行政文件存檔與分類標準化管理模板一、適用范圍與應用場景二、標準化管理操作流程（一）文件接收與初步篩選文件來源登記：行政人員收到文件后（包括內(nèi)部流轉文件、外部收文、部門提交文件等），需立即在《文件接收登記表》（見表1）中登記文件來源、接收日期、文件標題（或摘要）、份數(shù)、密級（如公開、內(nèi)部秘密、機密）等信息，并由經(jīng)辦人簽字確認。初步篩選與分類：根據(jù)文件內(nèi)容判斷其是否屬于行政文件范疇，剔除無關材料（如個人事務材料、非正式溝通記錄等）。對屬于行政文件的，標注初步分類建議（如“綜合管理類”“會議類”“合同類”等），避免遺漏或錯分。（二）文件分類與編號分類標準確定：采用“年度+類別+子類”的三級分類法，具體分類標準一級分類（按年度）：以自然年度為單位，如“2024年”“2023年”。二級分類（按文件性質(zhì)）：分為綜合管理類（如通知、制度、工作計劃）、會議類（如會議紀要、議程、材料）、合同協(xié)議類（如行政合同、服務協(xié)議）、請示報告類（如部門請示、工作報告）、外部函件類（如上級單位來文、合作單位函件）、檔案資料類（如調(diào)研報告、總結材料）等6大類。三級分類（按具體用途）：在二級分類下細化，如“綜合管理類”可細分為“通知公告”“管理制度”“工作總結”等子類。文件編號規(guī)則：采用“年度-二級分類代碼-流水號”格式，例如“2024-ZH-001”（2024年綜合管理類第1號）、“2024-HT-015”（2024年合同協(xié)議類第15號）。分類代碼統(tǒng)一為：綜合管理類（ZH）、會議類（HY）、合同協(xié)議類（HT）、請示報告類（QS）、外部函件類（WB）、檔案資料類（DA）。流水號按年度從001開始連續(xù)編制，不得重復或空號。（三）文件整理與歸檔文件規(guī)范化處理：紙質(zhì)文件：去除釘書針、回形針等金屬夾具，對破損頁面進行修補，采用左側裝訂（超過20頁需加裝硬質(zhì)封面），在封面右上角標注文件編號，左上角標注分類標簽（如“2024-ZH”）。電子文件：將文件統(tǒng)一轉換為PDF格式（避免格式兼容問題），命名規(guī)則與編號一致（如“2024-ZH-001.pdf”），存儲在指定服務器文件夾中（按年度、二級分類建立層級文件夾，如“2024年/綜合管理類/”）。歸檔登記與移交：紙質(zhì)文件整理完畢后，填寫《文件歸檔登記表》（見表2），詳細記錄文件編號、標題、形成部門/人、形成日期、頁數(shù)、密級、存放位置（如“檔案柜-1層-3排”）等信息，經(jīng)行政負責人審核簽字后，移交至檔案室統(tǒng)一存放。電子文件整理完畢后，由行政人員將文件至指定服務器文件夾，同步更新《電子文件歸檔登記表》（包含文件編號、存儲路徑、人、日期、備份狀態(tài)等信息），并定期（每月末）與紙質(zhì)文件清單進行核對，保證一致。（四）文件借閱與使用管理借閱申請與審批：因工作需要借閱文件時，借閱人需填寫《文件借閱登記表》（見表3），注明文件編號、借閱事由、借閱期限、歸還日期等信息，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政管理部門審批。涉密文件（機密、內(nèi)部秘密）需經(jīng)單位分管領導審批。文件借閱與歸還：紙質(zhì)文件：借閱人憑審批后的《文件借閱登記表》至檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理員核對文件信息后，將文件交予借閱人，并在《文件借閱登記表》中記錄借出日期、經(jīng)辦人。借閱期限一般不超過3天，確需延期的需提前1天辦理續(xù)借手續(xù)。電子文件：借閱人通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交借閱申請，審批通過后可在線預覽或，后文件自動添加“借閱中”水印，禁止未經(jīng)授權的轉發(fā)或復制。歸還檢查：文件歸還時，檔案管理員需檢查文件是否完好、有無缺失或涂改，確認無誤后在《文件借閱登記表》中記錄歸還日期、經(jīng)辦人，并更新文件狀態(tài)（如“在庫”“可借閱”）。（五）文件保管與定期清理保管環(huán)境要求：紙質(zhì)檔案室需保持干燥、通風、避光，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設施；電子文件存儲服務器需定期（每周）進行病毒查殺，每月進行數(shù)據(jù)備份（異地備份與本地備份相結合），保證數(shù)據(jù)安全。定期清理與鑒定：每年12月底，由行政管理部門牽頭，組織檔案管理員、各職能部門代表對當年歸檔文件進行清理鑒定，對無保存價值的文件（如臨時通知、草稿材料等）按規(guī)定程序銷毀，對有長期保存價值的文件（如制度文件、重要合同等）延長保管期限。文件銷毀管理：需銷毀的文件，由檔案管理員填寫《文件銷毀清單》，注明文件編號、標題、歸檔日期、銷毀原因等信息，經(jīng)行政負責人、分管領導審批后，由2人以上共同監(jiān)銷（紙質(zhì)文件需使用碎紙機銷毀，電子文件需徹底刪除并清除備份），監(jiān)銷人簽字確認后，《文件銷毀清單》存檔備查。三、核心模板表格表1：文件接收登記表序號文件來源接收日期文件標題（或摘要）份數(shù)密級初步分類經(jīng)辦人1總經(jīng)理辦公室2024-03-15關于2024年清明節(jié)放假的通知5公開綜合管理類*2人力資源部2024-03-162023年度部門工作總結1內(nèi)部檔案資料類*3上海公司2024-03-17辦公用品采購合同（草案）3內(nèi)部秘密合同協(xié)議類*表2：文件歸檔登記表文件編號文件標題形成部門/人形成日期頁數(shù)密級存放位置歸檔日期審核人2024-ZH-0012024年清明節(jié)放假通知總經(jīng)理辦公室2024-03-152公開檔案柜-1層-3排2024-03-20*趙六2024-HT-001辦公用品采購合同采購部2024-03-178內(nèi)部秘密檔案柜-2層-1排2024-03-22*趙六2024-HY-0052024年3月行政辦公會紀要行政部2024-03-255內(nèi)部檔案柜-1層-4排2024-03-26*趙六表3：文件借閱登記表借閱日期文件編號文件標題借閱人部門借閱事由借閱期限歸還日期經(jīng)辦人審批人2024-04-012024-ZH-0012024年清明節(jié)放假通知*孫七市場部查詢假期安排3天2024-04-04*周八*吳九2024-04-022024-HT-001辦公用品采購合同*鄭十財務部合同付款審核5天2024-04-07*周八*吳九2024-04-032024-HY-0053月行政辦公會紀要*王十一人力資源部跟進會議決議事項2天2024-04-05*周八*吳九四、管理要點與注意事項及時性原則：文件接收后需在1個工作日內(nèi)完成初步登記與分類，歸檔工作需在文件形成后10個工作日內(nèi)完成，保證文件不積壓、不延誤。準確性原則：文件分類需嚴格按照標準執(zhí)行，編號規(guī)則不得隨意更改，登記信息需真實、完整，避免因分類錯誤或信息遺漏導致文件無法查找。保密性原則：涉密文件需單獨存放，借閱時嚴格審批權限，嚴禁擅自復制、摘抄或外傳；電子文件需設置訪問權限，定期檢查權限設置，防止非授權訪問。規(guī)范性原則：紙質(zhì)文件裝訂需整齊牢固，標簽