合同管理模板法律風(fēng)險(xiǎn)防范版一、引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中明確權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的核心法律文件，不規(guī)范的管理可能導(dǎo)致合同無效、違約糾紛、經(jīng)濟(jì)損失等法律風(fēng)險(xiǎn)。本模板旨在為企業(yè)提供全流程合同管理規(guī)范，覆蓋合同準(zhǔn)備、起草、審核、簽署、履行至歸檔各環(huán)節(jié)，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作與風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)，幫助企業(yè)降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)，保障合法權(quán)益。二、適用場(chǎng)景與對(duì)象本模板適用于各類企業(yè)及組織在以下場(chǎng)景的合同管理需求，可根據(jù)具體業(yè)務(wù)類型調(diào)整細(xì)化：日常經(jīng)營類合同：如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等；合作類合同：如聯(lián)營合同、委托合同、合作開發(fā)合同、特許經(jīng)營合同等；勞動(dòng)類合同：如勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等；知識(shí)產(chǎn)權(quán)類合同：如技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、商標(biāo)許可合同、著作權(quán)使用合同等；其他重大合同：如并購合同、融資合同、重大工程建設(shè)合同等。三、合同管理全流程操作步驟（一）合同準(zhǔn)備階段：明確需求與基礎(chǔ)信息需求梳理業(yè)務(wù)部門明確合同目的（如采購貨物、提供服務(wù)、合作開發(fā)等）、核心需求（如標(biāo)的物規(guī)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款周期等）及預(yù)期成果；列出合同必備條款清單（如簽約主體、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等），避免遺漏核心內(nèi)容。主體信息收集簽約方為企業(yè)的，需核實(shí)其營業(yè)執(zhí)照（需在有效期內(nèi)）、經(jīng)營范圍、法定代表人/負(fù)責(zé)人信息；簽約方為自然人的，需核實(shí)其身份證件信息，確認(rèn)其具備完全民事行為能力；涉及代理的，需提供授權(quán)委托書（載明代理權(quán)限、代理期限），并核實(shí)代理人身份。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估初步篩查評(píng)估簽約方信用狀況（如是否涉及重大訴訟、行政處罰、失信被執(zhí)行人等）；判斷合同內(nèi)容是否違反法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如特許經(jīng)營需取得相應(yīng)資質(zhì)）。（二）合同起草階段：結(jié)構(gòu)完整與條款合規(guī)合同結(jié)構(gòu)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)合同應(yīng)包含以下部分：明確合同類型（如“設(shè)備采購合同”）；合同編號(hào)：按企業(yè)內(nèi)部規(guī)則編號(hào)（如“CG-2024-001”），便于管理；簽約主體：寫明全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/身份證號(hào)、地址、法定代表人/負(fù)責(zé)人；包括前言（合同目的）、核心條款（詳見下文）、其他約定（如通知方式、合同生效條件）；附件：如技術(shù)參數(shù)表、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，需在中注明附件名稱及效力；簽署頁：各簽約方法定代表人/授權(quán)代表人簽字、蓋章，注明簽署日期。核心條款起草要點(diǎn)當(dāng)事人信息：名稱需與營業(yè)執(zhí)照/身份證一致，避免使用簡(jiǎn)稱；標(biāo)的條款：明確標(biāo)的物名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量（需可量化）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款與支付：寫明金額（大小寫一致）、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付期限（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)”）、賬戶信息（戶名、賬號(hào)、開戶行）；履行期限與地點(diǎn)：明確起始/截止時(shí)間、履行地點(diǎn)（如“甲方辦公地址”），涉及交付的需約定交付方式；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)需對(duì)等，避免單方限制權(quán)利或加重義務(wù)（如“乙方需按時(shí)交付，甲方需按時(shí)付款”）；違約責(zé)任：具體列明違約情形（如逾期付款、質(zhì)量不合格）及違約責(zé)任（如違約金計(jì)算方式、賠償范圍），違約金一般不超過實(shí)際損失的30%；爭(zhēng)議解決：約定訴訟或仲裁（二選一），明確管轄法院（如“甲方所在地人民法院”）或仲裁機(jī)構(gòu)（如“仲裁委員會(huì)”）；合同生效與終止：生效條件（如雙方簽字蓋章后生效）、終止情形（如履行完畢、雙方協(xié)商解除）。（三）合同審核階段：多維度風(fēng)險(xiǎn)把控審核主體與職責(zé)業(yè)務(wù)部門：審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款等商業(yè)條款是否準(zhǔn)確；法務(wù)部門：審核合同合法性（是否違反法律法規(guī)）、合規(guī)性（是否符合行業(yè)規(guī)定）、條款完整性（是否遺漏必備條款）、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任是否公平、爭(zhēng)議解決是否明確）；財(cái)務(wù)部門：審核價(jià)款支付方式、稅務(wù)處理、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)相關(guān)條款；風(fēng)控部門（如有）：結(jié)合企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)政策，評(píng)估合同履約風(fēng)險(xiǎn)（如簽約方履約能力、行業(yè)政策變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)）。審核要點(diǎn)清單審核項(xiàng)目審核內(nèi)容主體資格簽約方是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如食品經(jīng)營需食品經(jīng)營許可證），法定代表人/授權(quán)代理人身份是否真實(shí)標(biāo)的合法性標(biāo)的物是否為法律禁止或限制流通物（如、槍支），是否侵犯第三方知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款完整性是否包含當(dāng)事人、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等必備條款權(quán)利義務(wù)對(duì)等性是否存在單方不合理限制權(quán)利（如“乙方違約需承擔(dān)全部責(zé)任，甲方違約無需承擔(dān)責(zé)任”）違約責(zé)任明確性違約金是否約定具體計(jì)算方式，賠償范圍是否明確（如“直接損失”）爭(zhēng)議解決可執(zhí)行性約定的管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確，是否符合級(jí)別管轄規(guī)定（如基層人民法院管轄）審核流程起草部門提交合同及相關(guān)附件（如簽約方資質(zhì)文件、需求說明）；法務(wù)/財(cái)務(wù)/風(fēng)控部門依次審核，出具書面審核意見（通過/不通過/需修改）；起草部門根據(jù)意見修改后，再次審核直至通過；最終審核版本需由各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，形成《合同審核記錄表》（見模板二）。（四）合同簽署階段：形式合規(guī)與效力保障簽署主體確認(rèn)企業(yè)法定代表人簽署的，需提供法定代表人身份證明書；授權(quán)代表人簽署的，需提供授權(quán)委托書（原件）及代理人身份證復(fù)印件，授權(quán)委托書需載明“合同簽署”具體權(quán)限。簽署形式規(guī)范書面合同需簽字+蓋章：企業(yè)需加蓋公章或合同專用章（公章與合同專用章效力同等），自然人需簽字（捺印更佳）；多頁合同需加蓋騎縫章（保證每頁連貫，防止拆換）；電子合同需符合《電子簽名法》規(guī)定，使用可靠的電子簽名（如第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽章），保證簽署身份真實(shí)、內(nèi)容不可篡改。簽署份數(shù)管理合同至少一式兩份（雙方各執(zhí)一份），涉及第三方或備案需求的，增加相應(yīng)份數(shù)；簽署后及時(shí)收回原件，避免由對(duì)方單方持有，企業(yè)留存原件需妥善保管。（五）合同履行階段：動(dòng)態(tài)跟蹤與糾紛應(yīng)對(duì)履約跟蹤業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、付款時(shí)間）；定期向法務(wù)/財(cái)務(wù)部門反饋履約情況，如發(fā)覺對(duì)方可能違約（如逾期交付、質(zhì)量不合格），及時(shí)發(fā)出書面催告函（留存送達(dá)證據(jù)）。合同變更與解除履行中需變更合同內(nèi)容的，雙方應(yīng)簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更事項(xiàng)、生效條件，避免口頭變更；解除合同需符合法定或約定條件（如對(duì)方嚴(yán)重違約、不可抗力導(dǎo)致合同無法履行），發(fā)出《解除合同通知書》，說明解除理由，留存送達(dá)證據(jù)（如快遞簽收記錄、郵件發(fā)送記錄）。糾紛處理發(fā)生糾紛時(shí)，優(yōu)先通過協(xié)商、調(diào)解解決，協(xié)商一致的簽訂《和解協(xié)議》；協(xié)商不成的，按爭(zhēng)議解決條款約定通過訴訟或仲裁解決，注意訴訟時(shí)效（一般為3年，自知道或應(yīng)當(dāng)知道權(quán)利受損之日起算）；糾紛處理過程中，注意收集和保存證據(jù)（如合同、往來函件、驗(yàn)收記錄、溝通記錄）。（六）合同歸檔階段：規(guī)范保存與后續(xù)管理歸檔范圍合同全流程文件均需歸檔，包括：合同文本（含補(bǔ)充協(xié)議）、審核記錄、簽約方資質(zhì)文件、授權(quán)委托書、履約憑證（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證）、溝通函件、糾紛處理材料等。歸檔要求紙質(zhì)合同：按合同編號(hào)分類裝訂，標(biāo)注“合同名稱、編號(hào)、簽約日期”，存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲；電子合同：存儲(chǔ)于企業(yè)加密服務(wù)器，定期備份（建議異地備份），備份周期至少每季度一次；歸檔期限：合同履行完畢后30日內(nèi)完成歸檔，保管期限一般不少于合同履行期滿后5年（涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、勞動(dòng)爭(zhēng)議的需保存至權(quán)利義務(wù)終止后10年）。檔案借閱建立借閱登記制度，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，注明借閱事由、期限、歸還時(shí)間；涉及商業(yè)秘密或敏感信息的合同，需經(jīng)法務(wù)負(fù)責(zé)人審批，限制借閱范圍。四、實(shí)用工具模板模板一：合同管理臺(tái)賬合同編號(hào)合同名稱簽約主體（甲方/乙方）合同類型簽訂日期履行期限標(biāo)的金額（元）核心條款摘要（如標(biāo)的、付款方式）履約狀態(tài)（未履行/履行中/已完成/已解除）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（低/中/高）歸檔日期備注CG-2024-001設(shè)備采購合同科技有限公司/YY設(shè)備廠采購合同2024-03-012024-03-01-2024-06-30500,000采購型號(hào)設(shè)備3臺(tái)，分三期付款履行中中2024-03-05需跟蹤驗(yàn)收SR-2024-002軟件服務(wù)合同AA信息公司/BB科技有限公司服務(wù)合同2024-02-152024-02-15-2025-02-14300,000定制開發(fā)系統(tǒng)，驗(yàn)收后付款已完成低2024-02-20無模板二：合同審核清單合同編號(hào)合同名稱審核項(xiàng)目審核內(nèi)容審核意見（通過/不通過/修改）審核人審核日期CG-2024-001設(shè)備采購合同主體資格乙方Y(jié)Y設(shè)備廠營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍包含設(shè)備銷售通過2024-02-28標(biāo)的合法性采購設(shè)備為普通機(jī)械設(shè)備，不屬于限制流通物通過2024-02-29價(jià)款條款價(jià)款500,000元，大小寫一致，約定分期付款（30%預(yù)付款，70%驗(yàn)收后支付）修改：增加預(yù)付款支付賬戶信息2024-03-01違約責(zé)任逾期付款違約金按日萬分之五計(jì)算，逾期交付違約金按日萬分之三計(jì)算通過趙六2024-03-02五、法律風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)提示（一）主體資格審查：簽約方“身份”必須真實(shí)有效企業(yè)簽約需核實(shí)營業(yè)執(zhí)照原件（復(fù)印件需加蓋公章），確認(rèn)經(jīng)營范圍與合同內(nèi)容匹配，避免超范圍經(jīng)營導(dǎo)致的合同效力風(fēng)險(xiǎn)；自然人簽約需核對(duì)身份證原件，避免使用假身份證或冒名頂替；涉及代理的，授權(quán)委托書需明確“合同簽署”權(quán)限，避免代理人超越權(quán)限簽約（如“代簽采購合同”需具體到采購標(biāo)的、金額）。（二）條款明確性：避免“模糊表述”引發(fā)爭(zhēng)議標(biāo)的物需寫明具體名稱、型號(hào)、規(guī)格（如“品牌筆記本電腦，型號(hào)Yoga-14，配置i5處理器、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤”），避免“一批設(shè)備”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”等模糊表述；履行期限需明確具體日期或節(jié)點(diǎn)（如“2024年6月30日前交付”“驗(yàn)收合格后10個(gè)工作日內(nèi)付款”），避免“盡快”“適時(shí)”等不確定表述；違約責(zé)任需約定具體計(jì)算方式（如“逾期付款違約金=應(yīng)付未付金額×0.05%×逾期天數(shù)”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等籠統(tǒng)表述。（三）違約責(zé)任：公平合理，避免“顯失公平”違約金不宜過高（一般不超過實(shí)際損失的30%），過高時(shí)法院/仲裁機(jī)構(gòu)可予以調(diào)減；需同時(shí)約定守約方的救濟(jì)措施（如“乙方逾期交付超過30天，甲方有權(quán)解除合同”），避免違約責(zé)任單向化；明確賠償范圍（如“直接損失，不包括間接損失”），避免無限擴(kuò)大責(zé)任。（四）爭(zhēng)議解決：明確管轄，避免“約定不明”優(yōu)先選擇訴訟（管轄法院明確到“被告住所地”“合同履行地”“原告住所地”或“標(biāo)的物所在地”基層人民法院），避免約定“由甲方所在地法院管轄”但甲方地址頻繁變更；選擇仲裁時(shí)，需明確具體仲裁機(jī)構(gòu)（如“市仲裁委員會(huì)”），避免僅寫“仲裁”導(dǎo)致條款無效；爭(zhēng)議解決條款需獨(dú)立于合同其他條款，不影響合同其他部分的效力。（五）證據(jù)留存：全程留痕，保障“權(quán)利可證”合同簽署前，與簽約方的溝通記錄（如郵件、）需留存，證明合同訂立過程；履行過程中，交付憑證（如送貨單、簽收單）、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬記錄）需雙方簽字確認(rèn)，避免單方出具；糾紛發(fā)生時(shí)，催告函、解除通知書等文件需