信息化系統(tǒng)用戶手冊編寫指南模板一、指南概述與適用范圍本指南旨在規(guī)范信息化系統(tǒng)用戶手冊的編寫流程、內(nèi)容結(jié)構(gòu)與質(zhì)量要求，保證手冊能夠清晰、準(zhǔn)確地指導(dǎo)用戶完成系統(tǒng)操作，降低使用門檻，提升用戶體驗(yàn)。適用于企業(yè)內(nèi)部各類信息化系統(tǒng)（如ERP、CRM、OA、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等）的用戶手冊編寫工作，適用于產(chǎn)品經(jīng)理、技術(shù)文檔工程師、業(yè)務(wù)分析師等參與手冊編寫的角色，也可作為用戶手冊評(píng)審的參考依據(jù)。二、用戶手冊編寫典型應(yīng)用場景（一）新系統(tǒng)上線部署當(dāng)企業(yè)新引入或自主研發(fā)的信息化系統(tǒng)正式上線時(shí)，需配套編寫用戶手冊，幫助用戶快速知曉系統(tǒng)功能、掌握操作方法，保證系統(tǒng)順利落地使用。例如某制造企業(yè)上線新的生產(chǎn)管理系統(tǒng)，需為生產(chǎn)計(jì)劃員、車間操作員等不同角色編寫針對(duì)性手冊，明確各自模塊的操作流程。（二）系統(tǒng)版本迭代更新當(dāng)系統(tǒng)功能模塊升級(jí)、操作流程優(yōu)化或界面調(diào)整時(shí)，需同步更新用戶手冊，保證手冊內(nèi)容與當(dāng)前系統(tǒng)版本一致，避免用戶因信息滯后產(chǎn)生操作困惑。例如某電商系統(tǒng)新增“智能推薦”功能后，需更新商家端的商品管理手冊，補(bǔ)充推薦規(guī)則配置的操作步驟。（三）用戶培訓(xùn)與知識(shí)傳遞在企業(yè)內(nèi)部組織新員工培訓(xùn)或針對(duì)現(xiàn)有用戶開展系統(tǒng)操作培訓(xùn)時(shí)，用戶手冊可作為核心培訓(xùn)資料，幫助用戶系統(tǒng)性學(xué)習(xí)；同時(shí)手冊也可作為知識(shí)沉淀工具，供用戶后續(xù)查閱參考，減少重復(fù)咨詢成本。例如某集團(tuán)推行統(tǒng)一OA系統(tǒng)后，為新入職員工配發(fā)手冊，輔助其快速掌握審批流程、日程管理等功能。（四）合規(guī)與審計(jì)支持部分信息化系統(tǒng)涉及數(shù)據(jù)安全、流程合規(guī)等要求（如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、醫(yī)療信息系統(tǒng)），用戶手冊需明確操作規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)提示及審計(jì)要點(diǎn)，保證用戶操作符合行業(yè)法規(guī)與企業(yè)制度，為后續(xù)審計(jì)工作提供文檔支持。三、用戶手冊編寫分步操作流程（一）前期需求分析與規(guī)劃明確手冊目標(biāo)與用戶定位與系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人溝通，確定手冊的核心目標(biāo)（如“引導(dǎo)新用戶完成基礎(chǔ)操作”“支持高級(jí)功能深度使用”等）。分析手冊的目標(biāo)用戶，包括用戶角色（如管理員、普通用戶、操作員）、用戶特征（如是否具備系統(tǒng)操作經(jīng)驗(yàn)、對(duì)業(yè)務(wù)流程的熟悉程度），保證內(nèi)容貼合用戶實(shí)際需求。梳理系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)流程獲取系統(tǒng)需求文檔、功能清單、業(yè)務(wù)流程圖等資料，全面梳理系統(tǒng)包含的模塊（如登錄模塊、數(shù)據(jù)錄入模塊、報(bào)表模塊、權(quán)限管理模塊等）。梳理核心業(yè)務(wù)流程（如“采購申請審批流程”“客戶信息錄入與跟進(jìn)流程”），明確流程中的操作節(jié)點(diǎn)、涉及角色及關(guān)鍵規(guī)則。制定編寫計(jì)劃與分工根據(jù)功能模塊復(fù)雜度和用戶角色，劃分編寫任務(wù)（如“基礎(chǔ)操作模塊由技術(shù)文檔工程師負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)流程模塊由業(yè)務(wù)分析師負(fù)責(zé)”）。制定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，明確資料收集初稿完成、內(nèi)部評(píng)審、修訂定稿等關(guān)鍵時(shí)間，保證編寫進(jìn)度可控。（二）資料收集與內(nèi)容整理收集基礎(chǔ)資料系統(tǒng)相關(guān)文檔：需求規(guī)格說明書、功能設(shè)計(jì)文檔、測試用例、操作錄屏（如GIF或視頻截圖）、界面原型圖。業(yè)務(wù)相關(guān)資料：業(yè)務(wù)流程說明、術(shù)語詞典、常見問題解答（FAQ）、用戶反饋記錄（如歷史操作痛點(diǎn)咨詢）。整理操作步驟與示例針對(duì)每個(gè)功能模塊，拆解為具體操作步驟（如“登錄系統(tǒng)”步驟包括：打開瀏覽器→輸入系統(tǒng)地址→輸入用戶名/密碼→登錄→進(jìn)入系統(tǒng)首頁）。準(zhǔn)備操作示例：關(guān)鍵步驟需搭配界面截圖（標(biāo)注按鈕位置、輸入框名稱等），復(fù)雜操作可提供操作錄屏，保證用戶“按圖索驥”可完成操作。統(tǒng)一術(shù)語與規(guī)范整理系統(tǒng)專業(yè)術(shù)語（如“ERP中的‘庫存凍結(jié)’”“CRM中的‘線索轉(zhuǎn)化率’”），形成術(shù)語表，保證手冊中術(shù)語使用一致。規(guī)范表述格式：如按鈕名稱用《》標(biāo)注（如《保存》《提交》），輸入框內(nèi)容用“”標(biāo)注（如“請輸入8位數(shù)字密碼”），快捷鍵用“Ctrl+C”格式。（三）手冊結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與內(nèi)容撰寫設(shè)計(jì)手冊整體框架參考標(biāo)準(zhǔn)手冊結(jié)構(gòu)，通常包括：封面、目錄、前言（手冊說明、適用對(duì)象、術(shù)語解釋）、系統(tǒng)概述（功能簡介、登錄方式）、分模塊操作指南（核心功能）、常見問題解答、附錄（快捷鍵列表、聯(lián)系支持）、修訂記錄。撰寫各章節(jié)內(nèi)容前言與系統(tǒng)概述：簡明介紹系統(tǒng)價(jià)值（如“本系統(tǒng)用于提升采購審批效率，縮短流程處理時(shí)間50%”），說明手冊適用角色（如“本手冊適用于采購部專員及部門負(fù)責(zé)人”），列出核心術(shù)語定義（如“采購申請單：員工提交的物料/服務(wù)采購需求文檔”）。分模塊操作指南：按功能模塊劃分章節(jié)（如“3.1用戶登錄與退出”“3.2采購申請單創(chuàng)建”“3.3審批流程處理”），每個(gè)模塊包含“功能簡介+操作步驟+注意事項(xiàng)”。操作步驟需分步驟編號(hào)（如“3.2.1創(chuàng)建采購申請單步驟”），每步說明“做什么+怎么做”（如“1.進(jìn)入‘采購管理’模塊：系統(tǒng)首頁左側(cè)導(dǎo)航欄《采購管理》→《采購申請》”）。常見問題解答（FAQ）：整理用戶高頻咨詢問題（如“忘記密碼怎么辦？”“提交的申請單如何撤回？”），采用“問題+解答+操作指引”格式，解答需簡潔明確，必要時(shí)補(bǔ)充截圖。圖文結(jié)合與排版優(yōu)化截圖要求：清晰展示操作界面，關(guān)鍵區(qū)域（如按鈕、輸入框）用紅色方框或箭頭標(biāo)注，避免截取無關(guān)內(nèi)容（如后臺(tái)調(diào)試信息）。排版規(guī)范：標(biāo)題層級(jí)分明（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”），段落間距適中，重點(diǎn)內(nèi)容可加粗或用不同顏色標(biāo)注（如“注意：未填寫必填項(xiàng)無法提交申請單”）。（四）內(nèi)部評(píng)審與修訂組織評(píng)審會(huì)議邀請業(yè)務(wù)部門代表（如最終用戶）、系統(tǒng)開發(fā)人員、測試人員、產(chǎn)品經(jīng)理共同參與評(píng)審，重點(diǎn)檢查：內(nèi)容準(zhǔn)確性（與系統(tǒng)功能是否一致）、步驟可行性（用戶按步驟操作能否成功）、完整性（是否覆蓋核心功能及用戶痛點(diǎn)）。收集反饋并修訂記錄評(píng)審意見（如“3.2.3步驟中‘選擇審批人’未說明如何查找部門同事”“截圖分辨率過低，看不清按鈕名稱”），明確修訂責(zé)任人和時(shí)間。修訂后進(jìn)行二次驗(yàn)證：由業(yè)務(wù)代表再次操作測試，保證修改內(nèi)容滿足需求。最終審核與定稿由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人審核手冊終稿，確認(rèn)內(nèi)容無誤、格式規(guī)范后，定稿發(fā)布（如至企業(yè)知識(shí)庫、隨系統(tǒng)安裝包同步發(fā)放）。四、用戶手冊標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容框架模板（一）封面模板內(nèi)容項(xiàng)示例說明手冊名稱《企業(yè)生產(chǎn)管理系統(tǒng)用戶手冊》版本號(hào)V2.1（對(duì)應(yīng)系統(tǒng)版本號(hào)）編寫部門企業(yè)信息化部編寫日期2023年10月密級(jí)內(nèi)部公開/秘密（根據(jù)系統(tǒng)重要性標(biāo)注）（二）目錄模板一、前言…………………1（一）手冊說明………………….1（二）適用對(duì)象………………….1（三）術(shù)語解釋………………….2二、系統(tǒng)概述……………3（一）系統(tǒng)功能簡介………………3（二）登錄與退出………………….4三、分模塊操作指南…………………….6（一）基礎(chǔ)信息管理………………6部門信息維護(hù)………………6用戶權(quán)限配置………………8（二）生產(chǎn)計(jì)劃管理……………..10生產(chǎn)計(jì)劃創(chuàng)建……………..10計(jì)劃進(jìn)度跟蹤……………..12四、常見問題解答（FAQ）……………….15五、附錄……………..18（一）快捷鍵列表…………………18（二）聯(lián)系支持………………….19六、修訂記錄………..20（三）分模塊操作內(nèi)容模板（以“采購申請單創(chuàng)建”為例）3.2采購申請單創(chuàng)建3.2.1功能簡介本功能用于員工提交物料/服務(wù)采購需求，支持填寫申請單基本信息、選擇采購物品、填寫預(yù)算金額等，提交后進(jìn)入審批流程。3.2.2操作步驟步驟1：進(jìn)入采購申請模塊系統(tǒng)首頁左側(cè)導(dǎo)航欄《采購管理》→《采購申請》，進(jìn)入“采購申請單列表”頁面。步驟2：新建申請單頁面右上角《新建申請單》按鈕，彈出“采購申請單”填寫表單。步驟3：填寫基礎(chǔ)信息申請單輸入“部門辦公用打印機(jī)采購”（必填，建議明確采購物品名稱及用途）；申請部門：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)當(dāng)前用戶所在部門，不可修改；申請人：系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)當(dāng)前用戶，不可修改；申請日期：系統(tǒng)自動(dòng)顯示當(dāng)前日期，支持手動(dòng)修改（格式：YYYY-MM-DD）。步驟4：選擇采購物品《添加物品》按鈕，在“物品選擇”彈窗中輸入物品名稱（如“聯(lián)想打印機(jī)”）或編碼，《搜索》；從搜索結(jié)果中選擇對(duì)應(yīng)物品，輸入“申請數(shù)量”（如“1臺(tái)”）、“預(yù)估單價(jià)”（如“3000元”），系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算“小計(jì)金額”；如需添加多物品，重復(fù)上述操作；確認(rèn)后《確定》，物品信息將顯示在申請單列表中。步驟5：填寫預(yù)算與備注總預(yù)算金額：系統(tǒng)自動(dòng)累加所有物品的“小計(jì)金額”，支持手動(dòng)調(diào)整（如需修改，需填寫調(diào)整理由）；備注說明：填寫采購需求補(bǔ)充信息（如“需支持無線打印、A3幅面”），選填。步驟6：提交申請單檢查所有信息無誤后，頁面底部《提交》按鈕；彈出“審批流程”彈窗，選擇“下一步審批人”（如“采購部經(jīng)理*工”），《確認(rèn)提交》，申請單狀態(tài)變?yōu)椤皩徟小薄?.2.3注意事項(xiàng)申請單標(biāo)題、申請數(shù)量、預(yù)估單價(jià)為必填項(xiàng)，未填寫無法提交；提交后不可直接修改，如需變更需聯(lián)系管理員撤回申請單；總預(yù)算金額超過部門月度采購限額時(shí)，需《特殊采購審批表》作為附件。（四）常見問題解答（FAQ）模板問題類別問題描述解答登錄問題忘記登錄密碼怎么辦？1.在登錄頁面《忘記密碼》；2.輸入注冊時(shí)綁定的手機(jī)號(hào)，《獲取驗(yàn)證碼》；3.輸入驗(yàn)證碼及新密碼，《重置密碼》完成修改。操作問題提交的申請單如何撤回？1.在“采購申請單列表”中找到狀態(tài)為“審批中”的申請單；2.操作欄《撤回》；3.填寫撤回原因，《確認(rèn)》，申請單狀態(tài)變更為“已撤回”。權(quán)限問題為什么看不到某個(gè)菜單按鈕？1.聯(lián)系部門管理員檢查賬號(hào)權(quán)限配置；2.確認(rèn)該功能是否屬于當(dāng)前角色開放范圍（如“普通用戶”無“權(quán)限管理”菜單）。五、用戶手冊編寫關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）用戶導(dǎo)向，避免技術(shù)術(shù)語堆砌手冊內(nèi)容需以用戶需求為中心，避免過多使用技術(shù)術(shù)語（如“接口調(diào)用”“數(shù)據(jù)庫索引”），如必須使用需在術(shù)語表中解釋。例如解釋“庫存凍結(jié)”時(shí)，應(yīng)說明“庫存凍結(jié)：指某批次商品因質(zhì)檢不合格或盤點(diǎn)差異，暫停出入庫操作的狀態(tài)”。（二）步驟可執(zhí)行，避免模糊描述操作步驟需具體、可落地，避免使用“大概”“可能”等模糊詞匯。例如錯(cuò)誤表述：“相關(guān)按鈕提交”，正確表述：“頁面右上角《提交》按鈕（按鈕位置如圖3-2所示）”。（三）版本同步，避免內(nèi)容滯后手冊版本號(hào)需與系統(tǒng)版本號(hào)保持一致，系統(tǒng)更新后需在3個(gè)工作日內(nèi)完成手冊修訂，并在修訂記錄中注明更新內(nèi)容（如“V2.1→V2.2：新增‘智能推薦’功能操作說明”）。（四）圖文一致，避免截圖錯(cuò)誤截圖需與當(dāng)前系統(tǒng)界面完全一致，避免使用舊版本截圖（如舊版按鈕名稱為“提交”，新版已改為“提交申請”）。截圖