采購管理與供應商合作通用工具模板一、適用場景與背景說明本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)、及事業(yè)單位等）的采購部門，用于規(guī)范采購全流程及供應商合作管理。具體場景包括：日常采購需求：生產物料、辦公用品、服務外包等常規(guī)采購項目的供應商篩選與管理；項目專項采購：如新項目建設、設備更新、市場活動等一次性或周期性采購的供應商合作；供應商關系維護：現有供應商的績效評估、合作優(yōu)化及風險預警；多部門協同采購：跨部門（如生產、行政、研發(fā)）采購需求的統一管理與供應商對接。二、全流程操作指南（一）需求分析與提報：明確采購目標操作目標：清晰界定采購需求，保證采購內容與業(yè)務目標匹配，避免盲目采購。操作步驟：需求發(fā)起：由需求部門（如生產部、行政部）填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數量、質量標準、期望交付時間、預算金額及用途說明。示例：生產部需采購“A型號零件1000個，材質要求不銹鋼304，公差±0.1mm，7月30日前交付，預算5萬元”。需求審核：采購部門收到申請后，聯合財務部、技術部（如涉及技術參數）審核需求合理性，重點核查預算是否符合公司成本控制要求、技術參數是否清晰、交付時間是否可行。審核人：采購經理、財務主管、技術工程師*。需求確認：審核通過后，需求部門與采購部門共同簽字確認《采購需求申請表》，作為后續(xù)采購活動的依據。（二）供應商尋源與篩選：建立合格供應商池操作目標：通過多渠道尋源，篩選出符合資質、能力匹配的供應商，保證采購質量與成本可控。操作步驟：尋源渠道：內部推薦：通過公司合格供應商名錄、行業(yè)合作方推薦；外部渠道：招標平臺（如采招網、第三方招標平臺）、行業(yè)展會、公開市場調研、供應商主動自薦。供應商資質初審：采購部門收集供應商資料，重點審核以下資質（以供應商類型為準）：制造商：營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、ISO9001質量體系認證、相關產品檢測報告；貿易商：營業(yè)執(zhí)照、代理授權書、品牌授權證明；服務商：營業(yè)執(zhí)照、服務資質證書（如IT服務資質、清潔服務資質）、過往服務案例。審核人：采購專員、法務專員（涉及資質合規(guī)性時）。供應商評估與篩選：組織跨部門評估小組（采購、技術、質量、財務），采用《供應商評估表》對供應商進行量化打分（總分100分），篩選標準評估維度權重評估內容質量能力30%產品合格率、質量認證體系、質量問題響應速度價格水平25%報價合理性、批量采購折扣、成本控制能力交付能力20%交貨準時率、產能穩(wěn)定性、應急交付能力服務能力15%售后服務響應時間、技術支持、投訴處理效率企業(yè)信譽10%合作歷史（無重大違約）、銀行信用評級、行業(yè)口碑篩選規(guī)則：總分≥80分為“優(yōu)秀供應商”，70-79分為“合格供應商”，70分以下直接淘汰。確定候選供應商：根據評估結果，選取2-3家候選供應商進入商務談判環(huán)節(jié)。（三）商務談判與合同簽訂：明確合作條款操作目標：通過談判達成價格、交付、質量等關鍵條款共識，簽訂正式合同，規(guī)避合作風險。操作步驟：談判準備：采購專員整理《采購談判清單》，明確談判目標（如目標價格、交付周期、付款方式）、底線條款及供應商歷史報價數據。商務談判：由采購經理*牽頭，聯合需求部門、財務部與供應商談判，重點確認以下內容：價格：單價、總價、折扣政策、價格調整機制（如原材料波動時）；交付：交貨時間、地點、運輸方式、風險轉移節(jié)點（如“貨到指定倉庫驗收合格后”）；質量：驗收標準（國標/行標/企標）、質量異議處理流程（如“收到貨7天內提出異議，供應商24小時響應”）；付款：付款節(jié)點（如“驗收合格后30天付全款”）、付款方式（銀行轉賬/承兌匯票）、發(fā)票要求（增值稅專用發(fā)票）；違約責任：逾期交付、質量不達標等情況的違約金比例（如“逾期1天按合同金額0.5%支付違約金”）。合同擬定與審核：采購部門根據談判結果，使用《采購合同模板》擬定合同，條款需包含上述談判內容及雙方基本信息、保密條款、合同解除條件等；法務部審核合同合規(guī)性（如是否符合《民法典》買賣合同規(guī)定、是否存在法律漏洞）；財務部審核付款條款與公司財務制度的一致性；需求部門確認技術參數與服務要求無誤。合同簽訂與存檔：審核通過后，由雙方授權代表簽字（供應商需蓋公章，公司方需蓋合同章），原件交行政部歸檔，采購部門留存掃描件用于后續(xù)執(zhí)行跟蹤。（四）訂單執(zhí)行與交付監(jiān)控：保證采購落地操作目標：跟蹤訂單進度，及時解決交付異常，保證采購物品/服務按時按質到位。操作步驟：訂單下達：采購專員根據簽訂的《采購合同》，向供應商下達《采購訂單》，明確訂單編號、物料名稱、規(guī)格、數量、交付時間、收貨地址及聯系人。進度跟蹤：采購專員通過電話、郵件或供應商系統，每周跟蹤訂單生產/備貨進度，記錄《訂單跟蹤表》；若遇延遲（如供應商產能不足、原材料短缺），要求供應商提供預計交付時間，并協調需求部門調整計劃（如需）。交付協調：供應商發(fā)貨前，通知采購部門及收貨倉庫，確認物流信息（如物流公司、運單號）；收貨倉庫提前準備收貨場地、設備及驗收工具。（五）驗收入庫與結算：完成采購閉環(huán)操作目標：嚴格驗收保證質量合格，按合同約定完成付款，完成采購全流程閉環(huán)。操作步驟：實物驗收：收貨倉庫核對到貨物料與《采購訂單》信息（名稱、規(guī)格、數量、批次號），確認外包裝完好；需求部門（或質量部）按合同約定的質量標準進行檢驗，填寫《驗收入庫單》，明確“合格”“不合格”或“讓步接收”結論；不合格處理：若驗收不合格，采購部門需在24小時內通知供應商，要求其在3天內退換貨或整改，并記錄《不合格品處理報告》。入庫登記：驗收合格后，倉庫管理員在ERP系統中錄入入庫信息，更新庫存臺賬，《驗收入庫單》需由倉庫員、需求部門驗收人、采購專員簽字確認。對賬與付款：采購專員收集《采購合同》《采購訂單》《驗收入庫單》《發(fā)票》，提交財務部對賬；財務部核對無誤后，按合同約定付款節(jié)點辦理付款手續(xù)，付款憑證交采購部門歸檔。（六）供應商績效評估：優(yōu)化合作關系操作目標：定期評估供應商表現，識別優(yōu)秀供應商與風險供應商，為后續(xù)采購決策提供依據。操作步驟：評估周期：季度/半年度/年度評估，根據采購物品重要性確定（如關鍵物料供應商季度評估，一般物料供應商半年度評估）。評估數據收集：采購專員從ERP系統、業(yè)務部門收集供應商績效數據，包括：質量指標：批次合格率、退貨率、質量投訴次數；交付指標：準時交付率、逾期次數、應急響應及時率；服務指標：售后響應速度、問題解決率、配合度評分（由需求部門提供）；成本指標：價格競爭力、成本優(yōu)化貢獻。評估與評級：使用《供應商績效評分表》（滿分100分）進行量化評分，評級標準90分及以上：優(yōu)秀供應商（優(yōu)先增加訂單量、長期合作）；80-89分：良好供應商（維持合作，可適當擴大采購）；70-79分：合格供應商（持續(xù)觀察，要求改進）；70分以下：不合格供應商（暫停合作，限期整改或淘汰）。結果應用與反饋：采購部門向供應商發(fā)送《績效評估報告》，優(yōu)秀供應商通報表揚，不合格供應商要求提交《改進計劃》；根據評估結果更新《合格供應商名錄》，淘汰長期表現不佳的供應商。三、核心工具表格模板（一）采購需求申請表申請部門申請日期采購類型（□日?！蹴椖俊蹙o急）采購基本信息物品/服務名稱規(guī)格型號/技術要求需求數量單位（□個□件□批□小時）期望交付時間預算金額（元）用途說明審核意見需求部門負責人簽字日期采購部門審核（□通過□不通過，理由：）審核人：*日期：財務部審核（□預算合規(guī)□預算超支，說明：）審核人：*日期：（二）供應商評估表供應商名稱評估日期評估維度權重得分加權得分質量能力30%（□產品合格率≥95%25分□質量認證齊全5分）價格水平25%（□低于市場平均價10%以上20分□與市場均價持平5分）交付能力20%（□準時交付率≥98%15分□應急響應≤24小時5分）服務能力15%（□售后響應≤12小時10分□投訴處理率100%5分）企業(yè)信譽10%（□無違約記錄7分□銀行AA級3分）總分評估結論（□優(yōu)秀□合格□不合格）評估小組簽字：、、*（三）采購訂單跟蹤表訂單編號供應商名稱訂單金額（元）下單日期預計交付日期進度跟蹤記錄日期跟蹤方式（□電話□郵件□系統）供應商反饋（如“生產完成50%，預計7月25日發(fā)貨”）風險提示（如“原材料延遲，可能延期3天”）處理措施交付結果實際交付日期物流單號驗收結果（□合格□不合格）不合格處理（□退貨□整改□讓步接收）（四）供應商績效評分表供應商名稱評估周期（202X年Q2）評估人：*績效指標目標值實際值得分（0-100分）質量指標：批次合格率≥98%96%80交付指標：準時交付率≥95%92%75服務指標：需求響應及時率100%90%70成本指標：價格對比（市場均價）≤市場價與市場價持平85總分77.5等級（□優(yōu)秀□良好□合格□不合格）合格改進建議加強交付過程跟蹤，提升準時交付率四、關鍵風險與操作提示（一）合規(guī)性風險提示供應商資質審核：嚴禁與無資質、超范圍經營的供應商合作，尤其涉及食品、藥品、特種設備等特殊行業(yè)時，需審核行業(yè)許可證件（如食品生產許可證、特種設備制造許可證），避免法律風險。合同條款規(guī)范：合同中需明確“不可抗力”“違約責任”“爭議解決方式”等條款，避免口頭約定；付款方式需符合公司財務制度，嚴禁預付全款（特殊情況需總經理審批）。（二）采購過程風險控制需求變更管理：采購訂單下達后，需求部門原則上不得變更需求；若確需變更，需提交《需求變更申請表》，經采購、財務部門審核后，書面通知供應商，并協商變更后的交付與付款條款，避免因口頭變更導致糾紛。供應商依賴風險：避免對單一供應商的過度依賴（某類物料采購占比超過70%），需定期開發(fā)備用供應商，保證供應鏈穩(wěn)定性。（三）溝通協作要點跨部門協同：采購部門需與需求部門、財務部、質量部建立定期溝通機制（如每周采購例會），及時同步