采購流程標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行手冊(cè)及模板集前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，提高采購效率，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)基于企業(yè)采購管理實(shí)踐，整合全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作要求，配套實(shí)用模板工具，適用于企業(yè)各部門采購需求發(fā)起、采購執(zhí)行、驗(yàn)收結(jié)算等全環(huán)節(jié)操作，旨在為采購相關(guān)人員提供清晰指引，保證采購活動(dòng)合規(guī)、高效、透明。第一章采購流程概述1.1核心環(huán)節(jié)說明本手冊(cè)涵蓋采購全生命周期五大核心環(huán)節(jié)：需求提報(bào)與審批、供應(yīng)商選擇與管理、合同簽訂與審批、訂單執(zhí)行與跟蹤、驗(yàn)收與付款結(jié)算。各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，需嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化流程執(zhí)行，保證采購活動(dòng)有據(jù)可依、權(quán)責(zé)清晰。1.2標(biāo)準(zhǔn)化意義規(guī)范操作：統(tǒng)一流程與表單，減少隨意性，避免操作漏洞；提升效率：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與時(shí)限，縮短采購周期；控制風(fēng)險(xiǎn)：通過審批節(jié)點(diǎn)與合規(guī)審查，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；成本優(yōu)化：通過供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)與過程管控，降低采購成本。第二章各階段標(biāo)準(zhǔn)化操作指南第一節(jié)需求提報(bào)與審批：從“需求提出”到“采購授權(quán)”操作目標(biāo)：保證采購需求真實(shí)、必要，預(yù)算合規(guī)，為后續(xù)采購環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)。步驟1：需求部門發(fā)起申請(qǐng)操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目組等）；操作內(nèi)容：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請(qǐng)表》（模板見第三章第一節(jié)），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說明、技術(shù)參數(shù)（如有）及到貨日期；附件需包含：需求部門負(fù)責(zé)人簽字的《需求確認(rèn)函》（如為項(xiàng)目采購，需附項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)）、技術(shù)部門出具的《技術(shù)規(guī)格要求書》（如涉及專業(yè)設(shè)備）。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審批操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如生產(chǎn)部經(jīng)理*）；審批要點(diǎn)：審核需求的必要性、與業(yè)務(wù)計(jì)劃的匹配性、預(yù)算金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)；輸出結(jié)果：《采購需求申請(qǐng)表》“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)，通過后提交采購部門。步驟3：采購部門審核操作主體：采購部門專員*；審核要點(diǎn)：檢查表單填寫完整性（如規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等關(guān)鍵信息是否遺漏）；核查需求是否可通過內(nèi)部調(diào)撥、庫存滿足，避免重復(fù)采購；確認(rèn)預(yù)估單價(jià)與歷史采購價(jià)格、市場(chǎng)行情是否差異過大（如差異超20%，需要求需求部門補(bǔ)充說明）。輸出結(jié)果：審核通過后，在《采購需求申請(qǐng)表》“采購部門審核”欄簽字；不通過則退回需求部門并注明原因。步驟4：預(yù)算與權(quán)限審批操作主體：財(cái)務(wù)部門審核人、分管領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)采購金額分級(jí)審批）；審批權(quán)限（示例）：金額≤5萬元：財(cái)務(wù)部門審核+采購部門負(fù)責(zé)人審批；5萬元＜金額≤20萬元：財(cái)務(wù)部門審核+分管采購副總*審批；金額＞20萬元：財(cái)務(wù)部門審核+總經(jīng)理*審批。輸出結(jié)果：審批通過后，《采購需求申請(qǐng)表》生效，作為后續(xù)采購執(zhí)行的依據(jù)。第二節(jié)供應(yīng)商選擇與管理：從“尋源”到“定標(biāo)”操作目標(biāo)：通過規(guī)范化的供應(yīng)商篩選、評(píng)估流程，選擇優(yōu)質(zhì)、合規(guī)的供應(yīng)商，保證采購物資/服務(wù)質(zhì)量與性價(jià)比。步驟1：供應(yīng)商信息收集與初選操作主體：采購部門專員*；操作內(nèi)容：從《合格供應(yīng)商名錄》（動(dòng)態(tài)維護(hù)）中篩選符合需求的供應(yīng)商；若名錄中無合適供應(yīng)商，通過行業(yè)推薦、公開招標(biāo)平臺(tái)（如采招網(wǎng)、企業(yè)采購平臺(tái)）等渠道收集潛在供應(yīng)商信息，至少收集3家以上；要求供應(yīng)商提供《供應(yīng)商資質(zhì)文件》（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、ISO認(rèn)證等），復(fù)印件需加蓋公章。步驟2：供應(yīng)商資格預(yù)審操作主體：采購部門、需求部門、法務(wù)部門*（聯(lián)合審核）；審核要點(diǎn)：資質(zhì)文件是否齊全、有效（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，資質(zhì)證書與采購內(nèi)容匹配）；生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況（如是否處于正常經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，無重大訴訟或行政處罰）；質(zhì)量保證能力（如是否有完善的質(zhì)量檢測(cè)體系，提供近1年同類產(chǎn)品合格率證明）。輸出結(jié)果：形成《供應(yīng)商資格預(yù)審表》，通過預(yù)審的供應(yīng)商進(jìn)入候選名單。步驟3：詢價(jià)或招標(biāo)操作主體：采購部門；方式選擇（根據(jù)采購金額與類型）：小額采購（≤5萬元）：采用“詢價(jià)法”，向至少3家候選供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)函》，要求其在2個(gè)工作日內(nèi)提供書面報(bào)價(jià)單（含單價(jià)、總價(jià)、交貨期、付款條件等）；大額采購（＞5萬元）：采用“公開招標(biāo)法”，編制招標(biāo)文件（含采購需求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)要求等），通過指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商投標(biāo)，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議。注意事項(xiàng)：詢價(jià)/招標(biāo)過程需全程留痕，保存報(bào)價(jià)單、招標(biāo)文件、會(huì)議紀(jì)要等資料。步驟4：供應(yīng)商評(píng)估與定標(biāo)操作主體：評(píng)標(biāo)小組（由采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門代表組成，組長(zhǎng)由分管領(lǐng)導(dǎo)*擔(dān)任）；評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（示例）：價(jià)格（權(quán)重40%）：取最低報(bào)價(jià)或滿足性價(jià)比最優(yōu)；質(zhì)量（權(quán)重30%）：供應(yīng)商質(zhì)量認(rèn)證、歷史合格率、樣品檢測(cè)報(bào)告；服務(wù)（權(quán)重20%）：交貨期、售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持能力；信譽(yù)（權(quán)重10%）：合作歷史、行業(yè)口碑、無不良記錄。輸出結(jié)果：填寫《供應(yīng)商綜合評(píng)估表》，按得分高低排序，推薦中標(biāo)候選人，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批確定最終供應(yīng)商。第三節(jié)合同簽訂與審批：從“談判”到“歸檔”操作目標(biāo)：通過標(biāo)準(zhǔn)化合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障采購雙方合法權(quán)益。步驟1：合同起草操作主體：采購部門專員*；操作內(nèi)容：使用企業(yè)《標(biāo)準(zhǔn)采購合同模板》（模板見第三章第二節(jié)），根據(jù)采購需求與供應(yīng)商談判結(jié)果填寫具體條款；核心條款包括：合同主體信息、采購物資/服務(wù)名稱規(guī)格、數(shù)量單價(jià)、總價(jià)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（附國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/技術(shù)參數(shù)）、交貨時(shí)間地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。步驟2：合同評(píng)審操作主體：法務(wù)部門*、財(cái)務(wù)部門、需求部門；評(píng)審要點(diǎn)：法務(wù)部門：審核條款合法性（如違約責(zé)任是否明確、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、爭(zhēng)議解決方式是否約定訴訟/仲裁）；財(cái)務(wù)部門：審核付款條件是否符合財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例≤30%，質(zhì)保金≥5%）；需求部門：審核技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)是否與需求一致。輸出結(jié)果：形成《合同評(píng)審表》，各部門評(píng)審?fù)ㄟ^后，由采購部門匯總修改意見，與供應(yīng)商協(xié)商確定最終合同文本。步驟3：合同簽訂與生效操作主體：雙方授權(quán)代表（企業(yè)方為總經(jīng)理或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)，供應(yīng)商為法定代表人或授權(quán)代理人）；操作內(nèi)容：雙方加蓋合同專用章（或公章），騎縫章需完整；合同一式4份（采購部門2份、財(cái)務(wù)部門1份、需求部門1份），原件分發(fā)并做好登記。步驟4：合同歸檔操作主體：采購部門檔案管理員*；操作內(nèi)容：將合同正本、評(píng)審表、談判紀(jì)要等資料整理歸檔，建立《合同臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、簽訂日期、供應(yīng)商、金額、履行進(jìn)度等信息。第四節(jié)訂單執(zhí)行與跟蹤：從“下單”到“到貨”操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按時(shí)、按量、按質(zhì)交付物資，全程跟蹤物流狀態(tài)，及時(shí)處理異常情況。步驟1：下達(dá)采購訂單操作主體：采購部門專員*；操作內(nèi)容：根據(jù)審批通過的合同，填寫《采購訂單》（模板見第三章第三節(jié)），明確訂單編號(hào)、供應(yīng)商信息、物資名稱規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨地點(diǎn)、收貨人聯(lián)系方式等；經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，加蓋采購專用章，通過郵件/系統(tǒng)發(fā)送給供應(yīng)商，并電話確認(rèn)接收。步驟2：供應(yīng)商備貨與發(fā)貨操作主體：供應(yīng)商對(duì)接人*；跟蹤要點(diǎn)：采購專員需在訂單下達(dá)后1日內(nèi)與供應(yīng)商確認(rèn)備貨進(jìn)度，要求供應(yīng)商提供《發(fā)貨計(jì)劃表》（含生產(chǎn)/備貨周期、物流方式、預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間）；異常處理：若供應(yīng)商無法按時(shí)備貨，需要求其書面說明原因及預(yù)計(jì)交付時(shí)間，采購部門評(píng)估是否影響生產(chǎn)/項(xiàng)目進(jìn)度，必要時(shí)啟動(dòng)合同違約條款或更換供應(yīng)商。步驟3：物流跟蹤與到貨通知操作主體：采購專員、需求部門收貨人；操作內(nèi)容：供應(yīng)商發(fā)貨后，提供物流單號(hào)，采購專員實(shí)時(shí)跟蹤物流狀態(tài)，保證物資按時(shí)送達(dá)；物資到達(dá)指定地點(diǎn)后，供應(yīng)商提前1日通知采購專員及需求部門收貨人，約定到貨驗(yàn)收時(shí)間。第五節(jié)驗(yàn)收與付款結(jié)算：從“檢驗(yàn)”到“付款”操作目標(biāo)：通過嚴(yán)格驗(yàn)收保證物資質(zhì)量合規(guī)，依據(jù)合同約定完成付款，實(shí)現(xiàn)采購閉環(huán)管理。步驟1：初步驗(yàn)收操作主體：需求部門收貨人、采購專員；驗(yàn)收內(nèi)容：核對(duì)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與《采購訂單》《送貨單》一致；檢查外包裝是否完好，有無破損、浸濕等情況；對(duì)數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)（如為散裝物資，需過磅或抽檢）。輸出結(jié)果：若數(shù)量不符或包裝破損，當(dāng)場(chǎng)記錄并拍照留存，要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)，同時(shí)通知采購專員協(xié)調(diào)補(bǔ)貨或退貨；若數(shù)量包裝無誤，在《送貨單》上簽字確認(rèn)。步驟2：質(zhì)量驗(yàn)收操作主體：需求部門質(zhì)量檢驗(yàn)員*（或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)）；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：以合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/技術(shù)參數(shù)）為依據(jù)；驗(yàn)收方式：常規(guī)物資：進(jìn)行外觀檢查、功能測(cè)試（如電器設(shè)備通電測(cè)試）；重要設(shè)備/原材料：需送第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具《檢測(cè)報(bào)告》，檢測(cè)合格后方可使用。輸出結(jié)果：填寫《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，驗(yàn)收合格則簽字確認(rèn)；不合格則出具《不合格品通知單》，要求供應(yīng)商在3日內(nèi)整改或退換貨，整改后重新驗(yàn)收。步驟3：結(jié)算資料審核操作主體：采購專員、財(cái)務(wù)部門審核人；提交資料：供應(yīng)商需提供《發(fā)票》（抬頭為企業(yè)全稱、稅號(hào)準(zhǔn)確）、《采購訂單》《送貨單》《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《合同復(fù)印件》；審核要點(diǎn)：發(fā)票信息與合同、訂單是否一致；驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是否為最終驗(yàn)收合格結(jié)論；付款條件（如是否達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金是否扣除）是否符合合同約定。步驟4：付款審批與執(zhí)行操作主體：財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)*；審批流程：采購專員提交《付款申請(qǐng)單》及附件→財(cái)務(wù)部門審核金額與合規(guī)性→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→財(cái)務(wù)部門安排付款（通過銀行轉(zhuǎn)賬，備注“采購款+合同編號(hào)”）；注意事項(xiàng)：付款后及時(shí)在《合同臺(tái)賬》中更新付款記錄，同步供應(yīng)商。第三章標(biāo)準(zhǔn)化模板集第一節(jié)《采購需求申請(qǐng)表》用途：需求部門發(fā)起采購需求的正式表單，包含審批全流程信息。填寫說明：帶“*”為必填項(xiàng)；“預(yù)估單價(jià)”參考?xì)v史采購價(jià)或市場(chǎng)詢價(jià)；“預(yù)算科目”按企業(yè)財(cái)務(wù)科目填寫；附件需齊全，如技術(shù)參數(shù)復(fù)雜可單獨(dú)附頁。申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)人*聯(lián)系方式*需求名稱*（如：生產(chǎn)用A型原材料）規(guī)格/型號(hào)*單位*數(shù)量*預(yù)估單價(jià)（元）*預(yù)估總價(jià)（元）*預(yù)算科目*用途說明*（需詳細(xì)描述使用場(chǎng)景、必要性）技術(shù)參數(shù)要求（可附頁）附件清單□《需求確認(rèn)函》□《技術(shù)規(guī)格要求書》□其他：________審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：______采購部門審核：__________日期：______財(cái)務(wù)部門審核：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批：__________日期：______第二節(jié)《標(biāo)準(zhǔn)采購合同模板》（通用版）合同編號(hào)：__________簽訂地點(diǎn)：__________簽訂日期：____年__月__日甲方（采購方）：________________公司法定代表人：__________地址：__________聯(lián)系方式：__________乙方（供應(yīng)商）：________________公司法定代表人：__________地址：__________聯(lián)系方式：__________根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方平等自愿、公平公正，就甲方向乙方采購物資/服務(wù)事宜，達(dá)成如下協(xié)議：一、采購內(nèi)容物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）備注合計(jì)金額（大寫）：______________________（￥__________）二、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)物資質(zhì)量符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB__________）/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（HB__________）/雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)（詳見附件一）；乙方需提供產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告等質(zhì)量證明文件。三、交付與驗(yàn)收交付時(shí)間：乙方于___年_月__日前交付；交付地點(diǎn)：__________（甲方指定倉庫/項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)）；驗(yàn)收：甲方應(yīng)在物資送達(dá)后__個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后簽署《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；若質(zhì)量不合格，乙方應(yīng)在__日內(nèi)負(fù)責(zé)退換貨。四、付款方式預(yù)付款：合同簽訂后_日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的%（￥_______）；到貨款：物資驗(yàn)收合格后_日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的%（￥_______）；質(zhì)保金：剩余_%（￥_________）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（__個(gè)月）無質(zhì)量問題后無息支付。五、違約責(zé)任乙方逾期交付，每逾期1日按逾期金額__%支付違約金；逾期超過__日，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款，每逾期1日按逾期金額__%支付違約金；因質(zhì)量問題給甲方造成損失的，乙方需承擔(dān)賠償責(zé)任。六、爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。七、其他本合同一式__份，甲乙雙方各執(zhí)__份，具有同等法律效力；附件（如有）為本合同組成部分，與本合同具有同等效力。甲方（蓋章）：________________乙方（蓋章）：________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：__________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：__________第三節(jié)《采購訂單》訂單編號(hào)：__________下單日期：____年__月__日供應(yīng)商信息：名稱：________________聯(lián)系人：__________電話：__________地址：__________甲乙雙方：甲方（采購方）：________________公司乙方（供應(yīng)商）：________________公司物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）交貨日期交貨地點(diǎn)合計(jì)金額：______________________（￥__________）備注：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：以雙方簽訂的合同（編號(hào)：__________）為準(zhǔn)；包裝要求：__________；運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)：__________；收貨人：__________聯(lián)系方式：__________。甲方（采購專用章）：________________乙方（簽字/蓋章）：________________采購負(fù)責(zé)人：__________日期：____年__月日日期：__年__月__日第四節(jié)《質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》報(bào)告編號(hào)：__________驗(yàn)收日期：____年__月__日驗(yàn)收地點(diǎn)：__________物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量供應(yīng)商訂單編號(hào)驗(yàn)收依據(jù)：合同編號(hào)：__________相關(guān)技術(shù)參數(shù)；國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：__________行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：__________。驗(yàn)收項(xiàng)目及結(jié)果：序號(hào)驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)測(cè)結(jié)果結(jié)論（合格/不合格）123驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（不合格原因說明：________________）參與人員簽字：需求部門驗(yàn)收人：__________質(zhì)檢部門驗(yàn)收人：__________采購專員：__________第四章執(zhí)行過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范一、需求環(huán)節(jié)：嚴(yán)控“虛假需求”與“超預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：需求部門虛報(bào)數(shù)量、抬高預(yù)算，或采購需求與實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)；防范措施：需求部門負(fù)責(zé)人需對(duì)需求的真實(shí)性、必要性負(fù)直接責(zé)任；采購部門定期核查歷史采購數(shù)據(jù)，對(duì)異常需求（如數(shù)量激增、價(jià)格偏離市場(chǎng)）重點(diǎn)審核；財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格把關(guān)預(yù)算，無預(yù)算或超預(yù)算需求需提交專項(xiàng)說明，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可執(zhí)行。二、供應(yīng)商環(huán)節(jié)：防范“圍標(biāo)串標(biāo)”與“資質(zhì)造假”風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商相互串通抬價(jià)，或偽造資質(zhì)文件參