業(yè)務合同管理模板及審批流程工具一、適用范圍與核心價值本工具適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)）中涉及合同起草、審批、簽署、歸檔及履行跟蹤的業(yè)務場景，覆蓋采購、銷售、服務、合作等合同類型。通過標準化模板與規(guī)范化流程，可顯著提升合同管理效率，降低法律風險，保證合同條款合規(guī)、權責清晰，同時實現(xiàn)合同全生命周期的可追溯管理，為企業(yè)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。二、合同全生命周期操作指引（一）合同起草階段操作目標：根據(jù)業(yè)務需求，內(nèi)容完整、條款清晰的合同初稿。明確需求與合同類型業(yè)務部門根據(jù)合作內(nèi)容（如采購物料、提供服務、技術合作等），確定合同類型（參考《合同類型分類表》），明確核心要素：簽約主體、合作標的、金額、履行期限、付款方式、違約責任等。示例：采購合同需明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、交付時間及質量標準；服務合同需明確服務范圍、交付成果、驗收標準。選擇標準模板并填寫內(nèi)容從企業(yè)合同模板庫中調用對應類型的標準模板（如《采購合同模板》《銷售合同模板》），避免使用非模板合同（除非特殊業(yè)務且經(jīng)法務審批）。按模板要求填寫信息：合同名稱：需體現(xiàn)合同類型與核心內(nèi)容，如“設備采購合同”；簽約主體：甲方（我方）、乙方（合作方）的準確名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人（或授權代表）*，聯(lián)系方式（僅限辦公電話）；合同金額：大小寫一致，明確含稅/不含稅及稅率；履行期限：起止日期、關鍵節(jié)點（如交付時間、驗收時間）；主要條款：付款方式（如“驗收合格后30日內(nèi)支付90%尾款”）、違約責任（如“逾期付款按日萬分之五支付違約金”）、爭議解決方式（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”）。內(nèi)部初審業(yè)務部門負責人對合同內(nèi)容的真實性、完整性進行審核，重點核對業(yè)務需求與合同條款的一致性（如采購數(shù)量與需求計劃匹配）。初審通過后，提交法務部門（或指定法務人員）*進行合規(guī)性審核。（二）審批流程發(fā)起階段操作目標：通過多節(jié)點審批，保證合同內(nèi)容合規(guī)、風險可控。提交審批申請在企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中，創(chuàng)建審批流程，合同初稿及《合同審批流程表》（見模板部分），填寫合同基本信息（編號、類型、金額等）。按流程逐級審批審批節(jié)點及要點（根據(jù)合同金額/類型可調整）：業(yè)務部門負責人：審核業(yè)務必要性、條款與需求一致性；法務專員*：審核條款合法性、合規(guī)性，重點排查歧義條款、法律風險（如違約責任是否明確、知識產(chǎn)權歸屬是否清晰）；財務負責人*：審核金額準確性、付款方式是否符合財務制度、稅務處理是否合規(guī)；總經(jīng)理/分管領導*：審核合同金額是否在授權范圍內(nèi)、是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及利益（如大額合同需提交總經(jīng)理辦公會審議）。每個審批節(jié)點需在2個工作日內(nèi)完成，逾期未操作則系統(tǒng)自動提醒（或視為默認通過，需在系統(tǒng)中設置規(guī)則）。審批結果處理通過：審批人確認后，系統(tǒng)自動流轉至下一節(jié)點或進入簽署階段；駁回：審批人需在審批意見中明確修改要求（如“違約責任條款需補充‘不可抗力’情形”），合同退回至發(fā)起人修改后重新提交；補充材料：如審批人要求補充資質文件（如乙方營業(yè)執(zhí)照、相關許可證），發(fā)起人需及時后繼續(xù)審批。（三）合同簽署階段操作目標：完成合同簽署，保證合同法律效力。最終文本確認審批通過后，由法務部門（或業(yè)務部門）輸出最終版合同文本，加蓋企業(yè)合同專用章（或公章），保證“騎縫章”齊全（多頁合同需每頁均蓋章）。對方簽署與用印管理將最終版合同發(fā)送至乙方，要求乙方加蓋公章或合同專用章，并由其法定代表人（或授權代表）*簽字；收回乙方簽署的合同后，核對印章是否清晰、簽字人是否與授權主體一致（必要時要求提供授權委托書*）。簽署份數(shù)與分發(fā)合同簽署一式三份（或根據(jù)實際需求）：甲方原件（財務、業(yè)務部門各執(zhí)一份，歸檔一份），乙方原件一份，如有第三方（如擔保方）需增加相應份數(shù)；分發(fā)時需填寫《合同簽收臺賬》（見模板部分），由接收人簽字確認。（四）合同歸檔階段操作目標：實現(xiàn)合同集中存儲，便于后續(xù)查詢與審計。編號與整理合同編號規(guī)則：公司簡稱-合同類型-年份-流水號（如“采-2024-001”），由法務部門（或行政部）*統(tǒng)一編制，保證編號唯一；整理合同原件：按編號順序排序，去除夾帶無關紙張，保證文本完整、無涂改（如有修改需雙方蓋章確認）。電子化存檔將合同原件掃描為PDF格式（分辨率不低于300DPI），文件名與合同編號一致，至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)或指定共享文件夾，設置查閱權限（僅相關部門可訪問）。臺賬登記在《合同臺賬管理表》（見模板部分）中錄入合同信息：編號、名稱、簽約主體、金額、簽訂日期、履行期限、負責人、當前狀態(tài)（如“履行中”“已完成”）、到期日等，保證信息與紙質合同一致。（五）合同履行與跟蹤階段操作目標：監(jiān)控合同履行進度，及時處理異常情況。履行責任分工業(yè)務部門為合同履行第一責任人，負責跟蹤交付/服務進度，財務部門負責收款/付款跟蹤，法務部門負責處理履行中的法律問題。關鍵節(jié)點記錄在《合同履行跟蹤表》（見模板部分）中記錄重要節(jié)點：如“2024年3月1日物料交付”“2024年3月15日驗收完成”，并附相關憑證（如送貨單、驗收報告）。異常處理與預警履行中出現(xiàn)逾期（如延遲交付、逾期付款）或質量問題時，業(yè)務部門需在1個工作日內(nèi)上報分管領導，同時與對方協(xié)商解決方案（如補充協(xié)議、違約賠償）；法務部門需在合同到期前1個月發(fā)出《合同到期預警通知》，提醒業(yè)務部門處理續(xù)簽、終止或清算事宜。三、核心模板工具包（一）《合同基本信息表》序號字段名稱填寫說明示例1合同編號按統(tǒng)一規(guī)則編制，唯一不可重復銷-2024-0052合同名稱體現(xiàn)類型與核心內(nèi)容軟件系統(tǒng)開發(fā)服務合同3合同類型采購/銷售/服務/合作/技術等服務4甲方信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址科技有限公司；911101085乙方信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址信息技術有限公司；911105086合同金額（大寫）中文大寫，與阿拉伯數(shù)字一致人民幣壹拾萬元整7合同金額（小寫）阿拉伯數(shù)字，含稅價￥100,000.00（含6%增值稅）8簽訂日期年月日，格式：YYYY-MM-DD2024-02-209履行期限起止時間或關鍵節(jié)點2024-03-01至2024-08-3110主要條款概述核心內(nèi)容（標的、付款方式等）乙方為甲方提供定制化軟件系統(tǒng)，分三期交付，驗收合格后付款11附件清單合同附件名稱及份數(shù)附件1：技術規(guī)格書（1份）（二）《合同審批流程表》審批節(jié)點審批人審批意見欄審批時間審批狀態(tài)（待審批/通過/駁回）發(fā)起人業(yè)務部門*/2024-02-20待審批業(yè)務部門負責人部門經(jīng)理*需補充驗收標準條款2024-02-21駁回業(yè)務部門業(yè)務員*已補充驗收標準2024-02-22待審批法務專員法務*條款合規(guī)，同意2024-02-23通過財務負責人財務總監(jiān)*付款方式符合制度2024-02-24通過總經(jīng)理總經(jīng)理*同意簽署2024-02-25通過（三）《合同臺賬管理表》合同編號合同名稱簽約主體（乙方）合同金額（元）簽訂日期履行期限負責人當前狀態(tài)到期日備注采-2024-001辦公設備采購合同商貿(mào)公司50,000.002024-01-152024-02-28已完成2024-02-28無銷-2024-005軟件服務合同信息公司100,000.002024-02-202024-08-31履行中2024-08-31分三期交付（四）《合同履行跟蹤表》合同編號履行階段關鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行情況描述異常問題及處理措施責任人銷-2024-005需求調研階段需求確認2024-03-152024-03-15已與甲方確認需求無銷-2024-005系統(tǒng)開發(fā)階段一期交付2024-05-312024-06-05延期5天，因技術調整已與甲方協(xié)商，無違約責任四、關鍵風險控制與操作提示（一）合同起草階段風險控制信息準確性：簽約主體名稱需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱（特殊情況需在合同中注明）；金額、日期等關鍵信息不得涂改，確需修改需雙方蓋章確認。條款合規(guī)性：禁止約定“無條件放棄權利”“爭議提交仲裁”等違反法律強制性規(guī)定的條款；涉及行政許可的業(yè)務（如醫(yī)療服務、建筑工程），需核實對方資質（如許可證、資質證書*）。（二）審批流程階段風險控制權限管理：嚴格按照授權范圍審批，不得越權（如部門負責人無權審批超過10萬元的合同）；審批人需親自在系統(tǒng)中操作，不得代簽。意見明確性：駁回或修改意見需具體（如“需補充‘數(shù)據(jù)保密條款’”），避免模糊表述（如“不合適”）。（三）合同簽署階段風險控制用印規(guī)范：合同專用章由行政部（或指定部門）專人保管，用印需經(jīng)審批（如《合同用印申請表》），嚴禁在空白合同上蓋章。簽署主體核實：對方為自然人的，需核實身份證件及授權委托書（如代理人簽字）；對方為企業(yè)的，需核實營業(yè)執(zhí)照復印件及法定代表人身份證明。（四）合同歸檔階段風險控制檔案安全：紙質合同存放在專用檔案柜，防火、防潮、防蟲；電子檔案定