企業(yè)文件存檔與檔案管理制度模板一、總則（一）制定目的為規(guī)范企業(yè)各類(lèi)文件的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用工作，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案管理效率，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、合規(guī)管理及歷史追溯提供依據(jù)，特制定本制度。（二）制定依據(jù)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管規(guī)定》等國(guó)家法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況制定。（三）適用范圍與場(chǎng)景本制度適用于企業(yè)總部及各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱“各單位”）在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各種載體（紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等）文件材料的歸檔與管理。具體場(chǎng)景包括：日常行政管理文件（如制度、會(huì)議紀(jì)要、合同等）的形成與歸檔；業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)文件（如項(xiàng)目資料、客戶資料、招投標(biāo)文件等）的全周期管理；人力資源管理文件（如員工檔案、培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)合同等）的存檔；財(cái)務(wù)審計(jì)文件（如憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等）的規(guī)范整理；企業(yè)重大活動(dòng)文件（如慶典、并購(gòu)、資質(zhì)認(rèn)證等）的專(zhuān)項(xiàng)歸檔。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)企業(yè)綜合管理部是檔案管理的歸口部門(mén)，設(shè)專(zhuān)職檔案管理員*崗，主要職責(zé)包括：制定和完善檔案管理制度及操作流程；負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查；承擔(dān)檔案的接收、分類(lèi)、整理、編目、保管、鑒定、銷(xiāo)毀及利用服務(wù)；負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保證檔案實(shí)體與信息安全；組織檔案管理培訓(xùn)，提升全員檔案意識(shí)。（二）各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理第一責(zé)任人，指定兼職檔案管理員*崗，負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、預(yù)整理及移交工作；嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和時(shí)限，保證文件材料齊全、規(guī)范，無(wú)遺漏、無(wú)缺失；配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案檢查、鑒定及利用工作。三、文件歸檔范圍與分類(lèi)（一）歸檔范圍企業(yè)各類(lèi)文件材料在辦理完畢后，均應(yīng)歸檔。具體范圍包括但不限于：行政管理類(lèi)：企業(yè)章程、內(nèi)部管理制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、對(duì)外往來(lái)函件、印章管理文件等；人力資源管理類(lèi)：?jiǎn)T工名冊(cè)、招聘錄用材料、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)檔案、離職手續(xù)等；業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷(xiāo)售合同、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目立項(xiàng)與驗(yàn)收材料、產(chǎn)品技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案等；財(cái)務(wù)管理類(lèi)：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告、融資資料、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等；群工作類(lèi)：組織文件、工會(huì)活動(dòng)記錄、企業(yè)文化建設(shè)材料、宣傳報(bào)道等；重大活動(dòng)類(lèi)：企業(yè)成立、變更、并購(gòu)、上市、慶典、資質(zhì)認(rèn)證等專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)的文件材料；其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案分類(lèi)檔案采用“年度—類(lèi)別—問(wèn)題”三級(jí)分類(lèi)法，具體分類(lèi)代碼行政管理類(lèi)：XZ人力資源管理類(lèi)：RL業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：YW財(cái)務(wù)管理類(lèi)：CW群工作類(lèi)：DQ重大活動(dòng)類(lèi)：ZD特殊載體類(lèi)（電子、聲像、實(shí)物）：TZ示例：2023年度行政管理類(lèi)會(huì)議紀(jì)檔，分類(lèi)號(hào)為“XZ-2023-HY”。四、文件歸檔操作流程（一）文件形成與收集（責(zé)任部門(mén)：各業(yè)務(wù)部門(mén)）文件辦理完畢后，經(jīng)辦人需對(duì)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，保證、附件、審批手續(xù)齊全；部門(mén)兼職檔案管理員于每月25日前收集本部門(mén)當(dāng)月形成的應(yīng)歸檔文件，核對(duì)無(wú)誤后暫存于部門(mén)檔案盒中。（二）整理與預(yù)歸檔（責(zé)任部門(mén)：各業(yè)務(wù)部門(mén)）對(duì)收集的文件材料進(jìn)行排序：正在前、附件在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印件在前、定稿在后；按文件類(lèi)型填寫(xiě)《文件歸檔目錄》（見(jiàn)附件1），一式兩份，一份部門(mén)留存，一份隨檔案移交；紙質(zhì)文件采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒（長(zhǎng)310mm×寬220mm×厚30mm）存放，盒面標(biāo)注“分類(lèi)號(hào)—題名—年度—部門(mén)”，盒內(nèi)放置《檔案盒內(nèi)文件目錄》；電子文件需按“年度/類(lèi)別/文件名”格式命名，存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤(pán)，并定期備份（每月至少1次）。（三）移交與審核（責(zé)任部門(mén)：各部門(mén)→檔案管理部門(mén)）每月最后1個(gè)工作日前，部門(mén)兼職檔案管理員將預(yù)整理好的檔案（含紙質(zhì)及電子版）移交至檔案管理部門(mén)，填寫(xiě)《檔案移交清單》（見(jiàn)附件2），雙方簽字確認(rèn)；檔案管理員接收檔案后，3個(gè)工作日內(nèi)對(duì)檔案完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回部門(mén)重新整理。（四）入庫(kù)與登記（責(zé)任部門(mén)：檔案管理部門(mén)）審核合格的檔案由檔案管理員統(tǒng)一編號(hào)、編制檔號(hào)（如“XZ-2023-001”），錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子臺(tái)賬；紙質(zhì)檔案按分類(lèi)號(hào)順序存入檔案柜，標(biāo)注存放位置（如“1號(hào)柜-2層-3列”）；電子檔案至系統(tǒng)并加密存儲(chǔ)，保證訪問(wèn)權(quán)限可控。五、檔案保管與利用（一）檔案保管要求庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光等設(shè)施，定期檢查（每季度1次）；保管期限：根據(jù)文件價(jià)值分為永久、30年、10年三類(lèi)，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)參照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管規(guī)定》（附件3）；清點(diǎn)與維護(hù)：檔案管理員每年年底對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清點(diǎn)，保證賬實(shí)相符；對(duì)破損、褪色檔案及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。（二）檔案借閱管理借閱范圍：僅限因工作需要查閱檔案的企業(yè)員工，外部單位借閱需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；借閱流程：（1）借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)附件4），說(shuō)明借閱事由、檔案名稱、借閱期限，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)檔案管理部門(mén)；（2）檔案管理員審核無(wú)誤后，辦理借閱手續(xù)，紙質(zhì)檔案借閱期限不超過(guò)7天，電子檔案借閱期限不超過(guò)3天；（3）涉密檔案（如財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)、未公開(kāi)合同等）需經(jīng)總經(jīng)理*審批，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同。注意事項(xiàng)：借閱人不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換檔案，不得擅自復(fù)制、拍照，借閱期滿后及時(shí)歸還，如需續(xù)借需提前1天申請(qǐng)。（三）電子檔案管理電子檔案需與紙質(zhì)檔案同步歸檔，具有同等法律效力；定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份（本地備份+異地備份），防止數(shù)據(jù)丟失；電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，按崗位分配操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定對(duì)保管期限屆滿的檔案，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織財(cái)務(wù)、法務(wù)、業(yè)務(wù)等部門(mén)成立鑒定小組（組長(zhǎng)由綜合管理部*經(jīng)理?yè)?dān)任），每3年開(kāi)展1次鑒定工作；鑒定小組對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案重新劃定保管期限，無(wú)保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》（見(jiàn)附件5）。（二）檔案銷(xiāo)毀《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀檔案時(shí)，由檔案管理員和監(jiān)銷(xiāo)人（2人以上）共同執(zhí)行，監(jiān)銷(xiāo)人需在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀過(guò)程全程記錄；涉密檔案銷(xiāo)毀需采用粉碎或焚燒方式，保證信息無(wú)法恢復(fù)。七、責(zé)任追究對(duì)違反本制度，未按規(guī)定歸檔、造成檔案丟失或損壞的，視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效（500-2000元/次）；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、撤職等處分；擅自涂改、偽造、銷(xiāo)毀、泄露檔案信息的，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，解除勞動(dòng)合同；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任；對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人，企業(yè)給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)（500-5000元/年）。八、附則本制度由企業(yè)綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門(mén)可根據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)綜合管理部備案；本制度如與國(guó)家法律法規(guī)沖突，以國(guó)家法律法規(guī)為準(zhǔn)。附件：相關(guān)表格模板附件1：文件歸檔目錄分類(lèi)號(hào)題名責(zé)任者形成日期頁(yè)數(shù)密級(jí)保管期限備注XZ-2023-0012023年度工作計(jì)劃綜合管理部2023-01-058普通10年RL-2023-002員工花名冊(cè)（12月）人力資源部2023-12-3115普通永久附件2：檔案移交清單移交部門(mén)移交人接收人移交日期檔案題名數(shù)量（份/件）分類(lèi)號(hào)備注市場(chǎng)部張*李*2024-01-302023年Q4銷(xiāo)售合同25YW-2023-XS紙質(zhì)+電子附件3：檔案保管期限表（部分示例）類(lèi)別文件材料名稱保管期限行政管理類(lèi)企業(yè)章程永久行政管理類(lèi)工作總結(jié)、計(jì)劃10年人力資源管理類(lèi)勞動(dòng)合同合同終止后10年財(cái)務(wù)管理類(lèi)會(huì)計(jì)憑證30年業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)重大銷(xiāo)售合同（金額≥100萬(wàn)元）永久附件4：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門(mén)借閱日期歸還日期王*研發(fā)部2