合同評審與簽署管理工具集一、工具概述本工具集旨在為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)化的合同評審與簽署管理流程，通過規(guī)范化的操作步驟、模板表格及風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)，幫助各部門高效完成合同全生命周期管理，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升協(xié)作效率。工具集適用于企業(yè)日常經(jīng)營中的各類合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等）的評審、簽署、歸檔等環(huán)節(jié)，覆蓋業(yè)務(wù)發(fā)起、多部門協(xié)同、審批決策、文件存儲等全流程場景。二、適用場景與核心價(jià)值（一）日常合同管理場景采購與銷售合同：企業(yè)對外采購原材料、設(shè)備或銷售產(chǎn)品時(shí)，需通過評審保證價(jià)格條款、交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等合規(guī)合理，避免履約糾紛。服務(wù)與合作類合同：涉及技術(shù)開發(fā)、咨詢服務(wù)、外包服務(wù)等項(xiàng)目時(shí)，需明確服務(wù)范圍、成果交付、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等核心條款，保障雙方權(quán)益。勞動合同與協(xié)議：員工錄用、保密協(xié)議、競業(yè)限制等文件的評審，保證符合勞動法規(guī)定，規(guī)避用工風(fēng)險(xiǎn)。（二）跨部門協(xié)作場景合同評審需法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等多部門協(xié)同參與，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程明確各部門職責(zé)，避免信息壁壘或責(zé)任推諉，例如：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同需求發(fā)起及商務(wù)條款確認(rèn)；法務(wù)部門審核合同合法性、條款完備性；財(cái)務(wù)部門審核付款條件、稅費(fèi)承擔(dān)、資金安排等財(cái)務(wù)相關(guān)條款。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控場景通過評審環(huán)節(jié)識別合同中的潛在風(fēng)險(xiǎn)（如主體資格瑕疵、違約責(zé)任不明確、爭議解決方式不合理等），提前修改完善，減少后續(xù)履約爭議或法律訴訟風(fēng)險(xiǎn)。三、合同評審與簽署全流程操作指南（一）合同發(fā)起與信息錄入操作目標(biāo)：明確合同基本信息，保證發(fā)起內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。操作步驟：發(fā)起申請：由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如采購專員、銷售經(jīng)理）通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理平臺發(fā)起合同評審申請，填寫《合同基本信息表》（模板見第四章），合同草案（需為最新版本，包含雙方蓋章頁掃描件）。信息核對：核對合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合同類型、金額、履行期限、核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）是否與業(yè)務(wù)需求一致，保證無遺漏或錯(cuò)誤。提交審批：確認(rèn)信息無誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人初審，通過后流轉(zhuǎn)至法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行專業(yè)評審。（二）多部門協(xié)同評審操作目標(biāo)：通過專業(yè)評審識別風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化合同條款，保證合法合規(guī)。操作步驟：部門評審分工：業(yè)務(wù)部門：重點(diǎn)評審商務(wù)條款（如價(jià)格、交付周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）是否滿足業(yè)務(wù)需求，雙方權(quán)責(zé)是否對等。法務(wù)部門：審核合同主體資格（如對方是否為合法存續(xù)企業(yè)）、條款合法性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定）、違約責(zé)任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)條款等，必要時(shí)要求對方提供資質(zhì)證明（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)書）。財(cái)務(wù)部門：審核付款方式、資金安排、稅費(fèi)承擔(dān)、發(fā)票開具要求、財(cái)務(wù)合規(guī)性（如是否超出預(yù)算、是否符合企業(yè)資金管理制度）等。評審意見反饋：各部門在收到合同后【2個(gè)工作日】內(nèi)完成評審，通過系統(tǒng)填寫《合同評審意見表》（模板見第四章），明確“同意”“修改后同意”或“不同意”及具體修改意見。意見匯總與溝通：法務(wù)部門匯總各部門評審意見，與業(yè)務(wù)部門溝通修改方案，保證爭議條款達(dá)成一致。若存在重大分歧（如核心條款無法協(xié)商一致），需上報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。（三）合同修改與終稿確認(rèn)操作目標(biāo)：根據(jù)評審意見完善合同，形成最終簽署版本。操作步驟：修改完善：業(yè)務(wù)部門根據(jù)匯總的評審意見修改合同草案，重點(diǎn)調(diào)整存在爭議的條款（如違約責(zé)任、付款節(jié)點(diǎn)等），修改后需再次反饋至法務(wù)、財(cái)務(wù)部門確認(rèn)。終稿審核：法務(wù)部門對修改后的合同進(jìn)行最終審核，保證所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)已消除、條款表述清晰無歧義，通過后“合同終稿”，標(biāo)注版本號及生效日期。內(nèi)部審批：終稿提交至企業(yè)法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后方可進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（四）合同簽署與用印管理操作目標(biāo)：規(guī)范簽署流程，保證合同法律效力。操作步驟：簽署方式確認(rèn)：根據(jù)合同性質(zhì)及企業(yè)規(guī)定，選擇電子簽署或紙質(zhì)簽署：電子簽署：通過合規(guī)的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）完成雙方簽署，保證簽署人身份真實(shí)、電子簽名有效，簽署后具有法律效力的電子合同文件。紙質(zhì)簽署：打印合同終稿（一式【2-4】份，根據(jù)雙方需求確定），由雙方法定代表人或授權(quán)簽字人簽字并加蓋企業(yè)公章/合同專用章。用印審批：簽署前需通過OA系統(tǒng)提交《合同簽署審批表》（模板見第四章），注明合同名稱、編號、簽署方、用印數(shù)量等信息，經(jīng)法定代表人或授權(quán)負(fù)責(zé)人審批后，由行政部專人用印，嚴(yán)格執(zhí)行“審批-用印-登記”流程，杜絕違規(guī)用印。簽署后交接：簽署完成的合同（含電子合同及紙質(zhì)合同原件）由行政部統(tǒng)一收回，核對份數(shù)及完整性后，移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（五）合同歸檔與履約跟蹤操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同集中管理，動態(tài)跟蹤履約情況。操作步驟：檔案分類與編號：檔案管理部門根據(jù)合同類型（如采購、銷售、服務(wù)等）及簽訂時(shí)間，對合同進(jìn)行分類編號（編號規(guī)則：合同類型簡稱-年份-序號，如“采-2024-001”），填寫《合同歸檔記錄表》（模板見第四章）。存儲與查詢：紙質(zhì)合同存入專用檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽；電子合同加密存儲至企業(yè)服務(wù)器或指定云盤，設(shè)置查詢權(quán)限，保證信息安全。履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付、驗(yàn)收、付款等），在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如驗(yàn)收期、付款日）前【3個(gè)工作日】提醒相關(guān)部門，若出現(xiàn)履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不合格），及時(shí)上報(bào)并啟動爭議解決機(jī)制。四、模板表格（一）合同基本信息表合同編號合同名稱合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）甲方（我方）名稱：______________________；統(tǒng)一社會信用代碼：______________________；法定代表人：______________________乙方（對方）名稱：______________________；統(tǒng)一社會信用代碼：______________________；法定代表人：______________________合同金額大寫：______________________；小寫：￥______________________履行期限自______年______月______日至______年______月______日核心條款摘要標(biāo)的：______________________；數(shù)量：______________________；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：______________________；付款方式：______________________發(fā)起部門______________________；發(fā)起人：______________________；聯(lián)系方式：______________________發(fā)起日期______年______月______日；預(yù)計(jì)評審?fù)瓿扇掌冢篲_____年______月______日附件清單1.合同草案______頁；2.對方資質(zhì)證明______頁；3.其他：______________________（二）合同評審意見表合同編號合同名稱評審環(huán)節(jié)（發(fā)起/法務(wù)/財(cái)務(wù)/業(yè)務(wù)終審）評審部門______________________；評審人：______________________；評審日期：______年______月______日評審意見（可附頁）評審結(jié)論□同意□修改后同意□不同意（請注明原因：______________________）修改建議（如適用）1.____________________________________________________2.____________________________________________________部門負(fù)責(zé)人簽字|______________________；日期：______年______月______日|（三）合同簽署審批表合同編號合同名稱簽署方式（電子/紙質(zhì)）簽署方甲方：______________________；乙方：______________________簽署人甲方：______________________（職務(wù)：______________________）；乙方：______________________（職務(wù)：______________________）用印數(shù)量紙質(zhì)合同______份；電子合同______份審批意見部門負(fù)責(zé)人：______________________；日期：______年______月______日法務(wù)負(fù)責(zé)人：______________________；日期：______年______月______日財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：______________________；日期：______年______月______日分管領(lǐng)導(dǎo)：______________________；日期：______年______月______日法定代表人：______________________；日期：______年______月______日|（四）合同歸檔記錄表歸檔編號合同編號合同名稱合同類型簽署日期______年______月______日履行期限自______年______月______日至______年______月______日存放位置紙質(zhì)檔案柜______層______列；電子路徑：______________________保管人______________________歸檔附件1.合同終稿______頁；2.評審意見表______頁；3.簽署審批表______頁；4.其他：______________________備注如：續(xù)簽提醒、履約異常記錄等歸檔人______________________；歸檔日期：______年______月______日五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作要點(diǎn)（一）條款審核核心要點(diǎn)主體資格審核：確認(rèn)對方為合法存續(xù)企業(yè)，查驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（若簽約人為非法定代表人），避免與無民事行為能力或超越權(quán)限的主體簽約。權(quán)利義務(wù)對等：重點(diǎn)關(guān)注“違約責(zé)任”條款，保證雙方違約責(zé)任對等，避免我方承擔(dān)過重責(zé)任（如“乙方逾期付款需支付日萬分之五違約金，而我方逾期交付無需承擔(dān)責(zé)任”等不平等條款需修改）。爭議解決方式：優(yōu)先約定由我方所在地法院管轄或仲裁機(jī)構(gòu)仲裁，避免約定對方所在地爭議解決，增加維權(quán)成本。（二）評審時(shí)效管理各部門評審時(shí)限原則上不超過【2個(gè)工作日】，緊急合同需注明“加急”，各部門應(yīng)在【1個(gè)工作日】內(nèi)完成評審；若評審超時(shí)未反饋且無合理說明，系統(tǒng)自動提醒部門負(fù)責(zé)人，保證流程高效推進(jìn)。（三）簽署與用印規(guī)范紙質(zhì)合同需保證“騎縫章”完整，避免單頁替換風(fēng)險(xiǎn)；電子簽署需通過第三方合規(guī)平臺，保證簽署人身份認(rèn)證及電子簽名有效性，簽署后《電子合同簽署報(bào)告》與合同文件一并歸檔；嚴(yán)禁“先蓋章后審批”或“空白合同蓋章”，所有用印必須完成審批流程后方可執(zhí)行。（四）數(shù)據(jù)安全與保密合同電子文檔需加密存儲，訪問權(quán)限僅開放至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員，嚴(yán)禁私自、外傳；涉及