企業(yè)采購管理制度流程化工具書一、總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證采購流程合規(guī)、高效、透明，降低采購成本，保障物資供應(yīng)質(zhì)量，特制定本工具書。本工具書旨在為企業(yè)各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化的采購操作指引，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與要求，減少操作隨意性，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。1.2適用范圍本工具書適用于企業(yè)各部門（含生產(chǎn)、行政、研發(fā)、市場等）的所有采購活動(dòng)，包括但不限于：辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)類項(xiàng)目（如咨詢、維修）等采購場景。新員工入職培訓(xùn)、現(xiàn)有流程優(yōu)化、采購合規(guī)性檢查等工作均可參考本工具書。1.3基本原則合規(guī)性：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，禁止任何違規(guī)操作。效益性：在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比優(yōu)的供應(yīng)商，控制采購成本。透明性：采購流程公開透明，關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如詢價(jià)、審批）留痕可追溯。責(zé)任明確：各環(huán)節(jié)責(zé)任部門及人員需清晰劃分，保證權(quán)責(zé)對等。二、全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作指引企業(yè)采購管理遵循“需求提出—審批立項(xiàng)—供應(yīng)商選擇—訂單執(zhí)行—驗(yàn)收交付—付款結(jié)算—?dú)w檔記錄”的閉環(huán)流程，各環(huán)節(jié)操作2.1需求提出與初審2.1.1操作內(nèi)容需求部門根據(jù)工作計(jì)劃或?qū)嶋H需要，填寫《采購需求申請單》，明確以下信息：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途、需求日期、緊急程度（一般/緊急）。對供應(yīng)商的特殊要求（如資質(zhì)、業(yè)績，僅針對服務(wù)類或大型設(shè)備采購）。2.1.2責(zé)任主體需求部門：填寫申請單，保證信息真實(shí)、完整。需求部門負(fù)責(zé)人*主管：審核需求的合理性（是否符合部門預(yù)算、是否必要），簽字確認(rèn)。2.1.3輸出成果《采購需求申請單》（需求部門負(fù)責(zé)人簽字版）。2.2采購審批2.2.1操作內(nèi)容采購部收到《采購需求申請單》后，根據(jù)采購金額及類型，按以下權(quán)限分級審批：小額采購（單筆金額≤5000元）：采購部經(jīng)理*經(jīng)理審核。中額采購（5000元＜單筆金額≤50000元）：采購部經(jīng)理經(jīng)理+分管副總副總雙審批。大額采購（單筆金額＞50000元）：采購部經(jīng)理經(jīng)理+分管副總副總+總經(jīng)理*總經(jīng)理三級審批。緊急采購：可先通過電話/口頭請示分管領(lǐng)導(dǎo)后執(zhí)行，但需在1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)簽審批手續(xù)。2.2.2責(zé)任主體采購部：核對申請單信息是否完整，審批流程是否符合規(guī)定。審批人：評估采購的必要性、預(yù)算合理性，對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。2.2.3輸出成果《采購需求申請單》（審批完整版）。2.3供應(yīng)商選擇2.3.1操作內(nèi)容根據(jù)采購類型選擇合適的供應(yīng)商確定方式：標(biāo)準(zhǔn)化物資（如辦公文具、標(biāo)準(zhǔn)耗材）：從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇2-3家比價(jià)，優(yōu)先選擇合作良好、價(jià)格優(yōu)的供應(yīng)商。非標(biāo)準(zhǔn)化物資/服務(wù)（如定制設(shè)備、咨詢服務(wù)）：啟動(dòng)詢價(jià)流程，向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)單》（需包含規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、報(bào)價(jià)要求等），收集報(bào)價(jià)后填寫《詢價(jià)比價(jià)記錄表》，綜合評估價(jià)格、質(zhì)量、交付能力、售后服務(wù)等因素，確定候選供應(yīng)商。單一來源采購（如專利產(chǎn)品、獨(dú)家代理）：需填寫《單一來源采購申請表》，說明理由，經(jīng)總經(jīng)理*總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行。2.3.2責(zé)任主體采購部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商尋源、詢價(jià)、比價(jià)，保證供應(yīng)商資質(zhì)合法（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）。采購部負(fù)責(zé)人*經(jīng)理：審核候選供應(yīng)商選擇的合規(guī)性與合理性。2.3.3輸出成果《詢價(jià)比價(jià)記錄表》《供應(yīng)商資質(zhì)文件復(fù)印件》《單一來源采購申請表》（如適用）。2.4訂單/合同簽訂2.4.1操作內(nèi)容小額采購：采購部根據(jù)審批結(jié)果及供應(yīng)商信息，下達(dá)《采購訂單》，明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等，雙方簽字蓋章后生效。中額及以上采購：需簽訂《采購合同》，合同文本由采購部擬定，法務(wù)部*法務(wù)專員審核（重點(diǎn)條款包括：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、爭議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等），經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。2.4.2責(zé)任主體采購部：起草訂單/合同，保證條款與審批結(jié)果一致。法務(wù)部*法務(wù)專員：審核合同條款的合法性與嚴(yán)謹(jǐn)性。雙方授權(quán)代表：負(fù)責(zé)訂單/合同的最終簽署。2.4.3輸出成果《采購訂單》（小額采購）或《采購合同》（中額及以上采購）（簽字蓋章版）。2.5訂單執(zhí)行與交付2.5.1操作內(nèi)容采購部向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》后，跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交付。供應(yīng)商發(fā)貨前，需提前1個(gè)工作日告知采購部預(yù)計(jì)交付時(shí)間及物流信息（如適用）。物資送達(dá)后，需求部門與采購部共同核對到貨信息（名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等），確認(rèn)無誤后在《送貨單》上簽字；如發(fā)覺異常（如數(shù)量不符、外觀損壞），需當(dāng)場記錄并聯(lián)系供應(yīng)商處理。2.5.2責(zé)任主體采購部：跟蹤訂單進(jìn)度，協(xié)調(diào)交付異常。供應(yīng)商：按訂單約定時(shí)間、質(zhì)量交付物資。需求部門：核對到貨信息，確認(rèn)收貨。2.5.4輸出成果《送貨單》（需求部門、采購部簽字版）、《訂單進(jìn)度跟蹤記錄表》。2.6驗(yàn)收2.6.1操作內(nèi)容常規(guī)驗(yàn)收：需求部門根據(jù)《采購訂單》或《采購合同》中的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、功能等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《驗(yàn)收單》，注明“合格”“不合格”或“待檢（需送第三方檢測）”。特殊驗(yàn)收：對于大型設(shè)備、精密儀器或需專業(yè)檢測的物資，可邀請質(zhì)檢部*質(zhì)檢工程師或外部第三方機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收，出具《驗(yàn)收報(bào)告》。不合格物資處理：驗(yàn)收不合格時(shí)，需求部門需在《驗(yàn)收單》中注明問題，采購部2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商辦理退貨/換貨/索賠事宜，并跟蹤處理結(jié)果。2.6.2責(zé)任主體需求部門：主導(dǎo)驗(yàn)收，保證物資符合使用要求。質(zhì)檢部*質(zhì)檢工程師：參與專業(yè)驗(yàn)收（如適用），提供技術(shù)支持。采購部：協(xié)調(diào)不合格物資的處理，保證問題閉環(huán)。2.6.3輸出成果《驗(yàn)收單》《驗(yàn)收報(bào)告》（如適用）、《不合格物資處理記錄表》。2.7付款結(jié)算2.7.1操作內(nèi)容采購部收集完整付款資料，包括：《采購訂單/合同》《驗(yàn)收單》《供應(yīng)商開具的合規(guī)票據(jù)》（需與訂單信息一致）、《付款申請單》，填寫后提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部審核資料的完整性、合規(guī)性（如票據(jù)真?zhèn)?、金額是否與訂單一致），按企業(yè)付款流程安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等）。付款完成后，財(cái)務(wù)部將付款憑證復(fù)印件反饋給采購部，采購部同步更新供應(yīng)商付款記錄。2.7.2責(zé)任主體采購部：整理付款資料，保證信息準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)部：審核單據(jù)、安排付款，監(jiān)督資金使用合規(guī)性。2.7.3輸出成果《付款申請單》《付款憑證復(fù)印件》《供應(yīng)商付款記錄表》。2.8歸檔記錄2.8.1操作內(nèi)容采購部負(fù)責(zé)將采購全流程資料（含《采購需求申請單》、審批文件、詢價(jià)比價(jià)記錄、訂單/合同、送貨單、驗(yàn)收單、付款憑證等）分類整理，按“一單一檔”原則歸檔，保存期限不少于5年（電子檔案需定期備份）。2.8.2責(zé)任主體采購部：資料歸檔與管理，保證可追溯。2.8.3輸出成果采購檔案（紙質(zhì)+電子）。三、實(shí)用工具模板清單本部分提供采購管理各環(huán)節(jié)的核心模板，各部門可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整使用。3.1采購需求申請單申請部門||申請日期|

申請人||聯(lián)系方式|

物資/服務(wù)名稱||規(guī)格型號(hào)/技術(shù)參數(shù)|

單位|數(shù)量|預(yù)估單價(jià)（元）|預(yù)估總價(jià)（元）|

用途說明||

需求日期||緊急程度|□一般□緊急|

供應(yīng)商特殊要求（如有）||

需求部門負(fù)責(zé)人意見|||簽字：__________日期：__________|

|采購部審核意見||

|簽字：__________日期：__________|

|審批意見（分級）||

|（小額）采購部經(jīng)理：__________日期：__________|

|（中額）分管副總：__________日期：__________|

|（大額）總經(jīng)理：__________日期：__________|3.2詢價(jià)比價(jià)記錄表采購需求編號(hào)||采購項(xiàng)目名稱||

需求部門||聯(lián)系人/電話||

詢價(jià)日期||截止時(shí)間||

供應(yīng)商信息|報(bào)價(jià)（元）|交付周期（天）|資質(zhì)文件|備注|

供應(yīng)商A名稱|||□營業(yè)執(zhí)照□其他：__________||

供應(yīng)商B名稱|||□營業(yè)執(zhí)照□其他：__________||

供應(yīng)商C名稱|||□營業(yè)執(zhí)照□其他：__________||

比價(jià)結(jié)論|□推薦供應(yīng)商：__________（理由：__________）□單一來源采購（需附審批單）□重新詢價(jià)|

采購部負(fù)責(zé)人審核|簽字：__________日期：__________|3.3采購訂單訂單編號(hào)||簽訂日期||

供應(yīng)商名稱||供應(yīng)商地址/電話||

采購部門||交付地址||

物資/服務(wù)信息|規(guī)格型號(hào)|單位|數(shù)量|單價(jià)（元）|總價(jià)（元）|

||||||

||||||

合計(jì)金額（大寫）||小寫（元）|||

交付時(shí)間||付款方式|||

質(zhì)量要求|||||

違約責(zé)任|||||

雙方簽字|||||

采購方：__________（蓋章）授權(quán)代表：__________日期：__________|供應(yīng)商方：__________（蓋章）授權(quán)代表：__________日期：__________|3.4驗(yàn)收單訂單編號(hào)||驗(yàn)收日期||

供應(yīng)商名稱||物資名稱||

規(guī)格型號(hào)||單位||

驗(yàn)收數(shù)量|合格數(shù)量|不合格數(shù)量|不合格原因|

||||

驗(yàn)收結(jié)果|□合格□不合格□待檢（需送第三方檢測）|

驗(yàn)收部門意見|||簽字：__________日期：__________|

|采購部確認(rèn)||

|簽字：__________日期：__________|

|（如需）質(zhì)檢部意見||

|簽字：__________日期：__________|3.5付款申請單付款部門||申請日期||

供應(yīng)商名稱||合同/訂單編號(hào)||

付款事由|□貨款□預(yù)付款□質(zhì)保金□其他：__________|

付款金額（元）|大寫||

付款方式|□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他：__________|

附件清單|□《采購合同》□《驗(yàn)收單》□《供應(yīng)商票據(jù)》□其他：__________|

申請人||聯(lián)系方式||

采購部審核|||簽字：__________日期：__________|

|財(cái)務(wù)部審核||

|簽字：__________日期：__________|

|審批意見||

|（小額）財(cái)務(wù)經(jīng)理：__________日期：__________（中額）分管副總：__________日期：__________（大額）總經(jīng)理：__________日期：__________|四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與操作提示4.1需求環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：需求描述不清晰（如規(guī)格參數(shù)缺失），導(dǎo)致采購物資不符合實(shí)際使用需求。操作提示：需求部門需明確物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如尺寸、材質(zhì)、功能指標(biāo)等），必要時(shí)附圖紙或樣品；緊急采購需在申請單中標(biāo)注“緊急”，并同步口頭告知采購部優(yōu)先處理。4.2供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：供應(yīng)商資質(zhì)不全（如無相關(guān)行業(yè)許可證）或選擇過程不透明，導(dǎo)致質(zhì)量或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。操作提示：優(yōu)先選擇《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商；新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如3C認(rèn)證、ISO認(rèn)證等），采購部需核實(shí)原件并留存復(fù)印件；詢價(jià)比價(jià)需至少3家供應(yīng)商記錄，特殊情況需書面說明理由并經(jīng)審批。4.3合同與訂單風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)（如違約責(zé)任不明確、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)模糊），引發(fā)后續(xù)糾紛。操作提示：中額及以上采購必須簽訂書面合同，法務(wù)部需審核關(guān)鍵條款（交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、爭議解決等）；訂單內(nèi)容需與審批結(jié)果、合同一致，避免口頭約定。4.4驗(yàn)收環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：驗(yàn)收流于形式，對不合格物資未及時(shí)發(fā)覺，影響生產(chǎn)或使用。操作提示：需求部門需嚴(yán)格按照訂單/合同標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，對數(shù)量、質(zhì)量、功能逐項(xiàng)核對；不合格物資需在驗(yàn)收單中注明問題，采購部需在2個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)處理流程（退貨/換貨/索賠），并留存處理記錄。4.5付款環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述：付款資料不全或票據(jù)不合規(guī)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或供應(yīng)商糾紛。