跨部門溝通協(xié)調(diào)會議記錄表模板規(guī)范流程一、適用情境二、規(guī)范操作流程（一）會前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)與基礎(chǔ)信息確定會議必要性：發(fā)起部門（如項目組、牽頭部門）需提前評估跨部門溝通的必要性，明確通過會議需解決的核心問題（如“明確Q3市場推廣活動各部門分工”“解決研發(fā)與生產(chǎn)環(huán)節(jié)的技術(shù)對接瓶頸”），避免無明確目標(biāo)的冗余會議。擬定會議基礎(chǔ)信息：提前確定會議主題、時間（精確到分鐘）、地點（線下會議室/線上會議）、預(yù)計時長，并指定主持人（通常為發(fā)起部門負(fù)責(zé)人或指定協(xié)調(diào)人）及記錄人（建議由熟悉業(yè)務(wù)流程的專員擔(dān)任，保證記錄準(zhǔn)確）。通知參會人員：至少提前1個工作日通過郵件或企業(yè)通訊工具向各相關(guān)部門發(fā)送會議通知，明確：會議主題及核心議題；各部門需提前準(zhǔn)備的資料（如數(shù)據(jù)報表、方案草案、問題清單）；參會人員要求（如需部門負(fù)責(zé)人或指定接口人參與）。（二）會中記錄：聚焦關(guān)鍵信息與責(zé)任落地簽到與信息核對：會議開始前，記錄人收集參會人員簽到信息（部門、姓名、職務(wù)），核對與通知名單是否一致，如有調(diào)整需備注原因。主持人開場（5分鐘內(nèi)）：主持人簡要說明會議目標(biāo)、議程及時控規(guī)則（如每人發(fā)言時長、議題討論順序），保證會議聚焦核心問題。逐項議題討論與記錄：按議程順序逐項討論，記錄人需實時記錄以下核心內(nèi)容，避免遺漏：討論要點：各部門針對議題的核心觀點、分歧點及共識（如“市場部建議活動預(yù)算增加20%用于線下推廣，生產(chǎn)部認(rèn)為當(dāng)前產(chǎn)能無法支撐同期線下活動，需優(yōu)先保障線上交付”）；決議事項：經(jīng)討論達成的明確結(jié)論（如“最終確定活動預(yù)算按原方案執(zhí)行，線下活動延期至Q4開展”）；責(zé)任分工：每個決議事項需明確“負(fù)責(zé)人”（具體到人，如“市場部*經(jīng)理”）、“配合部門”（如“生產(chǎn)部、設(shè)計部”）及“完成時限”（如“2023年8月15日前提交活動細(xì)化方案”）。爭議問題標(biāo)注：對未當(dāng)場達成共識的爭議問題，需單獨記錄“待議事項”，明確下次溝通時間或進一步調(diào)研的方向（如“需財務(wù)部在3個工作日內(nèi)核算不同預(yù)算方案的成本差異，再次同步各部門”）。（三）會后整理與分發(fā)：保證信息準(zhǔn)確與閉環(huán)記錄整理（24小時內(nèi)）：記錄人根據(jù)會中筆記，整理會議記錄表，內(nèi)容需包括：基礎(chǔ)信息（會議名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會人員名單）；會議議程及各議題討論摘要；決議事項清單（含負(fù)責(zé)人、配合部門、完成時限）；待議事項及后續(xù)安排；附件（如會議中演示的PPT、資料清單）。整理時需保證語言簡潔、邏輯清晰，避免口語化表述，關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時間、預(yù)算、負(fù)責(zé)人姓名）需反復(fù)核對無誤。審核與確認(rèn)（2個工作日內(nèi)）：記錄人將整理好的會議記錄表提交主持人審核，確認(rèn)決議內(nèi)容及責(zé)任分工準(zhǔn)確無誤后，發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（如需）。跟進與歸檔：記錄人需在決議事項完成時限前3天提醒負(fù)責(zé)人，并在完成后更新決議狀態(tài)（如“已完成/進行中/延期”）。會議記錄表最終由發(fā)起部門歸檔保存（電子檔+紙質(zhì)檔，保存期限不少于2年），作為工作交接、問題追溯及績效考核的依據(jù)。三、會議記錄表模板跨部門溝通協(xié)調(diào)會議記錄表基礎(chǔ)信息會議名稱（例：Q3產(chǎn)品上線跨部門協(xié)調(diào)會）會議時間年月日時分至?xí)r分會議地點/線上（例：總部301會議室/騰訊會議：X–）主持人（部門：姓名：*）記錄人（部門：姓名：*）參會人員（按部門列出，例：市場部-經(jīng)理、專員；研發(fā)部-主管、工程師；生產(chǎn)部-*主任）缺席人員及原因（例：銷售部-*總監(jiān)，因客戶拜訪請假）會議議程及討論記錄一、議題1：（例：明確產(chǎn)品上線各階段部門分工）-討論要點：研發(fā)部需在X月X日前完成開發(fā)測試；市場部需同步啟動宣傳素材制作；生產(chǎn)部需預(yù)留Y產(chǎn)能保障首批交付。-決議事項：1.負(fù)責(zé)人：研發(fā)部主管，配合部門：測試部；完成時限：X月X日前完成系統(tǒng)上線并提交測試報告。2.負(fù)責(zé)人：市場部經(jīng)理，配合部門：設(shè)計部；完成時限：X月X日前提交宣傳方案初稿。-待議事項：無二、議題2：（例：協(xié)調(diào)研發(fā)與生產(chǎn)環(huán)節(jié)的技術(shù)對接標(biāo)準(zhǔn)）-討論要點：生產(chǎn)部提出需明確產(chǎn)品參數(shù)驗收標(biāo)準(zhǔn)，研發(fā)部建議參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Z。-決議事項：負(fù)責(zé)人：研發(fā)部主管、生產(chǎn)部主任；配合部門：質(zhì)量部；完成時限：X月X日前聯(lián)合制定技術(shù)對接標(biāo)準(zhǔn)文檔。-待議事項：無三、議題3：（例：活動預(yù)算爭議）-討論要點：市場部申請增加預(yù)算，財務(wù)部認(rèn)為需優(yōu)先控制成本。-決議事項：待議事項，需財務(wù)部在X月X日前核算不同預(yù)算方案的成本差異，再次組織溝通。-待議事項：需財務(wù)部*經(jīng)理牽頭，X月X日前反饋。后續(xù)行動計劃與跟進序號————————1234附件清單（例：1.產(chǎn)品上線時間節(jié)點表；2.市場宣傳需求文檔；3.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)Z摘要）記錄人簽字：______________日期：年月日主持人簽字：______________日期：年月日四、使用要點提示記錄的客觀性與準(zhǔn)確性：記錄人需中立記錄討論內(nèi)容，避免主觀臆斷或遺漏關(guān)鍵信息（尤其是分歧點與決議），對不確定的信息（如數(shù)據(jù)、時間）需當(dāng)場與發(fā)言人確認(rèn)，保證記錄真實反映會議情況。決議的明確性與可執(zhí)行性：每個決議事項必須明確“負(fù)責(zé)人”（具體到人，而非部門）、“完成時限”（精確到日期）及“衡量標(biāo)準(zhǔn)”（如“提交測試報告”需明確報告包含哪些內(nèi)容），避免“盡快”“適時”等模糊表述。爭議問題的閉環(huán)管理：對未當(dāng)場解決的爭議，需明確后續(xù)處理動作、責(zé)任及時限，避免問題擱置；會議記錄發(fā)出后，若參會人員對記錄內(nèi)容有異議，需在1個工作日內(nèi)反饋，記錄人根據(jù)反饋修訂后重新分發(fā)。保密與信息共享：會議記錄涉及敏感信息（如未公