.改變行高

移動鼠標指針到要調整行高的該行的行號底邊框線處，此時鼠標指針變成帶上下箭頭的十字形狀，拖動到合適的高度為止。2.改變列寬

操作方法與改變行高的方法類似。六、鎖定、隱藏和保護工作表有時自己制作的表格不希望別人進行修改，這時就要對工作表進行保護。保護后，只有知道密碼的人才能解除保護，修改數據。1.單元格的鎖定與隱藏注意：無論是“鎖定”或是“隱藏”，最后一步必須是通過“保護工作表”命令來實現，否則鎖定和隱藏不起作用。這可參見圖4-4-4中的文字說明。2.保護工作表(1)選中要保護的工作表。(2)切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡，單擊“單元格”選項組中的“格式”按鈕右側的向下箭頭，從彈出的下拉菜單中選擇“保護工作表”命令，出現“保護工作表”對話框，如圖4-4-4(b)所示。(3)如要設置口令，則在文本框中輸入，接著在彈出的“確認口令”對話框中把剛才的口令重新輸入一遍。七、設置條件格式1、設置默認條件格式選擇要設置條件格式的數據區(qū)域，然后切換到功能區(qū)的“開始”選項卡，在“樣式”選項組中單擊“條件格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇設置條件方式。2、設置自定義條件格式除了直接使用默認條件格式外，還可以根據需要對條件格式進行自定義設置。3.使用數據條、三色刻度和圖標集標示單元格數據三色刻度使用三種顏色的深淺程度來幫助用戶比較某個區(qū)域的單元格。顏色的深淺表示值的高、中與低。數據條和圖標集的設置和三色刻度使用類似。八、自動套用格式有時，為了節(jié)省時間，可以利用Excel預定義的格式。操作方法為：首先，選定表格中要套用樣式的單元格區(qū)域，然后切換到功能區(qū)中的“開始”選項卡。在“樣式”組中單擊“套用表格格式”按鈕，在彈出的菜單中選擇喜愛的樣式。在確認表數據的來源區(qū)域正確后，單擊“確定”按鈕即可。九、單元格的批注操作批注相當于注釋，可以為單元格添加注釋，有助于他人理解和使用表格。還可以對表格中的數據作出評論。選中要加批注的單元格并右鍵單擊，從彈出的快捷菜單中選擇“插入批注”命令。此時，會出現一個類似文本框的輸入框，在其中輸入提示信息，然后單擊工作表中的其它任意位置。之后，在這個單元格的右上角就會出現一個紅色的三角形，將鼠標指針移到這個單元格上，剛才看到的那個批注的提示框以及輸入的提示信息就出現了。十、添加對象修飾工作表1、繪制自由圖形可以在工作表中繪制出各種圖形來美化工作表。2、插入文本框通常，在單元格中直接輸入文本是向工作表中添加文本的最簡捷方式，但是如果要添加不屬于單元格的“浮動”文本以靈活控制文字在工作表中的位置，則要使用文本框功能。3、插入圖片用戶需要選擇圖形，然后將其插入至當前工作表中，輕松達到美化工作表的目的。用戶還可以在工作表中插入已有的圖片文件，使工作表更加生動形象。4、插入藝術字藝術字是一個文字樣式庫，用戶可以將藝術字添加到Excel文檔中，制作出絢麗的文本以增加裝飾性效果。第五節(jié)使用公式和函數一、公式1.公式公式是在單元格中對數據進行計算和分析的表達式，它由數字、運算符、單元格引用和函數等構成。輸入公式要以等號“=”開頭，輸入完確認后，單元格中顯示計算結果。2.運算符運算符用于對操作數進行運算。Excel中包括算術運算符、比較運算符和文本運算符等。(1)算術運算符包括加(＋)、減(－)、乘(*)、除(／)、百分比(%)、乘冪(^)等。(2)比較運算符用于比較兩個數值并產生邏輯值TRUE(真)或FALSE(假)。包括等于(＝)、小于(<)、大于(>)、小于或等于(<=)、大于或等于(>=)、不等于(<>)等。(3)文本(字符)運算符文本運算符“&”可將一個或多個文本(字符)連接為一個組合文本。3.單元格的引用Excel可以通過引用在公式中使用所有工作表上任意單元格中的數據。根據單元格的地址被復制到其他地方時是否會改變，單元格的引用可分為相對引用、絕對引用和混合引用3種。(1)相對引用這是默認狀態(tài)下Excel引用單元格的方式。相對引用指的是當公式被復制到其他單元格時，公式中的單元格地址會改變。

(2)絕對引用要使公式中的單元格地址不隨公式的所在位置而變，必須使用絕對引用。絕對引用考慮的是單元格的絕對位置，不會隨位移的方向與大小而改變。

(3)混合引用所謂混合引用是指在一個單元格地址中，既有絕對地址引用，又有相對地址引用。(4)引用其他工作表中的單元格在Excel中引用其他工作表中單元格的形式是：

工作表名！單元格地址

在Excel中引用其他工作簿中工作表單元格的形式是：[工作簿名]工作表名！單元格地址4.公式的基本操作(1)輸入公式在Excel2016中輸入公式的方法與輸入文本的方法類似，具體操作步驟為：選擇要輸入公式的單元格，然后在單元格(或編輯欄)中直接輸入“=”符號；接著輸入公式內容，按Enter鍵(或單擊編輯欄中的“輸入”對鉤按鈕)，即可將公式運算的結果顯示在所選單元格中。(2)顯示公式默認設置下，在單元格中只顯示公式計算的結果，而公式本身則只顯示在編輯欄中。(3)復制公式通過復制公式操作，可以快速地為其他單元格輸入公式。復制公式的方法與復制數據的方法相似。(4)刪除公式選中公式所在單元格，按下“Del”鍵即可清除單元格內的全部內容。二、函數函數由函數名及參數構成，函數名用大寫字母，參數在函數名后的小括號內，參數可以是常量、單元格引用、公式或其他函數，參數個數和類別由函數的性質決定。函數的語法形式為：函數名稱(參數1，參數2，…)1.函數的輸入方法一：與公式類似，直接在單元格中輸入函數及其參數。方法二：單擊編輯欄中的“插入函數”按鈕，利用公式選項板進行輸入。2.Excel函數簡介Excel函數一共有財務函數、日期與時間函數、數學和三角函數、統(tǒng)計函數、查詢和引用函數、數據庫函數、文本函數、邏輯函數、信息函數、工程函數、多維數據集與兼容性函數。第六節(jié)數據管理與分析作為一個數據管理軟件，Excel2016具有有效性設置、排序、篩選以及匯總等強大的數據管理功能，并能將各種處理的數據建成各種統(tǒng)計圖表，這樣能更直觀形象地表現所處理的數據。Excel2016還提供了一種實用的數據分析工具——數據透視表和數據透視圖，使用數據分析工具，可以更全面生動地對數據重新組織和統(tǒng)計。一、設置數據有效性在默認情況下，用戶可以在單元格中輸入任何數據。設置數據有效性的步驟如下：（1）選定需要設置數據有效性范圍的單元格，切換到功能區(qū)中的“數據”選項卡，單擊“數據工具”選項組中的“數據有效性”按鈕向下箭頭，在彈出的下拉菜單中選擇“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框.（2）切換到“設置”選項卡，在“允許”下拉列表框中選擇允許輸入的數據類型。（3）在“數據”下拉列表框中選擇所需的操作符，然后根據選定的操作符指定數據的上限或下限。單擊“確定”按鈕。二、排序1.簡單排序即只有一個關鍵字的排序。2.多關鍵字復雜排序多關鍵字復雜排序是指對選定的數據區(qū)域按照兩個或兩個以上的關鍵字進行的排序。3.排序規(guī)則以升序方式排序的數據類型及其數據的順序為：數字。根據其值的大小從小到大排序。文本和包含數字的文本。按字母順序排序。從左到右一個字符一個字符地依次比較，如果對應位置的字符相同，則進行下一位置字符的比較。邏輯值。False排在True之前。錯誤值。所有的錯誤值都是相等的?？瞻?不是空格)?？瞻讍卧窨偸桥旁谧詈?。漢字。有兩種方式，一種是按漢語拼音的字典順序排序；另一種是按筆畫排序，以筆畫的多少作為排序的依據。三、數據篩選Excel中提供了“篩選”功能，用以方便地在海量的表格數據中選出符合條件的數據行，而篩選掉(即隱藏)不滿足條件的行。有兩種篩選模式：自動篩選和高級篩選。1.自動篩選操作方法是：首先單擊數據區(qū)域中任一單元格(必須有數據)，然后切換到功能區(qū)中的“數據”選項卡，在“排序和篩選”選項組中單擊“篩選”按鈕，在表格中的每個標題右側將顯示一個向下箭頭按鈕(單擊它即可顯示相關下拉列表)。如要取消某一列進行的篩選，只需選下拉列表中的“全部”復選框即可。如果要退出自動篩選，可以再次單擊“數據”選項卡的“排序和篩選”選項組中的“篩選”按鈕。2.高級篩選高級篩選是根據條件區(qū)域設置篩選條件而進行的篩選。使用時需要先在編輯區(qū)輸入篩選條件再進行篩選。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件對應的字段名（一般即是標題）。操作步驟如下：（1）建立條件區(qū)域。（2）選定數據區(qū)域中的任意一個單元格，然后切換到功能區(qū)中的“數據”選項卡，在“排序和篩選”選項組中單擊“高級”按鈕，出現“高級篩選”對話框。（3）單擊條件區(qū)域右邊的編輯框空白處，讓光標停在里面；然后拖動鼠標選中條件區(qū)域，最后放開鼠標，條件區(qū)域的名字就出現在編輯框中了。（4）單擊“確定”按鈕。（5）刪除條件區(qū)域。四、分類匯總分類匯總是Excel提供的方便用戶對數據分門別類地進行匯總分析的功能。1.創(chuàng)建分類匯總（1）對需要進行分類匯總的分類字段排序。（2）選擇數據區(qū)域中任一單元格，然后切換到功能區(qū)中的“數據”選項卡，在“分級顯示”選項組中單擊“分類匯總”按鈕，彈出“分類匯總”對話框。（3）在“分類匯總”對話框中，填入“分類字段”，“匯總方式”，“匯總項”。（4）單擊“確定”按鈕。2.撤銷分類匯總如在進行分類匯總后，想立即撤銷，可以切換到功能區(qū)中的“數據”選項卡，在“分級顯示”選項組中單擊“分類匯總”按鈕，在彈出的對話框中單擊“全部刪除”按鈕，即可撤銷分類匯總的結果，恢復原先的表格。3.數據的分級顯示分類匯總后的工作表，其行號左邊有幾個標有“－”號和“1”、“2”、“3”的小按鈕，利用這幾個按鈕可以實現數據的分級顯示。五、使用圖表分析數據圖表是Excel的重要功能。它能將工作表的數據生動、直觀和形象地表現出來。通過圖表可以清楚地了解各個數據的大小以及數據的變化情況，方便對數據進行對比和分析Excel提供了多種圖表，如柱形圖、折線圖、餅圖、條形圖、面積圖和散點圖等，各種圖表各有優(yōu)點，適用于不同的場合。1、創(chuàng)建圖表使用Excel提供的圖表向導，可以方便、快速地建立一個標準類型或自定義類型的圖表。2、編輯圖表在生成圖表之后，如果不符合用戶要求，用戶可以根據自己的需要對圖表進行編輯和修改。（1）調整圖表的位置和大小（2）更改圖表類型（3）修改圖表的內容（4）刪除圖表選中要刪除的圖表，按Delete鍵或打開“開始”選項卡，選擇“編輯”選項組中的“清除”中的“全部清除”命令。（5）其他其他編輯如更改字體，背景，刻度等，只要雙擊要修改的對象，然后在彈出的對話框中設置相應的內容即可。六、迷你圖的使用迷你圖是工作表單元格中的一個微型圖表，可以提供數據的直觀表示。使用迷你圖可以顯示數值系列中的趨勢，或者可以突出顯示最大值和最小值。在數據旁邊添加迷你圖可以達到最佳的對比效果。1、插入迷你圖選擇要創(chuàng)建迷你圖的數據范圍，然后切換到功能區(qū)中的“插入”選項卡，在“迷你圖”選項組中單擊一種類型，在“選擇放置迷你圖的位置”框中指定放置迷你圖的單元格，單擊“確定”即可。注：請?zhí)貏e注意，只有使用EXCEL創(chuàng)建的數據表才能創(chuàng)建迷你圖，低版本EXCEL文檔即使使用EXCEL打開也不能創(chuàng)建，必須將數據拷至EXCEL文檔中才能使用該功能。2、清除迷你圖迷你圖不能用Delete鍵刪除，如果要刪除迷你圖，可以選中迷你圖所在單元格，然后，在“設計”選項卡中，單擊“清除”按鈕右側的向下箭頭，從彈出的下拉列表中選擇“清除所選的迷你圖”選項。七、數據透視表和數據透視圖數據透視表是一種對大量數據快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，不僅能改變行和列以查看數據的不同匯總，也可以顯示不同頁面以篩選數據，還可以根據需要顯示區(qū)域中的明細數據。1.創(chuàng)建數據透視表創(chuàng)建數據透視表之前，要去掉所有的篩選和分類匯總結果。（1）選擇數據區(qū)域中的任意一個單元格，切換到功能區(qū)中的“插入”選項卡，在“表”選項組中單擊“數據透視表”按鈕，在彈出的菜單中選擇“數據透視表”命令。（2）選中“選擇一個表或區(qū)域”單選按鈕，并在“表/區(qū)域”文本框中自動填入光標所在單元格所屬的數據區(qū)域。在“選擇放置數據透視表的位置”選項組內選中“新工作表”單選按鈕，單擊“確定”，即可進入數據透視表設計環(huán)境。（3）從“選擇要添加到報表的字段”列表框中，完成數據透視表。2.修改數據透視表修改數據透視表可以在數據透視表中直接將字段拖到新的位置，就可以改變數據統(tǒng)計的方式，如果要刪除某個數據透視字段，只需在右側的“數據透視字段列表”窗格中，撤選相應的復選框即可。3.刪除數據透視表如果數據透視表建立在單獨的工作表上，可以通過刪除該工作表來刪除透視表。4.使用切片器篩選報表切片器可以方便地篩選出數據。單擊切片器提供的按鈕可以直接篩選數據透視表中的數據。5.創(chuàng)建數據透視圖數據透視圖是利用數據透視表的結果制作的圖表，數據透視圖總是與數據透視表相關聯的。如果數據透視表中的某個字段的位置改變了，則透視圖中與之相對應字段位置也會改變。數據透視圖可以看作是數據透視表和圖表的結合，它以圖形的形式表示數據透視表中的數據。第七節(jié)打印為了將排版好的表格打印出來，需要進行頁面設置。包括選擇紙張大小、頁邊距、頁面方向、頁眉和頁腳、工作表的設置等。一、頁面設置切換到功能區(qū)中的“頁面布局”選項卡，在“頁面設置”選項組中可以設置頁邊距、紙張方向、紙張大小、打印區(qū)域與分隔符等。1.設置頁邊距頁邊距是指正文與頁面邊緣的距離。通過設置頁邊距，用戶可以靈活設置表格數據打印到紙張上的位置。2.設置紙張方向、紙張大小紙張方向是指頁面是橫向打印還是縱向打印，可以切換到功能區(qū)中的“頁面布局”選項卡，單擊“頁面設置”選項組中“紙張方向”按鈕的向下箭頭來選擇一種紙張方向。3.設置打印區(qū)域默認情況下打印工作表時，會將整個工作表都打印輸出。如果僅打印部分區(qū)域，可以選定要打印的單元格區(qū)域。然后，切換到功能區(qū)中的“頁面布局”選項卡，單擊“頁面設置”選項組中“打印區(qū)域”按鈕，從下拉列表中選擇“設置打印區(qū)域”命令。4.設置打印標題如果要使行和列在打印輸出中更易于識別，可以顯示打印標題。二、打印預覽和打印輸出在打印工作表之前，可以選模擬顯示一下實際打印效果，這種模擬顯示稱為打印預覽。利用打印預覽功能，能夠在真正打印文檔之前發(fā)現文檔布局中的錯誤，從而避免浪費紙張。如果對預覽效果比較滿意，則可以正式打印。第67頁本章小結本章全面講述了表處理軟件Excel的基本功能和操作。首先，介紹了電子表格的概念和Excel的工作環(huán)境。接下來，介紹工作表的建立、編輯和格式化。之后，分別講述了公式和函數的使用方法以及圖表的使用。再后來，著重介紹了數據管理操作中的排序、篩選和分類匯總操作。再見！第5章演示文稿軟件PowerPoint

本章介紹演示文稿的基礎知識和基本操作，內容包括powerpoint2016演示文稿基本介紹、基本操作、演示文稿的編輯、插入特殊效果、超級鏈接等。68

PowerPoint是辦公自動化軟件Office中的重要組成部分之一。

PowerPoint具有強大的制作演示文稿的功能，可以利用文字、圖形、圖像、聲音及視頻等多種媒體材料，制作出供教師授課、各種會議及各種展覽所使用的演示文稿。可以為演示文稿加上動畫、聲音、特技等多媒體效果，可以利用演示文稿制成標準的幻燈片。PowerPoint69PowerPoint2016界面PowerPoint2016界面如圖所示，微軟為它設計了統(tǒng)一的Office2016風格的界面。第一節(jié)Powerpoint2016簡介70一、啟動PowerPoint2016以下幾種方法都可以啟動PowerPoint2016。(1)在“開始”菜單中選擇“所有程序”，再選擇“所有程序”中MicrosoftOffice中的MicrosoftPowerPoint2016命令。(2)若桌面上有PowerPoint2016圖標，用鼠標雙擊。(3)打開包含“演示文稿”文件(擴展名為pptx)的文件夾，選擇某個“演示文稿”文件，用鼠標雙擊。(4)若在“開始”菜單中有“MicrosoftPowerPoint2016”項，單擊即可啟動。第二節(jié)PowerPoint2016的基本操作71二、PowerPoint2016的用戶界面

啟動PowerPoint2016后，畫面如圖所示。標題欄功能選項卡區(qū)幻燈片編輯窗口72可以看到，PowerPoint2016的用戶界面主要包括以下幾個部分：標題欄：與其他Office2016組件程序的標題欄一樣，列出了演示文稿的標題。功能選項卡區(qū)：菜單操作命令、工具欄工具和新增的功能以大量圖標和命令形式被組織到多個選項卡中，形成帶狀區(qū)域，還有快速訪問工具欄等?；脽羝庉嫶翱冢涸赑owerPoint2016的工作區(qū)中占據了主要位置，大部分的幻燈片編輯工作就是在該窗口中進行的。用戶界面介紹73選擇“文件”|“新建”命令，這時將出現新建演示文稿的窗口?？蛇x擇以下去新建一個演示文稿。1.根據“空白演示文稿”創(chuàng)建演示文稿空白演示文稿是利用空白幻燈片(既無建議內容，又無某種設計風格)去制作演示文稿?？昭菔疚母逄峁┑幕脽羝瑳]有預先設計背景圖案色彩，但可以選取自動版式，給用戶最大的想象空間，創(chuàng)造富有個性的演示文稿。選擇“文件”菜單下的“新建”命令，在窗口中單擊“空白演示文稿”，接著單擊“創(chuàng)建”按鈕，這時可以從一個空白幻燈片開始創(chuàng)建演示文稿。2.根據可用模板創(chuàng)建演示文稿可以選擇相應的模板或主題創(chuàng)建演示文稿。這些模板決定了幻燈片的主要版式、配色和背景。若要更為詳細的定制配色方案和動畫方案，則可以選擇其中相應的頁三、創(chuàng)建新演示文稿74創(chuàng)建演示文稿后，要將演示文稿保存起來，可單擊“文件”按鈕，然后單擊“保存”命令，出現

“另存為”對話框，確定保存的位置，選擇保存類型為“PowerPoint演示文稿”，給定文件名，擴展名pptx可省略。按Ctrl+S組合鍵或標題欄左端的按鈕，也可將演示文稿保存起來。單擊“文件”按鈕，然后單擊“另存為”命令，可以用其他文件名保存，或保存到其他位置。單擊菜單欄最右側的演示文稿窗口的“關閉”按鈕(不是右上角的PowerPoint“關閉”按鈕)，或選擇“文件”菜單下的“關閉”命令，即可關閉當前活動的演示文稿。退出PowerPoint時將關閉所有的演示文稿。四、保存和關閉演示文稿75可用以下幾種方法將保存在磁盤的演示文稿(擴展名為pptx或者ppt)文件調入內存，并將其內容顯示于PowerPoint窗口中(即打開演示文稿)。(1)單擊“文件”按鈕，然后單擊“打開”命令，或單擊標題欄中左端的自定義快速訪問工具欄按鈕，在彈出的菜單中單擊“打開”目錄項即可打開文稿。(2)可以在“打開”對話框中選定多個演示文稿文件，單擊“打開”按鈕，這樣可一次打開多個演示文稿文件。五、打開演示文稿76(3)在某個包含演示文稿的文件夾中，雙擊演示文稿文件的圖標也可以打開。為避免不小心改動了演示文稿，可以用“只讀方式”打開演示文稿，方法如下：(1)在“打開”對話框中，選定演示文稿文件。(2)單擊“打開”按鈕右側的向下箭頭，出現下拉列表，選擇其中的“以只讀方式打開”命令。也可以用副本方式打開演示文稿，操作與“以只讀方式打開”基本相同，對副本的改動不會影響原演示文稿。771.放映操作方法在PowerPoint窗口狀態(tài)欄的右端和縮放級別前面單擊按鈕，即可從當前幻燈片開始放映。或者單擊“從當前幻燈片開始”，也可從當前幻燈片開始放映。從當前幻燈片開始放映的快捷鍵為Shift+F5。如果從第一張幻燈片開始放映，可以單擊“從頭開始”，或者按F5鍵。六、放映演示文稿78選擇

“幻燈片放映”選項卡下的“自定義幻燈片放映”命令，可僅從自己選擇的幻燈片放映，按照彈出的窗口進行自定義放映。默認的放映方式是“演講者放映”，換片方式是“人工”。在默認的放映方式下，用戶可自己控制每張幻燈片的放映時間，通過按鍵或單擊來放映后續(xù)內容。在放映的中途，用戶可隨時右擊，使用快捷菜單切換到某張幻燈片、結束放映或做其它操作。792.設置放映方式

若不采用默認的放映方式，可以設置放映方式。單擊“幻燈片放映”選項卡下的“設置幻燈片放映”，打開如圖5-2-8所示的“設置放映方式”對話框。80(1)演講者放映此種放映方式可全屏幕顯示演示文稿中的每張幻燈片，演講者具有完全的控制權，可以采用人工換片方式，若對“排練計時”做了設置，也可不用人工換片方式。(2)觀眾自行瀏覽此種放映方式，在放映時顯示“文件”、“開始”、“插入”等選項卡和一些工具按鈕，用戶可利用有關菜單和工具按鈕控制放映。既可以較小面積顯示幻燈片，又可以全屏幕顯示幻燈片。(3)在展臺瀏覽選擇此種放映方式后，PowerPoint會自動選定“循環(huán)放映，按Esc鍵終止”復選框。此時換片方式可選擇“如果存在排練時間，則使用它”，放映時會自動循環(huán)放映。在“設置放映方式”對話框中可以選擇放映類型、換片方式，選擇部分或全部幻燈片去放映。放映類型有以下3種：813.

自定義放映同一個演示文稿，對于不同的觀眾，可以放映演示文稿中的不同內容。PowerPoint提供“自定義放映”功能，來達到此目的。如下操作可實現“自定義放映”功能。(1)打開某個演示文稿，單擊“幻燈片放映”選項卡下的“自定義放映”，出現對話框。(2)單擊“新建”按鈕，出現“定義自定義放映”對話框。左側列表框中顯示當前演示文稿中的幻燈片，選擇其中的某幾張，添加到右側列表框中。(3)“定義自定義放映”對話框右側列表框中的所有幻燈片，構成了一種自定義放映的幻燈片序列，可通過單擊其右邊的“向上”或“向下”按鈕，調整放映順序。(4)在“幻燈片放映名稱”的右面輸入名稱，也可使用默認名稱“自定義放映1”，單擊“確定”按鈕，返回“自定義放映”對話框。再單擊“新建”按鈕，又出現“定義自定義放映”對話框，再設置一個“自定義放映2”，單擊“確定”按鈕。如此反復，可設置多個“自定義放映”。821.頁面設置單擊“設計”下的“頁面設置”，出現如圖所示的“頁面設置”對話框。83七、打印演示文稿

演示文稿的各張幻燈片制作好后，可以將所有的幻燈片以一頁一張的方式打印，或者以多張為一頁的方式打印，或者只打印備注頁，或者以大綱視圖的方式打印。單擊“文件”按鈕下的“打印”，出現“打印”對話框窗口。在該對話框中，可在“打印機”下面的下拉菜單中選擇所連接的打印機。在該對話框中，可以在“設置”下面第一項的下拉菜單中選擇打印范圍。若選“全部”，則打印演示文稿的所有幻燈片。若選“當前幻燈片”，則打印插入點所在的幻燈片。若選“自定義范圍”，可以在“幻燈片”右側文本框中給定幻燈片范圍。若選“打印所選幻燈片”，則僅打印所選幻燈片。單擊“打印隱藏幻燈片”，只有在演示文稿中含有隱藏幻燈片時，才使用該功能。2.打印84在“設置”對話框中，可以在“設置”的第三項中選擇“打印版式”、“講義”、“幻燈片加框”、“根據紙張調整大小”和“高質量”等內容。詳細分述如下：(1)整頁幻燈片，每頁打印一張，與在幻燈片視圖中見到的一樣。(2)備注頁，打印指定范圍內的幻燈片備注。(3)大綱視圖，打印大綱，打印出來的與屏幕上顯示的大綱視圖相同。(4)講義，以每頁2張、3張、4張、6張或9張幻燈片的形式，打印成聽眾講義。(5)幻燈片加框，打印時候每張幻燈片都加一個細邊框。(6)根據紙張調整大小，打印時候幻燈片內容會以自適應方式適應所選的紙張，可以使打印出的幻燈片縮小或放大，使它們適應打印頁，不會改變演示文稿中幻燈片的大小。(7)高質量，以高分辨率方式進行打印，該方式容易費墨。85在該對話框中，可以在“打印”下“份數”的框中設定打印份數。在該對話框中，可以在“設置”的第四項中選擇“單面打印”和“雙面打印”。在該對話框中，可以在“設置”的第五項中選擇“縱向打印”和“橫向打印”。在該對話框中，可以在“設置”的最后一項中選擇“灰度”、“純黑白”和“顏色”：(1)灰度。以灰度的方式打印。(2)純黑白。以純黑白的方式打印，將灰度方式下的灰色底紋轉成黑或白。(3)顏色，以彩色方式打印。第86頁

八、打包幻燈片

如果要在另一臺計算機上放映演示文稿，可以將演示文稿打包。通過打包可以將演示文稿和所需的外部文件以及字體打包到一起，如果要在沒有PowerPoint的計算機上觀看放映，則可以將PowerPoint播放器打包進去。打包之后如果又對演示文稿做了修改，則需要再一次運行打包向導。

打包是移動和保存幻燈片的最好辦法，它甚至可以把播放器也打包到演示文稿里，從而在沒有安裝PowerPoint2010或其早期版本的計算機上播放幻燈片。打包的步驟如下。(1)選擇“文件”|“導出”|“將演示文稿打包成CD”|“打包成CD”，這時出現“打包成CD”對話框。(2)在“打包成CD”對話框中輸入CD名稱，然后單擊單擊“復制到文件夾”按鈕，這時將彈出“復制到文件夾”對話框。選好保存位置，單擊“確定”按鈕即開始復制到文件夾。若單擊“復制到CD”則直接打包到CD中。當然，前提是要求計算機有寫入CD數據的刻錄設備。單擊“打包成CD”對話框中的“選項”按鈕，則將彈出“選項”對話框。用戶可在此對話框中為打包后的演示文稿設置密碼以及包中包含的文件。單擊“確定”按鈕，設置即可生效。“選項”對話框中選擇“鏈接的文件”和“嵌入的TrueType字體”復選框，可以選擇將外部文件和字體打包，即如果在制作時插入了聲音、影片或設置了超級鏈接，則應選中“包含鏈接文件”復選框；如果解包的計算機上沒有安裝TrueType字體，則應選中“嵌入TrueType字體”復選框。87打包之后，在目的文件夾里會出現如圖所示的文件。如果沒有CD盤，那么可以選擇將其存為視頻格式，一般默認的視頻格式是WMV，操作為：依次單擊“文件”|“保存并發(fā)送”|“創(chuàng)建視頻”|“創(chuàng)建視頻”，在彈出的“另存為”對話框中選擇保存位置，單擊保存按鈕，即可創(chuàng)建視頻，然后可以選擇合適的視頻播放器即可播放剛剛創(chuàng)建的幻燈片視頻，如圖所示。88一、視圖方式PowerPoint2016提供了普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、備注頁視圖、幻燈片放映和閱讀視圖等5種視圖方式。用戶可根據需要，以不同方式顯示演示文稿內容。在不同視圖方式之間切換的方法是單擊“視圖”選項卡下左端的“普通”、“幻燈片瀏覽”、“備注頁”和“閱讀視圖”中的某一項，或者單擊位于屏幕右下角中的某個按鈕，分別為“普通視圖”、“幻燈片瀏覽視圖”、“閱讀視圖”、“幻燈片放映”。第三節(jié)編輯演示文稿89普通視圖普通視圖是默認的視圖方式，也是使用最多的視圖方式。它又分為兩種模式，即大綱模式和幻燈片模式。用戶可以在窗口左側的面板中進行切換大綱模式和幻燈片模式。一種普通視圖模式是幻燈片模式，對具有圖形、表格或其他非文本對象的幻燈片進行編輯時，使用這一視圖模式更加方便。在幻燈片模式中，視圖編輯窗口中也列出了選中的幻燈片，但左邊“幻燈片”欄目里列出了每張幻燈片的縮略圖，可以在編輯窗口里編輯圖片和文本，也可以隨時預覽編輯好的各張幻燈片的效果，查找幻燈片時只需在“幻燈片”欄里各個縮略圖中進行選擇即可，非常方便。另外一種普通視圖模式是大綱模式，大綱模式適用于編輯幻燈片里的具體內容。用戶單擊大綱窗格右上角的“×”可關閉大綱。在大綱視圖中編輯幻燈片文本，如果“大綱”欄寬度過小，可以用鼠標拖動“大綱”欄和幻燈片編輯窗口之間的分界線使它擴大，從而使“大綱”欄便于進行文本編輯。90在幻燈片瀏覽視圖中，演示文稿的所有幻燈片被縮小后按順序排列，如圖所示。2.幻燈片瀏覽視圖91

可以在編輯窗口右下角拖動縮放比例滑塊，改變“顯示比例”的值，出現其他尺寸的多張幻燈片。

在此種視圖方式下，可以選擇某一張幻燈片后，單擊“剪切”按鈕(或按Delete鍵)，刪除該幻燈片。還可以選擇某一張幻燈片后，單擊復制按鈕，將其復制到剪貼板上，再單擊“粘貼”按鈕，將其復制到當前幻燈片的后面。也可以使用“編輯”菜單下的“剪切”、“復制”、“粘貼”命令，進行相應的操作。

在此種視圖方式下，可以重新排列幻燈片，只需拖動某一張幻燈片到新位置即可。

在此種視圖方式下，可以使用“幻燈片瀏覽”工具欄中的按鈕來設置幻燈片的切換方式、效果、動畫預覽等。923.備注頁視圖

在備注頁視圖中，將在幻燈片下方顯示幻燈片的注釋頁，可以在該處為幻燈片創(chuàng)建用戶的注釋。用戶可以為任何一張幻燈片添加注釋。如圖所示。934.幻燈片放映視圖

此種視圖方式下，整個屏幕顯示一張幻燈片，用戶可以看到動畫效果，聽到聲音。用戶可在此視圖方式下對演示文稿進行預演，然后修改不滿意的地方。設計修改完畢的演示文稿，就在此種視圖方式下放映給觀眾。如果使用投影儀，則整張幻燈片將投影到幕布上，和使用幻燈效果一樣。PowerPoint制作的電子演示文稿被稱作幻燈片的原因。用戶可以在放映途中右擊，利用出現的快捷菜單，切換到指定的幻燈片或結束放映。用戶也可按Shift+F5進入此視圖狀態(tài)放映幻燈片，或按Esc鍵退出放映。94二、輸入和編輯文本新建演示文稿之后，無論是新建的空白演示文稿、根據內容提示向導新建的演示文稿，還是應用模板新建的演示文稿，都只是搭好了舞臺，還需要在上面添加表演的節(jié)目內容。1.在普通視圖的幻燈片模式下輸入和編輯文本按上節(jié)的方法進入普通視圖的幻燈片模式。(1)確定版式所謂版式，就是文本、圖形、表格等對象在幻燈片中的布局形式。新建好一張待編輯的幻燈片之后，為幻燈片設計一個版式，就是設置好文字和內容的大概擺放位置，以及在頁面中的相關關系。對于已經輸入了內容的幻燈片，也可以通過更改版式來改變外觀。選擇需要確定版式的幻燈片，然后選擇“開始”|“幻燈片”|“新建幻燈片”右下角倒三角按鈕或者單擊“板式”，也可以在幻燈片中單擊右鍵選擇版式，當彈出窗口中列出了各種版式，即可選擇合適的幻燈片版式。在相應的預覽圖里面可以看見文字和其他內容在各種版式中的排放位置。95(2)處理文本對象文本對象是幻燈片的基本要素，也是演示文稿中最重要的組成部分。合理地組織文本對象可以使幻燈片更能清楚地說明問題，恰當地設置文本對象的格式可以使幻燈片更具吸引人的效果。文本是幻燈片傳遞信息的基本要素，把文本輸入到適當的位置可以使幻燈片能更清楚地說明問題。輸入文本，就不得不用到占位符。輸入文本首先要清楚占位符的概念。所謂占位符是指創(chuàng)建新幻燈片時出現的虛線方框。這些方框代表一些待確定對象(幻燈片標題、文本、圖表、表格、組織結構圖、剪貼畫等)。單擊文字占位符可以添加文字，單擊內容占位符中央的不同按鈕則可以插入表格、圖表、剪貼畫、圖片、組織結構圖和媒體剪輯。在占位符上右擊，選擇“設置形狀格式”可以設置占位符的格式。占位符是幻燈片設計模板的主要組成元素，在占位符中添加文本和其他對象可以方便地建立規(guī)整美觀的演示文稿。用戶也可以將占位符理解成是自動設置的文本框。設置占位符格式的操作和設置文本框格式的操作類似。也可以單擊占位符邊框，當鼠標變成箭頭形狀時，拖動鼠標來改變占位符的大小。96在文本框內顯示“單擊此處添加標題”或“單擊此處添加文本”等字樣，可按提示在占位符內單擊，出現閃爍的插入點，即可輸入文本。若要在“占位符”之外添加文本，或選取了“空白版式”，可使用“文本框”來輸入和編輯文本。做法是：單擊“插入”|文本|“文本框”按鈕，在幻燈片上添加文本的位置拖動，拖出一個矩形框，然后輸入文本。對文本框內的文字的編輯方法與Word基本相同，可選擇其中的某一部分文字，改變它們的字體、大小、顏色等格式，或者復制、刪除它們。完成當前幻燈片的輸入和編輯后，可單擊“開始”|“新建幻燈片”，進行下一張幻燈片的輸入和編輯工作。輸入和選擇文本97

在普通視圖的大綱模式中，可以將光標移動到任意位置，插入文本或刪除、復制文本。

若要在某一幻燈片的后面插入一張新的幻燈片，并為其輸入文本。首先選擇該幻燈片(或光標位于該幻燈片的文本中)，然后選擇“開始”|“幻燈片”|“新建幻燈片”，也可選取一種自動版式，即可在當前幻燈片后面出現一張新的幻燈片，然后將文本輸入在新幻燈片圖標的后面。

若要重新排列幻燈片的次序、展開或折疊幻燈片的文本、改變幻燈片中各標題的縮進級別，可在

“大綱”面板中某個特定大綱幻燈片上右擊，在彈出的菜單中選擇相應的功能。

一些特定菜單項功能如下：在普通視圖的大綱模式中輸入和編輯文本98(1)升級在大綱視圖中，每行文本都可以是標題或帶標記(或不帶標記)的正文。最左端的數字是幻燈片的順序編號。標題按級別由上到下、由左到右逐行縮進。同級別的縮進量相同。不同級別的行使用不同的標記加以區(qū)分?！吧墶辈藛雾椀墓δ苁翘岣弋斍皹祟}的級別。每單擊一次，提高一級。若將大標題提高一級，則原屬于它的所有小標題均提高一級。若提高了二級標題(即幻燈片的第二行)，則它和它包含的較低級別的標題，以及其后各行的標題就會脫離原來的幻燈片而生成一張新的幻燈片。(2)降級“降級”菜單項的功能是降低當前標題的級別。每單擊一次，降低一級。若將大標題降低一級，則原屬于它的所有小標題均降低一級。若單擊幻燈片編號，再單擊“降級”菜單項，則該幻燈片的全部內容均降低一級，合并到上一張幻燈片中，原幻燈片被撤消。(3)上移(或“下移”)“上移”(或“下移”)菜單項的功能是將當前標題向上(或向下)移動一個標題行。若當前標題帶有小標題的話，也一起上移(或下移)?？捎么朔椒▽斍盎脽羝膬热菀频缴弦粡?或下一張)幻燈片中去。99(4)折疊(或“全部折疊”)“折疊”菜單項的功能是將當前幻燈片的內容折疊起來，只顯示幻燈片的標題?！叭空郫B”的功能是將所有幻燈片的內容折疊起來，只顯示每張幻燈片的標題。(5)展開(或“全部展開”)“展開”菜單項的功能是將當前幻燈片的內容展開，顯示幻燈片的所有內容?！叭空归_”菜單項的功能是將所有幻燈片的內容展開，顯示每張幻燈片的所有內容。(6)顯示文本格式“顯示文本格式”菜單項的功能是在“顯示文本字符的格式特性”與“隱藏文本字符的格式特性”之間進行切換。顯示文本字符的格式特性就是將對字符的各種修飾在大綱視圖中顯示出來，而隱藏就是不顯示對字符的各種修飾，但文本字符的格式依然存在。三、插入圖像和藝術字插入的圖像可以是“剪貼畫”或圖像文件中的圖像。方法是：選擇“插入”|“圖像”|“剪貼畫”或“圖片”命令。若選擇了“剪貼畫”命令，可在右側新出現的窗口中通過搜索選擇一幅剪貼畫進行插入，然后這幅剪貼畫就出現于當前幻燈片上，可以通過拖動剪貼畫周圍的尺寸柄，改變它的大小，也可以通過拖動剪貼畫(不是拖動剪貼畫周圍的尺寸柄)，將它放到幻燈片的任意位置上。若單擊了“圖片”按鈕，可在新出現的窗口中選擇一個圖像文件名，單擊“打開”按鈕，然后這個文件對應的圖像就出現于當前幻燈片上。也可以通過拖動改變其大小和位置。插入藝術字的作法是：選擇“插入”|“文本”|“藝術字”，在新出現的窗口中選擇一種“藝術字”樣式。然后在幻燈片編輯窗口通過鍵盤輸入想要的藝術字內容。則所輸入的文字就按所選擇的“藝術字”的樣式出現于當前幻燈片上。也可以通過拖動改變其大小和位置。101四、插入自選圖形自選圖形中包括“線條”、“連接符”、“基本形狀”、“箭頭總匯”、“流程圖”、“星與旗幟”、“標注”、“動作按鈕”等類圖形和“其他自選圖形”。插入自選圖形的方法是：選擇“插入”|“插圖”|“形狀”命令，出現“形狀”菜單，單擊某個按鈕，鼠標變成十字，此時用鼠標在幻燈片上拖動，即可畫出該圖形，也可以通過拖動改變其大小和位置。在幻燈片上插入了許多自選圖形。利用這些自選圖形中的某些圖形，經過排列組合，可以繪制更復雜的圖形。102五、插入“SmartArt”圖形、圖表和表格PowerPoint提供的SmartArt功能使我們只需輕點幾下鼠標即可創(chuàng)建具有設計師水準的插圖。PowerPoint提供一項稱為“SmartArt”的功能。它提供了一些模板，例如列表、流程圖、組織結構圖和關系圖，以簡化創(chuàng)建復雜形狀的過程。使用SmartArt也可以創(chuàng)建多種類型的圖表，例如組織系統(tǒng)圖、列表和圖片圖表。插入“SmartArt”圖形的方法是：選擇“插入”|“SmartArt”，出現“選擇SmartArt圖形”對話框。從窗口左側選擇相應的類別，在右側圖形列表中可選擇一個特定的SmartArt圖形，然后可在幻燈片中進入編輯模式，并可作任何的調整，從而設計出用戶需要的布局插圖。103插入“圖表”的方法選擇“插入”|“插圖”|“圖表”，出現對話框。選擇一個合適的圖表，并點擊確定按鈕，會彈出一個帶有數據(里面的數據是示例)的Excel工作薄窗口，并在當前幻燈片上插入了一個圖表。

“數據表”，并不是真正要插入的“圖表”里的數據，用戶可將“數據表”里的數據修改成自己真正需要插入的“圖表”的數據。插入“表格”的方法選擇“插入”選項卡下的“表格”，出現“插入表格”對話框，拖過拖動可以選擇表格的行數和列數后，即可在當前幻燈片中插入一個表格，也可以點擊“插入表格（I)...”，通過指定行數和列數插入一個表格，然后在里面輸入表格的數據，最后通過拖動調整表格的大小和位置。也可以通過點擊“繪制表格”手動繪制插入一個表格。還可以選擇“Excel電子表格”插入一個Excel電子表格對象，就像在Excel電子表格中操作一樣進行操作。104六、將Word的大綱文件轉變成演示文稿在PowerPoint中導入一個Word的大綱文件，生成演示文稿。方法是：啟動PowerPoint，在PowerPoint中單擊“開始”|“打開”按鈕，出現“打開”對話框后，單擊“文件類型”列表框右側的向下箭頭，選擇列表框中的“所有大綱”，然后在“打開”對話框的文件列表部分選擇一個想導入的Word文件名，單擊“打開”按鈕，此時就會出現一個演示文稿，它就是由所選的Word大綱文件生成的。105當創(chuàng)建新的演示文稿或者修改舊的演示文稿時，都可以在當前幻燈片的后面插入一張新的幻燈片。方法是：選擇某張幻燈片為當前幻燈片，單擊“開始”|“新建幻燈片”，就可以在當前幻燈片的后面插入一張新的幻燈片。刪除幻燈片的方法是：在普通視圖的大綱模式或幻燈片瀏覽視圖中，選擇欲被刪除的幻燈片，點擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“刪除幻燈片”(或按鍵盤的Delete鍵)，被選擇的幻燈片就被刪除了。復制幻燈片的方法是：在普通視圖的大綱模式或幻燈片瀏覽視圖中，選擇想被復制的幻燈片，點擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“復制幻燈片”或單擊“復制”按鈕，被選擇的幻燈片就被復制到剪貼板上，然后選擇某張幻燈片為當前幻燈片，單擊“粘貼”按鈕，則在當前幻燈片的后面出現一張新幻燈片，它的內容與被復制的幻燈片完全相同。移動幻燈片的方法是：在大綱視圖或幻燈片瀏覽視圖中，選擇要被移動的幻燈片，用鼠標拖動到某張幻燈片的前面，然后松開鼠標，即可使該幻燈片移動到新位置。七、插入、刪除、復制幻燈片及移動幻燈片106

第四節(jié)特殊效果一、動畫

PowerPoint對動畫效果有強大的支持，包括進入和退出動畫、其它計時控制和動作路徑(動畫序列中項目按預定繪制路徑運動)，因此可以使多個文本和對象動畫同步。可以給文本、圖片、形狀、表格、SmartArt圖形和其它對象添加特殊視覺或聲音效果，賦予各對象進入、退出、大小或顏色變化甚至移動等視覺效果?？梢宰龅牟僮髦饕校簽閷ο筇砑觿赢嫞粚蝹€對象應用多個動畫效果；查看幻燈片上當前的動畫列表；為動畫效果設置計時或順序；測試動畫效果等。

若要將注意力集中在要點上、控制信息流以及提高觀眾對演示文稿的興趣，使用動畫是一種好方法。可以將動畫效果應用于個別幻燈片上的文本或對象、幻燈片母版（幻燈片母版：存儲有關演示文稿主題和板式信息（包括背景、顏色、字體、效果、占位符大小及位置）的主幻燈片。）上的文本或對象，或者自定義幻燈片版式（版式：幻燈片上標題和副標題文本、列表、圖片、表格、圖表、形狀和視頻等元素的排列方式。）上的占位符。107PowerPoint中有幾種不同類型的動畫效果：“進入”效果。例如，可以使對象逐漸淡入焦點、從邊緣飛入幻燈片或者跳入視圖中?！巴顺觥毙Ч?。這些效果包括使對象飛出幻燈片、從視圖中消失或者從幻燈片旋出?！皬娬{”效果。這些效果的示例包括使對象縮小或放大、更改顏色或沿著其中心旋轉?！皠幼髀窂健?。使用這些效果可以使對象上下移動、左右移動或者沿著星形或圓形圖案移動（與其他效果一起）。1081.向對象添加動畫

若要向對象添加動畫效果，請執(zhí)行以下操作：

選擇要制作成動畫的對象。

在“動畫”選項卡上的“動畫”組中，單擊“動畫樣式”按鈕，然后選擇所需的動畫效果。如果沒有看到所需的進入、退出、強調或動作路徑動畫效果，請單擊“更多進入效果”、“更多強調效果”、“更多退出效果”或“其他動作路徑”。

在將動畫應用于對象或文本后，幻燈片上已制作成動畫的項目會標上不可打印的編號標記，該標記顯示在文本或對象旁邊。僅當選擇“動畫”選項卡或“動畫”任務窗格可見時，才會在“普通”視圖中顯示該標記。1092.對單個對象應用多個動畫效果若要對同一對象應用多個動畫效果，請執(zhí)行以下操作：選擇要添加多個動畫效果的文本或對象；在“動畫”選項卡上的“高級動畫”組中，單擊“添加動畫”。3.查看幻燈片上當前的動畫列表

可以在“動畫”任務窗格

（任務窗格是Office程序中提供常用命令的窗口。它的位置適宜，尺寸又小，您可以一邊使用這些命令，一邊繼續(xù)處理文件。）中查看幻燈片上所有動畫的列表?！皠赢嫛比蝿沾案耧@示有關動畫效果的重要信息，如效果的類型、多個動畫效果之間的相對順序、受影響對象的名稱以及效果的持續(xù)時間。若要打開“動畫”任務窗格，請在“動畫”選項卡上的“高級動畫”組中，單擊“動畫窗格”。110

各個效果將按照其添加順序顯示在“動畫”任務窗格中。也可以查看指示動畫效果相對于幻燈片上其他事件的開始計時的圖標。若要查看所有動畫的開始計時圖標，請單擊相應動畫效果旁的菜單圖標，然后選擇“隱藏高級日程表”。指示動畫效果開始計時的圖標有多種類型。包括下列選項：“單擊開始”（鼠標圖標，如此處所示）：動畫效果在您單擊鼠標時開始?！皬纳弦豁楅_始”（無圖標）：動畫效果開始播放的時間與列表中上一個效果的時間相同。此設置在同一時間組合多個效果。“從上一項之后開始”（時鐘圖標）：動畫效果在列表中上一個效果完成播放后立即開始。1114.為動畫設置效果選項、計時或順序

若要為動畫設置效果選項，請在“動畫”選項卡上的“動畫”組中，單擊“效果選項”右側的箭頭，然后單擊所需的選項?？梢栽凇皠赢嫛边x項卡上為動畫指定開始、持續(xù)時間或者延遲計時。若要為動畫設置開始計時，請在“計時”組中單擊“開始”菜單右側的箭頭，然后選擇所需的計時。若要設置動畫將要運行的持續(xù)時間，請在“計時”組中的“持續(xù)時間”框中輸入所需的秒數。若要設置動畫開始前的延時，請在“計時”組中的“延遲”框中輸入所需的秒數。若要對列表中的動畫重新排序，請在“動畫”任務窗格中選擇要重新排序的動畫，然后在“動畫”選項卡上的“計時”組中，選擇“對動畫重新排序”下的“向前移動”使動畫在列表中另一動畫之前發(fā)生，或者選擇“向后移動”使動畫在列表中另一動畫之后發(fā)生。1125.測試動畫效果若要在添加一個或多個動畫效果后驗證它們是否起作用，請執(zhí)行以下操作：在“動畫”選項卡上的“預覽”組中，單擊“預覽”。113二、將SmartArt圖形制作成動畫

可以創(chuàng)建運動的動態(tài)SmartArt圖形來進一步強調或分階段顯示信息?？梢詫⒄麄€SmartArt圖形制成動畫，或者只將SmartArt圖形中的個別形狀制成動畫。例如，可以讓維恩圖的每個圓圈一次一個地飛入，或者創(chuàng)建一個按級別淡入的組織結構圖。對于SmartArt圖形的動畫，應用到SmartArt圖形的動畫與可應用到形狀、文本或藝術字的動畫有以下幾方面的不同：形狀之間的連接線通常與第二個形狀相關聯，且不將其單獨地制成動畫。如果將一段動畫應用于SmartArt圖形中的形狀，動畫將按形狀出現的順序進行播放。只能將順序整個顛倒。因此，不能重新排列單個SmartArt圖形的動畫順序（除顛倒形狀出現的順序外）。在將一個使用PowerPoint2007之前的PowerPoint版本創(chuàng)建的圖表轉換為SmartArt圖形時，可能會丟失一些動畫設置，或者動畫可能會顯得有所不同。當切換SmartArt圖形布局時，添加的任何動畫將傳送到新布局中。114三、幻燈片切換幻燈片切換也稱為換頁，就是從一張幻燈片變換到另一張幻燈片的中間過程?？梢栽O置換頁的方式、效果以及聲音?？梢詾楫斍斑x擇的某一張幻燈片或者當前選擇的某一組幻燈片設置換頁的方式、效果以及聲音，也可以為演示文稿的所有幻燈片設置換頁的方式、效果以及聲音。1151.向幻燈片添加切換效果在包含“大綱”和“幻燈片”選項卡的窗格中，單擊“幻燈片”選項卡。選擇要向其應用切換效果的幻燈片的幻燈片縮略圖。在“切換”選項卡的“切換到此幻燈片”組中，單擊要應用于該幻燈片的幻燈片切換效果。若要查看更多切換效果，請單擊“其他”按鈕圖像。1162.設置切換效果的計時以及向幻燈片切換效果添加聲音若要設置上一張幻燈片與當前幻燈片之間的切換效果的持續(xù)時間，請執(zhí)行下列操作：在“切換”選項卡上“計時”組中的“持續(xù)時間”框中，鍵入或選擇所需的速度。若要指定當前幻燈片在多長時間后切換到下一張幻燈片，請采用下列步驟之一：若要在單擊鼠標時換幻燈片，請在“切換”選項卡的“計時”組中，選擇“單擊鼠標時”復選框。若要在經過指定時間后切換幻燈片，請在“切換”選項卡的“計時”組中，在“后”框中鍵入所需的秒數。在包含“大綱”和“幻燈片”選項卡的窗格中，單擊“幻燈片”選項卡。選擇要向其添加聲音的幻燈片的幻燈片縮略圖。在“切換”選項卡的“計時”組中，單擊“聲音”旁的箭頭，然后執(zhí)行下列操作之一：若要添加列表中的聲音，請選擇所需的聲音。若要添加列表中沒有的聲音，請選擇“其他聲音”，找到要添加的聲音文件，然后單擊“確定”?？梢愿幕脽羝袚Q效果，為切換效果設置不同的屬性或計時，以及從演示文稿中的幻燈片刪除幻燈片切換效果，有關說明這里從略。117四、幻燈片背景

可以在整個幻燈片后面插入圖片作為背景，圖片包括剪貼畫（剪貼畫：一張現成的圖片，經常以位圖或繪圖圖形的組合的形式出現。），或在部分幻燈片后面插入圖片作為水?。ㄋ。和ǔＳ糜谛藕兔陌胪该鲌D像。當您將紙幣對著光時即可看到貨幣中的水印。）。您還可以在幻燈片后面插入顏色作為背景。通過向一個或所有幻燈片添加圖片作為背景或水印，可以使PowerPoint演示文稿獨具特色或者明確標識演示主辦方。1181.使用圖片作為幻燈片背景單擊要為其添加背景圖片的幻燈片。要選擇多個幻燈片，請單擊某個幻燈片，然后按住Ctrl并單擊其它幻燈片。在“設計”選項卡上的“背景”組中，單擊“背景樣式”，然后單擊“設置背景格式”。單擊“填充”，然后單擊“圖片或紋理填充”。請執(zhí)行下列操作之一：若要插入來自文件的圖片，請單擊“文件”，然后找到并雙擊要插入的圖片。要粘貼復制的圖片，請單擊“剪貼板”。要使用剪貼畫（剪貼畫：一張現成的圖片，經常以位圖或繪圖圖形的組合的形式出現。）作為背景圖片，請單擊“剪貼畫”，然后在“搜索文字”框中鍵入描述所需剪輯（剪輯：一個媒體文件，包含圖片、聲音、動畫或電影。）的字詞或短語，或者鍵入剪輯的全部或部分文件名。1192.使用顏色作為幻燈