行政辦公用品采購申請表統(tǒng)一采購標準工具指南一、適用場景與發(fā)起條件本工具適用于公司內(nèi)部各部門因日常辦公、專項工作、新增人員配置等場景需采購行政辦公用品時的標準化申請管理。具體包括但不限于以下情況：常規(guī)耗材補充：如打印紙、簽字筆、文件夾等易耗品庫存不足，需批量采購；新增設(shè)備需求：因部門擴張或業(yè)務(wù)調(diào)整，需新增電腦、打印機、辦公家具等固定資產(chǎn)類物品；專項活動支持：如年會、培訓、展會等活動需臨時采購宣傳物料、會議用品等；替換與升級：現(xiàn)有辦公設(shè)備損壞無法維修或功能不滿足需求，需申請?zhí)鎿Q/升級；特殊用途采購：非日常辦公但必要的物品（如防疫物資、應(yīng)急工具等），需明確用途后申請。發(fā)起前提：申請人需確認物品為公司行政制度允許采購范圍，且已核查現(xiàn)有庫存（可通過行政部庫存系統(tǒng)或線下臺賬核實），避免重復采購。二、采購申請全流程操作指引（一）申請前準備：需求核實與清單梳理明確需求：根據(jù)部門實際工作需要，確定所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需細化到“A4打印紙500張，80g，白色”）。庫存核查：通過行政部發(fā)布的《月度庫存清單》或聯(lián)系行政部庫存管理員（王工，分機號8012）確認現(xiàn)有庫存數(shù)量，避免超量申請。預算確認：預估采購總金額（參考《行政辦公用品采購價格參考表》），保證在部門年度預算額度內(nèi)，如超預算需提前向財務(wù)部（李經(jīng)理）說明并申請預算調(diào)整。（二）填寫采購申請表：信息完整與規(guī)范登錄公司OA系統(tǒng)“行政辦公”模塊，進入“采購申請”頁面，填寫以下信息（模板詳見第三部分）：基礎(chǔ)信息：填寫申請部門（如“市場部”）、申請人（**）、申請日期、聯(lián)系電話（分機號8035），保證信息真實可追溯。物品清單：逐行填寫物品名稱、規(guī)格型號（如“打印機-HPLaserJetProM404n”）、單位（臺/箱/個）、數(shù)量（需為整數(shù)，特殊情況需備注說明）、預估單價（參考行政部發(fā)布的《價格參考表》，若無參考需提供3家以上供應(yīng)商報價截圖）、小計金額（數(shù)量×預估單價）。用途說明：詳細描述采購物品的使用場景（如“用于部門日常文件打印”“新入職員工**辦公桌配置”），保證審批人清晰知曉必要性。附件：如涉及大額采購（單筆超5000元）或特殊物品（如定制禮品、專業(yè)設(shè)備），需供應(yīng)商報價單、比價說明、設(shè)備參數(shù)要求等佐證材料。（三）提交審批：按流程逐級審核填寫完成后，按以下流程提交審批（系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)，無需線下打印）：部門負責人審核：申請?zhí)峤恢敛块T負責人（王經(jīng)理），負責人需核對物品必要性、數(shù)量合理性及預算匹配性，審核通過后流轉(zhuǎn)至行政部。行政部復核：行政部采購專員（趙五）核對申請物品是否符合公司《行政用品采購目錄》（如禁止采購奢侈品、非工作相關(guān)物品）、規(guī)格型號是否標準、預估價格是否合理，必要時聯(lián)系申請人補充信息。財務(wù)部審批：行政部復核通過后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部，財務(wù)專員（孫六）重點審核預算額度、付款方式（如公司統(tǒng)一對公轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡）及票據(jù)合規(guī)性。分管領(lǐng)導終審：單筆金額超10000元或涉及重要固定資產(chǎn)（如電腦、服務(wù)器），需提交至分管行政副總（周總）終審，終審通過后《采購任務(wù)單》。審批時效：每個環(huán)節(jié)需在1個工作日內(nèi)完成審核，緊急采購（如48小時內(nèi)需使用的物品）需在申請時標注“加急”，行政部將優(yōu)先處理。（四）采購執(zhí)行：規(guī)范采購與供應(yīng)商對接審批通過后，行政部采購專員（趙五）負責執(zhí)行采購，流程供應(yīng)商選擇：常規(guī)物品從《行政合作供應(yīng)商名錄》（含3家以上合格供應(yīng)商）中選取，優(yōu)先選擇性價比高、配送及時的供應(yīng)商；特殊物品需通過比價、詢價后確定供應(yīng)商，且供應(yīng)商需為公司認證的合格方。下單與合同：與供應(yīng)商確認交貨時間、地點、質(zhì)量標準，簽訂采購合同（單筆超20000元需簽訂正式合同，明確違約責任）。物流跟蹤：下單后實時跟蹤物流信息，保證物品按約定時間送達（常規(guī)物品需在3個工作日內(nèi)送達，緊急物品需在24小時內(nèi)送達）。（五）驗收與入庫：核對數(shù)量與質(zhì)量物品送達后，由申請人所在部門指定人員（**）與行政部倉管員（錢七）共同驗收，流程數(shù)量核對：對照《采購任務(wù)單》清點物品數(shù)量，保證與申請數(shù)量一致，短缺需當場與供應(yīng)商確認并補發(fā)。質(zhì)量檢查：檢查物品外觀是否完好、規(guī)格型號是否符合要求、功能是否正常（如需通電測試的設(shè)備，需當場試用）。入庫登記：驗收合格后，倉管員（錢七）在OA系統(tǒng)中“物品入庫”模塊登記，更新庫存信息，并將物品送至申請人部門；驗收不合格需在2小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并同步告知行政部及申請人。三、行政辦公用品采購申請表模板基礎(chǔ)信息申請部門市場部申請日期2023年10月26日申請人**聯(lián)系電話（分機號）8035物品用途部門日常文件打印及新員工辦公配置預算科目辦公費-耗材物品清單規(guī)格型號單位數(shù)量預估單價（元）小計（元）備注A4打印紙80g白色，500張/箱箱1025.00250.00日常使用簽字筆中性筆，黑色，0.5mm支501.5075.00會議記錄辦公椅人體工學款，黑色把2450.00900.00新員工、使用合計金額（大寫）人民幣壹仟貳佰貳拾伍元整合計金額（小寫）￥1,225.00審批流程部門負責人意見簽字：王經(jīng)理日期：2023-10-26行政部復核意見簽字：趙五日期：2023-10-27財務(wù)部審批意見簽字：孫六日期：2023-10-27分管領(lǐng)導意見（如需）簽字：周總?cè)掌冢?023-10-28附件信息供應(yīng)商報價單（超5000元需附）□無□有（共1頁）其他說明辦公椅需帶輪款，承重≥100kg四、申請執(zhí)行關(guān)鍵注意事項填寫規(guī)范：物品名稱、規(guī)格型號需準確（如“筆記本”需注明“A5，橫線，50頁/本”），避免使用“一批”“若干”等模糊詞匯；數(shù)量需為整數(shù)，小數(shù)點后需四舍五入。審批時效：緊急采購需提前標注“加急”，并說明緊急原因（如“48小時內(nèi)需用于客戶接待”），非緊急采購需提前3個工作日提交申請，避免因?qū)徟舆t影響使用。預算管理：嚴格按照部門年度預算申請，超預算需提前5個工作日向財務(wù)部提交《預算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因及金額，審批通過后方可提交采購申請。質(zhì)量要求：采購物品需符合國家質(zhì)量標準，如辦公家具需有3C認證，電子設(shè)備需有環(huán)保標志，驗收時需核對相關(guān)證書，禁止采購“三無”產(chǎn)品。禁止行為：不得虛構(gòu)采購需求、拆分單筆金額規(guī)避審批、向非合作供應(yīng)商采