采購申請(qǐng)與審批流程模板規(guī)范采購行為降低采購成本前言為規(guī)范企業(yè)采購管理，明確采購申請(qǐng)與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購行為合規(guī)、高效，同時(shí)通過流程優(yōu)化降低采購成本，特制定本模板。本模板適用于各類企業(yè)日常采購場(chǎng)景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少冗余環(huán)節(jié)、強(qiáng)化預(yù)算控制、提升采購?fù)该鞫?，?shí)現(xiàn)“降本、增效、合規(guī)”的核心目標(biāo)。一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購需求，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：日常辦公采購：如文具、耗材、辦公設(shè)備等常規(guī)物資采購；生產(chǎn)運(yùn)營采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)輔料等直接用于生產(chǎn)的產(chǎn)品采購；服務(wù)類采購：如咨詢、維修、保潔、IT服務(wù)等外部服務(wù)采購；專項(xiàng)資產(chǎn)采購：如機(jī)械設(shè)備、車輛、大型儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)采購；應(yīng)急采購：如突發(fā)故障修復(fù)、臨時(shí)性任務(wù)所需物資的緊急采購。無論采購金額大小、品類差異，均需遵循本流程規(guī)范，保證采購需求合理、審批流程清晰、采購過程可追溯。二、全流程操作步驟詳解（一）需求確認(rèn)與申請(qǐng)發(fā)起責(zé)任主體：需求部門申請(qǐng)人（如部門專員、主管）操作內(nèi)容：明確需求：申請(qǐng)人根據(jù)部門工作需要，確認(rèn)采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、用途、期望交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，避免模糊描述（如“一批辦公用品”需明確具體品類、數(shù)量）。市場(chǎng)詢價(jià)（可選）：對(duì)于金額較大或非標(biāo)品采購，申請(qǐng)人可提前進(jìn)行市場(chǎng)初步詢價(jià)，獲取2-3家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)作為參考，填寫在《采購申請(qǐng)單》的“市場(chǎng)詢價(jià)情況”欄，為后續(xù)采購部門比價(jià)提供依據(jù)。填寫申請(qǐng)單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下表格填寫《采購申請(qǐng)單》，需完整填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購需求明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、用途、技術(shù)參數(shù)（若有）；預(yù)算信息：對(duì)應(yīng)預(yù)算科目、預(yù)算金額、預(yù)算剩余情況；附件：技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單、需求說明等支撐材料。提交申請(qǐng)：將填寫完整的《采購申請(qǐng)單》及附件提交至部門負(fù)責(zé)人審核。輸出/說明：《采購申請(qǐng)單》（含附件）為流程啟動(dòng)的核心依據(jù)，信息不全或描述模糊將導(dǎo)致審批退回。（二）部門負(fù)責(zé)人審核責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）操作內(nèi)容：審核需求合理性：確認(rèn)采購需求是否符合部門工作計(jì)劃、是否必要，避免重復(fù)采購或過度采購（如：現(xiàn)有庫存是否充足、是否有替代方案）。審核預(yù)算匹配性：核對(duì)采購預(yù)估總價(jià)是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需在申請(qǐng)單中注明“超預(yù)算原因”并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)（若有）。審核信息完整性：檢查《采購申請(qǐng)單》填寫是否完整、附件是否齊全，確認(rèn)無誤后簽字審批。退回或駁回：若需求不合理、預(yù)算不足或信息不全，需注明原因并退回申請(qǐng)人修改，重新提交。輸出/說明：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，流程流轉(zhuǎn)至采購部門；駁回需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋至申請(qǐng)人。（三）采購部門審核責(zé)任主體：采購部門專員/經(jīng)理操作內(nèi)容：合規(guī)性審核：確認(rèn)采購需求是否符合公司《采購管理制度》《供應(yīng)商管理辦法》等規(guī)定（如：是否必須通過招標(biāo)采購、是否屬于禁止采購范圍等）。市場(chǎng)調(diào)研與比價(jià)：對(duì)于常規(guī)品類，采購部門需在合格供應(yīng)商庫中篩選2-3家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)；對(duì)于非標(biāo)品或金額較大采購（如單筆超5萬元），需組織至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，或邀請(qǐng)供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)談判；緊急采購（如需24小時(shí)內(nèi)交付）可簡(jiǎn)化比價(jià)流程，但需留存緊急采購說明（如部門負(fù)責(zé)人簽字的“緊急需求確認(rèn)單”）。供應(yīng)商資質(zhì)審核：核查報(bào)價(jià)供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可等），保證供應(yīng)商具備合法供貨資格。出具審核意見：根據(jù)比價(jià)結(jié)果、供應(yīng)商資質(zhì)及合規(guī)性審核，填寫《采購申請(qǐng)單》中的“采購部門審核意見”，明確“建議采購”“建議議價(jià)后采購”或“不建議采購”（如供應(yīng)商資質(zhì)不符、價(jià)格偏離市場(chǎng)過大）。輸出/說明：采購部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購除外），審核結(jié)果同步反饋至需求部門。（四）財(cái)務(wù)部門復(fù)核（針對(duì)大額/專項(xiàng)采購）責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門專員/經(jīng)理適用范圍：?jiǎn)喂P采購金額超過1萬元（或企業(yè)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)）的采購申請(qǐng)。操作內(nèi)容：預(yù)算復(fù)核：確認(rèn)采購申請(qǐng)是否納入年度/季度預(yù)算，預(yù)算指標(biāo)是否充足，超預(yù)算采購需核查預(yù)算調(diào)整審批手續(xù)是否完備。資金可行性審核：結(jié)合公司現(xiàn)金流情況，評(píng)估采購資金支付安排是否合理（如：是否影響其他必要支出、付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定）。成本合理性審核：對(duì)比歷史采購價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格數(shù)據(jù)，判斷采購預(yù)估單價(jià)是否合理，對(duì)價(jià)格異常情況要求采購部門補(bǔ)充說明。出具復(fù)核意見：在《采購申請(qǐng)單》“財(cái)務(wù)部門復(fù)核意見”欄簽字確認(rèn)，通過后流轉(zhuǎn)至下一審批層級(jí)。輸出/說明：財(cái)務(wù)復(fù)核需在1個(gè)工作日內(nèi)完成，重點(diǎn)保證資金使用合規(guī)、成本可控。（五）分級(jí)審批（按金額劃分）根據(jù)采購金額大小，實(shí)行分級(jí)審批制度，保證審批效率與風(fēng)險(xiǎn)控制平衡：采購金額（預(yù)估總價(jià)）審批主體5000元（含）以下需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門負(fù)責(zé)人審批5000元-2萬元（含）需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門負(fù)責(zé)人+分管采購副總審批2萬元-10萬元（含）需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門負(fù)責(zé)人+分管采購副總+總經(jīng)理審批10萬元以上需求部門負(fù)責(zé)人+采購部門負(fù)責(zé)人+分管采購副總+總經(jīng)理+董事長(zhǎng)審批（或根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)調(diào)整）操作內(nèi)容：審批人需重點(diǎn)審核采購必要性、預(yù)算匹配性、價(jià)格合理性，確認(rèn)無誤后簽字審批；對(duì)審批有疑問的，需在審批意見中注明問題點(diǎn)，退回至前一環(huán)節(jié)補(bǔ)充說明或重新申請(qǐng)。輸出/說明：分級(jí)審批需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成（董事長(zhǎng)/總經(jīng)理審批可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況延長(zhǎng)，但需提前告知申請(qǐng)人）。（六）采購執(zhí)行與反饋責(zé)任主體：采購部門專員操作內(nèi)容：下達(dá)采購訂單：審批通過后，采購部門根據(jù)比價(jià)結(jié)果選擇最優(yōu)供應(yīng)商，在3個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)《采購訂單》（需明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交付時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款），并抄送需求部門、財(cái)務(wù)部門備案。跟進(jìn)交付進(jìn)度：采購專員需定期與供應(yīng)商溝通，保證按約定時(shí)間、質(zhì)量交付，若遇延遲需及時(shí)通知需求部門并協(xié)調(diào)解決方案（如更換供應(yīng)商、調(diào)整交付時(shí)間）。驗(yàn)收確認(rèn)：物資到貨后，需求部門需組織驗(yàn)收（可邀請(qǐng)采購部門、質(zhì)量部門參與），對(duì)照《采購訂單》核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等，填寫《采購驗(yàn)收單》；服務(wù)類采購需由需求部門根據(jù)服務(wù)協(xié)議驗(yàn)收服務(wù)質(zhì)量，出具《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。反饋結(jié)果：驗(yàn)收合格后，采購專員將《采購訂單》《驗(yàn)收單》等材料掃描存檔，并在OA系統(tǒng)中更新采購狀態(tài)，同步至需求部門和財(cái)務(wù)部門。輸出/說明：《采購驗(yàn)收單》是付款的重要依據(jù)，驗(yàn)收不合格需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋至采購部門，啟動(dòng)退貨或索賠流程。（七）歸檔管理責(zé)任主體：采購部門檔案管理員操作內(nèi)容：收集資料：每月末收集本月已完成采購的《采購申請(qǐng)單》《采購訂單》《報(bào)價(jià)單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等全套資料，按“申請(qǐng)單號(hào)”分類整理。電子歸檔：將掃描件至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則為“申請(qǐng)日期-申請(qǐng)部門-申請(qǐng)單號(hào)-采購物品名稱”；紙質(zhì)歸檔：紙質(zhì)資料按月裝訂成冊(cè)，標(biāo)注“年月-采購檔案”，存放于指定檔案柜，保存期限不少于3年（重要采購項(xiàng)目需永久保存）。輸出/說明：歸檔資料需保證完整、可追溯，便于后續(xù)審計(jì)、復(fù)盤或歷史數(shù)據(jù)查詢。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購申請(qǐng)單模板采購申請(qǐng)單申請(qǐng)基本信息申請(qǐng)單號(hào)（由系統(tǒng)自動(dòng)，如CGSQ-202405-001）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日采購需求明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱123預(yù)算信息預(yù)算科目預(yù)算金額（元）預(yù)算剩余（元）市場(chǎng)詢價(jià)情況（可選）供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）附件清單（如技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單、需求說明等，請(qǐng)注明份數(shù)）審批流程審核環(huán)節(jié)審批人需求部門審核采購部門審核財(cái)務(wù)部門復(fù)核（若需）分級(jí)審批（按金額）備注（如緊急采購說明、特殊需求備注等）四、關(guān)鍵操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息完整性要求《采購申請(qǐng)單》中“物品/服務(wù)名稱”“規(guī)格型號(hào)”“數(shù)量”“用途”等核心信息必須填寫完整、準(zhǔn)確，避免使用“一批”“若干”等模糊表述；技術(shù)參數(shù)、圖紙等附件需與采購需求一致，保證供應(yīng)商準(zhǔn)確理解需求，減少后期因規(guī)格不符導(dǎo)致的退貨或糾紛。（二）緊急采購處理緊急采購需由需求部門負(fù)責(zé)人提交《緊急采購申請(qǐng)說明》，注明“緊急原因”（如設(shè)備突發(fā)故障影響生產(chǎn)、臨時(shí)性任務(wù)需求），并經(jīng)分管副總簽字確認(rèn)；采購部門可先電話聯(lián)系供應(yīng)商下單，但需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全《采購申請(qǐng)單》審批流程，留存《緊急采購說明》及付款憑證備查。（三）預(yù)算控制原則嚴(yán)禁超預(yù)算采購，確需超預(yù)算的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批通過后方可發(fā)起采購；月度預(yù)算執(zhí)行率需控制在90%以上，避免年底突擊采購導(dǎo)致資金浪費(fèi)。（四）供應(yīng)商選擇規(guī)范優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過“資質(zhì)審核-樣品測(cè)試-試用評(píng)估”三步后方可納入；單筆采購金額超5萬元的，需簽訂正式《采購合同》，明確質(zhì)量條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。（五）檔案保存要求采購檔案需指定專人管理，借閱需登記（借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間），保證檔案不丟失、不損壞；審計(jì)、檢查時(shí)，需在1個(gè)工作日內(nèi)提供相關(guān)采購檔案資料，配合核查。（六）常見風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避價(jià)格虛高風(fēng)險(xiǎn)：采購部門需定期更新《市場(chǎng)價(jià)格信息庫》，每季度對(duì)常用品類進(jìn)行價(jià)格抽查，避免供應(yīng)商長(zhǎng)期報(bào)價(jià)偏離市場(chǎng)；質(zhì)量不達(dá)標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)：需求部門需嚴(yán)格按《采購驗(yàn)收單》驗(yàn)收，對(duì)關(guān)鍵物資（如生產(chǎn)原料）可送第三方檢測(cè)